BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Gambaran umum Sudin kominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat Suku dinas komunikasi informatika dan statistik adalah suku dinas beroperasi di pemerintahan Kota Adminsitrasi Jakarta Barat di bidang komunikasi informatika dan statisitik. Suku dinas komunikasi informatika dan statistik Kota Administrasi Jakarta Barat terletak di blok A lantai 9 di Kantor Walikota Jakarta Barat. Suku dinas komunikasi informatika dan statistik memiliki tugas pokok dalam pelayanan masyarakat di bidang komunikasi, informatika dan statistik di wilayah Jakarta Barat. Dalam mengimplementasikan tugas pokok tersebut, Suku dinas komunikasi informatika dan statistik Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki fungsi-fungsi seperti perancangan dan pengimplementasian kebijakan teknis di bidang komunikasi, informatika dan statistik; pelaksanaan program yang telah dirancang di bidang komunikasi, informatika dan statistik; pengimplementasian koordinasi dan fasilitasi pemberdayaan komunikasi sosial dan pengembangan kemitraan media serta pelaksanaan diseminasi informasi Daerah. 3.2 Struktur organisasi Suku Dinas Komunikasi Informatika meliputi Kasudin Kominfotik (Kepala Suku Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik) membawahi Kasubag Tata Usaha (Kepala Sub bagian Tata Usaha ), Kepala Seksi Infrastruktur dan Informatika, Kepala Seksi Komunikasi dan Publik, lalu yang urutan yang terakhir adalah staf dari masing masing seksi. Berikut struktur organisasi dari Sudin kominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat : 33
34 Ka Sudinkominfotik Kasie Infrastruktur dan Informatika Kasubag Tata USaha Kasie Komunikasi dan Publik Staf Staf Staf Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Sudin Kominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat
35 3.3 Analisa Sistem Berjalan 3.3.1 Analisa Alur Sistem Berjalan Mulai Data Peserta PKL di Disposisi ke Kasudinkominfotik Calon peserta PKL mendaftar ke Pengelola tata Usaha Kasudinkominfotik menerima calon peserta PKL sebagai peserta PKL Pengelola Tata Usaha melakukan cek periode magang yang dipilih peserta PKL Kasubag Tata Usaha mengarahkan Peserta PKL ke seksi/instansi tempat peserta bekerja Jika pilihan periode magang di bulan ini Tidak Dimasukkan Ke berkas calon peserta PKL di periode mendatang Pengelola Tata Usaha mengatur jadwal kerja Peserta PKL Ya Data Peserta PKL di Disposisi ke Kasubag Tata Usaha Arsip Pengelola Tata Usaha membuat surat keterangan magang Peserta PKL Kasubag Tata Usaha mengecek kelengkapan data calon peserta PKL Memasukkan ke Arsip Pengelola Tata Usaha memasukkan nilai Peserta PKL(khusus Peserta PKL SMK) Jika data calon peserta PKL sudah lengkap Tidak Data calon peserta PKL di kembalikan ke Pengelola Tata Usaha selesai Gambar 3. 2 Analisa Alur Sistem Berjalan Penjelasan dari gambar analisa sistem berjalan tersebut dapat diuraikan menjadi sebagai berikut :
36 1. Calon Peserta PKL mengirimkan data lengkap seperti surat izin magang dari kampus/sekolah dan data pribadi, lalu diserahkan ke Pengelola Tata Usaha Sudin Kominfotik. 2. Pengelola Tata Usaha mengecek periode yang dilampirkan pada data calon peserta PKL, bila di periodenya tertulis bulan selanjutnya maka disimpan ke berkas pendaftar PKL di bulan selanjutnya; misalnya: periode tertulis bulan juli maka akan disimpan di berkas bulan juli namun bila di periodenya tertulis bulan ini, maka data calon peserta PKL langsung didisposisikan ke Kasubag Tata Usaha. 3. Kasubag Tata Usaha melakukan pengecekan kelengkapan data peserta PKL seperti surat izin magang dari kampus/sekolah dan dan data pribadi calon peserta PKL, bila data pribadi dan surat izin magangnya tidak lengkap maka akan dikembalikan pengelola tata usaha yang akan memasukkan ke arsip data calon peserta PKL yang belum lengkap, namun bila semua datanya sudah lengkap maka data calon peserta PKL langsung didisposisikan ke Kasudin Kominfotik. 4. Kasudin Kominfotik menerima data calon peserta PKL yang telah di disposisi Kasubag Tata Usaha. Lalu Kasudin Kominfotik menerim calon peserta PKL untuk magang di Sudin Komonfotik Kota Adminisitrasi Jakarta Barat. Setelah itu Kasudin Kominfotik mengarahkan data calon peserta PKL kepada Kasubag Tata Usaha yang akan mengarahkan peserta PKL ke seksi/instansi tempat peserta PKL bekerja. 5. Kasubag Tata Usaha mengarahkan tempat kerja peserta PKL ke seksi/instansi yang ada di Sudin Kominfotik. 6. Pengelola Tata Usaha membuat surat magang untuk calon peserta PKL. 7. Pengelola Tata Usaha membuat jadwal kerja untuk calon peserta PKL. 8. Pengelola Tata Usaha memasukkan nilai calon peserta PKL.
