PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERIZINAN USAHA PERDAGANGAN PADA KANTOR BADAN PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU (BPMP2T) KOTA PADANG DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC.NET 10.0 Liga Mayola Universitas Putra Indonesia YPTK Padang E-mail: ligamayola@gmail.com Abstrak Abstrak - Potensi TI dapat dikembangkan untuk mendukung hubungan antara pemerintah dengan masyarakat dalam rangka meningkatkan pelayanan publik serta dapat mempermudah akses antara masyarakat dengan pemerintah sehingga pelayanan dapat diberikan secara lebih efektif dan efisien. Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) Kota Padang, merupakan institusi pemerintahan yang salah satu tugasnya memberikan dan mengelola administrasi perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum sesuai dengan bidang perindustrian dan perdagangan. Sistem Informasi Pengolahan Data Perizinan Usaha Perdagangan ini dirancang menggunakan bahasa Pemrograman Visual Basic. Net dengan konsep multiuser. Sistem informasi ini bertujuan untuk mempermudah pihak BPMP2T dalam mengolah data surat izin usaha perdagangan, sehingga akan terciptanya pelayanan birokrasi yang cepat, murah dan berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan masyarakat sesuai dengan kebutuhan. Kata Kunci : IT, Visual Basic Net 2010, Sistem Informasi, SIUP 1. Pendahuluan TI merupakan sebuah bidang baru yang berkembang dengan pesat yang dibutuhkan setiap saat oleh pebisnis dan organisasi lainnya (Wabwoba dan Anselimo, 2011). Teknologi Informasi (TI) yang demikian pesat telah membuka peluang bagi seluruh institusi pemerintahan maupun swasta untuk memanfaatkannya dalam kegiatan pemerintahan. TI dapat dimanfaatkan untuk membantu instansi pemerintahan dalam mengelola data dan mengelola informasi yang lebih baik. Pemanfaatan TI secara luas dapat membuka peluang bagi pengaksesan, pengolahan, dan pendayagunaan informasi yang besar secara cepat dan akurat. Potensi TI dapat dikembangkan untuk mendukung hubungan antara pemerintah dengan masyarakat dalam rangka meningkatkan pelayanan publik. Penerapan teknologi informasi pada lembaga pemerintahan dapat mempermudah akses antara masyarakat dengan pemerintah sehingga pelayanan dapat diberikan secara lebih efektif dan efisien. Di era globalisasi ini perkembangan dunia usaha semakin pesat. Tidak heran apabila sering kita jumpai berdiri usaha-usaha baik kecil, menengah maupun besar. Untuk mendirikan usaha, pelaku usaha wajib memiliki surat izin usaha perdagangan atau yang sering disebut dengan SIUP. Sebagai bukti legalitas atas perusahaannya dalam melakukan segala kegiatan usahanya. Dengan adanya SIUP ini para pengusaha akan lebih leluasa dan tenang dalam menjalankan usahanya karena sudah dilindungi oleh hukum dan sudah diakui oleh pemerintah. Dengan adanya SIUP akan dapat didata dan dinilai oleh pemerintah mengenai pertumbuhan perekonomian daerahnya serta mempermudah pemerintah dalam mengawasi, memberi pengarahan, bimbingan dan lain-lain. 90
Lengkap Akurat Tepat Waktu Relevance UPI YPTK Jurnal KomTekInfo Vol. 4, No. 1, Juni 2017, Hal. 90-98 ISSN :2356-0010 Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) Kota Padang, merupakan institusi pemerintahan yang salah satu tugasnya memberikan dan mengelola administrasi perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum sesuai dengan bidang perindustrian dan perdagangan. Pada saat ini BPMP2T masih melakukan pengolahan data secara manual dan belum dapat memaksimalkan kegunaan dan fungsi dari komputer karena masih menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses pembuatan dan pengelolaan data surat izin usaha. Pelayanan birokrasi yang cepat, murah dan berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan masyarakat, sudah lama menjadi tuntutan masyarakat, terutama dunia usaha dan investasi di Indonesia. Pemerintah pusat maupun daerah, menanggapi tuntutan tersebut dengan membentuk kantor, unit atau apapun namanya untuk pelayanan perizinan. Pelayanan publik di Indonesia mempunyai peran penting bahkan vital pada kehidupan ekonomi dan politik. Pelayanan publik juga merupakan unsur paling penting dalam meningkatkan kualitas hidup sosial di dalam masyarakat manapun (Sancoko, 2010). 