BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem P2APST (Pengelolaan dan Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat) adalah suatu sistem yang digunakan oleh PT PLN (Persero) dan beroperasi sejak tahun 2010 untuk melayani pembayaran tagihan listrik dan tagihan lainnya pelanggan PLN di seluruh Indonesia melalui kerjasama pelayanan dengan Collecting Agent (Bank/Pos) yang dikelola secara terpusat, sistem online realtime per transaksi, dan pelimpahan dananya dilakukan dari account Collecting Agent (Bank/Pos) ke account yang ditentukan oleh PT PLN (Persero). Dalam mengoperasikan sistem P2APST, PT PLN (Persero) mempunyai kewajiban menyediakan data-data terkait dengan pembayaran tagihan listrik dan tagihan lainnya yang dapat diakses secara aman melalui jaringan Pihak Ketiga dalam hal ini Switching Company. Selanjutnya data tersebut digunakan untuk melayani Pelanggan PLN pada jaringan sistem pelayanan yang dimiliki oleh Collecting Agent (Bank/Pos). Setelah pelayanan berlangsung sukses, Collecting Agent (Bank/Pos) berhak menerima sejumlah nominal uang sebagai pengganti biaya operasional dari jasa pelayanan yang telah mereka berikan dari PT PLN (Persero). Biaya ini dikenal sebagai Imbalan Jasa atau Collection Fee. Sub bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat salah satu tugasnya adalah menyediakan keseluruhan data rekapitulasi hasil transaksi sistem P2APST termasuk data Imbalan Jasa untuk keperluan internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos). Yang dimaksud dengan internal PLN adalah sub Bidang Akuntansi, sub Bidang Pembelanjaan, dan Unit-Unit PLN di seluruh Indonesia yang terdiri dari 23 Unit Distribusi, Wilayah, dan Anak Perusahaan (PLN Batam dan PLN Tarakan). Khusus untuk Bank/Pos yang telah bekerjasama dalam sistem P2APST terdiri dari 57 Bank dan 1 PT. Pos Indonesia. Penyediaan data ini dilakukan setelah masa rekonsiliasi selesai paling lambat tanggal 5 setiap bulannya yang 1
2 ditandai dengan terbitnya data final rekon dari sub bidang Pengelolaan Dana Terpusat. Data yang tersedia terdiri dari semua komponen yang ada dalam transaksi rekening listrik dan tagihan lainnya. Tentu saja data ini masih terlalu luas untuk secara khusus digunakan sebagai data imbalan jasa. Maka dilakukan proses pengolahan secara konvensional. Data-data dan berkas-berkas yang diperlukan diolah menggunakan software pengolah kata Microsoft Word dan pengolah data Microsoft Excel. Proses konvensional ini cukup menyita waktu karena banyaknya file-file hasil transaksi sistem P2APST yang harus diolah untuk pembuatan berkas-berkas pendukung penagihan imbalan jasa. Data ini harus diteliti dengan seksama sebelum dapat didistribusikan kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos). Karena proses dilakukan secara konvensional, maka dapat dipastikan bahwa data yang disajikan belum terjamin akurasinya karena tetap ada kemungkinan kesalahan yang terjadi pada proses pengolahan data akibat ketidaktelitian petugas yang menanganinya. Diperlukan proses pengecekan kembali untuk memastikan keakuratan data terutama pada saat pendistribusian data ke pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos). Selain itu proses pemisahan data untuk keperluan spesifik internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos) memerlukan waktu yang cukup lama karena masih ada perlakuan manual. Ada juga kesulitan dalam pencarian data untuk pembuatan rekap berkas penagihan yang dibuat dalam periode tertentu karena Collecting Agent (Bank/Pos) tidak secara rutin berkala melakukan penagihan imbalan jasa. Adapun softcopy dari file-file rekap transaksi sistem P2APST adalah file-file dengan ekstensi.docx dan.xlsx yang cenderung rentan terhadap gangguan dan kerusakan baik yang disebabkan oleh virus atau gangguan oleh pihak lain. Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan alat bantu dalam melakukan pengolahan data imbalan jasa hasil transaksi sistem P2APST yang mampu berperan sebagai sumber data yang akurat dan mendukung tata kelola penagihan imbalan jasa menjadi lebih baik lagi. Diperlukan cara yang tepat supaya pengolahan data imbalan jasa hasil transaksi P2APST menjadi lebih tertata baik dengan tingkat akurasi tinggi dan dapat dipertanggungjawabkan kesesuaiannya,
3 sehingga Sub Bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat, pihak internal PLN, dan Collecting Agent (Bank/Pos) dapat bersinergi lebih baik lagi. Dengan menyediakan sebuah sistem yang mampu mengelola data imbalan jasa hasil transaksi sistem P2APST secara cepat dan akurat, maka Sub Bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat mampu menyajikan data imbalan jasa P2APST dengan tepat waktu. Pada gilirannya pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos) dapat menerima data secara cepat dan akurat pula sehingga Collecting Agent (Bank/Pos) dapat lebih cepat melakukan pemberkasan tagihan imbalan jasa. Dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka dilakukan perancangan dan pembuatan sistem informasi untuk penyediaan data imbalan jasa hasil transaksi sistem P2APST yang diperlukan oleh sub bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat, pihak internal PLN, dan pihak Collecting Agent (Bank/Pos) sebagai mitra kerja. sistem informasi ini diharapkan mampu memberikan layanan data sesuai dengan SLA (Service Level Agreement) yang telah ditetapkan. Dengan demikian informasi imbalan jasa P2APST akan terjamin akurasi dan ketersediaannya. Maka penulis mengungkapkan objek dari studi dengan judul RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI IMBALAN JASA P2APST PADA SUB BIDANG PENGELOLAAN DANA RECEIPT DIVISI PERBENDAHARAAN PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT. Aplikasi ini akan dinamakan Sistem Informasi Collection Fee. Software yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah Adobe Dreamweaver CS 6 sebagai software editor, Photoscape untuk mengolah gambar. Code Igniter untuk perancangan tampilan web, XAMPP versi 1.7.1 yang mencakup: Apache versi 2.2.11 untuk web server, PHP versi 5.2.9 untuk bahasa pemrograman, dan MySQL versi 5.1.3 untuk database.
