BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dunia Usaha dan bisnis dewasa ini telah mengalami kemajuan yang mengubah perilaku bisnis dari seseorang atau perusahaan. Tidak hanya di Negara-Negara maju seperti Amerika, Inggris, Jepang, tetapi juga dinegara berkembang seperti Indonesia. Kemajuan ini semakin dikuatkan dengan majunnya dunia teknologi serta informasi yang juga membuka pintu globalisasi. Perubahan proses bisnis tidak akan terelakkan dengan globalisasi membuat perusahaan tidak hanya bersaing dengan perusahaan lokal, tetapi juga dengan perusahaan luar yang bisa jadi lebih berbahaya daripada perusahaan lokal. Selain itu dengan adanya IT yang canggih bisa membuat perusahaan yang terbilang kecil menjadi maju pesat, contohnya amazon.com yang berhasil menggunakan IT sebagai tumpuan untuk menjalankan bisnis mereka. Procurement adalah salah satu proses bisnis yang mengalami kemajuan dengan adanya teknologi dan informasi, dengan menggunakan IT perusahaan bisa membuat proses ini semakin canggih serta efisien, yaitu dengan menggunakan internet sebagai sarana dalam prosesnya hingga lahirlah yang disebut e-procurement. Penggunaan teknologi ini akan membuat proses procurement yang konvensional menjadi lebih dinamis. Banyak perusahaan perusahaan mulai menggunakan e-procurement ini. Di Negara maju seperti Amerika, e-procurement bisa mengurangi biaya biaya pembelian barang atau produk yang dibutuhkan oleh perusahaan. Contohnya saat perusahaan meminta pegawainya membeli laptop untuk kebutuhan perusahaan, maka sang karyawan akan diberikan modal untuk membelinya dan pergi ke toko elektronik, disana si pegawai bisa saja mendapatkan kembalian yang disimpan untuk sendiri atau juga dengan memanipulasi struk pembelian sehingga dia bisa membeli laptop untuk dirinya sendiri tentunya dengan uang perusahaan. Dengan adanya teknologi e-procurement maka hal hal tersebut bisa ditekan secara maksimal, karena setiap proses yang terjadi akan masuk ke database perusahaan. Selain itu dengan e-procurement akan menghemat biaya perjalanan, untuk memesan barang ke supplier, kita bisa membuat transaksi secara elektronik dengan internet, dan hal ini akan lebih mudah dimonitor oleh kedua belah pihak dibanding dengan metode tradisional. 1
2 Dengan keuntungan-keuntungan itulah CV Utama Mandiri berniat menggunkana jasa e-procurement untuk penyediaan barang-barang diperusahaan. Perusahaan yang bergerak dibidang alat timbang dan instrument pelayanan penjualan dan purna jual ini, Berdiri sejak Januari 2009. perusahaan ini menyediakan timbangan dan alat instrument lainnya untuk perusahaan-perusahaan. Selain itu perusahaan ini juga melayani pesanan baik secara perseorangan maupun dalam jumlah besar. Perusahaan ini terletak di Jl. Daan Mogot KM.16 KP. Duri Semanan, Kalideres, Jakarta Barat. Dalam proses bisnisnya, perusahaan ini menjadikan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama perusahaan. Dengan mengandalkan layanan yang baik sehingga pelanggan dapat merasa puas dan bersedia untuk berbisnis kembali dengan CV Utama Mandiri. Untuk itulah dibutuhkan penyediaan barang yang professional dan transparan sehingga produk yang dihasilkan nanti terjamin mutunya. Dengan metode konvensional perusahaan hanya bisa memenuhi pesanan pelanggan dengan jumlah yang terbatas. Untuk itulah perusahaan berniat menggunakan alternative lain dalam penyediaan barang, yaitu dengan e-procurement ini. Dengan menggunakan e-procurement perusahaan berharap proses penyediaan barang bisa lebih transparan dan efesien. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam proses bisnis yang dilakukan CV Utama Mandiri mencakup proses pengadaan barang dari kegiatan produksi. Dalam penelitian ini akan ditekankan pada proses pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini bermula pada perjanjian dengan supplier sebagai partner bisnis, lalu operasional sehari hari dimana bagian gudang akan mengecek persediaan barang digudang, lalu proses permintaan pengadaan, pengiriman barang, konfirmasi pengiriman serta pelunasan. Tahapan yang terjadi yang akan dibahas disini diantaranya : Proses pendaftaran supplier Dalam proses ini perusahaan akan mencari supplier yang akan dijadikan rekan bisnis, CV utama mandiri akan memilih sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pengecekan Material Proses ini akan terjadi saat bagian teknisi melakukan pengecekan material dari bagian gudang, gudang akan menanggapinya dengan membuat laporan pengecekan material.