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut (Jogiyanto, 2009), sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, (Jogiyanto, 2009), sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, (Jogiyanto, 2009) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. 2.1.2 Pengertian Informasi Sebelum memahami pengertian informasi sebaiknya kita mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan informasi yaitu data. Data adalah kumpulan karakter, fakta, kejadian atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi sistem informasi, biasanya data ini belum bisa digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sedangkan informasi menurut (Jogiyanto, 2008) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya jadi tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Kualitas dari suatu informasi tergantung pada empat hal yaitu dapat dilihat pada gambar 2.1. Informasi Berguna Gambar 2.1 Pilar-pilar informasi yang berguna 91
1. Akurat Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat waktu Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap pemakai yang satu dengan yang lainnya berbeda. 4. Lengkap Informasi yang diberikan tidak ada kurangnya dan harus sempurna. 2.1.3 VB.Net Microsoft VB.Net merupakan bahasa pemrograman visual dan pada dasarnya menganut konsep pemrograman berbasis event (event-driven programming) yang mana pengkodean dilakukan berdasarkan event-event yang terjadi pada aplikasi yang dihasilkan (Nugroho, 2010). 3. Metodologi Penelitian Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penyelesaian masalah dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini : Gambar 1: Kerangka Kerja Penelitian 4. Hasil dan Diskusi 4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Sebelum melakukan rancangan terhadap sistem yang baru, terlebih dahulu penulis melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan mengenai Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) pada Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) Kota Padang serta memahami kemungkinan masalah dalam sistem pengolahan datanya. Berdasarkan analisa yang telah dilakukan mengenai Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) pada Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) Kota Padang dapat digambarkan bahwa sistem yang digunakan sudah cukup baik, namun masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam hal pengolahan data. Hal ini disebabkan karena kurang optimalnya pemakaian komputer dalam pengolahan datanya. Adapun aliran dari sistem yang lama adalah sebagai berikut: 1. Bagian Informasi, memberikan formulir permohonan SIUP beserta formulir persyaratan permohonan SIUP kepada pemohon. 2. Kemudian pemohon mengisi formulir dan melengkapi persyaratan permohonan SIUP. Setelah itu pemohon mengantarkan formulir kepada Front Office. Front Office memeriksa kelengkapan data pemohon. Jika datanya lengkap, maka pemohon akan diberikan nomor agenda. Jika tidak, maka berkas-berkas dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi 92
terlebih dahulu. Formulir itu diproses, sehingga dihasilkan laporan pendaftaran permohonan SIUP. 3. Selanjutnya berkas-berkas yang telah lengkap, diserahkan Front Office kepada Back Office bagian verifikasi. Pada tahap ini Back Office kembali memvalidasi kelengkapan data. Berkas-berkas tersebut diproses, sehingga dihasilkan laporan permohonan SIUP. Selanjutnya berkas-berkas yang sudah di validasi diserahkan kepada Back Office bagian proses. Disini berkas-berkas tadi diinputkan kemudian laporan SIUP dicetak. 