37 3.3.2 Analisa Masalah Berikut ini adalah analisis SWOT pada proses Proses Administrasi Peserta PKL yang berjalan : Tabel 3. 1 Analisis SWOT Proses Administrasi Peserta PKL Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses) Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats) 1. Kelengkapan dan kevalidan data calon peserta PKL terjamin. 1. Proses penerimaan calon peserta PKL menghabiskan waktu yang cukup lama. 2. Kesulitan dalam pengelolaan data calon peserta PKL. 1. Memudahkan calon peserta PKL dalam memperoleh informasi mengenai penerimaan peserta PKL. 1. Resiko akan kehilangan data calon peserta PKL lebih besar.
38 3.3.3 Analisa Strategi SWOT Berikut ini adalah analisis SWOT(Strength, Weakness, Opportunities,Threats) pada proses administrasi peserta PKL di SUDIN KOMINFOTIK Jakarta Barat : Tabel 3.2 Tabel Analisa SWOT Internal Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) Eksternal Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats) Memberikan sebuah aplikasi bagi calon peserta PKL untuk mendaftarkan diri menjadi peserta PKL. Meningkatkan kualitas dan keamanan data peserta PKL. Memanfaatkan teknologi informasi dalam pengelolaan data calon peserta PKL. Aplikasi dapat membuat pengelolaan data menjadi lebih efektif dan efisien. 3.4 Perancangan Sistem Usulan Dalam hal ini, Penulis melakukan perancangan aplikasi informasi geografis penyebaran dan pencarian lokasi klinik BPJS dengan analisis menggunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. Yang mendukung perancangan dengan basis UML.
39 3.4.1. Use Case Sistem Usulan Registrasi <<include>> Peserta PKL Lihat pengumuman penerimaan Cetak Nilai, Surat Keterangan Magang dan Jadwal Kerja Disposisi data peserta PKL dari pengelola Tata Usaha ke Kasudin Kominfotik <<include>> Menempatkan peserta PKL di Instansi/Seksi sebagai tempat kerja Kasubag Tata Usaha <<include>> Edit Biodata <<include>> Login <<include>> <<include>> Disposisi data peserta PKL ke Kasubag Tata Usaha <<include>> <<include>> <<include>> Input jadwal kerja, nilai tugas, dan akun peserta PKL Mengubah status magang peserta PKL Pengelola Tata Usaha Mengubah status akun peserta PKL Kasudin Kominfotik Gambar 3. 3 Use Case Usulan Tabel 3.3 Skenario registrasi Use Case Registrasi di Aplikasi administrasi PKL Aktor Peserta PKL Deskripsi Calon peserta mengisi form registrasi lalu mengirimkannya ke Sudin kominfotik melalui aplikasi administrasi PKL
40 Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.4 Skenario lihat pengumuman Lihat pengumuman penerimaan peserta PKL Peserta PKL Melihat nama di tabel pengumuman penerimaan peserta PKL Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.5 Skenario edit biodata Edit Biodata Peserta PKL Mengedit data pribadi peserta PKL Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.6 Skenario login pengguna aplikasi Login Peserta PKL, Pengelola Tata Usaha, Kasubag Tata Usaha, Kasudin Kominfotik Menginput nama pengguna dan kata sandi Tabel 3.7 Skenario cetak surat keterangan magang, jadwal kerja, nilai Use Case Mencetak surat keterangan magang, jadwal kerja dan nilai peserta Aktor Peserta PKL Deskripsi Peserta PKL mencetak surat keterangan magang, nilai dan jadwal kerja Tabel 3.8 Skenario mendisposisi surat magang ke Kasubag Tata Usaha Use Case Mendisposisi surat magang, jadwal kerja dan nilai Aktor Pengelola Tata Usaha Deskripsi Pengelola Tata Usaha mendisposisi surat magang ke kasubag tata usaha
41 Tabel 3.9 Skenario menginput jadwal, akun aplikasi dan nilai peserta PKL Use Case Menginput jadwal, nilai, dan akun peserta PKL Aktor Pengelola Tata Usaha Deskripsi Pengelola Tata Usaha menginput kode sub kegiatan yang mewakili kode masing-masing kegiatan karena masing-masing kegiatan memiliki kode kegiatan. Pengelola Tata Usaha menginpput kata sandi untuk akun peserta PKL. Pengelola Tata Usaha menginput angka sebagai nilai peserta PKL. Tabel 3.10 Skenario mengubah status akun peserta PKL Use Case Menginput akun peserta PKL Aktor Pengelola Tata Usaha Deskripsi Pengelola Tata Usaha mengubah status akun aplikasi peserta PKL. Status yang dimaksud adalah aktif dan tidak aktif. Bila status akun peserta PKL adalah aktif makan peserta PKL dapat mengakses back-end aplikasi peserta PKL. Tabel 3.11 Skenario mendisposisi surat magang peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Use Case Mendisposisi surat magang peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Aktor Kasubag Tata Usaha Deskripsi Kasubag Tata Usaha meneruskan surat magang dari pengelola tata usaha ke Kasudin Kominfotik
42 Tabel 3.12 Skenario menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi Use Case Menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi Aktor Kasubag Tata Usaha Deskripsi Kasubag Tata Usaha menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi dengan menginput kode seksi/instansi sebagai parameter nama seksi/instansi tempat bekerja Peserta PKL. Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.13 Skenario mengubah status peserta PKL Mengubah status peserta PKL Kasudin Kominfotik Kasudin Kominfotik mengubah status menjadi peserta PKL. Status yang dimaksud adalah magang dan belum magang. Bila statusnya magang maka peserta PKL masih resmi magang di SUDIN KOMINFOTIK Jakarta Barat.
