Tugas : Sistem Informasi Nama : Dwi Budi Santoso Kelas : Pagi CRYSTAL REPORT 2008 Komputer dapat menyimpan dan memproses data dalam jumlah sangat besar, dan dengan perkembangan kemajuan teknologi yang tidak pernah berhenti, kemampuannya sering membingungkan. Saat ini, tantangan utama untuk mendapatkan nilai lebih dari sistem komputer adalah dengan cara memberikan informasi yang berguna untuk orang-orang. Dalam bisnis dan lingkungan perusahaan, menyusun dan menyajikan informasi dari sebuah dokumen disebut dengan laporan. Dokumen-dokumen ini umumnya terdiri dari beberapa halaman yang dapat mencakup teks, angka, bagan, peta, dan ilustrasi. Laporan yang baik adalah laporan yang menyajikan fakta yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat. Crystal report merupakan sebuah software aplikasi pembuatan laporan yang sering dipakai, baik oleh programmer yang mengintegrasikannya dalam sebuah program ataupun bisa juga untuk membuat laporan tersendiri. Fitur Utama Crystal Report 2008 Crystal Reports 2008 adalah tools yang powerful, dinamis dan solusi pelaporan yang dapat membantu anda mendesign, mengeksplorasi, memvisualisasi, dan mengirim laporan via web atau ditampilkan dalam sebuah enterprise aplikasi. Dibuat oleh Business Object sebuah perusahaan yang terafiliasi dengan SAP Company. Dapat dibuat oleh user tanpa perlu bahasa pemrograman. Dan dapat mengurangi ketergantungan dengan pihak IT dan programmer dalam pembuatan laporan. Apabila di tempat kerja anda sering membuat laporan bersumber dari data seperti misalnya Microsoft Access, SQL Server, Oracle Server, SAP dan lain-lain, anda dapat membuat laporannya dengan menggunakan Crystal Report 2008. Tools ini dapat membaca lebih dari 100 tipe database yang berbeda. Crystal Reports 2008 sudah dapat terintegrasi dengan Flash, Flex dan Excelcius. Mendukung teknologi Java dan.net development technology. Laporan secara mudah ditampilkan di HTML dan dipublish ke Web hal ini dapat menjadi sebuah keputasan bisnis yang lebih baik diseluruh level organisasi. Membuat format laporan
Tugas utama seorang pembuat laporan adalah, sebagai contoh crystal report adalah untuk mengambil data dari sebuah database ke dalam bentuk yang lebih menarik, logis dan dalam format yang bisa dimengerti serta dibaca. Dengan crystal report, anda sudah mempunyai bekal yang cukup untuk memberikan tampilan laporan seperti yang anda inginkan, tanpa harus menjadi seorang formatting master. Crystal report menawarkan absolute dan conditional formatting, maksudnya : Absolut format memungkinkan Anda untuk memasukkan teks, judul, grafik, peta, kolom angka, cross-tab, dan grafis yang cukup banyak di mana saja yang Anda inginkan pada layar. Anda dapat menangani bentuk cetakan. Anda dapat mengoptimalkan untuk layar menampilkan atau untuk mencetak di atas kertas. Ini adalah yang paling dekat dengan kebebasan dalam laporan penciptaan - tetapi tidak cukup. Absolute formatting : memungkinkan Anda untuk memasukkan teks, judul, grafik, peta, kolom angka, cross-tab, dan grafis yang cukup banyak di mana saja yang Anda inginkan pada layar. Anda dapat menangani bentuk cetakan. Anda dapat mengoptimalkan untuk tampilan di layar atau untuk mencetak di kertas. Conditional formatting : satu langkah lebih bagus dari absolute formatting. Dengan format kondisional, setiap kali terjadi perubahan data dalam laporan, formula yang anda masukkan akan membuat perubahan pula pada tampilan laporan. Barcode Generator Jika anda berbelanja di supermarket atau swalayan, maka anda akan selalu menemukan barcode pada setiap produk. Barcode merupakan identitas dari setiap produk yang di jual. Barcode juga merupakan pengenal atau identitas dari setiap inventori di gudang perusahaan, furniture di kantor, bahkan juga sebagai identitas ternak di peternakan. Crystal report menyediakan kemampuan untuk membuat barcode. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya yang mahal untuk membuat barcode. Cukup dengan menyediakan tinta printer dan label stok. Meningkatkan kualitas laporan dengan rumus dan fungsi kustom