3 Permintaan Material Proses ini akan disesuaikan dengan data yang ada dipemesanan customer dimana sesuai data itu bagian teknisi akan membuat surat permintaan material pada bagian pembelian. Selain itu permintaan material juga bisa dibuat tanpa ada data dari pengeluaran material apabila laporan stok di gudang material yang ada sudah habis. Pemesanan Material Pemesanan material akan dibuat oleh bagian pembelian dimana pemesanan ini akan mengambil data dari permintaan material dari gudang, pemesanan akan ditunjukan pada supplier, supplier yang menerima pemesanan dan setuju maka akan meminta pembayaran Down Payment dari perusahaan sebelum material dikirimkan. Pembayaran Down Payment Pembayaran ini akan dilakukan oleh bagian administrasi. Tagihan yang diterima akan disesuaikan dengan pemesanan yang dibuat bagian pemebelian. Setelah DP dibayar barulah supplier akan mengirimkan material yang dipesan. Pengiriman barang Supplier akan mengirimkan barang sesuai dengan pemesanan dan membuat surat jalan untuk nantinya dikonfirmasi kepada perusahaan melalui bagian gudang. Konfirmasi barang Konfirmasi ini akan dilakukan dengan mengecek surat jalan yang diberikan sebelumnya dengan barang kiriman supplier. Surat jalan akan diberikan kepada teknisi untuk di approve untuk dimasukan kedalam gudang. Jika barang sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan ditanda tangani oleh bagian gudang dan barang langsung dimasukan ke gudang. Retur Material Retur material dilakukan apabila barang yg dikirimkan oleh supplier tidak sesuai dengan pembelian yang dilakukan sebelumnya, nanti supplier akan mengirimkan kembali barang yang seharusnya
4 Pelunasan Pelunasan dari pemesanan barang, akan dilakukan pada akhir bulan dimana Setiap bulannya bagian administrasi menerima surat penagihan dari supplier. Dan bagian administrasi membuatkan tanda terima tagihan menurut surat pemesanan barang, pembayaran melalui transfer bank. Pembayaran dilakukan oleh bagian administrasi, setelah supplier mengkonfirmasi ke bank maka supplier mengirimkan bukti pelunasan kepada bagian administrasi. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari pembuatan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk menganalisa proses pengadaan yang ada pada CV Utama Mandiri. b. Merancang sistem aplikasi procurement berbasis internet yang menjadi e- procurement untuk proses pengadaan barang. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat manfaat yang dapat diperoleh melalui penelitian ini adalah : a. Mempermudah proses pengadaan barang baik dari awal proses hingga akhir dimana perusahaan membayar kepada supplier. b. Memudahkan pengelolaan data yang ada pada proses ini. Sehingga perusahaan bisa dengan mudah mencari atau meneliti data- data tersebut. c. Meningkatkan keamanan pada proses ini, karena setiap kegiatan pada proses ini menjadi transparan. Perusahaan dengan mudah bisa mengontrol jika ada keganjilan pada data sehingga akan mudah mencari dimana letak kesalahan, selain itu juga meningkatkan nilai dari data ini. d. Efesiensi waktu dan tenaga, dengan menggunakan sistem ini, perusahaan bisa membuat surat surat secara digital, lalu surat ini juga akan mudah sampai dibanding surat konvensional sehingga waktu untuk memesan akan lebih singkat, dan barang akan cepat sampainya
5 1.4 Metodologi Penelitian ini memperhatikan beberapa hal berikut : A. Metode Pengumpulan Data Metode studi kepustakaan, yaitu literatur yang membahas procurement, e- procurement, serta teori-teori penerapannya. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis pengadaan CV. Utama Mandiri. Melakukan survey langsung lapangan di CV. Utama Mandiri. B. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Metode anlisis system berjalan Pada Metode ini akan di lakukan identifikasi dan persyaratan system, hasil analisis system yang akan di dokumentasikan ke dalam bentuk : i. Identifikasi proses bisnis dan rich picture ii. System definition iii. Class diagram iv. State chart diagram v. Use case diagram vi. Function list Hasil analisa akan digunakan sebagai masukan dalam perancangan system yang di usulkan. Metode perancangan system e-procurement i. Sequence Diagram ii. Navigation Diagram iii. Component Diagram iv. Deployment Diagram v. Perancangan Database vi. Perancangan interface
6 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang penelitian, pembatasan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika, serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum, teori khusus yang berhubungan dengan topic yang di bahas seperti procurement, e-procurement, serta teori lainnya. BAB 3 : ANALISA PROCUREMENT CV UTAMA MANDIRI Bab ini memberikan gambaran umum tentang perusahaan, struktur organisasi, analisa proses bisnis yang berjalan, gambaran tentang proses bisnis procurement, masalah dan usulan pemecahan masalah. BAB 4 : PERANCANGAN E-PROCUREMENT CV UTAMA MANDIRI Bab ini membahas perancangan layar, database, perancangan UML berdasarkan hasil dari tahap perancangan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini terdiri dari dua bagian yaitu, bagian simpulan dan saran. Kesimpulan yang ditulis adalah hasil yang ditulis dari analisis proses bisnis yang berjalan dan system yang ajkan di implementasikan. Saran berisi usulan-usulan yang diharapkan dapat membuat system berkembang lebih lanjut.