BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Sistem yang berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Jogianto (2005: 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul ada dan terjadi (Hutahaean, 2014). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu struktur yang memiliki unsur yang saling berhubungan atau berkaitan yang masing-masing saling bekerja sama untuk mencapai sebuah tujuan yang sama. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Informasi adalah sekumpulan data yang memiliki makna atau arti yang nantinya dapat memecahkan suatu permasalahan. Sistem Informasi adalah sebuah proses pengumpulan dan pengolahan data yang nantinya menjadi sebuah informasi, lalu
7 akan menghasilkan sebuah hasil akhir yang dapat membantu dalam pengambilan suatu keputusan (Hafiz, 2014). 2.3 Pengertian Inventori Sistem Inventori merupakan proses mengelola pengadaan atau persediaan barang di gudang. Persediaan, diterjemahkan dari kata Inventori, adalah berupa timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung. Persediaan juga dapat diartikan sebagai sejumlah bahan atau barang yang disediakan oleh perusahaan, baik berupa barang jadi, bahan mentah, maupun barang dalam proses yang disediakan untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan guna memenuhi pemintaan konsumen setiap waktu (Margaretha). 2.3.1 Jenis dan Fungsi Persediaan (Inventori) Jenis-jenis dari Persediaan (Inventori) adalah: 1. Perusahaan Dagang (Merchandise Inventory) 2. Perusahaan Industri (Manufacturing) yang terdiri dari: a) Raw materials, yaitu persediaan yang dibeli dari supplier untuk diproses/dirubah menjadi barang setengah jadi dan akhirnya barang jadi atau produk akhir dari perusahaan.
8 b) Work in process, yaitu keseluruhan barang yang digunakan dalam proses produksi, tetapi masih membutuhkan proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap dijual (barang jadi). c) Finished goods, yaitu persediaan barang yang telah selesai diproses oleh perusahaan, tetapi masih belum terjual. Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu: 1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat ini. Cara ini dilakukan dengan tujuan memperoleh potongan harga (quantity discount) karena pembelian dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah. 2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, dan kesalahan pengiriman. 3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan.
9 2.4 Sekilas Tentang Panglong 4 Dara Panglong 4 Dara adalah salah satu usaha penjualan bahan-bahan material bangunan seperti Kayu, Besi, Semen, Pasir, dan Cat yang beralamat di Jalan Datuk Kabu Psr. 3 Ujung No.144-Tembung. Usaha ini adalah milik sendiri dan dikelola oleh Bapak Lukman Hakim. Panglong 4 Dara berdiri dari tahun 2014 dan sudah memiliki banyak pelanggan. Panglong 4 Dara memiliki banyak relasi untuk kerja sama dalam mengirimkan bahan-bahan bangunan yang akan dikirim baik ke luar kota maupun dalam kota. 2.5 Microsoft Visual Basic 2010 Visual Basic 2010 merupakan salah satu bagian dari produk pemrograman terbaru yang dikeluarkan oleh Microsoft, yaitu Microsoft Visual Basic 2010. Microsoft Visual Basic 2010 berupa bahasa pemrograman, yang menghasilkan aplikasiaplikasi pada Windows yang berbasis grafis (GUI-Grafical user interface). Visual Basic 2010 ini menambahkan perbaikan-perbaikan fitur dan fitur baru yang lebih lengkap dibandingkan versi Visual Studio pendahulunya, yaitu Microsoft Visual Studio 2008 (Prabawati, 2010). Visual Basic dapat berupa software yang dirancang untuk membuat aplikasi pada komputer. Awalnya software ini memang diarahkan untuk membuat aplikasi berbasis desktop, tetapi pada perkembangannya banyak digunakan untuk membuat aplikasi yang bukan berbasis internet (offline). Penggunaan Microsoft Visual Basic untuk pembuatan aplikasi tidaklah sulit, tool-tool yang tersedia cukup mudah digunakan, beberapa template dan komponen juga sudah disediakan dan siap digunakan.
