STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
TAHAPAN ANALISIS SISTEM Donni Prabowo @donnipra donni.web.id ANSI Pertemuan 8
OVERVIEW Kegagalan tahapan analisis akan mengakibatkan kegagalan seluruh sistem yang dibangun. Tahapan Analisis merupakan tahapan yang kritis pada pengembangan suatu sistem informasi. Menjawab beberapa pertanyaan kunci : Apakah Sistem Informasi perlu dikembangkan? Apa alasan pengembangan tersebut? Sistem seperti apa yang akan dikembangkan?
Akibat Kegagalan Analisis Kegagalan dalam tahapan analisis akan berakibat pada 2 hal. Pertama, Sistem informasi gagal untuk dikembangkan. Kedua, yang terburuk, sistem berhasil dibuat akan tetapi sistem tidak cukup berguna untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi dalam manajemen informasi. Biaya sudah terlanjur dikeluarkan tetapi sistem gagal menjalankan fungsinya.
Kegagalan system yang dramatis Ariane 5, yang memulai penerbangan perdana pada juni 4, 1996, berakhir karena ledakan yang disebabkan oleh serangkaian kegagalan perangkat lunak. Taurus, adalah sistem terencana untuk transaksi otomatis pada London Stock Exchange. Proyek dibatalkan pada tahun 1993 setelah berjalan selama 5 tahun. Biaya proyek yang telah dihabiskan sekitar 75 juta pounsdterling, kerugian ke pelanggan diperkirakan sebesar 450 juta dan rusaknya reputasi London Stock exchange tidak bisa dihitung.
Kegagalan system yang dramatis Lanjutan London Ambulance System, diperkenalkan tahun 1992, sistem ini 2 kali mengalami kegagalan pada tahun yang sama. Akibatnya pengiriman ambulance menjadi terlambat dan korban meninggal mengalami peningkatan. Therac-25. Antara tahun 1985-1987 6 orang mengalami overdosis radiasi yang parah karena software untuk mesin terapi radiasi mengalami kerusakan. 3 diantaranya akhirnya meninggal. Akar permasalahannya adalah kurang lengkapnya ujicoba yang dilakukan,kurang teraturnya dokumentasi dan kurangnya quality assurance. www.donni.web.id
Macam-macam Analisis Analisis Kelemahan Sistem Lama Analisis Kebutuhan Sistem Baru Analisis Kelayakan Sistem baru
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau dikembangkan? Amikom tahun 2002 : Pegawai perpustakaan STMIK AMIKOM Yogyakarta telah lama mengeluhkan beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan peng-katalog-an yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan karena lamanya antrian ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku. Di akhir semester laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar, dan penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa?
Generic VS Customized Product Produk generik, yaitu produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh pembuat software. Kedua adalah produk pesanan (custom product), software yang dibuat atas pesanan dari klien. Pada produk jenis kedua mayoritas klien menginginkan sistem informasi baru karena menemukan sistem lama tidak dapat memenuhi tuntutan kebutuhan bisnis terbaru. Pengembangan sistem informasi untuk produk pesanan memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama.
3 pertanyaan kunci Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi? Apa penyebab masalah tersebut? Siapa pemakai akhir dari sistem?
Langkah-Langkah Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pemakai. Dengan mempelajari masalah ini, maka analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar.
Langkah-Langkah Lanjutan Mendefinisikan batasan dan sasaran Mendefinisikan masalah yang dihadapi pemakai Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan Mengidentifikasi pemakai akhir Memilih prioritas penanganan masalah Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar Membuat laporan hasil pendefinisian masalah www.donni.web.id
Sasaran Sistem Informasi Sasaran sistem informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan pada pelanggan. Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem informasi, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, sistem informasi tidak aman.
Masalah dinyatakan dlm pertanyaan Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja Apakah sistem informasi dapat menurunkan biaya Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan
METODE ANALISIS yang sering digunakan PIECES SWOT
PIECES
PIECES OVERVIEW Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
P for Performance Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan dan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Bagian pemasaran kinerjanya diukur berdasarkan volume pekerjaan atau pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
I for Information Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi: Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang Kurangnya informasi yang tepat waktu Terlalu banyak informasi Informasi tidak akurat
I for Information Lanjutan Permasalahan yang dihadapi terkait dengan OUTPUT data : Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan dibanyak tempat. Kekakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan. www.donni.web.id
E for Economy Ekonomis barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dapat disimak berikut ini: Biaya Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak ke sumber Biaya terlalu tinggi Keuntungan Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi Pemasaran saat ini dapat diperbaiki Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.