43 3.4.2 Activity Diagram Sistem Usulan 3.4.2.1 Activity Diagram Sistem Usulan Registrasi Calon Peserta PKL Calon Peserta PKL Sistem Membuka tab menu pendaftaran Menampilkan halaman form pendaftaran Input form pendaftaran Melakukan cek nama calon peserta dan nim/ nisn Tidak Ya Menyimpan data calon peserta PKL ke database Gambar 3. 4 Activity Diagram Registrasi Calon Peserta PKL Calon peserta yang ingin mendaftarkan diri sebagai peserta praktek kerja lapangan (PKL) di Sudinkominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat harus mengisi form registrasi dengan lengkap terlebih dahulu, bila form tidak diisi dengan lengkap maka data yang telah diisi tidak akan terkirim ke database dan tetap berada di halaman form registrasi aplikasi administrasi PKL,
44 sebaliknya bila form sudah diisi dengan lengkap, akan tersimpan di database dan pendaftar/calon peserta PKL akan mendapatkan pesan data telah tersimpan. 3.4.2.2 Activity Diagram Sistem Usulan Lihat Pengumuman Penerimaan Calon Peserta PKL Sistem Melakukan klik pada menu pengumuman Menampilkan halaman pengumuman Mendapat tampilan halaman pengumuman Gambar 3. 5 Activity Diagram Lihat Pengumuman Calon peserta PKL dapat melihat pengumuman dengan cara klik menu pengumuman, maka sistem akan menampilkan halaman pengumuman.
45 3.4.2.3 Activity Diagram Edit Biodata Peserta PKL Peserta PKL Sistem Login pengguna Membuka menu profil Menampilkan tampilan profil Klik Edit biodata Menampilkan form yang telah terisi biodata Menginput biodata peserta PKL yang baru Menyimpan data pribadi peserta PKL di table di database Mendapat pesan bahwa biodata peserta PKL telah diubah Gambar 3. 6 Activity Diagram Edit Biodata Peserta PKL
46 Peserta PKL dapat mengedit biodata dengan cara melakukan klik edit biodata pada tab menu profil peserta. Lalu akan muncul halaman edit biodata yang masing-masing text field-nya telah terisi data yang sebelumnya sudah ada. Peserta bisa mengedit semua text field atau beberapa saja,tergantung kebutuhan text field yang harus diedit. Bila data-data di text field telah diubah peserta harus menekan tombol submit maka data di text field yang telah diubah akan tersimpan di database. Setelah itu peserta PKL akan mendapat pesan bahwa biodata telah diubah.
47 3.4.2.4 Activity Diagram Cetak Dokumen Administrasi Peserta PKL Peserta PKL Sistem Login Pengguna Masuk ke halaman utama Memilih menu profil Memilih menu lihat jadwal kerja Memilih menu lihat nilai Melakukan klik tombol cetak surat keterangan magang Melakukan klik tombol cetak jadwal kerja Melakukan klik tombol cetak nilai Menampilkan dokumendokumen yang dicetak peserta Gambar 3. 7 Activity Diagram Cetak Dokumen Administrasi Dalam melakukan cetak dokumen administrasi Peserta PKL, Peserta PKL dapat mencetak surat keterangan magang, jadwal kerja, dan nilai. Bila Peserta PKL mencetak surat keterangan magang dilakukan
48 dengan melakukan klik cetak surat keterangan magang pada tab menu profil peserta, maka surat keterangan magang akan tercetak. Bila Peserta PKL mencetak jadwal kerja dilakukan dengan melakukan klik cetak jadwal kerja pada tab menu jadwal kerja, maka jadwal kerja akan tercetak. Dan bila Peserta PKL ingin mencetak nilai maka Peserta PKL harus melakukan klik cetak nilai pada tab menu Nilai, lalu nilai peserta PKL akan tercetak. 3.4.2.5 Activity Diagram Login Pengguna Sistem Membuka tab menu login Menampilkan halaman form login Menginput nama pengguna dan kata sandi Melakukan cek nama pengguna dan kata sandi Tidak Ya Menampilkan halaman dashboard Gambar 3. 8 Activity Diagram Login
49 Untuk masuk ke dalam Aplikasi Administrasi PKL pengguna harus memasukkan nama pengguna/kode peserta (khusus peserta PKL). Bila nama pengguna/kode peserta sesuai dengan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi yang ada di database aplikasi administrasi PKL maka pengguna dapat masuk ke dalam halaman dashboard aplikasi administrasi PKL, jika tidak sesuai maka tidak bisa masuk dan kembali ke halaman login. 3.4.2.6 Activity Diagram Disposisi data Calon Peserta PKL dari Pengelola Tata Usaha ke Kasubag TU Pengelola Tata Usaha Sistem Login Pengguna Membuka halaman detail peserta PKL yang belum didisposisi Menampikan halaman detail peserta PKL yang belum didisposisi Melakukan klik disposisi ke Kasubag Tata Usaha Merubah status menjadi sudah didisposisi ke Kasubag Tata Usaha Mendapat pesan bahwa data calon peserta PKL Sudah Disposisi ke Kasubag Tata Usaha Gambar 3. 9 Activity Diagram Disposisi ke Kasubag TU Pengelola tata usaha bertugas untuk mendisposisi surat izin magang yang masuk ke Aplikasi Administrasi PKL. Pengelola tata usaha mendisposisi
50 surat izin magang yang masuk bila data calon peserta PKL dan surat izin dari universitas dan sekolahnya dilampirkan. Bila sudah diklik disposisi ke kasubag tata usaha akan muncul notifikasi data calon peserta PKL telah didisposisi ke kasubag tata usaha.
