PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN COBIT 5 STUDI KASUS BIRO PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN SOSIAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT 1 Hanif Fakhrurroja, S.Si., M.T., 2 Sopyan 1 Dosen Pembimbing Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA 2 Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282 1 hanifoza@gnail.com 2 sopyanneo@gmail.com Abstrak Sebagai sebuah organisasi yang bergerak dalam bidang pelayanan, maka Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial perlu merumuskan rencana strategis yang akan menunjang dalam pencapaian visi dan misi organisasinya. Strategi yang dimaksud akan menjadi sebuah kebijakan yang berisi tujuan, sasaran dan kegiatan-kegiatan yang akan dicapai dalam periode yang telah ditentukan. Tujuan utamanya adalah untuk mengelola, menerapkan, dan memelihara sumber-sumber informasi, serta mendukung basis pengetahuan organisasi yang penting dengan sistem dan teknologi yang tepat. Dengan menerapkan kerangka kerja COBIT 5.0 pada Domain Align, Planning, and Organize (APO02) - Manage Strategi memungkinkan dalam penyusunan rencana strategis sistem informasi pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial menjadi lebih jelas, efektif, dan selaras dengan visi dan misi organisasi. Adapun output dari penelitian ini adalah berupa rekomendasi kepada Biro terkait berupa perencanaan strategis sistem informasi beserta implementasi dari salah satu sistem informasi yang ada dalam daftar rekomendasi. Kata kunci : Perencanaan Strategi Sistem Informasi, COBIT 5, APO02, Manage Strategy 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Keberadaan layanan Sistem Informasi (SI) dirasa sangat berpengaruh dalam menunjang aktivitas bisnis organisasi. Sebagai sebuah organisasi yang bergerak dalam bidang pelayanan, maka Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial perlu merumuskan rencana strategis yang akan menunjang dalam pencapaian visi dan misi organisasinya. Strategi yang dimaksud akan menjadi sebuah kebijakan yang berisi tujuan, sasaran dan kegiatankegiatan yang akan dicapai dalam periode yang telah ditentukan. Tujuan utamanya adalah untuk mengelola, menerapkan, dan memelihara sumbersumber informasi, serta mendukung basis pengetahuan organisasi yang penting dengan sistem dan teknologi yang tepat. Sudah selayaknya penerapan Sistem Informasi pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial pun harus mengacu pada standar yang sudah mendapatkan pengakuan secara internasional ini seperti COBIT (Control Objective for Information and related Technology) yang telah terbukti berhasil diterapkan oleh berbagai perusahaan besar di dunia. Dengan menerapkan kerangka kerja COBIT 5.0 pada sub-domain Align, Planning, and Organize (APO02) - Manage Strategi memungkinkan dalam penyusunan rencana strategis sistem informasi pada organisasi menjadi lebih jelas, efektif, dan selaras dengan visi dan misi Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Barat berupa perencanaan strategis sistem informasi. 1.2 Identifikasi Permasalahan 1. Belum dilakukannya pengukuran kinerja Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Barat pada bidang Sistem Informasi sehingga pihak manajemen atas tidak mengetahui bagaimana kondisi biro saat ini. 2. Belum terimplementasikannya sistem informasi sesuai dengan kebutuhan berdasarkan hasil perhitungan kondisi saat ini. 1.3 Tujuan Perancangan 1. Menerapkan konsep kerangka COBIT 5 dalam menghitung capability level untuk mengetahui kondisi Biro saat ini dan kondisi yang diharapkannya sehingga dapat memberikan rekomendasi dalam pembuatan Rencana Strategis Sistem Informasi pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 2. Melakukan implementasi salah satu Rencana Strategi Sistem Informasi berdasarkan prioritas kebutuhan Biro.
