TRANSFORMASI KOLEKSI UIANA PERPUSTAKAAN UI MENJADI PERPUSTAKAAN DIGITAL: SEBUAH TANTANGAN DAN PELUANG Nurintan Cynthia Tyasmara Abstrak Sebuah perpustakaan digital hanya menyediakan dokumen digital sebagai koleksinya dan memberikan layanan optimal pada pemutaka. Selama ini koleksi UIANA masih menyediakan dokumen fisik dan digital (perpustakaan hybrid). Sejak 2013, karya akhir diberikan dalam bentuk unggahan secara mandiri. Dengan fungsi perpustakaan digital yang menyediakan kebutuhan pemustaka dimana saja dan kapan saja, maka diharapkan koleksi UIANA dapat bertransformasi sepenuhnya menjadi sebuah perpustakaan digital.tulisan ini bertujuan untuk mengkaji koleksi UIANA untuk dapat bertransformasi menjadi perpustakaan digital dengan sistem unggah sebagai pijakan awal. Kata kunci: perpustakaan ; perpustakaan digital ; transformasi ; UIANA ; Sistem Unggah 1. PENDAHULUAN Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat (Basuki, 1991). Namun seiring dengan makin berkembangnya teknologi informasi dan komputasi, manusia saat ini banyak mengenal koleksi perpustakaan yang tidak tercetak seperti ebook dan ejournal. Maka muncullah istilah perpustakaan digital atau digital library. Koleksi UIANA merupakan koleksi lokal karya sivitas akademika Universitas Indonesia yang berupa jenis koleksi seperti skripsi, tesis, disertasi, artikel, laporan penelitian, paper, makalah non seminar, karya akhir, dll. Untuk menghimpun koleksi UIANA perpustakaan UI sampai akhir tahun 2012 mewajibkan lulusan menyerahkan satu eksemplar hard cover karya akhir dan CD yang berisi file digital karya akhirnya. Namun pada awal 2013, diberlakukan ketentuan yaitu mahasiswa mengunggah secara mandiri karya akhirnya pada suatu sistem (yang selanjutnya disebut Sistem Unggah). 1
Berdasarkan fungsi perpustakaan perguruan tinggi dan Sistem Unggah yang berlaku di UI sebagai upaya menghimpun karya sivitas akademika UI maka tulisan ini bertujuan untuk mengkaji koleksi UIANA untuk dapat bertransformasi menjadi perpustakaan digital dengan sistem unggah sebagai pijakan awal. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan dan Perpustakaan Digital Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurun tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Basuki, 1991). Suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat digunakan oleh pengguna jasa layannya. Selain buku, di dalamnya juga terdapat bahan cetak lainnya seperti majalah, laporan, pamphlet, prosiding, manuskrip atau naskah, lembaran musik, dan berbagai karya audiovisual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, serta bentuk mikro seperti mikrofil, mikrifis, dan mikroburam (Suwarno, 2010). Namun seiring dengan makin berkembangnya teknologi informasi dan komputasi, manusia saat ini banyak mengenal koleksi perpustakaan yang tidak tercetak seperti ebook dan ejournal. Maka muncullah istilah perpustakaan digital atau digital library. Istilah perpustakaan digital dipopulerkan oleh NSF/DARA/NASA Digital Library Intiatives pada 1994 yang menekankan bukan pada teknologinya namun pengalaman pemustaka (Fox, 1999). Rangkuman dari workshop yang diadakan pada 1991 dan 1992 yang mengangkat isu perpustakaan digital yang selanjutnya disebut perpustakaan elektronik menyebutkan bahwa definisi National Electronic Library adalah ; 1. Layanan 2. Arsitektur 3. Seperangkat sumber daya informasi, database dari teks, nomor, grafik, suara, video, dsb. 2
4. Seperangkat alat dan kemampuan untuk menempatkan, menemukan kembali, dan menggunakan sumber informasi yang tersedia (Borgman, 1999). 2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Institutional Repository Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Sehingga perpustakaan membantu untuk melaksanaakan ketiga dharma tersebut (Basuki, 1991). Istilah Institutional Repository atau Simpanan kelembagaan merujuk ke sebuah kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu.simpanan kelembagaan seringkali dikaitkan dengan upaya menghimpun karya-karya sivitas akademika dalam bentuk artikel-artikel yang kemudian akan dikirim ke jurnal. Berkat teknologi komputer yang memudahkan pembuatan, penyuntingan pengiriman maupun penempatan artikel di jaringan internet maka tercipta peluang bagi setiap orang untuk menerbitkan karya mereka tanpa harus mengikuti proses pemuatan di jurnal-jurnal resmi. Institutional repository bermuara juga di perpustakaan digital yang melanjutkan ruh kepustakawanan sebagai penghimpun pengetahuan yang dapat dipercaya oleh komunitas pengguna pengetahuan itu (Pendit, 2009). 