51 3.4.2.7 Activity Diagram Input Data Administrasi untuk Peserta PKL Pengelola Tata Usaha Sistem Login pengguna Masuk ke halaman dashboard Memilih tab menu input akun Memilih tab menu input jadwal Memilih tab menu input nilai Menyimpan katasandi/ kode sub kegiatan/ nilai di dalam masing-masing tabel di database Menginput kata sandi Menginput kode sub kegiatan Menginput angka sebagai nilai Mendapat pesan bahwa kata sandi/kode sub kegiatan/nilai telah diinput Gambar 3. 10 Activity Diagram Input Data Administrasi Peserta PKL
52 Pengelola tata usaha dapat menginput data-data Aplikasi Administrasi Peserta PKL. Data-data tersebut berupa akun untuk dapat mengakses backend aplikasi, jadwal kerja, dan nilai selama bekerja. Penginputan data-data aplikasi itu dilakukan dengan melakukan klik pada simbol pesan yang berfungsi sebagai notifikasi yang berisi perintah yang harus dilakukan Pengelola Tata Usaha diantaranya input akun, jadwal dan nilai. Setelah simbol notifikasi tersebut diklik maka sistem akan mengarahkan ke halaman form inputan. Setelah melakukan inputan Pengelola Tata Usaha akan mendapatkan pesan bahwa data telah diinput.
53 3.4.2.8 Activity Diagram Nonaktifkan Akun Peserta PKL Pengelola Tata Usaha Sistem Login Pengguna Melakukan klik notifikasi nonaktifkan akun peserta PKL Menampilkan list jumlah akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan Melakukan klik pada list jumlah akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan Menampilkan halaman list peserta PKL yang harus dinonaktifkan akunnya Melakukan klik di salah satu baris nama peserta PKL Menampilkan halaman detail peserta PKL yang sudah diklik Melakukan klik tidak aktif Mengubah status menjadi tidak aktif Mendapat pesan konfirmasi bahwa status telah berubah menjadi tidak aktif Gambar 3. 11 Activity Diagram Menonaktifkan Akun Peserta PKL
54 Pengelola tata usaha dapat menonaktifkan akun peserta PKL. Untuk melakukan aktivitas nonaktifkan akun peserta PKL, admin pengelola tata usaha harus login terlebih dahulu, kemudian klik notifikasi nonaktifkan akun peserta PKL lalu akan tampak list data peserta PKL yang akun aplikasinya harus dinonaktifkan. Pengelola tata usaha harus memilih salah satu akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan, bila sudah memilih salah satunya maka akan tampil halaman detail peserta PKL yang akunnya harus dinonaktifkan. Langkah terakhir adalah melakukan klik tidak aktif pada tombol status, maka status akun berubah menjadi tidak aktif dan aplikasi akan menampilkan pesan bahwa status akun telah diubah menajdi tidak aktif.
55 3.4.2.9 Activity Diagram Disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik dari Kasubag Tata Usaha Kasubag Tata Usaha Sistem Login Penggguna Membuka tab menu data calon peserta PKL Menampilkan list data calon peserta PKL Melakukan klik di salah satu data calon peserta PKL Menampilkan halaman detail peserta PKL yang telah didisposisi Pengelola Tata Usaha Melakukan klik disposisi ke Kasudin Kominfotik Merubah status menjadi sudah didisposisi ke Kasudin Kominfotik Mendapat pesan bahwa data calon peserta PKL Sudah Disposisi ke Kasudinkominfotik Gambar 3. 12 Activity Diagram Disposisi ke Kasudin Kominfotik Bila pengelola tata usaha telah mendisposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha, selanjutnya kasubag tata usaha akan mendisposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik (kepala suku dinas komunikasi informasi dan statistik). Bila sudah diklik disposisi ke Kasudin Kominfotik
56 akan muncul pesan bahwa data calon peserta PKL telah didisposisi ke Kasudin Kominfotik. 3.4.2.10 Activity Diagram Penempatan Tempat Magang PKL Bekerja Kasubag Tata Usaha Sistem Login Pengguna Membuka tab menu peserta PKL yang belum punya tempat magang Menampilkan halaman yang berisi list data peserta PKL yang belum punya tempat magang Membuka halaman detail peserta PKL yang belum punya tempat magang Melakukan klik tempatkan seksi/ instansi Menampilkan halaman input tempatkan ke seksi/instansi Menginput seksi/ instansi untuk tempat magag Menyimpan data seksi/instansi di database Mendapat pesan bahwa seksi/instansi telah diinput Gambar 3. 13 Activity Diagram Penempatan Tempat magang
57 Setelah resmi menjadi peserta PKL, peserta PKL akan diarahkan tempat kerjanya oleh Kasubag Tata Usaha dengan cara memilih seksi/instansi di form arahkan seksi/instansi. Bila sudah memilih pilihan seksi/instansinya maka akan muncul pesan bahwa seksi/instansi telah ditambahkan. 3.4.2.11 Activity Diagram Penerimaan Peserta PKL Kasudinkominfotik Sistem Login Pengguna Mebuka tab menu data calon peserta PKL Menampilkan list data calon peserta PKL Membuka halaman detail calon peserta PKL yang telah didisposisi kasubag tata usaha Menampilkan halaman detail calon peserta PKL yang telah didisposisi kasubag tata usaha Melakukan klik belum magang Merubah status menjadi Sudah Magang Mendapat pesan bahwa status calon peserta PKL menjadi magang Gambar 3. 14 Activity Diagram Penerimaan Peserta PKL
58 Apabila data calon peserta PKL telah didisposisi pengelola tata usaha dan kasubag tata usaha maka Kasudin Kominfotik mengaktifkan status data calon peserta PKL menjadi aktif yang berarti calon peserta PKL resmi menjadi peserta PKL dan akan muncul pesan status berubah menjadi Peserta PKL aktif.
