BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG MASALAH Informasi merupakan salah satu unsur penting yang mempengaruhi kelancaran suatu sistem. Dengan adanya informasi, koordinasi tugas antar bagian dapat berlangsung karena pada dasarnya setiap organisasi terdiri dari beberapa bagian yang secara terus menerus saling bekerja sama sehingga terbentuklah suatu sistem informasi (Kristanto, Andri, 2003:6). Suatu sistem informasi yang baik haruslah didukung oleh kecepatan dan keakuratannya. Kedua hal tersebut menjadi unsur yang sangat penting bagi sebuah organisasi untuk memenangkan persaingan. Karenanya, perancangan suatu sistem informasi yang tepat dan optimal akan mampu meningkatkan kinerja organisasi, yang pada akhirnya nanti dengan dukungan aspek-aspek yang lain, akan mampu mewujudkan suatu kemajuan bagi organisasi tersebut (Kristanto, Andri, 2003:27). Keberadaan sistem informasi yang handal pada saat ini mutlak diperlukan tidak hanya bagi organisasi yang berupa perusahan komersial saja, tetapi juga diperlukan pada lembaga-lembaga pemerintah yang mengurusi masalah hajat hidup orang banyak. Palang Merah Indonesia (PMI) dalam hal ini Unit Transfusi Darah Cabang (UTDC) merupakan salah satu dari lembaga pemerintah yang bergerak dalam bidang kesehatan. Dimana salah satu tugasnya yaitu melayanai permintaan darah dari masyarakat melalui Rumah Sakit (RS) di daerah / kota tempat PMI tersebut berada. Selama ini yang terjadi di sebagian besar wilayah PMI Jawa Tengah termasuk PMI Surakarta yaitu belum adanya link (hubungan) antara PMI di suatu kota dengan RS di kota tersebut. PMI sebagai supplier darah belum mempunyai sistem informasi stok darah (SIODA) yang bersifat real time sehingga kadangkala kesulitan (out of stock) dalam melayani permintaan dari pasien melalui RS sebagai konsumen darah. Hal ini akan berakibat fatal jika suatu saat ada pasien RS yang I-1
harus cepat membutuhkan darah dalam jumlah tertentu tetapi tidak dapat dipenuhi oleh PMI. Hal ini ditambah dengan masih manualnya record pengadaaan dan pengeluaran stok darah dan belum adanya database donor sukarela secara online. Record pengadaan dan pengeluaran stok darah yang masih manual akan mengakibatkan tidak lancarnya arus informasi disamping faktor ketidakamanan data akibat faktor non teknis (data hilang, terselip, sobek, dll). Database donor secara online (computerized) diperlukan supaya memperlancar dan mempercepat arus informasi pencarian donor darah yang mendesak. Permintaan terhadap darah tidak dapat ditunda dan bersifat emergency, oleh karena itu sebagai langkah antisipasi Palang Merah Indonesia memandang perlu untuk meningkatkan pelayanan dan mempercepat respon time-nya dengan mengaplikasikan Information, Communication and Technology (ICT) di lembaganya. Aplikasi ICT ini bertujuan untuk meningkatkan kemudahan dan keandalan sistem informasi stok darah real time yang mengintegrasikan antara PMI, masyarakat pengguna darah dan komunitas donor sehingga posisi stok darah dan permintaan darah dapat diketahui dan dipantau sepanjang waktu dengan media yang mudah diakses oleh masyarakat yaitu via website dan value added short message service (VASMS). Aplikasi yang berbasis web dipilih dalam penelitian ini karena kemampuannya untuk mempermudah pekerjaan dan dengan biaya rendah menghubungkan banyak orang dari berbagai tempat diseluruh dunia. Seseorang yang mempunyai alamat Internet (Internet address) dapat berinteraksi dengan suatu komputer dan menggunakan komputer lain dalam suatu jaringan, tidak memandang dimana lokasinya, apa tipe komputernya dan menggunakan jenis sistem operasi apa saja. Mahdi, Faris (2003:2) menyatakan bahwa keterhubungan global (global connectivity) melalui Internet dan kemudahan penggunaan (ease of use) dapat menyediakan akses kepada dunia bisnis dan perorangan yang secara normal akan sulit dilakukan. PMI yang tersebar di tiap kota di Jawa Tengah (bahkan Nasional) dapat saling bertukar informasi dengan biaya rendah dan aliran informasi lebih I-2
cepat, meskipun terletak sangat jauh secara geografis. Web merupakan antar muka (interface) standar dengan media Internet dan memungkinkan akses global dengan murah yang dapat digunakan untuk menciptakan sistem dalam organisasi. Menggunakan Internet, meskipun tidak gratis, adalah lebih cost-effective bagi kebanyakan organisasi daripada membangun jaringan sendiri. Dengan adanya transaksi berbasis elektronik, maka biaya dapat ditekan jauh lebih murah dibandingkan transaksi berbasis kertas. Biaya yang murah dapat terjadi karena adanya pengurangan untuk biaya kertas dan tenaga kerja yang memprosesnya. Internet dapat menciptakan aplikasi interaktif yang dapat disesuaikan untuk berbagai kebutuhan. Halaman-halaman Web mempunyai kemampuan untuk berinteraksi secara lebih menarik yang tak dapat disediakan oleh media tradisional berbasis kertas. Penampilan teks, suara, gambar, dan video pada halaman Web mampu menarik orang untuk berinteraksi lebih jauh, dan ditambah kemudahan interaksi hanya dengan menekan tombol untuk membuat pilihan yang diinginkan (Mahdi, Faris, 2003:3). Sedangkan pemanfaatan VASMS dimaksudkan untuk menambal kekurangan dari pemanfaaatan media website dimana data dari Asosiasi Penyelenggaraan Jasa Internet Indonesia (2005) menunjukkan bahwa jumlah pengguna internet di Indonesia hanya sekitar 11,2 juta, yang umumnya tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Angka tersebut tentunya masih jauh dibandingkan dengan angka pengguna handphone yang sudah mencapai 25 juta jiwa dengan jumlah pengguna yang memanfaatkan fasilitas SMS (short message service) sebanyak 7 juta pesan per hari pada tahun 2002. Berdasarkan latar belakang tersebut maka peneliti mengambil judul penelitian Perancangan Sistem Informasi Stok Darah Real Time di PMI Surakarta. 