Perancangan Sistem Informasi Akuntansi General Ledger Pada UD. Rajawali Bogor Yuli Susanti 1, Kudiantoro Widianto 2 1 AMIK BSI Bogor e-mail: yuli.susanti01@gmail.com 2 AMIK BSI Jakarta e-mail: kudiantoro.kdw@bsi.ac.id Abstract - UD. Rajawali is one of the Small and Medium Enterprises engaged in the trade of the sale of crackers. At UD. The current system of eagle is still written manually and less than optimal because it still uses the book as a medium of recording. So as to enable errors in recording and less accurate reports generated. UD. Rajawali really need an information system that can support the process of recording transactions up to the financial statements. For that, the author tries to make a system on accounting ledger on UD. Rajawali in order to provide ease in making financial statements. So the report produced more quickly and accurately. The design of information systems used in this research is waterfall which is the best solution to solve existing problems in this company. Computerized system is expected to achieve an activity that is effective and efficient in supporting the activities of the company. The method proposed in system development is by using tools Unified Modeling Language and using Java and MySQL programming language as its database. Keywords: Accounting Information System, Unified Modeling Language, Financial Statement. I. PENDAHULUAN Dalam kegiatan operasionalnya, UD. Rajawali sistem pengolahan datanya masih menggunakan pembukuan yang sederhana terutama dalam pengelompokkan transaksi belum dibuatkannya akun perkiraan. Akibatnya masih ditemui kendala dalam mengelompokkan transaksi dan membuat lambatnya pembuatan laporan keuangan yang dimana datanya menjadi kurang akurat, belum lagi dalam pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perlu dirancang sebuah sistem informasi akuntansi general ledger dengan aplikasi program java berbasis desktop. Sistem ini selain dapat mempermudah dalam melakukan pencatatan transaksi, pengelompokkan transaksi, juga memudahkan dalam pencarian data serta pembuatan laporan keuangan. II. LANDASAN TEORI Santoso, dkk, meneliti dan membangun sebuah Sistem informasi akuntansi pada IQ Salon yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya. Laporan yang dihasilkan antara lain laporan Jurnal, Neraca, Buku Besar dan Rugi Laba. Laporan tersebut mempermudah pemilik IQ Salon untuk mengontrol dan mengambil keputusan. Selain itu juga mempermudah karyawan untuk melayani pelanggan dalam hal pembayaran dari layanan yang telah diberikan. Kelebihan sistem ini bisa untuk multi user dan bisa berbasis web, apabila nantinya salon memiliki cabang. (Santoso, Sundari, Kusumasari, 2014). Menurut Hutahaean (2015) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu. Menurut Mulyadi (2008) Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Kusrini dan Koniyo (2007) Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur aktivitas aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut kedalam bentuk laporan dan komunikasikannya kepada para pengambil keputusan. Dari pengertian akuntansi tersebut maka ada beberapa langkah untuk proses yang harus dijalankan, yaitu : 1. Pencatatan Proses awal kegiatan akuntansi adalah mencatat semua kegiatan keuangan sehari hari, atau yang disebut transaksi, ke dalam bukti bukti transaksi. Bukti bukti transaksi bisa berupa kuitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan dan bukti bukti transaksi yang lain. 2. Penggolongan Setiap transaksi keuangan yang telah dicatat dalam bukti transaksi kemudian digolong golongkan kedalam rekening rekening yang telah disediakan. Kegiatan ini menggolongkan transaksi ke dalam rekening jurnal. 3. Peringkasan Setiap bukti transaksi akan digolong golongkan ke masing masing rekening yang terpengaruhi. Karena transaksi yang terjadi sangat banyak dan banyak pula yang sejenis maka rekening rekening yang sama akan dijadikan satu melalui proses peringkasan. Hasil dari proses peringkasan ini ditulis dalam buku besar. Buku besar merupakan kumpulan dari rekening rekening yang ada dalam perusahaan. Proses pemindahan dari jurnal ke buku besar disebut posting. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-90
4. Pelaporan Dari buku besar itu kemudian akan disusun laporan keuangan melalui proses yang disebut pelaporan. Hasil dari proses pelaporan adalah laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan rugi/laba. Menurut Jogiyanto (2007) "Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung-jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya." III. METODE PENELITIAN 1. Tahapan Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, menempuh tahapan pengumpulan data, antara lain : a. Wawancara Wawancara yang dilakukan ini bertujuan untuk mendapatkan informasi secara lengkap, dan untuk itu penulis melakukan metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan mulai pembuatan general ledger pada UD. Rajawali. b. Pengamatan Penulis melakukan pengamatan secara langsung pada kegiatan yang berhubungan dengan general ledger. Dan dari hasil pengamatan tersebut dapat diketahui kekurangan dari sistem yang sedang berjalan saat ini pada UD. Rajawali. c. Studi Pustaka Penelitian ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan mempelajari buku-buku, serta mencari informasi yang diperlukan, yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini. 2. Tahap pembuatan perangkat lunak Model proses yang digunakan pada penelitian ini adalah dengan metode Waterfall, yang tahapannya sebagai berikut : a. Requirement Analysis Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. b. System Design Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. c. Implementation Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum. d. Integration & Testing Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak. e. Operation & Maintenance Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru. IV. PEMBAHASAN 4.1. Analisa Sistem Berjalan Bagian kasir membuat nota penjualan serta menerima bukti pengeluaran berdasarkan transaksi yang berlangsung setiap hari. Setelah itu, saat jam 3 sore bagian kasir menyerahkan semua bukti transaksi tersebut kepada bagian administrasi untuk di catat pada buku penjualan dan buku pengeluaran kas setiap harinya. Kemudian setiap hari sabtu bagian administrasi pun membuat laporan mingguan. Kemudian laporan tersebut diserahkan kepada pimpinan. a. Activity Diagram Sistem Berjalan Dari hasil analisa yang dilakukan pada UD. Rajawali, yaitu: act activity berjalan KASIR start menyerahkan bukti transaksi mencatat pada buku penj ualan ADMINISTRASI menerima bukti transaksi membuat laporan mingguan mencatat pada buku pengeluaran kas PIMPINAN menerima laporan mingguan Gambar 1. Activity Diagram Sistem Berjalan b. Permasalahan Permasalahan di UD. Rajawali dimana sistem pembukuan akuntansinya masih bersifat sederhana seperti: 1) Sistem akuntansinya masih manual atau masih dilakukan pencatatan pada buku. 2) Belum adanya akun perkiraan untuk mengelompokkan transaksi. end Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-91
3) Lambatnya pencarian data. 4) Siklus akuntansi belum semuanya digunakan. 4.2. Perancangan Perancangan sistem yang dibuat sebagai berikut: a. Analisa Kebutuhan Software Berikut merupakan analisa yang dibutuhkan untuk membuat software adalah: 1) Kasir mengakses sistem 3) Pimpinan mengakses sistem uc pimpinan Masukkan id karyawan dan Masuk password Login Batal Pimpinan Menu Utama Menu Laporan keuangan Neraca uc kasir1 Laba/Rugi Masuk masukkan id karyawan dan password Perubahan Modal Menu Keluar Login Batal Tambah Gambar 4. Use Case Diagram Pimpinan Kasir Menu Utama Menu Data Data Karyawan b. Entity Relationship Diagram (ERD) SImpan Cari tambah Menu Transaksi Transaksi Menu Keluar Simpan Cari Gambar 2. Use Case Diagram Kasir 2) Administrasi mengakses sistem uc admin1 Masuk Masukkan id karyawan dan password Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD) Administrasi Login Batal Tambah Simpan Cari Akun Perkiraan c. Logical Record Structure (LRS) Menu Utama Menu Data Tambah pilih Menu Transaksi Jurnal Simpan Menu Laporan Keuangan Posting Buku Besar Menu Keluar Laba/Rugi Perubahan Modal Neraca Gambar 3. Use Case Diagram Administrasi Gambar 6. Logical Record Structure (LRS) 3.3. Implementasi Membuat program dengan bahasa pemrograman Java dan MySql sebagai database, terdiri dari form : Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-92
Gambar 10. Form Akun Perkiraan Gambar 7. Form Login Gambar 11. Form Menu Transaksi Gambar 8. Form Menu utama Gambar 9. Form Menu Data Gambar 12. Form Transaksi Gambar 13. Form Jurnal Umum Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-93
Gambar 14. Form Menu Laporan Keuangan 4.4. Pengujian Dalam pengujian dari Aplikasi yang telah dibuat, diantaranya : Gambar 17. Laporan Laba/Rugi Gambar 15. Laporan Buku Besar Gambar 18. Laporan Perubahan Modal Gambar 16. Laporan Neraca V. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisa dan uraian pembahasan yang penulis lakukan pada UD. Rajawali mengenai sistem informasi akuntansi general ledger, maka dapat disimpulkan bahwa: Sistem general ledger pada UD. Rajawali masih dilakukan secara manual yang berpotensi terjadi kesalahan dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, pengolahan data yang dilakukan akan lebih tepat dan akurat terutama pada pembuatan general ledger. Pada sistem terkomputerisasi ini data bisa langsung dikelompokkan dengan mudah dan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-94
menghasilkan informasi yang lebih berkualitas serta tepat waktu dalam pembuatan laporan keuangannya. Bagi peneliti berikutnya untuk melakukan pe ngembangan sistem informasi persediaan barang berbasis komputer agar didapatkan ke lemahan dalam sisitem ini yaitu: Sistem informasi ini masih belum bisa berbasis client server. REFERENSI Hutahaean, Jeperson. 2015. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish Jogiyanto, H.M. 2007. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi. Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Santoso, Imam, Kartika. Sundari, Cisilia. Kusumasari, Putri. (2014). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada IQ Salon. Jurnal Sistem Informasi Bisnis, Vol 4 No. 3 Hal. 187-193. 26 Mei 2017, http://ejournal.undip.ac.id/index. php/jsinbi Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2017 Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-95