59 3.4.3 Sequence Diagram Sistem Usulan 3.4.3.1 Sequence Diagram Sistem Usulan Login Pengguna Login Proses Login Data Pengguna Halaman Pengguna Masuk ke Login - Input nama pengguna/kode pengguna - Input kata Sandi Ambil kode_peserta/nama pengguna Mengecek Gagal Login Masuk ke Halaman Dashboard Gambar 3. 14 Sequence Diagram login Peserta PKL masuk ke halaman login, lalu memasukkan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi bila sudah diinput sistem akan mencocokkan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi yang dimasukkan dengan yang ada di basis data bila benar maka akan masuk ke halaman pengguna. 3.4.3.2 Sequence Diagram Sistem Usulan Registrasi Calon Peserta PKL Pengguna Form Pendaftaran Data Peserta Halaman Beranda Isi form pendaftaran Kirim isi form Menyimpan Tampilkan notifikasi pendaftaran Gambar 3. 15 Sequence Diagram Registrasi Calon Peserta PKL
60 Calon Peserta PKL masuk ke halaman form registrasi, lalu mengisi data di field form registrasi. Setelah itu data-data yang ada di field dan sudah terisi maka akan dikirimkan dan tersimpan ke database peserta PKL. Setelah itu akan kembali ke halaman beranda dan muncul notifikasi data telah tersimpan. 3.4.3.3 Sequence Diagram Sistem Usulan Proses disposisi calon peserta PKL ke kasubag tata usaha Pengelola Tata Usaha Menu Calon Peserta PKL Detail Calon Peserta PKL Peserta Masuk Disposisi surat magang ke Kasubag Tata Usaha Ambil kode peserta() Ubah status Kembali ke menu calon peserta PKL Gambar 3.16 Sequence Diagram disposisi ke kasubag TU Pengelola tata usaha membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum disposisi menjadi sudah disposisi ke kasubag tata usaha. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum disposisi diupdate menjadi sudah disposisi, lalu kembali ke halaman detail peserta.
61 3.4.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Proses disposisi surat magang calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Kasubag Tata Usaha Menu Calon Peserta PKL Detail Calon Peserta PKL Peserta Masuk Disposisi surat magang ke Kasudinkominfotik Ambil kode peserta() Ubah status Kembali ke menu calon peserta Gambar 3.17 Sequence Diagram disposisi ke Kasudin Kominfotik Kasubag tata usaha membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum disposisi menjadi sudah disposisi ke Kasudin Kominfotik. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum disposisi diupdate menjadi sudah disposisi, lalu kembali ke halaman detail peserta.
62 3.4.3.5 Sequence Diagram Sistem Usulan penerimaan Peserta PKL oleh Kasudin Kominfotik Kasudinkominfotik Menu Calon Peserta PKL Detail Calon Peserta PKL Peserta List peserta PKL Masuk Mengubah status calon menjadi peserta PKL Ambil kode peserta() Ubah status Mengarah ke halaman list peserta PKL Gambar 3.18 Sequence Diagram Penerimaan Calon Peserta PKL Kasudin Kominfotik membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum magang menjadi sudah magang. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum menajdi peserta diupdate menjadi maganglalu kembali ke halaman detail peserta.
63 3.4.3.6 Sequence Diagram Sistem Usulan pengarahan peserta PKL ke seksi/instansi Kasubag Tata Usaha Menu peserta yang belum punya tempat magang Pilih seksi/instansi (sekti) Data sekti Data peserta Detail Peserta detail peserta PKL Pilih seksi/instansi (sekti) Ambil kode_sekti Kirim kode sekti Kirim ke data peserta Mengarah ke halaman detail Gambar 3.19 Sequence Diagram pengarahan tempat kerja Kasubag tata usaha membuka menu peserta yang belum punya tempat magang, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk menambahkan tempat magang (seksi/instansi). Proses peninputan seksi/instansi ini merujuk pada proses update kolom tabel kode_sekti yang masih kosong lalu diisi kode_sekti-nya sebagai rujukan utamanya di basis data. Bila kode sekti sudah dimasukkan/diubah berarti peserta PKL langsung mendapatkan seksi/instansi tempat magang di sudin kominfotik.
64 3.4.3.7 Sequence Diagram sistem usulan input akun peserta PKL Pengelola TU List peserta no akun Detail Peserta Form input akun Data Pengguna Buka menu data peserta yang belum punya akun Masuk ke detail peserta Isi katasandi Kirim data akun peserta Simpan akun Mengarahkan ke halaman detail peserta PKL Gambar 3.20 Sequence Diagram input akun peserta PKL Pengelola tata usaha menambahkan akun peserta PKL dengan cara masuk ke menu list peserta yang belum memiliki akun, lalu pilih peserta yang mana dulu yang akan diinputkan akunnya(bila pesertanya banyak/lebih dari 1) bila sudah dipilih secara otomatis akan masuk ke halaman detail peserta yang baru saja dipilih. Setelah itu akan muncul halaman form tambah akun yang berisi field kode peserta dan katasandi. Field kode peserta sudah terisi dan tidak bisa diubah karena bersifat disable field. Maka yang diisi hanya field katasandinya saja. Bila field katasandi sudah terisi lalu klik buat akun maka akun terkirim ke dan siap untuk digunakan.