1.2 PERUMUSAN MASALAH Dari uraian di atas dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang sistem informasi stok darah di PMI Surakarta secara real time yang meliputi perancangan web based application untuk input dan output stok darah I-3
serta database donor dan rancangan model pengintegrasian PMI, masyarakat pengguna darah dan komunitas donor. 1.3 TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian adalah untuk merancang sistem informasi stok darah real time di UTDC PMI Surakarta dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Menghasilkan rancangan proses pengelolaan darah di UTDC Surakarta. 2. Menghasilkan rancangan database komunitas donor online. 3. Menghasilkan rancangan real time blood stock web based application dengan input dan output stok darah menggunakan barcode system. 4. Menghasilkan rancangan model integrated information system dari sistem informasi stok darah yang menggabungkan antara PMI (lebih dari 1 cabang), masyarakat pengguna darah dan komunitas donor. 1.4 MANFAAT PENELITIAN Manfaat yang ingin diperoleh dengan adanya penelitian ini adalah : 1. Mempercepat respon time dari PMI selaku supplier darah terhadap pelayanan donor darah dan permintaan darah yang masuk. 2. Untuk memberikan alternatif pemenuhan kebutuhan darah melalui komunitas donor apabila stok darah PMI tidak mencukupi permintaan. 3. Untuk memberikan rancangan aplikasi sistem informasi stok darah berbasis web kepada UTDC PMI di Surakarta sehingga mempermudah masyarakat pengguna darah untuk mengetahui informasi status stok darah kapanpun dan dimanapun (melalui media internet / sms ). 4. Memberi peringatan kepada UTDC PMI Surakarta sebelum terjadinya out of stock darah. 1.5 BATASAN MASALAH Permasalahan yang ada di dalam penelitian ini memiliki banyak aspek pembentuk sistem informasi darah, sehingga batasan masalah perlu diberikan I-4
dalam rangka mengkerucutkan pembahasan. Batasan masalah dalam tugas akhir ini diberikan sebagai berikut: 1. Perancangan sistem informasi ini dibatasi hanya sampai pada tahap terbentuknya rancangan web based application yang terdiri dari sistem input dan output stok darah serta database donor. 2. Penelitian hanya dilakukan terhadap masalah sistem informasi tanpa memasukkan unsur pembiayaan yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem. 3. Implementasi sistem informasi stok darah real time tidak dibahas dalam penelitian ini. 4. Penelitian sistem informasi stok darah hanya dilakukan di blood bank yang terdapat di UTDC PMI Surakarta dan tidak dilakukan di blood bank yang terdapat di Rumah Sakit di Surakarta. 5. Penelitian dilakukan menurut peraturan yang berlaku di PMI Surakarta, sehingga data yang mengandung kerahasiaan seperti hasil tes serologi dari donor tidak dibahas. 1.6 ASUMSI Sedangkan asumsi-asumsi dalam mendesain sistem informasi stok darah real time di PMI Jawa Tengah ini adalah : 1. Data yang telah dikonfirmasikan ke pihak PMI di Surakarta, dan yang didapat dari literatur PMI Surakarta dianggap valid. 1.7 SISTEMATIKA PENULISAN Bab I Pendahuluan Berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi dan sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini. I-5
Bab II Studi Pustaka Menerangkan serta mengemukakan objek penelitian yaitu PMI Surakarta serta landasan teori yang digunakan sebagai landasan untuk penelitian, baik dari text book, handout kuliah, jurnal maupun berbagai sumber literatur lainnya. Bab ini akan menjelaskan mengenai konsep sistem informasi, metode pengembangan sistem informasi, analisis dan perancangan sistem informasi, konsep database dan konsep dasar pemrograman PHP dan MySQL yang digunakan untuk merancang web based application. Bab III Metodologi Penelitian Bab ini membahas secara terstruktur tahap-tahap yang sudah, telah dan akan dilakukan pada penelitian. Tahap-tahap penelitian dimulai dari tahap observasi pendahuluan, dilanjutkan dengan tahap identifikasi dan analisa sistem, serta tahap perancangan, hingga berakhir pada tahap penarikan kesimpulan dan saran. Bab IV Identifikasi dan Analisis Sistem Bagian ini membahas analisis sistem untuk memahami dan mencari kelemahan sistem yang sedang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. BAB V Perancangan Sistem Berisi tentang desain sistem baru berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan dan perancangan program aplikasi berbasis web. Bab VI Kesimpulan dan Saran Berupa kesimpulan yang dapat diambil dari seluruh pelaksanaan penelitian dan saran-saran untuk implementasi hasil lebih lanjut serta rekomendasi tema riset lain yang dapat dikembangkan. I-6