- 929 - m. Standar Pelayanan Penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara STANDAR PELAYANAN PENERBITAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS DALAM DAN LUAR NEGERI PADA SATUAN KERJA SEKRETARIAT NEGARA BAGIAN KESATU PENDAHULUAN A. Dasar Hukum 1. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. Undang Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.06/2005, tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara 4. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan di Lingkungan Sekretariat Negara 5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 07/PMK.05/2008 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomr 97/PMK.05/2010 tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 64/PMK.05/2011 7. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara 8. Peraturan Menteri Keuangan tentang Standar Biaya Umum B. Latar Belakang Dalam rangka mendukung pelaksanaan perjalanan dinas dalam dan luar negeri bagi pejabat/pegawai pada Satuan Kerja Sekretariat Negara, perlu dilakukan penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas. Agar kegiatan penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas tersebut dapat dilaksanakan secara efektif, efisien, tertib administrasi, dan akuntabel, maka diperlukan standar pelayanan. C. Maksud
C. Maksud Dan Tujuan MENTERI SEKRETARIS NEGARA - 930 - Maksud penetapan Standar Pelayanan Penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara adalah sebagai panduan bagi pelaksana pelayanan dan informasi kepada pengguna pelayanan mengenai penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja Biro Keuangan dalam pelayanan penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara sehingga dapat mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja pada Satuan Kerja Sekretariat Negara. D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan penanganan penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara adalah Biro Keuangan. 2. Pelaksana pelayanan adalah Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran, Kepala Subbagian Perjalanan, Perencana Program dan Penyusun Laporan, dan Pengolah Data Keuangan. 3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Keuangan. 4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri pada Satuan Kerja Sekretariat Negara sehingga pelaksanan penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri dapat dilaksanakan secara efektif, efisien, tertib administrasi dan akuntabel. 5. Pengguna pelayanan adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), pejabat/ pegawai di lingkungan Satuan Kerja Sekretariat Negara. 6. Keluaran (Output) pelayanan adalah Surat Perintah Perjalanan Dinas, Rincian dan Kwitansi Uang Muka biaya perjalanan dinas dalam dan luar negeri. 7. Kemanfaatan (Outcome) pelayanan adalah terlaksananya kegiatan perjalanan dinas pejabat/pegawai di lingkungan Satuan Kerja Sekretariat Negara. 8. Definisi
- 931-8. Definisi peristilahan a. Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah bagian dari suatu unit organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya secara administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program. b. Surat Perintah Perjalanan Dinas, yang selanjutnya disingkat SPPD, adalah surat perintah kepada Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap untuk melaksanakan perjalanan dinas. c. Perjalanan dinas dalam negeri adalah perjalanan dinas ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) km dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara atas perintah pejabat yang berwenang. d. Perjalanan dinas luar negeri adalah perjalanan baik perseorangan maupun secara bersama untuk kepentingan dinas/negara, dari tempat bertolak di dalam negeri ke tempat tujuan di luar negeri, dari tempat kedudukan di luar negeri/tempat bertolak di luar negeri ke tempat tujuan di dalam negeri, atau dari tempat kedudukan di luar negeri/tempat bertolak di luar negeri ke tempat tujuan di luar negeri, yang dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. e. Rincian biaya perjalanan adalah rincian biaya yang digunakan dalam melakukan perjalanan dinas yang mencakup uang harian, uang transport, uang penginapan dan lain-lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas. f. Kwitansi biaya perjalanan dinas adalah bukti pembayaran biaya yang digunakan dalam melakukan perjalanan dinas. 