2. Dasar Teori 2.1 Teori Tentang Permasalahan 2.1.1 Rencana Strategi Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional : 1. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. 2. Misi adalah rumusan umum mengenai upayaupaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. 3. Strategi adalah langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan visi dan misi. 4. Kebijakan adalah arah/tindakan yang diambil oleh Pemerintah Pusat/Daerah untuk mencapai tujuan. 2.2 Metodologi Penelitian 2.2.1 COBIT 5 COBIT 5 membangun dan memperluas COBIT 4.1 dengan mengintegrasikan kerangka utama lainnya, standar dan sumber daya, termasuk ISACA ini Val IT dan Risiko IT, Teknologi Informasi Infrastructure Library (ITIL ) dan standar terkait dari Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO). (About COBIT 5 What is COBIT Management Framework - ISACA, 2017) 2.2.2 Goal Cascade COBIT 5 Kebutuhan pemangku kepentingan harus ditransformasikan menjadi strategi yang dapat dijalankan perusahaan. COBIT 5 goals cascade adalah mekanisme untuk menerjemahkan kebutuhan pemangku kepentingan ke dalam tujuan perusahaan yang spesifik, dapat ditindaklanjuti dan disesuaikan, sasaran yang terkait dengan TI dan tujuan enabler. (ISACA, 2012) Gambar 2.1 Goal Cascade COBIT 5 2.2.3 Sub-Domain APO02 Manage Strategy Deskripsi proses dari domain Manage Strategy adalah memberikan pandangan holistik tentang bisnis saat ini dan lingkungan TI, arah masa depan, dan inisiatif yang diperlukan untuk bermigrasi ke lingkungan masa depan yang diinginkan. Adapun rangkaian proses pada APO02 Manage Strategy (ISACA., 2013) : 1. APO02.01 Understand enterprise direction. 2. APO02.02 Assess the current environment, capabilities and performance. 3. APO02.03 Define the target IT capabilities. 4. APO02.04 Conduct a gap analysis. 5. APO02.05 Define the strategic plan and road map. 6. APO02.06 Communicate the IT strategy and direction. 2.2.4 Capability Level Gambar 2.2 Capability Levels Berdasarkan gamabar di atas dapat diuraikan bahwa penilaian di tiap levelnya, hasil akan diklasifikasikan dalam 4 kategori sebagai berikut (ISACA, 2012): 1. N (Not achieved/tidak tercapai) Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 0-15%. 2. P (Partially achieved/tercapai sebagian) Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 15-50%. 3. L (Largely achieved/secara garis besar tercapai) Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 50-85%. 4. F (Fully achieved/tercapai penuh) Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap, dan pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada kelemahan terkait atribut proses Untuk dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya, setiap proses harus dilewati untuk bisa mencapai level selanjutnya. untuk penilaian capability level terbagi menjadi level-level sebagai berikut: 0. Incomplete Process 1. Performed Process 2. Managed Process 3. Established Process 4. Predictable process 5. Optimising Process
3. Analisis dan Perancangan 3.1. Analisis Organisasi 3.1.1 Identifikasi Organisai 1. Visi dan Misi Visi Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemprov Jabar yaitu Terwujudnya Pelayanan Sosial Dasar yang Prima untuk Semua. Misi 1: Mewujudkan Pemerintahan yang baik melalui fasilitasi dan koordinasi Keagamaan di Biro Pelayanan Sosial Dasar. Misi 2: Mewujudkan Pemerintahan yang baik melalui fasilitasi dan koordinasi lingkup Pendidikan, Kebudayaan dan Kesehatan di Biro Pelayanan Sosial Dasar. Misi 3: Mewujudkan Pemerintahan yang baik melalui fasilitasi dan koordinasi Lingkungan Hidup di Biro Pelayanan Sosial Dasar. 2. Tugas Pokok Organisasi Fungsi utama dari Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemprov Jabar adalah sebagai berikut: e. menyelenggarakan ketatausahaan Biro, meliputi kepegawaian, administrasi umum, perlengkapan, kerumahtanggaan Biro, keuangan, dan pelayanan informasi lingkup Biro. h. menyelenggarakan verifikasi, menyampaikan rekomendasi dan pemantauan terhadap permohonan dan realisasi batuan keuangan dan hibah/batuan sosialisasi di bidang keagamaan. k. menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan kegiatan Biro Pelayanan Sosial Dasar Keteragan: Poin diatas (e, h, dan k) merupakan poin-poin pokok tugas pokok biro yang terkait pada Teknologi