65 3.4.3.8 Sequence Diagram Sistem Usulan input jadwal peserta PKL Pengelola Tata Usaha Form input jadwal Data kegiatan Data Peserta Detail Peserta Masuk form input jadwal Get kode kegiatan () Pilih kode sub kegiatan () Ubah kode_sub_kegiatan Gambar 3.21 Sequence Diagram input jadwal peserta PKL Pengelola tata usaha menambahkan jadwal peserta PKL dengan cara masuk ke menu list peserta yang belum memiliki jadwal, lalu pilih peserta yang mana dulu yang akan diinputkan jadwalnya(bila pesertanya banyak/lebih dari 1) bila sudah dipilih secara otomatis akan masuk ke halaman detail peserta yang baru saja dipilih. Setelah itu akan muncul halaman form tambah jadwal yang berisi field kode peserta,nama peserta dan pilihan-pilihan kode sub kegiatan. Field kode peserta dan nama sudah terisi dan tidak bisa diubah karena bersifat disable field. Maka yang diisi hanya field katasandinya saja. Bila field kode sub kegiatan sudah terisi lalu klik buat akun maka akun terkirim ke dan siap untuk digunakan.
66 3.4.3.9 Sequence Diagram Sistem Usulan input nilai peserta PKL Pengelola Tata Usaha List seksi List Peserta Detail peserta Form nilai Data Nilai peserta Buka menu list seksi/instansi Masuk ke List peserta Masuk ke detail peserta Isi form nilai Kirim nilai dan kode peserta Mengarah ke halaman detail peserta Simpan Nilai dan kode peserta Gambar 3.22 Sequence Diagram input nilai peserta PKL Pengelola tata usaha menambahkan nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara masuk ke menu list seksi/instansi, lalu akan muncul list seksi/instansi. Pilih salah satu seksi/instansi lalu akan muncul daftar peserta yang magang di seksi/instansi tersebut dalam bentuk tabel. Peserta yang diinput nilainya hanya peserta dari SMK sedangkan peserta dari perguruan tinggi tidak perlu diinput nilainya. Di tabel tersebut bila peserta dari SMK akan ada button input nilai, klik button input nilai. Setelah itu isi form nilai oleh pengelola tata usaha, bila sudah diisi maka klik tambah nilai maka akan mengarah ke detail nilai peserta PKL
67 3.4.3.10 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak surat magang peserta PKL Peserta Profil Data Peserta Detail Surat Masuk ke profil Ambil kode peserta () Cetak surat magang Gambar 3.23 Sequence Diagram cetak surat keterangan magang Peserta PKL mencetak surat magang dengan cara buka menu profil. Di menu profil ada tombol cetak surat magang yang berfungsi untuk mencetak surat magang resmi dari sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat. 3.4.3.11 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak jadwal peserta PKL Peserta PKL Lihat Jadwal Magang Data Kegiatan Detail Jadwal Masuk ke lihat jadwal magang Ambil kode peserta() dan kode sub kegiatan() Cetak Jadwal Gambar 3.24 Sequence Diagram cetak jadwal kerja peserta PKL Peserta PKL mencetak jadwal peserta PKL dengan cara buka lihat jadwal. Di menu lihat jadwal ada tombol cetak jadwal magang yang berfungsi untuk mencetak jadwal magang resmi dari sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.
68 3.4.3.12 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak nilai peserta PKL Peserta PKL(SMK) Lihat Nilai Data Nilai Detail Nilai Masuk ke lihat nilai Ambil kode peserta () Cetak Nilai Gambar 3. 25 Sequence Diagram cetak nilai peserta PKL Peserta PKL mencetak nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara buka lihat nilai. Di menu lihat nilai ada tombol cetak nilai selama magang yang berfungsi untuk mencetak nilai selama magang di sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat. 3.4.3.13 Sequence Diagram Sistem Usulan edit biodata peserta PKL Peserta PKL Profil Form Edit Data Peserta PKL Buka halaman profil Edit profil Kirim data yang diedit Kembali ke halaman profil Ubah data Gambar 3.26 Sequence Diagram edit biodata peserta PKL
69 Peserta PKL mencetak nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara buka lihat nilai. Di menu lihat nilai ada tombol cetak nilai selama magang yang berfungsi untuk mencetak nilai selama magang di sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.