9. Standar kompetensi pelaksana: a. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan di bidang keuangan negara dan perbendaharaan negara b. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perjalanan dinas jabatan dalam negeri dan luar negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap c. Mampu mengoperasikan komputer program Microsoft Office d. Memiliki ketelitian BAGIAN
- 932 - BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN A. Kerangka Prosedur Usulan permintaan penerbitan SPPD dari Unit Kerja atau PPK Penerimaan permohonan penerbitan SPPD (15 menit) Pemberian arahan oleh Karo Keuangan Kepada Kabag DAPA (10 menit) Penugasan Kabag DAPA kepada Kasubbag Perjalanan (10 menit) Dokumen tidak lengkap Penelitian berkas permohonan (60 menit) Lengkap dan benar Penyiapan surat perintah perjalanan dinas, kuitansi, rincian biaya dan memorandum pengantar (60 menit) Pemeriksaan surat perintah perjalanan dinas, kuitansi, rincian biaya dan memorandum pengantar oleh Kasubbag Perjalanan (30 menit) Penandatanganan surat perintah perjalanan dinas dan memorandum pengantar oleh Kabag DAPA selaku pejabat penandatangan SPPD(30 menit) Penerimaan surat perintah perjalanan dinas dan memorandum pengantar yang telah ditanda tangan (10 menit) Pemilahan SPPD yang sudah ditanda tangan, kuitansi, dan rincian biaya perjalanan dinas (30 menit) Penyampaian SPPD, rincian biaya dan kwitansi uang muka perjalanan dinas kepada Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu melalui loket (10 menit) Pengarsipan (5 menit) B. Prosedur
B. Prosedur Pelayanan MENTERI SEKRETARIS NEGARA - 933-1. Sekretaris Kepala Biro Keuangan menerima, mengagendakan memorandum tentang permohonan penerbitan surat perintah perjalanan dinas yang telah mendapatkan arahan Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara dan/atau memorandum permohonan dari para Pejabat Pembuat Komitmen pada Satuan Kerja Kementerian Sekretariat Negara dan menyampaikannya kepada Kepala Biro Keuangan (15 menit). 2. Kepala Biro Keuangan memberikan arahan kepada Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran untuk menindaklanjuti arahan Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara dan atau permohonan dari Pejabat Pembuat Komitmen (15 menit) dengan kegiatan sebagai berikut. - Sekretaris Kepala Biro Keuangan mencatat arahan. - Pengadministrasi Umum I menyampaikan surat/memorandum yang telah mendapatkan arahan kepada Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran. 3. Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran menugaskan Kepala Subbagian Perjalanan untuk meneliti permohonan penerbitan SPPD. Selanjutnya Pengadministrasi Umum I mencatat dan menyampaikan surat/memorandum kepada Kepala Subbagian Perjalanan (15 menit). 4. Penelitian pada berkas permohonan (60 menit), dengan kegiatan sebagai berikut: a. Kepala Subbagian Perjalanan menugaskan Pengolah Data untuk melaksanakan penelitian berkas permohonan. b. Pengolah Data melakukan: - pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan yang terdiri dari: memorandum permohonan, surat perintah, surat tugas atau surat persetujuan pemerintah (untuk perjalanan dinas luar negeri) - pemeriksaan ketersediaan dana pagu anggaran dalam DIPA/POK - pemeriksaan kebenaran perhitungan biaya perjalanan dinas yang tercantum dalam daftar nominatif c. Kepala Subbagian Perjalanan memeriksa hasil penelitian dan menugaskan Pengolah Data untuk menyiapkan SPPD, Kuitansi, rincian biaya, dan memorandum pengantar. Catatan: a. Apabila terdapat ketidaklengkapan berkas dan data, Kepala Subbagian Perjalanan/Pengolah Data akan melakukan konfirmasi dengan unit kerja pemohon. b. Apabila
