31

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Analisa Sistem Analisa sistem dapat diartikan sebagai sebuah Analisa terhadap sebuah sistem informasi yang utuh di pecah ke dalam bagian-bagian lebih kecil sehingga akan tercipta sebuah sistem baru yang kapasitas nya lebih kecil yang mengakibatkan mudahnya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang baru terjadi sehingga dapat diusulkan untuk dilakukanya perbaikan-perbaikan. 3.1.1 Analisa Masalah Saat ini, proses audit internal dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan tinjauan langsung ke lokasi (site) yang menjadi objek audit. Dengan proses tersebut terdapat beberapa kendala utama, yaitu : 1. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan audit internal secara keseluruhan, sedangkan proses audit internal tidak bisa diperlakukan secara partial / sebagian. 2. Biaya untuk melakukan audit internal sangat besar, terutama untuk akomodasi ke lokasi yang dituju, sedangkan ruang lingkup yang menjadi sasaran audit tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. 3.1.2 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Mengingat kendala yang ada, maka didapatkan informasi dari Manager Auditor bagaimana secara keseluruhan proses audit internal tersebut dijalankan. Pada sistem yang berjalan, dapat digambarkan bahwa proses berlangsung sebagai berikut: 31

32 Gambar 3.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan 3.1.3 Analisa Sistem Yang Diusulkan Dari hasil penjabaran terhadap sistem yang berjalan, maka terdapat usulan sistem baru yang dapat mengatasi masalah yang menjadi kendala pada sistem yang sedang berjalan. Proses bisnis pada sistem yang diusulkan dapat digambarkan sebagai berikut:

33 Gambar 3.2 Proses Bisnis Sistem Yang Diusulkan 3.2 Metode Perancangan Dalam pengembangan sistem yang akan dibangun, penulis menggunakan pemodelan UML (Unified Modelling Language) sedangkan aplikasi yang akan dibangun merupakan sistem berbasis web, yaitu aplikasi yang dijalankan melalui browser dan bersifat server-side. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan didukung sistem basis data MySQL. 3.3 Perancangan Sistem Bab ini akan membahas bagaimana perancangan sistem disusun berdasarkan tahapan kerja para auditor internal dalam melakukan tugasnya. Pendekatan dilakukan terhadap kebutuhan antara auditor serta auditee yang memerlukan alat pendukung yang berupa sistem dalam melaksanakan tugasnya.

34 Dalam perancangan aplikasi ini akan dilakukan dengan cara pemodelan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yang terdiri dari : 1) Use Case diagram 2) Activity diagram 3) Sequence diagram 4) Class diagram 3.3.1 Use Case Diagram Tahapan yang akan dilakukan dalam membuat use case diagram adalah menentukan kandidat actor, menentukan use case requirement yang berguna untuk mengidentifikasikan kebutuhan use case dalam Aplikasi Manajemen Audit Internal Teknologi Informasi Berbasis Web, dan interaksi antara actor-actor terhadap use case use case yang telah didefinisikan melalui pembuatan use case diagram. Berikut penjabarannya: 1. Actor Actor-actor yang terdapat dalam sistem ini adalah Manajer Audit Mempunyai hak akses untuk melakukan input, update dan delete program audit serta melakukan penugasan terhadap auditor. Auditor Mempunyai hak akses untuk melakukan input, update dan delete temuan audit sebagai hasil inspeksi di lapangan serta melakukan penugasan atau instruksi terhadap auditee untuk segera menindaklanjuti hasil temuan. Auditee Dapat melihat hasil temuan yang diinstruksikan kepadanya serta melakukan tindak lanjut atau tanggapan terhadap hasil temuan tersebut. 2. Use Case Requirement Setelah mengidentifikasi actor, tahap selanjutnya adalah menentukan kebutuhan fungsi use case yang dibutuhkan oleh sistem dalam interaksinya dengan actor-actor tersebut. Berikut hasil identifikasi

35 kebutuhan sehingga diperoleh use case untuk perancangan aplikasi. Gambar 3.3 Diagram Use Case 3.3.2 Activity Diagram Activity Diagram merupakan gambaran detail dan use case diagram dimana setiap state merupakan suatu aksi (action state) dan transisinya dipicu oleh aksi (action) yang sudah selesai dan state sebelumnya dan biasanya digunakan untuk menunjukkan urutan dan state-state. Berikut adalah activity diagram dari tiap use case yang telah didefinisikan : 1) Activity Diagram Input Program Audit Aktivitas ini merupakan langkah awal pelaksanaan proses audit internal. Di mana Manajer Auditor akan melakukan input Program Audit berdasarkan rencana audit yang tertuang dalam Surat Edaran.