10 2.5.1 Fungsi Komponen Microsoft Visual Basic 2010 Komponen merupakan bagian dari perlengkapan suatu aplikasi yang mempunyai spesifikasi properti sendiri. Komponen-komponen pada Microsoft Visual Studio 2010 adalah: 1. Menu Menu adalah bagian dari IDE yang terdiri dari perintah-perintah untuk mengatur IDE, mengembangkan, memelihara dan mengeksekusi program. Di dalam menu, perintah-perintah dikelompokkan ke dalam beberapa bagian sesuai jenis perintah menu pada Visual Basic. 2. Toolbar Toolbar fungsinya sama seperti fungsi dari menu, hanya saja pada toolbar pilihan-pilihan berbentuk icon. Untuk memilih suatu proses yang akan dilakukan, tinggal mengklik icon yang sesuai dengan proses yang diinginkan. Icon-icon pada toolbar adalah pilihan pada menu yang sering digunakan dalam membuat program aplikasi. Dengan adanya toolbar, untuk memilih proses yang sering dilakukan tanpa harus memilihnya pada menu. 3. Toolbox Toolbox adalah tempat kontrol dan komponen-komponen diletakkan. Kontrol dan komponen yang terdapat pada toolbox dipakai dalam pembuatan program aplikasi. Untuk membuat objek kontrol dan komponen pada form program aplikasi diambil dari kontrol-kontrol yang ada pada toolbox. 4. Server Explorer Server Explorer adalah bagian tempat untuk mengatur hal-hal yang berhubungan dengan server dan database.
11 5. Solution Explorer Solution Explorer memberikan tampilan daftar file-file project yang sedang dibuat sehingga dapat diakses langsung. Pada windows solution explorer terdapat beberapa tombol pada toolbar dan tree yang berisi daftar file-file yang digunakan dalam project. 6. Properties Window Properties windows adalah tempat untuk daftar properti setiap objek kontrol dan komponen. Properties window juga dipakai untuk mengatur properti objek kontrol dan komponen yang dipakai. Dengan properties window, dapat mengubah properti yang nantinya akan dipakai sebagai default objek kontrol dan komponen pada waktu pertama kali program dieksekusi. 7. Form Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi. Pada form user dapat meletakkan atau menambahkan objek kontrol maupun komponen. 8. Kode Editor Kode editor adalah tempat meletakkan atau menuliskan kode program dari program aplikasi. Pada kode editor juga terdapat bagian objek dan event dari kontrol. 2.6 Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database produk Microsoft dan merupakan bagian dari Microsoft Office. Microsoft Access sebelumnya sudah memiliki banyak versi yaitu versi Microsoft Access 2010, 2007, 2003, 2002, 2000,
12 97, dan 95. Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Fungsi Microsoft Access adalah untuk membuat database (basis data), untuk membuat program aplikasi persediaan barang, untuk membuat program aplikasi gaji pegawai, untuk membuat program aplikasi kehadiran, program pendataan dan aplikasi lainnya (Mangkuto, 2010). 2.7 DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Pengembangan DFD biasanya menggunakan cara berjenjang yang dimulai dari Diagram Konteks, DFD level 0, DFD level 1, DFD level 2 dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas dari sistem yang akan dikembangkan (Al Fatta, 2007). DFD atau diagram alur data didefinisikan sebagai modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan sistem sebagai jaringan (network) kerja dari proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut data flow/alur data. Pada dasarnya suatu diagram alur data terdiri atas masukan, proses, penyimpanan data dan juga keluaran yang masing-masingnya diwakili oleh suatu simbol. Masing-masing simbol dapat berhubungan dengan satu simbol lainnya. Hubungan inilah yang menggambarkan alur data dan kerja yang terjadi di dalam suatu sistem.
13 2.7.1 Komponen-Komponen DFD Dalam pembuatan DFD diperlukan empat komponen seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.1. Tabel 2.1. Komponen/Simbol DFD No. Simbol Keterangan 1. Alur Data (Data Flow) Alur data direpresentasikan oleh anak panah untuk menunjukkan keluar dari atau masuk ke suatu proses dimana alur data ini merupakan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya dari suatu sistem. 2. Simbol Proses Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transformasi input ke dalam output. Proses ini direpresentasikan dengan lingkaran. Pemberian nama pada proses ini menggunakan suatu kata tunggal, atau anak kalimat atau kalimat sederhana. 3. Terminator (Entitas) Terminator sering dikenal sebagai entry atau external entry atau sumber atau tujuan data yang direpresentasikan dengan bujur sangkar. Yang merupakan bagian alur dari pada sistem. 4. Simpanan Penyimpanan (Data Store) Penyimpanan data digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data, penyimpanan bagian data ini direpresentasikan dengan dua garis paralel.
