SISTEM INFORMASI MONITORING PENJUALAN BAHAN BAKAR MINYAK DI KOTA BANDUNG (PENELITIAN PADA SPBU 34-40243) 1 Drs. Maryono, 2 Septian Gumilar 1,2 Sistem Informasi, Manajemen Informatika, STMIK LPKIA 3 STMIK dan Politeknik Komputer Niaga LPKIA, Kode Pos : 40266 1 myosis@gmail.com, 2 inggram103@gmail.com, 3 info@lpkia.ac.id Abstrak Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilahsistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Sistem Informasi monitoring penjualan adalah pemantauan penjualan bahan bakar minyak pada SPBU untuk memudahkan pihak SPBU dalam memantau penjualan bahan bakar minyak bersubsidi dan non subsidi sehingga dapat membantu SPBU dalam melakukan pembelian bahan bakar untuk kedapannya secara terukur dan dapat membantu pemerintah dalam menyiapkan anggaran untuk pembelian bahan bakar minyak bersubsidi secara terukur. Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu memprediksi peristiwa-peristiwa yang akan terjadi dengan menggunakan data historis dan memproyeksikannya ke masa depan dengan beberapa bentuk model matematis. Metode Forecasting dalam Sistem Informasi Penjualan Bahan Bakar ini bertujuan untuk memprediksi dan meramalkan penjualan dalam jangka waktu tertentu sehingga dapat membantu memperkirakan penjualan di masa yang akan datang dan membantu mengetahui anggaran atau dana yang harus dikeluarkan untuk pembelian bahan bakar dimasa yang akan datang. Kata kunci : Sistem Informasi, Monitoring Penjualan, forecasting 1. Pendahuluan Setiap perusahaan akan selalu berusaha untuk selalu memenuhi permintaan konsumen pada waktu dan jumlah yang tepat. Kehilangan penjualan akibat kekurangan persediaan adalah suatu hal penting yang dihindari oleh perusahaan. Kerugian yang diakibatkan karena kekurangan persediaan selain berupa kekurangan jumlah penjualan juga berkurangnya kepercayaan dan loyalitas pelanggan kepada perusahaan. Jika permasalahan ini sering terjadi dapat menimbulkan berkurangnya citra perusahaan dimata masyarakat yang akhirnya dapat menganggu perekonomian perusahaan tersebut. SPBU merupakan sebuah agen yang mendistribusikan BBM bagi masyarakat, pengendalian persediaan di SPBU menjadi faktor utama dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat. Dengan berkembangnya teknologi perlu adanya suatu sistem yang dapat memantau persediaan BBM untuk pengendalian persediaan sehingga pemenuhan kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, dapat ditentukan perumusan masalah terhadap penggunaan BBM bersubsidi dan pengendalian stok bahan bakar yang tersedia untuk konsumen di SPBU adalah sebagai berikut. 1. Sulitnya Kontrol Pemakaian BBM bersubsidi 2. Sulitnya Monitoring Ketersediaan bahan bakar. 3. Alokasi kebutuhan Anggaran Bahan bakar bersubsidi tidak akurat. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun Lingkup batasan pada penelitian di SPBU 34-40243 adalah sebagai berikut : 1. Pengelolaan stok bahan bakar minyak pada SPBU 34-40243. 2. Penjualan Bahan Bakar Minyak Pada SPBU 34-40243. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Kontrol penggunaan BBM bersubdi untuk pengguna yang berhak. 2. Monitoring ketersediaan BBM di SPBU dapat diketahui oleh pengguna. 3. Permintaan stok BBM bersubsidi akan lebih akurat, jadi pemerintah dapat menyediakan anggaran subsidi secara terukur. Adapun metode penyelesaian masalah adalah menggunakan metode forcasting, forecasting adalah seni dan ilmu memprediksi peristiwa-peristiwa yang akan terjadi dengan menggunakan data historis dan memproyeksikan nya ke masa depan dengan beberapa bentuk model matematis.
Metode Forecasting dalam Sistem Informasi Penjualan Bahan Bakar ini bertujuan untuk memprediksi dan meramalkan penjualan dalam jangka waktu tertentu sehingga dapat membantu memperkirakan penjualan di masa yang akan datang dan membantu mengetahui anggaran atau dana yang harus dikeluarkan untuk pembelian bahan bakar dimasa yang akan datang. case diagram yang ada. Berikut ini penjelasan dari tiap activity diagram. 1.1 Landasan Teori monitoring merupakan salah satu proses didalam kegiatan organisasi yang sangat penting yang dapat menentukan terlaksana atau tidaknya sebuah tujuan organisai. Tujuan dilakukannya monitoring adalah untuk memastikan agar tugas pokok organisasi dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan Dari pengertian monitoring di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian monitoring yaitu proses pemeriksaan atau pengendalian pada suatu proses untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Gambar 2 Activity Diagram Kelola Stok BBM 2. Analisis Fungsional Analisis fungsional adalah suatu manipulasi sistematis dari sutau situasi untuk menguji perannya sebagai antecedents yang mengontrol suatu perilaku tertentu, atau sebagai consequences yang memperkuat terbentuknya perilaku tersebut. 2.1 Use Case Diagram Usecase diagram adalah suatu diagram atau notasi UML yang menggambarkan hubungan antara beberapa usecase dan actor untuk menunjukan berbagai macam peran dari user dan bagaimana peran mereka dalam menggunakan sistem. Gambar 3 Activity Diagram Lakukan Penjualan Gambar 1 UseCase Diagram 2.2 Activity Diagram Activity diagram merupakan diagram yang memodelkan aliran kerja atau workflow dari urutan aktifitas dalam suatu proses yang mengacu pada use Gambar 4 Activity Diagram Lihat Ramalan Penjualan.