70 3.5 Rancangan Basis Data Rancangan Basis Data merupakan susunan tabel-tabel dari sebuah basis data yang berfungsi untuk menyimpan data dari penggunaan sistem. Rancangan basis data yang : 3.5.1 Class Diagram Sistem Usulan kode_ peserta kode_ sekti ( seksi/instansi) kode_ surat kode_sub_ kegiatan nimp nama_ peserta tempat_lahir tanggal_lahir jenis_ kelamin asal alamat_ rumah alamat_ email nomor_ telepon foto surat status tanggal_ masuk tanggal_ keluar tanggal_ daftar status_ akun jurusan periode status_ periode + Select () + Update () + Insert () Mendapat sekti ( seksi/instansi ) kode_ sekti peserta nama_ sekti + Select () * 1 3.5.2 Struktur tabel 1 1 Memiliki Mendapat 1 1 Mendapat 1 1 nilai id_nilai nama_ kriteria kode_ peserta nilai + Select () + Insert () + Delete () kegiatan kode_ kegiatan kode_sub_ kegiatan kode_ sekti nama_ sekti + Select () + Insert() + Update () + Delete () pengguna id_ pengguna kode_ peserta nama_ pengguna kata_ sandi status status_ pengguna + Select () + Insert () + Update () Gambar 3.27 Class Diagram 1 Meng-update 1 artikel id_artikel judul_artikel detail_artikel gambar tanggal + Select() menu id_menu nama_menu status - update() * Menginput Struktur pada sebuah aplikasi merupakan hal yang sangat penting, apalagi sistem tersebut memiliki database, berikut adalah tabel-tabel yang digunakan dalam perancangan sistem ini : *
71 Tabel 3.13 Tabel Peserta Nama Tabel : Peserta Kolom Tipe Data Panjang Keterangan kode_peserta varchar 10 Primary Key kode_sekti varchar 3 Foreign Key kode_surat varchar 10 Foreign Key kode_sub_kegiatan varchar 7 Foreign Key nimp varchar 11 nama_peserta varchar 50 tempat_lahir varchar 25 tanggal_lahir Date jenis_kelamin varchar 9 asal varchar 50 alamat_rumah Text alamat_email varchar 35 nomor_telepon varchar 14 foto varchar 25 surat varchar 35 status varchar 1 tanggal_masuk Date tanggal_keluar Date tanggal_daftar Date status_akun varchar 1 jurusan varchar 65 periode varchar 35 status_periode varchar 1 Tabel 3.14 Tabel Sekti (Seksi/Instansi) Nama Tabel : sekti Kolom Tipe Data Panjang Keterangan kode_sekti Varchar 3 Primary Key nama_sekti Varchar 50 Tabel 3.15 Tabel Kegiatan Nama Tabel : kegiatan Kolom Tipe Data Panjang Keterangan kode_kegiatan Varchar 7 Primary Key kode_sub_kegiatan Varchar 5 Foreign Key kode_sekti Varchar 3 Foreign Key nama_kegiatan Varchar 55
72 Tabel 3.16 Tabel Pengguna Nama Tabel : pengguna Kolom Tipe Data Panjang Keterangan id_pengguna Varchar 10 Primary Key kode_peserta varchar 14 Foreign Key nama_pengguna Varchar 55 kata_sandi Varchar 50 status Varchar 1 status pengguna varchar 35 Tabel 3.17 Tabel Nilai Nama Tabel : nilai Kolom Tipe Data Panjang Keterangan id_nilai Varchar 7 Primary Key kode_peserta varchar 10 Foreign Key nama_kriteria Varchar 15 nilai Varchar 2 Tabel 3.18 Tabel Menu Nama Tabel : menu Kolom Tipe Data Panjang Keterangan id_menu integer 11 Primary Key nama_menu varchar 20 status status 15 Tabel 3.19 Tabel Artikel Nama Tabel : artikel Kolom Tipe Data Panjang Keterangan id_artikel Integer 11 Primary Key judul_artikel Varchar 250 detail_artikel Text gambar Varchar 25 tanggal datetime
73 3.4 Rancangan Layar Rancangan layar adalah gambaran sederhana dari tampilan sistem yang akan dibuat sesuai dengan rencana yang ditentukan pada tahap analisa sistem yang sedang berjalan. Rancangan layar dari sistem yang akan dibuat, seperti ini : 1. Rancangan Layar Halaman Awal Gambar 3.28 Rancangan Layar Form Registrasi Calon Peserta PKL 2. Rancangan Layar Form Registrasi Gambar 3.29 Rancangan Layar Form Registrasi
74 3. Rancangan Layar Login Gambar 3.30 Rancangan Layar Form Login 4. Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha Nama calon peserta Asal institusi pendidikan Jurusan pendidikan Pilihan periode magang Alamat rumah <<Nama dari calon peserta>> <<Asal institusi pendidikan calon peserta>> <<Jurusan pendidikan calon peserta>> <<Pilihan periode magang calon peserta>> <<Alamat rumah calon peserta>> Foto calon peserta Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Alamat email Nomor telepon Status <<Alamat email calon peserta>> <<Nomor telepon calon peserta>> Belum didisposisi ke kasubag tata usaha Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Lihat surat izin Hapus calon peserta Simpan ke berkas calon peserta Master data kegiatan Gambar 3.31 Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha
75 5. Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Disposisi data calon peserta PKL ke kasudinkominfotik Nama calon peserta <<Nama dari calon peserta>> Asal institusi pendidikan <<Asal institusi pendidikan calon peserta>> Jurusan pendidikan <<Jurusan pendidikan calon peserta>> Pilihan periode magang <<Pilihan periode magang calon peserta>> Alamat rumah <<Alamat rumah calon peserta>> Foto calon peserta Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Alamat email Nomor telepon Status <<Alamat email calon peserta>> <<Nomor telepon calon peserta>> Belum didisposisi ke kasudinkominfotik Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Lihat surat izin Hapus calon peserta Simpan ke berkas calon peserta Master data kegiatan Gambar 3.32 Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik 6. Rancangan layar penerimaan calon peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Halaman penerimaan calon peserta PKL Nama calon peserta <<Nama dari calon peserta>> Asal institusi pendidikan <<Asal institusi pendidikan calon peserta>> Jurusan pendidikan <<Jurusan pendidikan calon peserta>> Pilihan periode magang <<Pilihan periode magang calon peserta>> Alamat rumah <<Alamat rumah calon peserta>> Foto calon peserta Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Alamat email Nomor telepon Status <<Alamat email calon peserta>> <<Nomor telepon calon peserta>> Belum magang Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Lihat surat izin Hapus calon peserta Simpan ke berkas calon peserta Master data kegiatan Gambar 3.33 Rancangan layar penerimaan calon peserta PKL