14 2.7.2 Alur atau Beberapa Level dari DFD Pada penjabarannya diagram alur terdiri dari beberapa diagram yaitu Diagram Konteks, Diagram Zero dan Diagram Primitive atau Detail. Berdasarkan diagram ini kita akan lebih mudah melakukan analisa untuk pembuatan atau pengembangan suatu sistem tertentu. Untuk itu maka akan dijelaskan satu persatu arti dari masing-masing diagram tersebut, yaitu: 1. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram ini paling atas terdiri dari suatu proses dan menggambarkann ruang lingkup sistem. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah terminator dengan sistem dan sistem dalam suatu proses, sedangkan yang tidak digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan antar terminator dan data store. 2. Diagram Zero Diagram zero adalah diagram menengah yang merupakan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar terminator atau entry, proses data flow, alur data dan data store. 3. Diagram Detail atau Primitive Diagram detail atau primitive adalah merupakan diagram paling bawah yang tidak dapat diuraikan lagi. 2.8 ERD (Entity Relationship Diagram) ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis.
15 Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas biasanya digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukkan hubungan antar data (Al Fatta, 2007). 2.8.1 Komponen-Komponen ERD Beberapa komponen ERD yang digunakan dalam merancang suatu sistem di antaranya adalah: 1. Entity Suatu kumpulan obyek atau sesuatu yang dibedakan atau didefinisikan secara unik. Entity disimbolkan dengan persegi panjang seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2.1. Gambar 2.1. Simbol Entity 2. Atribut Atribut adalah elemen data yang menunjukkan ciri entitas atau karakter dari entitas. Atribut identik dengan field. Nilai Atribut adalah suatu data aktual atau informasi tertentu yang disimpan pada tiap Atribut di dalam suatu entity atau relationship. Gambar 2.2. Simbol Atribut
16 Ada 3 jenis atribut, yaitu: a) Identifier (Key Atribut) Digunakan untuk menentukan suatu jenis entity secara unik. b) Description Digunakan untuk mendeskripsikan karakteristik dari suatu entity yang tidak unik. Gambar 2.3. Simbol Description c) Ruler (Garis Penghubung) Garis penghubung merupakan garis yang menghubungkan antara entitas dengan relasi dengan himpunan atributnya. 3. Relationship (Relasi) Gambar 2.4. Simbol Ruler Relasi adalah hubungan yang terdiri antara satu entity atau lebih. Gambar 2.5. Simbol Relasi
17 2.9 Flowchart Flowchart berasal dari kata Flow yaitu alir dan Chart yaitu bagan. Flowchart adalah bagan-bagan yang mempuyai arus untuk menggambarkan langkah-langkah dalam menyelesaikan suatu masalah yang dituliskan dalam simbol-simbol tertentu. Flowchart merupakan salah satu cara penyajian dalam algoritma. Algoritma adalah urutan lagkah-langkah untuk menyelesaikan masalah yang disusun secara sistematis. Tujuan flowchart adalah menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas, dengan menggunakan simbolsimbol standar (Sitorus, 2015). 2.9.1 Simbol-simbol Flowchart Berikut adalah simbol-simbol yang ada di dalam flowchart, yaitu: 1. Flow Direction Symbols, adalah simbol yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan simbol yang lainnya (atau disebut dengan connecting line) seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.2. Tabel 2.2. Flow Direction Symbols No. Nama Simbol Simbol Keterangan 1. Simbol Arus/Flow - Menyatakan jalannya arus suatu proses. 2. Simbol Connector - Menyatakan sambungan dari suatu proses ke proses lainnya dalam
18 Tabel 2.2. (Lanjutan) No. Nama Simbol Simbol Keterangan halaman yang sama. 3. Simbol Offline Connector - Menyatakan sambungan dari suatu proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda. 2. Processing Symbols, adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.3. Tabel 2.3. Processing Symbols No. Nama Simbol Simbol Keterangan 1. Simbol Process - Menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer. 2. Simbol Manual - Menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer. 3. Simbol Decision - Menunjukkan suatu kondisi tetentu yang akan menghasilkan 2 kemungkinan, jawabannya: Y/T.
19 Tabel 2.3. (Lanjutan) No. Nama Simbol Simbol Keterangan 4. Simbol Predefined - Menyatakan penyediaan Process tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal. 5. Simbol Terminal - Menyatakan permulaan atau akhir suatu program. 6. Simbol Keying Operation - Menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard. 7. Simbol Offline Storage - Menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu. 8. Simbol Manual Input - Memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.
20 3. Input/Output Symbols, adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.4. Tabel 2.4. Input/Output Symbols No. Nama Simbol Simbol Keterangan 1. Simbol Input/Output - Menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya. 2. Simbol Punched Card - Menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu. 3. Simbol Magnetic Tape - Menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis. 4. Simbol Disk Storage - Menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk. 5. Simbol Document - Mencetak keluaran dalam bentuk dokumen ( melalui printer). 6. Simbol Display - Mencetak keluaran dalam layar monitor.