- 934 - b. Apabila anggaran dalam POK tidak mencukupi, Kepala Subbagian Perjalanan/Pengolah Data akan mengembalikan berkas permohonan kepada unit kerja atau PPK pemohon. 5. Pengolah Data menyiapkan SPPD, kuitansi, rincian biaya dan memorandum pengantar (60 menit), dengan kegiatan sebagai berikut: a. melakukan entri data permohonan penerbitan SPPD ke dalam Aplikasi perjalanan dinas; b. mencetak SPPD, kuitansi, dan rincian biaya perjalanan dinas dari Aplikasi SPPD sebanyak 4 (empat) rangkap; c. mengoreksi ulang SPPD, kuitansi, dan rincian biaya perjalanan dinas yang telah dicetak; d. menyiapkan memorandum pengantar dokumen perjalanan dinas kepada Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu; e. mengelompokkan dokumen perjalanan dinas; f. membubuhkan cap dinas instansi pada SPPD. 6. Kepala Subbagian Perjalanan memeriksa surat perintah perjalanan dinas, kuitansi, rincian biaya dan memeriksa serta memaraf memorandum pengantar kepada Bendahara Pengeluaran dan/atau Bendahara Pengeluaran Pembantu (30 menit). 7. Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran selaku Pejabat Penandatangan SPPD memeriksa dan menandatangani SPPD dan memorandum pengantar (30 menit). 8. Kepala Subbagian Perjalanan menerima SPPD dan memorandum yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran (10 menit). 9. Kepala Subbagian Perjalanan mememerintahkan Pengolah Data untuk melakukan penyeplitan SPPD, kuitansi dan rincian biaya perjalanan dinas (30 menit). 10. Pengolah Data Keuangan menyampaikan surat perintah perjalanan dinas, kuitansi, dan rincian biaya perjalanan dinas kepada Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu melalui loket (10 menit). 11. Pengolah Data Keuangan melakukan pengarsipan dokumen perjalanan dinas (5 menit). C. Persyaratan
- 935 - C. Persyaratan 1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Tersedianya DIPA/DIPA Revisi dan POK/POK Revisi Satuan Kerja Sekretariat Negara b. Adanya arahan dari Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara dan/atau Kepala Biro Keuangan c. Adanya permohonan penerbitan SPPD dari PPK d. Adanya keputusan pengangkatan pejabat penandatangan SPPD e. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing 2. Persyaratan administrasi/teknis bagi pengguna pelayanan: a. Perjalanan dinas dalam negeri 1) Mengajukan memorandum permintaan penerbitan SPPD, paling cepat 5 hari kerja sebelum melaksanakan perjalanan dinas; 2) Melampirkan Surat Perintah dari pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas; 3) Telah menyampaikan bukti pertanggungjawaban perjalanan dinas sebelumnya. b. Perjalanan dinas luar negeri 1) Mengajukan memorandum permintaan penerbitan SPPD, minimal 10 hari kerja sebelum melaksanakan perjalanan dinas; 2) Menyampaikan Surat Tugas dari pejabat yang berwenang; 3) Menyampaikan Surat Persetujuan Pemerintah yang terbitkan oleh Presiden atau pejabat yang ditunjuk, sebagai izin prinsip Perjalanan Dinas ke luar negeri; D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, kalkulator, box file, mesin tik, komputer, printer, scanner, faksimile, telepon, mesin fotokopi, koneksi internet, stempel, loket, dan ruang arsip E. Biaya Pelayanan Tidak ada F. Tempat
F. Tempat Pelayanan MENTERI SEKRETARIS NEGARA - 936 - Pelayanan penanganan penerbitan surat perintah perjalanan dinas pada Satuan Kerja Sekretariat Negara diselenggarakan di Biro Keuangan, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. G. Jadwal Pelayanan Pelayanan penerbitan surat perintah perjalanan dinas pada Satuan Kerja Sekretariat Negara diselenggarakan selama jam kerja kedinasan dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja. Khusus pengajuan permohonan dilaksanakan mulai pulul 08.00 s.d. 15.00 WIB. Penyampaian memorandum penerbitan SPPD diatas pukul 15.00 WIB, akan diproses pada hari berikutnya. H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan berkaitan dengan pelayanan penerbitan SPPD di lingkungan Satker Sekretariat Negara disampaikan kepada Kepala Biro Keuangan. 2. Kepala Biro Keuangan dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan. 3. Kepala Bagian Dukungan Administrasi Pelaksanaan Anggaran, Kepala Subbagian Perjalanan beserta Pengolah Data menindaklanjuti pengaduan/ keluhan/masukan. n. Standar