2.3 UIANA dan Sistem Unggah Koleksi UIANA merupakan koleksi lokal karya sivitas akademika Universitas Indonesia yang berupa jenis koleksi seperti skripsi, tesis, disertasi, artike,laporan penelitian, paper, makalah non seminar, karya akhir, dll. Untuk menghimpun koleksi UIANA, perpustakaan UI sampai akhir tahun 2012 mewajibkan lulusan menyerahkan satu eksemplar hard cover karya akhir dan CD yang berisi file digitalkarya akhirnya.namun pada awal 2013, diberlakukan ketentuan yaitu mahasiswa mengunggah secara mandiri karya akhirnya pada suatu sistem (yang 3
selanjutnya disebut Sistem Unggah). Pustakawan akan memeriksa unggahan dan apabila telah lengkap maka mahasiswa yang bersangkutan dapat menyerahkan karya akhirnya ke perpustakaan. Sistem Unggah Karya Akhir di Universitas Indonesia memiliki tujuan agar UI memiliki repository ilmiah, serta agar terdapat digitalisasi karya ilmiah dan segera menggantikan yang manual an kualitas karya ilmiah terjaga dengan menghindari plagiarisme. Selain itu karya ilmiah yang diunggah akan diberikan nomer indentitas berupa DOI (Digital Object Identifier). Pendataan karya ilmiah ini juga dapat memudahkan dalam menghitung jumlah aktivitas seorang dosen dalam membimbing atau mengikuti pengembangan ilmu pengetahuan. Sistem Unggah merupakan respon positif UI dalam menyikapi edaran Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementrian Pendidikan dan Keburayaan Nomor 152/E/T/2012 tentang publikasi karja ilmiah dari Perguruan Tinggi Indonesia yang masih rendah jika dibandingkan dengan Malaysia. Sehingga mahasiswa program Sarjana harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah, mahasiswa program Magister harus telah menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah nasional diutamakan yang terakreditasi Dikti, dan program Doktor yang harus telah menghasilkan makalah yang diterima untuk terbit di jurnal internasional. Sistem unggah mulai diberlakukan pada semester gasal 2012/2013.Caranya cukup mudah dengan membuka lamanlib.ui.ac.id/unggah kemudian masuk dengan akun Single Sign On (SSO) UI. Pada bagian atas terdapat panduan penggunggahan serta panduan penulisan baik naskah lengkap, naskah ringkas maupun formulirformulir yang harus diunggah. Berikut ini merupakan alur penyerahan tugas akhir dengan Sistem Unggah. 4
Gambar 1. Prosedur pengunggahan dan pengumpulan tugas akhir (sumber: lib.ui.ac.id/unggah/panduanpenulisan diakses pada Minggu, 19 Oktober 2014) 3. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 3.1 Koleksi UIANA Saat Ini Saat ini koleksi UIANA merupakan perpustakaan hybrid yaitu perpustakaan yang menyediakan koleksi tercetak dan digital pada pemustaka. Koleksi UIANA yang berjenis OPEN dapat diakses oleh sivitas UI maupun non UI baik fisik maupun digitalnya. Koleksi berjenis OPEN merupakan karya akhir yang terbit pada tahun 2008 sampai sekarang. Sedangkan koleksi UIANA berjenis MEMBERSHIP yang merupakan karya akhir yang terbit di bawah tahun 2008 apabila terdapat file digital hanya dapat diunduh oleh sivitas UI. Namun koleksi tercetak dapat diakses oleh sivitas UI maupun Non UI di Perpustakaan UI Lantai 3.Vandalisme masih sering pada koleksi UIANA sehingga upaya transformasi menjadi perpustakaan digital bisa dijadikan sebuah pilihan yang tepat. 5
3.2 Transformasi Menjadi Perpustakaan Digital Sistem Unggah merupakan salah satu awal bagi koleksi UIANA menjadi sebuah perpustakaan digital.pemustaka dapat mengunggah sendiri karyanya dalam sebuah sistem yang telah disiapkan oleh UI. Pustakawan kemudian memeriksa unggahan mahasiswa lalu dapat memberikan komentar apakah unggahan tersebut telah lengkap atau perlu perbaikan. Mahasiswa dapat melihat kembali status unggahan di mana saja dan kapan saja serta memantau apakah unggahannya telah diperiksa atau masih perlu perbaikan. Semua proses ini berlangsung virtual dan hanya mengandalkan koneksi internet. Apabila perpustakaan digital untuk koleksi UIANA akan mulai diterapkan, maka selanjutnya mahasiswa tidak perlu menyerahkan satu eksemplar