4 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan penjabaran latar belakang penulisan maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu: 1. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi imbalan jasa P2APST yang bisa mengelola data imbalan jasa hasil transaksi sistem P2APST dengan efektif? 2. Bagaimana merancang dan membuat sistem imbalan jasa P2APST yang mendukung kelancaran pengiriman informasi kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos)? 3. Bagaimana sistem informasi melakukan penghitungan data imbalan jasa sistem P2APST pada periode tertentu secara akurat? 4. Bagaimana sistem informasi dapat mengelola data imbalan jasa P2APST sehingga bermanfaat bagi pihak terkait di internal PLN? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah diatas, penulis membatasi masalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi imbalan jasa P2APST mengelola data imbalan jasa hasil transaksi pada sistem P2APST, 2. Sistem Informasi imbalan jasa P2APST memperbaharui informasi-informasi untuk dikirimkan kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos) secara rutin berkala setiap awal bulan, 3. Sistem Informasi imbalan jasa P2APST menampung data terbaru dari sistem P2APST yang valid dan telah diverifikasi, 4. Sistem Informasi imbalan jasa P2APST memberikan keluaran data terkait kebutuhan pihak internal PLN.
5 1.4 Ruang Lingkup Berdasarkan rumusan masalah diatas, penulis menentukan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Sistem Informasi ini dirancang untuk memberikan informasi imbalan jasa P2APST periode tertentu kepada Collecting Agent (Bank/Pos) yang telah bekerjasama dalam sistem P2APST, 2. Sistem Informasi imbalan jasa P2APST memberikan informasi-informasi berkala yang diperbaharui secara teratur tiap bulannya, 3. Sub bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat dapat dengan mudah memperoleh data imbalan jasa P2APST periode tertentu dan dapat segera menyampaikan kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos) yang memerlukannya, 4. Pengiriman data kepada pihak yang memerlukan dapat berupa hardcopy laporan sesuai permintaan dan kebutuhan maupun softcopy yang dikirim menggunakan media email. 1.5 Tujuan dan Manfaat Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Merancang sistem informasi yang dapat mengelola data imbalan jasa P2APST, 2. Merancang sistem informasi yang dapat memberikan informasi-informasi terbaru dengan tingkat akurasi yang dapat dipertanggungjawabkan, 3. Menghasilkan suatu aplikasi untuk solusi dan pelayanan terbaik atas data imbalan jasa P2APST. Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Memberikan kepastian informasi data imbalan jasa P2APST dari sub bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos),
6 2. Memberikan kemudahan dalam mengetahui informasi-informasi tentang imbalan jasa P2APST kepada pihak internal PLN dan Collecting Agent (Bank/Pos), 3. Memberikan sarana yang tepat untuk pengolahan data imbalan jasa hasil transaksi melalui sistem P2APST. 1.6 Metodologi Penelitian Metode penyelesaian masalah yang digunakan dalam laporan tugas akhir ini adalah: 1. Metode pemodelan dan rekayasa perangkat lunak, yaitu: a. Pemodelan terstruktur dan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai tools utamanya, dan digambarkan melalui use case diagram, activity diagram, serta sequence diagram, b. Metode Rekayasa Perangkat Lunak menggunakan model air terjun (Waterfall Model), c. Bahasa pemrograman PHP dan basis data MYSQL. 2. Metode pengumpulan data, yaitu: a. Observasi, pengamatan yang langsung dilakukan penulis terhadap objekobjek yang ada pada Sub Bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat untuk mendapatkan data-data yang diperlukan, b. Wawancara, dilakukan dengan mewawancarai secara langsung kepada pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan imbalan jasa P2APST. Diantaranya mewawancarai petugas di sub bidang Pembelanjaan yang berhubungan dengan penyediaan dana untuk pembayaran imbalan jasa, c. Studi Pustaka, mengumpulkan data secara teori yang berasal dari Standar Operating Procedure (SOP) yang ada pada Divisi Perbendaharaan dan Divisi Sistem Informasi PT PLN (Persero) Kantor Pusat serta sumbersumber referensi baik berupa Surat Edaran (SE) maupun Surat Keputusan (SK) yang terkait dalam penerapan Imbalan Jasa.
7 1.7 Sistematika Penulisan Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, penulis menjabarkan Sistem Informasi Imbalan Jasa P2APST Pada Sub Bidang Pengelolaan Dana Receipt Bidang Pengelolaan Pendapatan Divisi Perbendaharaan PT PLN (Persero) Kantor Pusat dibagi menjadi: BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metodologi penelitian, sistematika penulisan. BAB II BAB III BAB IV BAB V : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan dalam pembahasan penulisan skripsi ini dan sumber landasan teori tersebut. : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, sistem yang berjalan dengan sistem yang akan diusulkan, pemodelan sistem, rancangan basis data, serta desain rancangan tampilan. : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini pembahasan tentang implementasi yaitu cara pengoperasian aplikasi yang sudah dirancang, serta tampilan aplikasi yang telah diuji coba. : PENUTUP Bab ini merupakan akhir dalam penyusunan laporan tugas akhir yang berisi kesimpulan dan saran.