C for Control Keamanan atau kontrol yang lemah : Input data tidak diedit dengan cukup Kejahatan (misalnya penggelapan atau pencurian) terhadap data Etika dilanggar pada data atau informasi-mengacu pada data atau informasi yang diakses orang yang tidak berwenang. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database-database yang berbeda. Peraturan atau panduan privasi data dilanggar (atau dapat dilanggar) Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin atau perangkat lunak) Error pembuatan keputusan terjadi.
C for Control Lanjutan Kontrol atau keamanan berlebihan : Prosedur birokratis memperlamban sistem Pengendalian menggangu para pelanggan atau karyawan Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan. www.donni.web.id
E for Eficiency Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan dengan input yang sekecil mungkin. Untuk melihat apakah efisiensi dari suatu sistem baik atau tidak dapat dengan melihat indikatior-indikator berikut ini: Orang, mesin atau komputer membuang-buang waktu Data secara berlebihan di input atau disalin Data secara berlebihan di proses Informasi secara berlebihan dihasilkan Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
S For Services Analisis untuk menilai kualitas dari suatu sistem dapat dilihat dari kriteria-kriteria berikut ini : Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem tidak fleksibel
STUDI KASUS
STUDI KASUS Pegawai perpustakaan STMIK AMIKOM Yogyakarta telah lama mengeluhkan beban kerja yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan peng-katalog-an yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan karena lamanya antrian ketika akan meminjam ataupun mengembalikan buku. Di akhir semester laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar, dan penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam.
Analisis Performance Response Time : rata-rata transaksi peminjaman membutuhkan waktu 5 menit per transaksi. Adapun pengembalian rata-rata 1 menit. Throughput : perjam hanya bisa dilayani sekitar 12 peminjam saja. Rekomendasi : dibutuhkan sistem baru yang bisa meningkatkan response time menjadi 1 menit perorang sehingga 1 jam bisa melayani sekitar 30-40 orang
Analisis Informasi Akurasi : banyak informasi tentang jumlah buku yang tidak akurat, data peminjam, penghitungan denda, data buku belum dikembalikan dll Uptodate : katalog tidak bisa diupdate dengan cepat sehingga banyak koleksi buku baru yang belum bisa ditampilkan pada katalog buku yang bisa dipinjam. Relevan : Informasi sudah relevan. APA REKOMENDASI NYA???
Analisis Economy Penggantian kartu anggota secara rutin bisa membebani anggaran. Banyak koleksi buku yang hilang juga membebani anggaran. Denda yang tidak akurat perhitungannya mengurangi pendapatan perpustakaan APA REKOMENDASI NYA???
Analisis Control Perhitungan Denda bisa dimainkan oleh petugas Data yang tersimpan dalam bentuk arsip kertas rentan terhadap kerusakan Pengendalian jumlah koleksi sesungguhnya dengan jumlah koleksi terdata sulit dilakukan APA REKOMENDASI NYA???
Analisis Eficiency Perlu banyak petugas untuk melakukan pelayanan transaksi peminjaman maupun pengembalian Komputer belum diberdayakan untuk mendukung pelayanan perpustakaan APA REKOMENDASI NYA???
Analisis Services Pelayanan peminjaman dan pengembalian terlalu lama Layanan pelaporan laporan ke Pihak Manajer juga tidak bisa cepat dan real time Pegawai perpustakaan mengeluhkan beban kerja yang sangat tinggi APA REKOMENDASI NYA???
DISKUSI KELOMPOK Silahkan lakukan ANALIS PIECES pada kasus yang kelompok kalian ambil. Tulis dalam secarik kertas dan mari kita diskusikan di depan.
TIPS : LAYOUT agar lebih mudah di baca.
What the next? Pertemuan selanjutnya kita akan diskusikan mengenai Analisis Kelemahan Sistem Silahkan pelajari di rumah/kos terlebih dahulu.
See You No dream is too big, and no dreamer is too small - Turbo Movie.