Informasi. Analisa visi diatas digambarkan dalam bentuk bagan stakeholder need sebagai berikut: Dari delapan enterprise goal Biro Pelayanan dan Pengembangan sosial, dapat dipetakan menjadi beberapa Information Technology Related Goal (ITRG) sesuai dengan goal cascade COBIT 5 seperti ditunjukkan tabel di bawah. Pemetaan terhadap ITRG adalah untuk mengetahui tujuan-tujuan yang terdapat dalam perencanaan Biro yang terkait dengan teknologi informasi. Tabel 3.2 Pemetaan Enterprise Goal ke IT Related Goal Cobit5 Tabel 3.3 Pemetaan ITRG terhadap APO02 Gambar 3.1 Pemetaan Startegi terhadap Visi dan Misi Organisasi Kedua program pembangunan daerah tersebut jika dipetakan ke dalam Enterprise Goal yang terdapat di COBIT maka sebagai berikut: Tabel 3.1 Pemetaan Visi dan Misi ke Enterprise Goal Cobit5 3.1.2 Analisis Kondisi Saat Ini Pada tahap ini, dilakukan perhitungan capability level berdasarkan jawaban responden terhadap wawacara terstuktur yang ditujukan kepada Staff pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial. Adapun pertanyaan wawancara mengacu pada proses pada COBIT 5 Domain APO pada subdomain APO02 Manage. Berikut adalah hasil perhitungan pengolahan kuisioner: Keterangan: Pehitungan capability level menggunakan rumus: Capability Level = Jumlah Total Pencapaian (%) Total Atribut
Berdasarkan perhitungan kondisi saat ini (lampiran) dapat disimpulkan bahwa kondisi saat ini pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemprov Jabar belum mencapai level 1 atau perfomed process atau masih dalam level Incomplete Process. Dengan Capability Level 27% atau 0.27 dengan indikator P (Partially achieved/tercapai sebagian). Tabel 3.4 Proses sub-domain APO02 untuk kondisi saat ini Sub-domain APO02 APO02-01 APO02-03 APO02-04 APO02-05 Proses yang sudah ada Memahami arah organisasi Panduan prinsip-prinsip untuk arsitektur enterprise Peluang inovasi terkait bisnis Peluang pengoptimalan biaya Definisi dari perbaikan proyek-proyek yang potensial Penggabungan isu-isu dan faktor resiko Analisa Resiko Proposal proyek untuk mengurangi risiko Hasil review optimasi biaya Kesempatan untuk mengurangi biaya aset atau meningkatkan nilai Kebutuhan bisnis dan kemampuan IT Usulan perubahan arsitektur enterprise Analisa Resiko Mengkomunikasikan strategi dan arahan TI 3.1.3 Kondisi yang diharapkan Dengan didapatkanya capability level 0.27 maka manajemen sudah mengetahui kondisi saat ini organisasinya, dan kondisi yang diharapkan dilakukan dengan wawancara kepada manajemen terkait untuk mengetahui hal-hal yang perlu dilakukan guna meningkatkan capability levels, kemudian didapatkan capability level yang diharapkan adalah 0.50. 3.1.4 Analisa Kesenjangan Berdasarkan analisa sub-bab sebelumnya didapatkan GAP sebagai berikut: Tabel 3.5 Analisa Kesenjangan Domain Capability Level saat ini Kondisi yang diharapkan Gap APO02 0.27 0.50 0.23 Pada pembahasan sebelumnya sudah diketahui untuk kondisi saat ini, capability level ada pada nilai 0.27 (masuk dalam klasifikasi P Partially achieved), dan 0.50 (L Largely achieved) sebagai kondisi yang diharapkannya. Dan ditemukan kesenjangan 0.23 untuk mengejar kondisi yang diharapkan. Berikut ini adalah detail analisa kesenjangan terkait Sub-domain APO02 - Manage Strategy yang perlu dilakukan atau dikerjakan untuk mengejar kesejangan yang ada: Tabel 3.6 Detail Analisa Kesenjangan 3.2 Perancangan 3.2.1 Pemetaan Tujuan Organisasi dan IT Berikut adalah pemetaan tujuan organisasi untuk memahami arah dari entreprise organisasi: Tabel 3.7 Pemetaan Tujuan Organisasi terkait IT
3.2.2 Analisis SWOT Dengan menggunakan analisis SWOT dapat teridentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk memperjelas kondisi organisasi dalam merumuskan strategi organsisasi. Berikut adalah analisis SWOT pada biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Tabel 3.8 Analisis SWOT strategis sistem informasi pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial ditunjukkan pada tabel berikut ini: Tabel 3.11 Rencana Strategi Sistem Informasi 3.2.3 Analisis CSF Identifikasi CSF (Critical Success Factor) dilakukan berdasarkam hasil dari analisa SWOT untuk mendapatkan faktor-faktor utama dan dukungan dalam setiap layanan TI/SI. Tabel 3.9 Identifikasi CSF 3.2.4 Analisis Matrix McFarlan Analisis