2.3 Class Diagram Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi class serta hubungannya antara class. Class diagram mirip dengan ER-Diagram pada perangancangan database, bedanya pada ER-Diagram tidak terdapat operasi/model tapi hanya atribut. Class terdiri dari nama class, attribut dan opeasi/ model. Gambar 7 Perancangan Prosedural Stok BBM Gambar 8 Perancangan Prosedural Penjualan 2.4 Perancangan Data Gambar 5 Class Diagram Perancangan data adalah peroses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Tujuan perancangan data adalah untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya. Gambar 6 Perancangan Database 2.5 Perancangan Prosedural Perancangan prosedural dikerjakan setelah struktur data dan program dibuat. Perancangan prosedural umumnya menggunakan bahasa natural dalam menentukan spesifikasi dan menulis algoritma. Hal ini mempunyai tujuan agar orang-orang yang berada diluar tim pengembangan dapat mengerti dan mempelajarinya. Gambar 9 Perancangan Prosedural Peramalan 3. Implementasi Pada bab ini akan dibahas uraian mengenai tahapan untuk membangun rancangan sistem secara nyata. Penjelasan yang meliputi cara, langkah langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. Jadwal implementasi menjelaskan aktifitas aktifitas yang akan dilakukan mulai dari coding, pengujian sistem, dan instalasi, serta jadwal pelaksanaan. Penggambaran penjadwalan menggunakan Gantt Chart. Berikut ini adalah rangkaian aktifitas yang dilakukan untuk membangun sistem. Berikut adalah rangkaian aktifitas-aktifitas implementasi yang akan dilakukan 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Tahapan awal dalam perancangan sistem, merupakan tahapan analisa spesifikasi perangkat lunak yang akan digunakan oleh sistem. 2. Pemilihan Hardware dan Software Tahapan pemilihan terhadap perangkat keras yang akan digunakan oleh sistem dan perangkat
lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem secara keseluruhan. 3. Instalasi Hardware dan Software Tahapan instalasi terhadap Hardware dan Software yang sudah dipilih sebelumnya untuk pembuatan sistem. 7 Evaluasi dan Perbaikan 6 14 4. Design Sistem Perangkat lunak Tahapan perancangan terhadap sistem yang akan digunakan. Perancangan meliputi analisa dan pemodelan sistem yang digambarkan melalui metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan, berbentuk diagram dan deskripsi diagram tersebut. 5. Implementasi coding Merupakan tahapan pembuatan perangkat lunak menggunakan bahasa pemrograman tertentu berdasarkan analisa dan desain yang sudah dibuat pada tahapan sebelumnya. 6. Pengujian perangkat lunak Tahapan pengujian terhadap perangkat lunak, mulai dari algoritma, fungsi, dan pencapaian yang diharapkan terhadap tujuan semula mengapa perangkat lunak tersebut dikembangkan. 7. Evaluasi dan Perbaikan Tahapan memperbaiki sistem bila terdapat kesalahan dan kekurangan yang didapat dari tahapan pengujian perangkat lunak. Tabel 1 Jadwal Aktifitas Implementasi Perangkat Lunak No Aktivitas Aktivitas Sebelumnya Waktu (hari) 3.1 Lingkup dan Batasan Aplikasi Ruang lingkup dan batasan yang diberlakukan pada sistem dibuat agar sistem yang dibuat dapat berjalan dengan baik, mencegah terjadinya kesalahan yang terjadi dikarenakan inputan yang diproses oleh sistem tidak valid, sistem operasi,software compiler dan software pendukung yang tidak cocok dan lainnya. Maka dari hal tersebut, lingkup dan batasan dari sistem yang dibuat adalah : 1. Sistem memiliki software pendukung seperti software web service (XAMPP), kemudian Web Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome), dan mengaktifkan mysql sebagai databasenya dan apache sebagai web servernya. 2. Perangkat lunak yang dikembangkan adalah Sistem Informasi monitoring penjualan bahan bakar minyak subsidi. 3. yang di kembangkan menggunakan framework Code Igniter 4. Data penjualan bahan bakar minyak. 3.2 Struktur Menu Program 1 Analisis Kebutuhan - 14 2 Pemilihan Hardware Software dan 1 5 3 Instalasi Hardware dan Software 2 2 4 Design Sistem 3 30 Implementasi 5 Coding Perangkat Lunak 4 45 Gambar 10 Struktur Menu Program 6 Pengujian 5 7