76 7. Rancangan layar form tambahkan seksi/instansi untuk peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Form tambahkan seksi/instansi untuk tempat kerja peserta PKL Kode peserta <<kode peserta>> Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Nama peserta Kode sub kegiatan <<kode peserta>> Pilihan seksi/instansi <<pilihan pertama>> <<pilihan kedua>> <<pilihan ketiga>> <<pilihan keempat>> <<pilihan kelima>> Tidak ada akun Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Tambah jadwal Batal Master data kegiatan Gambar 3.34 Rancangan layar form tambahkan seksi/instansi 8. Rancangan Layar Form Pengaktifan akun peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Form pengaktifan akun peserta PKL Kode peserta <<Kode peserta >> Nama calon peserta Asal institusi pendidikan Jurusan pendidikan Pilihan periode magang Alamat rumah Alamat email Nomor telepon Status akun <<Nama dari calon peserta>> <<Asal institusi pendidikan calon peserta>> <<Jurusan pendidikan calon peserta>> <<Pilihan periode magang calon peserta>> <<Alamat rumah calon peserta>> <<Alamat email calon peserta>> <<Nomor telepon calon peserta>> Tidak aktif Lihat surat izin Hapus calon peserta Simpan ke berkas calon peserta Foto calon peserta Master data kegiatan Gambar 3.35 Form Arahkan Peserta PKL Ke Seksi/Instansi
77 9. Rancangan Layar Buat Akun Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Form buat akun untuk peserta PKL Kode peserta <<kode peserta>> Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Nama peserta Katasandi <<kode peserta>> <<masukkan katasandi>> Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Buat akun Batal Master data kegiatan Gambar 3.36 Rancangan Layar Buat Akun 10. Rancangan Layar Input Jadwal Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Form tambah jadwal magang untuk peserta PKL Kode peserta <<kode peserta>> Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Nama peserta Kode sub kegiatan <<kode peserta>> Pilihan kode sub kegiatan <<pilihan pertama>> <<pilihan kedua>> <<pilihan ketiga>> <<pilihan keempat>> <<pilihan kelima>> Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Tambah jadwal Batal Master data kegiatan Gambar 3.37 Rancangan Layar Input Jadwal
78 11. Rancangan Layar Form Input Nilai Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Form tambah nilai untuk peserta PKL Kode peserta <<Kode peserta>> Asal institusi pendidikan <<Asal institusi pendidikan peserta>> Nama peserta <<Nama peserta>> Instansi magang <<Instansi magang peserta>> List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Aktivasi pengumuman Penilaian peserta PKL Kerapihan <<Nilai>> Kejujuran <<Nilai>> Kedisiplinan <<Nilai>> Kerja sama <<Nilai>> Keterampilan <<Nilai>> ` Data peserta PKL di lain periode Input nilai Batal Master data kegiatan Gambar 3.38 Rancangan Layar Form Input Nilai Peserta PKL 12. Rancangan Lyar Tampilan Jadwal Magang Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Jadwal magang di Sudin Kominfotik Profil Lihat jadwal Lihat nilai Kode Peserta Nama Peserta <<Kode Peserta>> <<Nama Peserta>> Asal institusi pendidikan Institusi magang <<Asal institusi pendidikan>> <<Institusi magang peserta>> No Nama kegiatan Cetak jadwal Gambar 3.39 Rancangan Layar Tampilan Jadwal
79 13. Rancangan Layar Tampilan Nilai Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Dashboard Profil Lihat jadwal Lihat nilai Penilaian peserta PKL selama magang di Sudin Kominfotik Kode Peserta <<Kode Peserta>> Asal institusi pendidikan <<Asal institusi pendidikan>> Nama Peserta <<Nama Peserta>> Institusi magang <<Institusi magang peserta>> No Nama kriteria Nilai 1 2 3 4 5 Cetak nilai Gambar 3.40 Rancangan Layar Tampilan Nilai 14. Rancangan Layar Cetak Surat Magang PKL
80 Gambar 3.41 Rancangan Cetak Surat Magang Peserta PKL 15. Rancangan Layar Edit Biodata Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <<nama pengguna>> Dashboard Profil Peserta Lihat Jadwal Lihat Nilai Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik Edit Biodata Peserta PKL Kode Peserta <<Kode Peserta>> Nama Peserta <<Nama peserta>> Asal institusi pendidikan <<Asal institusi pendidikan>> Jurusan pendidikan <<Jurusan Pendidikan>> Jenis Kelamin <<Jenis Kelamin>> Tempat Lahir <<Tempat Lahir>> Tanggal Lahir <<Tanggal Lahir>> Alamat rumah <<Alamat Tempat Tinggal>> Alamat email <<Alamat Email>> Pilihan periode magang <<Pilihan Periode Magang>> Foto Nama file foto Browse Foto sebelumnya Edit Gambar 3.42 Rancangan Layar Edit Biodata Peserta PKL
81