36 Gambar 3.4 Diagram Activity Input Program Audit 2) Activity Diagram Penugasan Audit Aktivitas ini dilakukan oleh Manajer Audit untuk melakukan pembagian tugas kepada masing-masing Auditor. Di mana Auditor juga dapat langsung mengakses program-program yang ditugaskan kepadanya.

37 Gambar 3.5 Diagram Activity Penugasan Audit 3) Activity Diagram Input Temuan Audit Auditor akan melakukan inspeksi atau pemeriksaan di lapangan terkait Program Audit yang telah ditugaskan kepadanya. Selanjutnya, Auditor melakukan pendataan terhadap temuan-temuan apa saja dari hasil pemeriksaan.

38 Gambar 3.6 Diagram Activity Input Temuan Audit 4) Activity Diagram Instruksi Temuan Audit Dari tiap hasil pemeriksaan terdapat personil yang bertanggung jawab terhadap hasil temuan tersebut, yaitu Auditee. Maka, Auditor akan memberikan instruksi terhadap Auditee untuk memberikan tanggapan terhadap hasil audit.

39 Gambar 3.7 Diagram Activity Instruksi Temuan Audit 5) Activity Diagram Tanggapan Terhadap Temuan Audit Auditee memberikan tanggapan terhadap hasil temuan audit yang dilakukan oleh Auditor. Tanggapan terhadap hasil temuan dapat juga disampaikan oleh Auditor sebagai umpan balik terhadap tanggapan yang telah diberikan oleh Auditee.

40 Gambar 3.8 Diagram Activity Tanggapan Terhadap Temuan Audit 6) Activity Diagram Penutupan Temuan Audit Apabila telah dilakukan perbaikan terhadap hasil temuan atau tanggapan, masukan, serta bukti dan fakta yang dikemukakan Auditee dirasa cukup dan dapat dipertanggungjawabkan, maka Auditor dapat melakukan penutupan terhadap temuan Audit.

41 Gambar 3.9 Diagram Activity Penutupan Temuan Audit 7) Activity Diagram Lihat Laporan Ringkasan Manajer Audit dapat memantau proses Audit Internal yang sedang berjalan melalui aplikasi dalam bentuk ringkasan progress. Gambar 3.10 Diagram Activity Lihat Laporan Ringkasan

42 3.3.3 Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan pola hubungan antara sekumpulan object yang saling mempengaruhi menurut urutan waktu. Berikut ini merupakan sequence diagram dari masing-masing activity yang dilakukan 1) Sequence Diagram Input Program Audit Gambar 3.11 Diagram Sequence Input Program Audit 2) Sequence Diagram Penugasan Audit Gambar 3.12 Diagram Sequence Penugasan Audit

43 3) Sequence Diagram Input Temuan Audit Gambar 3.13 Diagram Sequence Input Temuan Audit 4) Sequence Diagram Instruksi Temuan Audit Gambar 3.14 Diagram Sequence Instruksi Temuan Audit

44 5) Sequence Diagram Tanggapan Terhadap Temuan Audit Auditor / Auditee Menu Kertas Kerja Daftar Temuan Form Tanggapan Tampilkan pilihan Kertas Kerja Pilih Program Audit Pilih Temuan Klik tombol "tanggapan" Input Tanggapan Simpan Gambar 3.15 Diagram Sequence Tanggapan Terhadap Temuan Audit 6) Sequence Diagram Penutupan Temuan Audit Gambar 3.16 Diagram Sequence Penutupan Temuan Audit

45 7) Sequence Diagram Lihat Laporan Ringkasan Gambar 3.17 Diagram Sequence Lihat Laporan Ringkasan