Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan! Jawab : Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem informasi baru dari sistem informasi lama yang, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan dapat diatasi dengan pembuatan sistem informasi yang baru. Siklus hidup pengembangan sistem informasi secara konseptual adalah sebagai berikut : 1. Analisis Sistem : menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. 2. Perancangan Sistem : merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi 3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak 4. Implementasi Sistem : beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya. 5. Operasi dan Perawatan : mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas. 6. Evaluasi Sistem : mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan. Dengan pembuatan dan perancangan sistem informasi baru dengan maksud menghilangkan atau mengurangi masalah-masalah yang terjadi pada sistem informasi lama, biasanya yang terjadi kebalikannya, yaitu timbul kesalahan fatal setelah melakukan konversi sistem informasi lama ke sistem informasi baru. Penyebabnya adalah sebagai berikut :
- Sumber daya manusia yang ada belum siap dalam mengaplikasikan sistem informasi yang baru. - Kurangnya perhatian pimpinan dalam mengaplikasikan sistem informasi baru, sehingga penjelasan mengenai pemakaian sistem informasi baru kurang. - Prosedur dalam pengaplikasian sistem informasi baru sulit dipahami dan dimengerti. - Tingkat penguasaan teknologi informasi perusahaan masih rendah. Dalam melakukan konversi sistem informasi dilakukan berdasarkan empat metode, yaitu : 1. Konversi Langsung (Direct Conversion) Mengimplementasikan sistem baru dan memutuskan jembatan sistem lama. Apabila konversi telah dilakukan maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama yang disebut cold turkey. Modifikasi terhadap konversi langsyung merupakan konversi uji coba. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : - Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain - Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai - Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya - Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti Kelebihannya : Biaya konversi relative tidak mahal Kelemahannya : Mempunyai resiko kegagalan cukup tinggi
2. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaan direkonsiliasi. Kelebihannya : Pendekatan ini memberikan derajat proteksi ynag tinggi dari kegagalan sistem yang baru. Kelemahannya : Biaya besar untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. 3. Konversi Bertahap (Phase-in Convertion) Mengsekmentasi sistem. Sistem baru diimplementasikan beberapa kali yang secara perlahan mengganti sistem yang lama. Konversi ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan member waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasililasi perubahan. Kelebihannya : Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi dan sumber-sumber pemrosesan data bisa diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas. Kelemahannya : Biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. Contoh dari metode konversi bertahap : Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface tersebut
memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut diinstal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan. 4. Konversi Pilot (Pilot Convertion) Mensegmentasi organinisasi yaitu hanya sebagian dari organisasi mencoba mengmbangkan sistem baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot ini harus membuktikan di tempat pengujian tersebut. Kelebihannya : Konversi ini sedikit berisiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah dibanding metode paralel. Segala kesalahan bisa dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Kelemahannya : Membutuhkan area (sebagian) dari operasi untuk uji coba. Contoh dari metode konversi pilot : Penerapan sistem baru diimplementasikan di salah satu kantor kantor cabang sebagai tempat pengujian sistem baru tersebut. Apabila sistem baru tersebut sukses dan cocok untuk diimplementasikan, maka kemudian sistem baru tersebut siap diimplementasikan ke seluruh kantor.
Beberapa asumsi cara untuk menghindari agar kesalahan tidak terjadi, yaitu : a. Penerapan software baru sebaiknya berjalan paralel dengan sistem manual. Jadi sistem manual masih tetap dipakai, sampai software baru teruji kevalidannya. b. Mencatat bug-bug yang muncul dan memberitahukan kepada pihak pengembang. Walaupun di masa pengembangan software sudah dilakukan pengetesan terhadap software tersebut, sampai benar-benar siap dilempar ke pasaran, tapi dalam kenyatannya kadang-kadang masih dijumpai bug-bug yang tidak terduga. c. Pelatihan bagi para operator. d. Kebijakan pimpinan yang mewajibkan semua staff memakai software tersebut. e. Kebijakan pimpinan dalam mendukung pengembangan sistem informasi berbasis komputer di perusahaan, dalam jangka pendek dan jangka panjang. Misalnya membuat rencana pencapaian selama 3, 5, 10 tahun ke depan dan menetapkan sarana dan prasarana pendukungnya. f. Pembagian kerja di staf IT. Ada staf IT yang khusus bertugas menangani masalah-masalah yang ada. g. Dukungan dari semua staf yang ada terhadap penerapan software baru ini, walaupun manfaatnya mungkin belum begitu terasa bagi para staf. Daftar Pustaka : http://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=1&ved=0cbsqfjaa& url=http%3a%2f%2fapr1l- si.comuf.com%2fsi.pdf&ei=1iqptenqd47jraef- IDBCw&usg=AFQjCNFXFCOD1jSA17HjZWat66HBX6RdmA&sig 2=l9HJDD28s1BYw-N1gOY6UQ. (Diakses Pada Tanggal 20 Desember 2010). http://riyanti.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/13890/konversi+siste m(9).pdf. (Diakses Pada Tanggal 20 Desember 2010). http://hwidyastuti.blog.friendster.com/2005/06/mencegah-kegagalanpenerapan-sistem-informasi/. (Diakses Pada Tanggal 20 Desember 2010).