dengan matrix McFarlan dapat digunakan sebagai alat bantu semacam pertofolio yang bermanfaat untuk memetakan aplikasi yang digunakan oleh suatu organisasi. Tabel 3.10 Analisa Matrix McFarlan 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi Dari Rencana Strategi Sistem Informasi yang diuraikan pada bab sebelumnya dan penentuan skala prioritas, dapat disimpulkan bahawa Sistem Informasi yang akan dibangun adalah Sistem Informasi Keperluan Perkantoran. Pada bab ini akan dijelaskan secara detail dari sistem yang dibangun. Tabel 4.1 Aktivitad Implementasi Adapun usulan aplikasi yang dibangun yaitu Sistem Informasi Keperluan Perkantoran dengan lingkup dan batasan implementasi aplikasi sebagai berikut: 1. Aplikasi dibangun berbasis Web 2. Aplikasi dibangun dengan menggunakan YII Framework dengan menerapkan pola desain Model-View-Controller (MVC) 3. Tata usaha dapat menyetujui atau tidaknya permohonan/pengajuan perlatan perkantoran sesuai kondisi tata usaha. 3.2.5 Rencana Implementasi Strategi Pembangunan sistem informasi di urutkan berdasarkan prioritas. Disamping itu waktu implementasi yang dibutuhkan pada Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial direncanakan dapat diselesaikan dalam waktu lima (5) tahun. Rekomendasi jadwal implementasi perencanaan 4.2 Pengujian Di bawah ini adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada Sistem Informasi Keperluan Perkantoran : Tabel 4.2 Form Pengujian
5.2 Saran 1. Diharapkan pada penelitian selanjutnya dalam melakukan pengukuran capability level dengan menggunakan domain yang berbeda serta dapat memasukkan faktor-faktor enabler lainnya selain enabler proses seperti prinsip, kebijakan dan kerangka kerja; budaya, etika dan kebiasaan; ketrampilan dan kompetensi. 2. Perlu dibangunnya sistem informasi yang lain sesuai dengan rekomendasi yang diberikan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan Biro dan kualitas layanan. DAFTAR PUSTAKA 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan 1. Berdasarkan hasil pengukuran capability level untuk sub-domain APO02 Mengelola Strategi Biro Pelayanan dan Pengembangan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Barat berada pada nilai kepabilitas 0.27, sehingga rekomendasi berupa perencanaan strategi sistem informasi sesuai dengan pemetaan visi dan misi organisasi sangat diperlukan, serta untuk mengejar kesenjangan capability level Biro saat ini; 2. Dari Rencana Strategi Sistem Informasi yang diuraikan pada bab sebelumnya dan penentuan skala prioritas, dapat disimpulkan bahawa Sistem Informasi yang dibangun adalah Sistem Informasi Keperluan Perkantoran. Dengan adanya Sistem Informasi Keperluan Perkantoran setiap sub-bagian Biro dapat lebih mudah dalam melakukan pengajuan peralatan kantor ke bagian Tata usaha. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional Gunawan, I. (2013). Metode Penelitian Kualitatif: Teori dan Praktik. Jakarta: Bumi Aksara. ISACA. (2012). Enabling Processes. ISACA. ISACA. (2013). COBIT Process Assessment Model (PAM): Using COBIT 5. USA: Rolling Meadows. Komariah, A., & Satori, D. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. Lulu W, Y. D. (n.d.). Analisa Teori IT Governance Menggunakan COBIT 5. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Salemba. Pratama, I. P., Muraharwaty, & Gumilang, S. F. (n.d.). Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi di PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (INTI) Menggunakan Framework COBIT 5 pada Domain Align, Plan, and Orgabize (APO). Purwanto, A. W., Dabarsyah, B., & Fakhrurroja, H. (n.d.). Penyusunan Tata Kelola Teknologi Informasi Bagi Pemerintah Daerah Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Kabupaten Cilacap). Rangkuti, F. (2005). Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia. Stewart, C. J. (2000). Interviewing: Principles and Practices. USA: McGraw Hill Company. Sudjana, N. (2011). Dasar-dasar Proses Belajar Mengajar. Bnadung: Sinar Baru Algensindo. Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sutarbi, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Thomas S Bateman, S. A. (2008). Manajemen Kepemimpinan dan Kolaborasi dalam Dunia yang Kompetitif, Edisi 7. Jakarta: Penerbit Salemba. Ward, P. (2002). Strategic Planning for Information System.