Di bagian atas sudah disebutkan bahwa conditional formatting menggunakan rumus untuk membuat perubahan laporan. Anda bisa menggunakan rumus untuk hal yang lebih dari itu. Sebuah rumus seperti sebuah program komputer kecil yang bisa mengerjakan perhitungan atau manipulasi data yang lain sebelum menampilkan hasil. Ini membuat crystal report lebih dari sekedar aplikasi report writer biasa, karena mampu membuat data anda ditampilkan dalam bentuk yang sangat baik. Dengan menggunakan rumus, anda bisa membuat laporan dengan memilih record tertentu (atau sebuah kumpulan record) dan menampilkannya dalam format yang anda inginkan. Semua bentuk flow-control structure (If-Then-Else, Select Case, For, While Do, and Do While) bisa digunakan. Dan setelah anda membuat rumus tertentu untuk digunakan nanti, anda bisa menyimpannya dalam custom function. Custom funcion akan ditambahkan ke dalam function standard crystal report, dan akan ditempatkan dalam satu tempat. Tampilan visual grafik dan peta Crystal report memiliki kemampuan yang baik dalam menampilkan data yang berbentuk grafik. Hampir semua bentuk grafik yang biasa digunakan ada di crystal report, sehingga tampilan data anda lebih berarti. Jika anda mempunyai data geografis, crystal report bisa menampilkannya dalam sebuah peta yang menunjukkan negara, wilayah, propinsi atau kota. Berbagai metode tersedia untuk menampilkan nilai-nilai khusus, seperti warna, berbagai macam simbol, dan bahkan grafik. Integrasi Xcelcius Tool desain Xcelcius adalah produk pendamping yang terintegrasi dengan crystal report. Anda bisa menggunakannya untuk membuat skenario what-if yang apabila terjadi perubahan parameter input, akan mengakibatkan perubahan dalam indikator visual. Integrasi Adobe Flash Anda juga bisa menambahkan animasi flash dalam crystal report, termasuk grafik dinamis, tampilan grafis, dan bahkan video. Data dalam laporan dapat ditampilkan dalam cara yang dinamis, menggunakan flash. Crystal report 2008 memudahkan anda dalam menambahkan flash ke dalam laporan anda. Menampilkan laporan Saat ini, crystal report dirancang untuk didistribusikan di lingkungan bisnis. Anda dapat membuat laporan untuk ditampilkan di jaringan komputer LAN kantor, atau dapat juga di tampilkan di web supaya bisa diakses lewat browser. Mendistribusikan Laporan
Anda bisa menyampaikan laporan anda kepada penerima laporan dengan berbagai cara : mencetak lewat printer, mengirim lewat mesin faxcimile, atau bisa juga mengekspor laporan ke dalam berbagai format file. Jika anda memilih cara yang terakhir, crystal report mendukung berbagai jenis file, termasuk HTML supaya bisa diakses via web. Satu peringatan disini bahwa jika anda mengekspor laporan ke dalam format selain format asli crystal report(.rpt), anda mungkin akan kehilangan beberapa format laporan. Anda bahkan bisa mengekspor secara langsung ke salah satu aplikasi, seperti microsoft word atau lotus domino. Dalam hal ini crystal report akan langsung menjalankan aplikasi target dan membuka laporan anda di dalam aplikasi tersebut. Sebagai contoh disini adalah jika anda mengekspor ke dalam dokumen word(.doc), maka crystal report langsung akan membuka microsoft word, dan laporan anda akan langsung tampil di dalamnya. Input data crystal report Input data dari sebuah laporan tidak kalah pentingnya dengan output data. Crystal report memiliki kelebihan dalam hal ini. Dia dapat menerima data dari berbagai sumber data, termasuk database komputer seperti Microsoft Access, oracle, IBM DB2, Micorsoft SQL Server, dll. Pada dasarnya, jika anda memiliki data input dari data source yang umum digunakan saat ini, crystal report dapat menanganinya. Menampilkan Laporan Dengan Crystal Report Seperti yang anda harapkan, anda bisa membuat lebih dari sekedar pembuatan laporan dan modifikasi laporan dengan crystal report. Anda juga bisa menampilkan laporan/report yang sudah ada. Ini memiliki keuntungan besar daripada anda membaca laporan yang tercetak. Syaratnya adalah Crystal Report sudah terinstall di komputer anda. Untuk menampilkan laporan yang sudah ada ikuti langkah-langkah berikut : 1. Jalankan crystal report Setelah crystal report terbuka, anda bisa memilih apakah akan membuat file baru atau membuka laporan yang sudah ada. Beberapa laporan terakhir yang pernah dibuat akan ada dalam daftar. 2. Pilih laporan yang ingin di tampilkan, kemudian klik OK
Gb1. Halaman awal menawarkan beberapa pilihan Gb 2. Menampilkan laporan dalam sekejap 3. Menjelajahi laporan
Gerakkan scroll dalam laporan, dan bergerak maju mundur antar halaman. Jika report / laporan mengandung hyperlink, anda akan dibawa ke lokasi lain dalam report yang sama atau report yang berbeda. 