Gambar 12 halaman transaksi Penjualan 3.3 Implementasi Antar Muka a. Halaman Antar Muka Dashboard Uraian cara pengguanaan : 1. No transaksi otomatis terisi setiap melakukan penjualan 2. pilih no kendaraan untuk memasukan no polisi kendaraan 3. pilih jenis bbm untuk memasukan bbm apa yang di jual 4. masukan jumlah(liter) untuk memasukan berapa liter bbm yang di jual 5. klik batal untuk membatalkan transaksi penjualan 6. klik simpan untuk melakukan transaksi d. Halaman Antar Muka Peramalan Penjualan Gambar 11 halaman Dashboard b. Halaman Antar Muka Stok BBM Gambar 13 halaman Peramalan Penjualan Uraian cara penggunaan : Gambar 11 halaman list stok bbm Uraian Cara Penggunaan: 1. Isi jenis bbm untuk memasukan jenis bbm apa yang akan di masukan 2. Pilih tanggal masuk untuk tanggal awal stok bbm 3. Isi stok (liter) untuk memasukan jumlah stok awal bbm dalam satuan liter 4. Isi Harga dasar untuk memasukan harga pokok bbm 5. Isi harga jual untuk memasukan harga penjualan jenis bbm tersebut c. Halaman Antar Muka Transaksi Penjualan 1. pilih jenis bahan bakar untuk melihat peramalan penjualan jenis bahan bakar yang di pilih. 2. Masukan data awal untuk memasukan bulan dan tahun awal peramalan penjualan. 3. Masukan data akhir untuk memasukan bulan dan tahun akhir peramalan penjualan. 4. Masukan peramalan pada bulan dan tahun mana yang ingin di prediksi peramalan penjualannya. 5. Klik tombol proses untuk memproses peramalan. 6. Klik tombol reset untuk membatalkan atau merubah data peramalan kembali. 3.4 Pengujian Pengujian adalah proses yang bertujuan untuk memastikan apakah semua fungsi sistem bekerja dengan baik dan mencari kesalahan yang mungkin terjadi pada sistem. Tujuan dari pengujian adalah untuk mendeteksi : a. Kesalahan bahasa (language error), kesalahan yang diakibatkan oleh penulisan dalam penulisan sintaks. b. Kesalahn waktu proses (runtime error), kesalahan yang terjadi ketika program
dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum waktunya untuk berhenti. c. Kesalahan logika (logical error), kesalahan yang disebabkan oleh logika program yang dibuat. Kesalahan ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan letak kesalahannya. Berdasarkan hasil pengembangan sistem yang telah penulis lakukan, penulis mencoba membuat suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran-saran yang berhubungan dengan pembahasan yang telah di jelaskan di bab-bab sebelumnya. a. Kesimpulan Dari berbagai penjelasan yang telah di uraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem informasi monitoring penjualan bahan bakar minyak dapat mengontrol penjualan bahan bakar bersubsidi kepada konsumen yang berhak. 2. Ketersediaan bahan bakar minyak bersubsidi maupun yang non subsidi menjadi terpantau secara langsung. 3. Alokasi kebutuhan biaya pembelian bahan bakar menjadi lebih akurat bagi perusahaan untuk membeli bahan bakar ke distributor. 4. Alokasi kebutuhan anggaran biaya untuk pembelian bahan bakar minyak bersubsidi menjadi lebih akurat, untuk kedepannya pemerintah dapat mengukur anggaran yang harus dikeluarkan secara tepat. [3] Hartono, B. (2013). Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta. [4] Heizer, J., & Render, B. (2011). Operations Management (Vol. X). New Jersey, United States Of America: Pearson. [5] Salahuddin, R. A.-M. (2012). Modul Pembelajaran. Bandung: CV. Elegance Quality. [6] Saputra, A. (2012). Trik Dan Solusi Jitu Pemrograman PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [7] Stevenson, W. (2009). Management Operation. Prentice Hall. [8] Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [9] Sutanto, A. (2013). Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya. [10] Sutarman. (2012). Pengantar Teknologi Informasi. Bumi Aksara. b. Saran Setelah melakukan penelitian, penulis ingin memberikan beberapa saran yang ditujukan untuk melengkapi kekurangan dari perangkat lunak ini, saran tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Proses penjualan pada aplikasi menggunakan alat bantu seperti scan barcode sehingga lebih memudahkan petugas untuk melakukan penjualan. 2. Mengembangkan proses peramalan jauh lebih akurat dan dapat meramalkan penjualan pada jangka perminggu. 3. Sebelum menerapkan sistem ini perlu dilakukan uji coba dan pada masa uji coba sistem yang lama tetap dipakai. Daftar Pustaka [1] Abdullah, T., & Tantri, F. (2012). Manajemen Pemasaran. Depok: PT. Raja Grafindo Persada. [2] Hakim, L. (2010). Membangun Web Berbasis PHP Menggunakan Framework.Yogyakarta : Lokomedia.