karya akhirnya. Ia hanya perlu mengunggah file digital karya akhir pada sistem unggah. Selanjutnya pustakawan dapat memproses karya akhir yang telah diunggah sesuai standar dan ketentuan pengolahan yang berlaku. Tidak adanya koleksi fisik yang diolah dapat mempercepat proses pengolahan koleksi. Bila sebelumnya pustakawan harus menempelkan label, memberi stempel, menyusun di rak maka proses yang dilakukan hanyalah mengolah koleksi di komputer. Proses itu terdiri dari pemberian watermark, bookmark, footer, hingga mensecured pdf koleksi file digital. Kemudian pustakawan memasukkan metadata pada Lontar sehingga pemustaka dapat mengaksesnya melalui OPAC. Adanya kebijakan yang tepat mengenai siapa saja yang dapat mengunduh karya UIANA harus direncanakan dalam transformasi ini. Kebijakan apakah hanya sivitas UI saja yang dapat mengaksesnya ataukah Non UI hanya dapat membaca abstraknya haruslah jelas. Sehingga semua pihak mendapatkan keuntungan dari perubahan positif ini. 3.3 Peluang dan Tantangan Koleksi UIANA menjadi Perpustakaan Digital Dalam mewujudkan perpustakaan digital bagi Koleksi UIANA, masih terdapat beberapa peluang dan tantangan yang harus dilakukan, antara lain: 6
1. Kesiapan seluruh pihak dalam menyongsong perubahan (SDM dan Dana) Dana dibutuhkan dalam membangun infrastruktur sebuah perpustakaan digital, baik dimulai dari pengadaan hingga perawatan. Apabila perpustakaan digital telah berjalan, IT harus terus memutar otak untuk siap akan perubahan teknologi informasi yang akan terjadi beberapa waktu ke depan. Perpustakaan digital harus selalu update akan perubahan teknologi. Kesemuanya itu membutuhkan kesiapan baik dana dan sumber daya manusia. 2. Sosialisasi optimal Sistem Unggah di setiap Fakultas Mahasiswa seringkali banyak yang belum mengetahui bahwa sejak tahun 2013 berlaku Sistem Unggah sehingga pustakawan harus menjelaskan dari awal prosedur unggah. Meskipun mahasiswa telah mengetahui Sistem Unggah dan mengunggah dengan benar ia juga masih membawa CD karena di fakultas masih ada ketentuan penyerahan CD. Apabila transformasi ini terjadi maka haruslah diadakan sosialiasi yang optimal tentang penggunaan Sistem Unggah. 3. Sumber Daya Manusia yang mumpuni dan mau memperbaharui pengetahuan terutama teknologi. Perpustakaan digital tidak selalu soal teknologi, melainkan pemberian layanan yang maksimal pada pemustaka. Dalam tulisan yang banyak mengangkat tentang UIANA ini, staf di bagian UIANA diharapkan dapat memberikan ide dan kontribusi nyata mengenai sistem baru yang akan dilaksanakan. Pemeriksaan unggahan mahasiswa harus dilakukan secara berkala sehingga tidak ada lagi mahasiswa yang datang dan menanyakan bahwa unggahan belum diperiksa. Hingga saat ini koleksi UIANA merupakan perpustakaan hybrid menyebabkan pustakawan masih mengerjakan pekerjaan rutin lainnya sehingga pemeriksaan unggahan terbengkalai. Hal ini juga terjadi saat deadline unggah tiba, mahasiswa lebih suka mengunggah di saat deadline hingga terjadi penumpukan jumlah unggahan. 7
Staf pada bagian pengolahan koleksi juga lebih sigap dan cepat dalam mengolah koleksi karena makin banyak teknologi yang memudahkan pustakawan seperti pemberian watermark, footer, dll. Pada bagian layanan, apabila perpustakaan digital telah berjalan maka akan disediakan sebuah layar televisi yang memutar panduan menelusur OPAC bagi pemustaka. Sebelumnya staf telah menyiapkan sebuah video berupa panduan singkat/tutorial yang nantinya diputar di tempat yang strategis. Video ini dapat digunakan pemustaka terutama pemustaka yang berasal dari Non UI. Saat periode unggah karya akhir tiba, akan diputar video tutorial cara mengunggah tugas akhir. Bagian UIANA juga dapat menempatkan satu staf yang berfokus pada Sistem Unggah saat periode Unggah berlangsung, yang biasanya terjadi pada bulan Desember-Januari atau Juni-Agustus. Pustakawan dapat memberikan layanan dalam bentuk chatting yang selalu stand by menjawab pertanyaan mengenai Sistem Unggah. Staf IT juga dapat memberikan kontribusi dengan memastikan bahwa system tidak down terutama saat waktu pengunggahan sedang traffic. Apabila perpustakaan digital telah berhasil dijalankan, maka pustakawan berada di balik layar untuk melayani pemustaka dalam pencarian koleksi. 4. Kualitas pemeriksaan unggahan yang baik. Banyaknya komponen yang harus diperiksa menyebabkan beberapa hal sering terlewatkan saat diperiksa seperti daftar pustaka, halaman yang bertanda tangan, maupun susunan halaman yang terkadang acak. Apabila perpustakaan digital akan diterapkan maka kualitas pemeriksaan harus ditingkatkan karena perpustakaan hanya bertumpu pada file digital yang diunggah mahasiswa (tidak ada back up CD maupun hard cover). Pustakawan harus memeriksa secara mendetail dan menyeluruh dengan teliti setiap karya yang diunggah. 8