4. Jika anda sudah selesai melihat report, pilih file close untuk menutup file. MEMBUAT LAPORAN SEDERHANA Pada saat anda menjalankan crystal report, mungkin anda akn melakukan satu dari tiga hal berikut : 1. Membuat report baru 2. Merubah / modifikasi sebuah report 3. Menjalankan report yang ada dalam database Anda menggunakan laporan untuk mengambil data dari database, memprosesnya, format, dan akhirnya menampilkan output data tersebut ke dalam printer, layar komputer atau web. Menemukan contoh database Crystal report memiliki contoh database yang bisa anda gunakan untuk latihan yaitu database microsoft access xtreme.mdb. Jika anda tidak memiliki file ini, silakan download dari http://support.businessobjects.com/downloads/samples.asp. Database xtreme.mdb ini sudah berisi table-table beserta sample data sehingga dapat bisa langsung anda gunakan untuk latihan. Memulai Crystal Report 2008 Langkah pertama dalam pembuatan report/laporan adalah menjalankan software aplikasi crystal report seperti yang tampak pada gambar 1. Setelah itu, halaman awal crystal report akan tampil seperti tampak pada gambar 2. Anda bisa memilih cara yang berbeda dalam memulai pembuatan report baru. Anda bisa memilih menggunakan wizard atau memulai dengan laporan kosong. Atau bisa juga membuka laporan yang sudah ada dan memodifikasinya. Membuat laporan dangan pilihan Blank Report Jika anda ingin membuat laporan dengan pilihan blank report atau laporan kosong, anda perlu memutuskan hal-hal berikut : Tabel dalam database yang berisi data yang anda inginkan Data tertentu dalam tabel tersebut
Manipulasi yang bagaimana sehingga menghasilkan informasi sesuai dengan yang anda inginkan Format laporan yang anda inginkan seperti apa Apakah anda ingin menampilkan laporan dalam printer hitam-putih, printer berwarna, layar komputer, atau di web site Nah anggap saja anda sudah memutuskan, untuk membuat laporan baru, ikuti langkahlangkah berikut : 1. Jalankan Crystal Report 2. Pilih blank report Dialog box database expert akan tampil, seperti tampak pada gambar 3 dibawah, yang memungkinkan anda untuk menemukan lokasi database. Gb 3. Dialog box database expert menunjukkan lokasi database 3. Di panel available data source, klik tanda plus ( + ), di sebelah kiri untuk membuat koneksi baru untuk meng expand. Ini adalah Folder yang anda pilih, jika ingin membuat laporan dari awal. Sekali anda terkoneksi ke database, crystal report akan mengingatnya untuk laporan berikutnya. 4. Double click database yang sesuai dengan data source anda Crystal report mengenali berbagai tipe database yang berbeda. Anda harus memilih tipe yang benar. Jika anda tidak familiar, mintalah bantuan orang yang tahu akan hal ini. Untuk contoh berikut ini, double click Access/Excel(DAO). Dialog box Access/excel akan muncul. Seperti gambar 4 berikut.
Gb 4. Dialog bix Access / Excel DAO 5. Click tombol ellipsis (...) di sebelah kanan kotak database name Dialog box open akan muncul, jika anda beruntung, akan menunjukkan folder yang berisi file database xtreme.mdb 6. Temukan database xtreme.mdb di komputer anda, kemudian klik tombol open. Kembali ke dialog box Access/Excel, klik finish Database expert muncul kembali dengan database xtreme.mdb terkoneksi. Koneksi dapat dikatakan sukses jika anda dapat melihat Add Command, Tables, View, dan Stored procedure, tampil dalam daftar dibawah connection dalam panel available data source.
Gb 5. Database xtreme.mdb terkoneksi ke dalam report 7. Expande node tables, double klik table yang anda inginkan sebagai data laporan Sebagai contoh double click product. Table product akan berpindah dari available data source ke selected tables. Gb 6. Tabel product sudah dipilih 8. Klik OK untuk menutup database expert
Sebuah laporan/report kosong akan muncul. Gb 7. Laporan kosong Tab desain di sebelah kiri menunjukkan 5 section report : a. Report header : hanya muncul di atas laporan, hal pertama yang dilihat b. Page header : muncul di bawah report headerdan di atas semua page lain dalam report c. Detail : Isi utama laporan d. Report footer : muncul setelah detail informasi terakhir dalam laporan e. Page footer : muncul di bagian bawah setiap halaman report Toolbar di bagian atas memberikan anda akses instan ke sejumlah feature utama report. Mungkin anda sudah familiar dengan beberapa toolbar tersebut karena tidak jauh beda dengan beberapa aplikasi windows yang lain. 9. Sampai sini anda sudah berhasil membuat laporan kosong baru dengan status sudah terkoneksi ke database. Berikutnya adalah mendesain report Desain Report 1. Anda bisa menambahkan sebuah logo di bagian header. Gunakan menu insert picture untuk melakukannya.
2. Tambahkan title dalam report header. Gunakan ikon insert text object 3. Memilih field yang akan di munculkan di report. Drag and drop field pada table yang anda inginkan ke detail section.
4. Modifikasi kolom heading untuk memperbagus tampilan
5. Preview Report Klik print preview untuk melihat hasil akhir report anda
Report anda sudah berhasil dibuat. Simpan dan gunakan sesuai keperluan anda. Semoga bermanfaat. Sumber : ALLEN G. TAYLOR (2008) Crystal Reports 2008 For Dummies