5. Pemberian bimbingan pada pemustaka mengenai sistem pencarian koleksi UIANA Apabila koleksi UIANA sepenuhnya bertransformasi menjadi perpustakaan digital, bukan tidak mungkin banyak orang yang merasa kebingungan saat ingin membaca fisik koleksi tersebut. Mengingat pengunjung koleksi UIANA di Perpustakaan UI Lantai 3 mayoritas adalah pengunjung Non UI. Sehingga peran pustakawan pada awal sistem ini dijalankan sangat besar untuk menjelaskan bagaimana temu kembali koleksinya hingga pemustaka mendapatkan koleksi yang diinginkan sesuai kebutuhan. Selanjutnya, ketika perpustakaan digital telah dijalankan untuk memberikan panduan kepada pengguna dapat membuat sebuah video yang selalu diputar di dalam perpustakaan. Pemustaka akan melihat video itu yang isinya memandu cara-cara mencari koleksi di OPAC. Pada periode unggah tugas akhir tiba, akan ditambahkan pemutara video berupa panduan/tutorial pengunggahan tugas akhir. Pustakawan berada di balik layar dengan melayani pemustaka yang membutuhkan diskusi/tanya jawab berupa chatting dengan pemustaka. Setiap tahun Perpustakaan UI turut serta dalam kegiatan Orientasi Belajar Mahasiswa (OBM) pada kelas Information Literacy (IL). Hal tersebut juga merupakan waktu yang tepat bagi pustakawan untuk mensosialisasikan koleksi perpustakaan (tercetak maupun non tercetak) dan koleksi UIANA. Selama ini kegiatan OBM hanya diberikan pada mahasiswa jenjang Sarjana, namun akan lebih baik apabila mahasiswa jenjang Magister juga mendapat kegiatan OBM mengingat kebutuhan penelusuran informasi mahasiswa S2 lebih banyak dibanding S1. 9
6. Kebijakan yang tepat bagi pemustaka untuk mendapatkan file digital karya UIANA. Jika tujuan perpustakaan digital adalah memudahkan kemudahan akses bagi pemustaka maka hal ini patut untuk direncanakan dengan matang agar tidak meleset dari tujuan awal. Tentunya kita tidak ingin para pencari informasi dengan mudahnya mengakses namun menyalahgunakan informasi yang telah kita proses sedemikian rupa. 7. Pemeliharaan data digital Data yang tersimpan dalam Sistem Unggah yang kemudian akan diolah oleh pustakawan seringkali tidak dapat ditemukan. Masih belum dapat ditemukan jawaban pasti dari kasus tersebut. Jika Sistem Unggah akan terus digunakan dan sebagai pijakan awal koleksi UIANA sebagai perpustakaan digital, staf IT bekerja sama dengan pustakawan harus mulai memikirkan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi seperti server down, kemungkinan data hilang saat perpindahan Sistem Unggah ke Lontar, dan lain sebagainya. 5. PENUTUP Sistem Unggah yang telah dijalankan hingga kini masih memiliki beberapa kelemahan dan juga kekurangan. Namun seiring berjalannya waktu, banyak ide-ide baru yang akan dikembangkan untuk menyempurnakan sistem ini. Untuk bertransformasi menjadi sebuah perpustakaan digital juga diperlukan sebuah upaya yang besar dan koordinasi dari berbagai pihak. Sehingga dengan adanya tahap awal yaitu system unggah diharapkan menjadi gerbang awal yang tepat untuk memulai semuanya. Kesiapan dari seluruh pihak tanpa terkecuali sangat diharapkan untuk kelancaran perpustakaan digital ini. DAFTAR PUSTAKA Basuki, Sulistyo. (1991). Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pendit, Putu Laxman. (2009). Perpustakaan digital kesinambungan&dinamika. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri 10
Suwarno, Wiji. (2010). Pengetahuan dasar kepustakaan. Bogor:Penerbit Ghalia Indonesia Borgman, Christine L. (1999). What are digital libraries? Competing visions. Information Processing and Management, 35, 227-243. Fox, Edward A. (1999). The digital libraries initiatives: Update and discussion. Bulletin of American Society for Information Science, 26.Accessed on October 19, 2014, from http://www.asis.org/bulletin/oct-99/fox.html 11