4. SIUP yang telah dicetak, diberikan kepada Kasubid, Kabid, Sekretaris, untuk diparaf dan terakhir, Kepala menandatangani SIUP. 5. SIUP yang telah selesai, diserahkan kepada bagian FO Hasil. SIUP akan diberikan kepada pemohon melalui FO Hasil. FO Hasil akan mencatat tanda terima dan menghasilkan laporan tanda terima SIUP. Berdasarkan alur penjelasan di atas maka Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama permohonan SIUP dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2 : Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama 4.1.1 Aliran Sistem Informasi (ASI) Setelah melihat masalah-masalah yang ada pada aliran sistem informasi yang sedang berjalan pada Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) dalam pengolahan data SIUP maka selanjutnya penulis melakukan pengusulan suatu sistem yang baru untuk menanggulangi kelemahan-kelemahan sistem yang lama tersebut. Adapun dalam aliran sistem informasi yang baru ini penulis melakukan perubahan dalam proses pengolahan data SIUP dengan membentuk suatu database. Dan bagian-bagian yang berperan dalam proses pengolahan data SIUP ini dirancang baru. Untuk jelasnya aliran sistem informasi yang baru pada Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) dapat dilihat pada gambar 4.2. Gambar 3 : Aliran Sistem Informasi (ASI) 93
4.1.2 Context Diagram Context diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat di dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context Diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganalisa sistem yang akan dikembangkan. Pada Context Diagram Sistem Pengolahan Data SIUP terdiri dari 4 entity dimana entity-entity ini saling berinteraksi dan berhubungan baik dengan entity yang lain maupun dengan sistem. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3. Gambar 4 : Context Diagram Sistem Informasi SIUP 4.2. PENGUJIAN SISTEM Pengujian program dilakukan dengan mengeksekusi program aplikasi yang telah dibuat dan menampilkannya berdasarkan menu-menu yang ada pada program aplikasi pengolahan data Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). Adapun bentuk-bentuk program sebagai berikut. 4.2.1 Form Login Pengguna memiliki login dengan statusnya masing-masing, yaitu Admin, Front Office, Back Office dan Kepala dapat dilihat pada gambar 5 : Gambar 5 : Form Login User Setiap status login mempunyai hak akses yang berbeda-beda yaitu : a. Admin, dapat mengontrol atau mengakses semua item. b. Front Office, hanya dapat mengakses Input Pemohon, Input Perusahaan, Laporan Pendaftaran Permohonan, Laporan Perusahaan, dan Laporan Cetak Bukti Tanda Terima SIUP. c. Back Office, hanya dapat mengakses Input SIUP, Laporan SIUP dan Laporan Data SIUP. d. Kepala BPMP2T, hanya dapat mengakses Laporan Pendaftaran Permohonan, Laporan Perusahaan, Laporan SIUP dan Laporan Laporan Data SIUP. 94
4.2.2 Form Input Form input data digunakan untuk menginputkan data dan menyimpan data-data ke dalam database. Data yang ada di dalam database dapat ditampilkan kembali pada form input data. 4.2.2.1 Form Input Data Pemohon Input data pemohon digunakan untuk menyimpan data pemohon ke dalam database. Data yang ada di dalam database dapat ditampilkan kembali pada form seperti terlihat pada gambar 6. Gambar 6 : Form Input Data Pemohon 4.2.3 Form Input Data Perusahaan Input data perusahaan digunakan untuk menyimpan data perusahaan sekaligus menyimpan data ke dalam database. Data yang ada dalam database dapat ditampilkan kembali pada form seperti terlihat pada gambar 7. Gambar 7 : Form Input Data Perusahaan 4.2.4 Form Input Data SIUP Input data SIUP digunakan untuk menyimpan data SIUP ke dalam database. SIUP yang telah diinputkan dapat dilihat pada form seperti terlihat pada gambar 8 berikut ini. Gambar 8 : Form Input Data SIUP 95
4.2.5 Laporan Form laporan digunakan untuk mencetak dan menampilkan laporan dengan menginputkan data terlebih dahulu pada form input data, kemudian data ditampilkan dari form laporan dan dicetak. 4.2.5.1 Bukti Tanda Terima SIUP Laporan bukti tanda terima SIUP digunakan untuk mencetak bukti tanda terima SIUP dengan menginputkan data pemohon terlebih dahulu pada form menu input data pemohon. Tanda terima ini nanti akan diberikan kepada pemohon sebagai bukti tanda terima SIUP. Data ditampilkan dari form laporan bukti tanda terima SIUP, dapat dilihat pada gambar 9. Gambar 9 : Bukti Tanda Terima SIUP 4.2.5.2 Laporan Pendaftaran Permohonan Laporan pendaftaran permohonan digunakan untuk mencetak laporan pendaftaran permohona per bulan, dengan menginputkan data pemohon terlebih dahulu pada form menu input pemohon. Data ditampilkan pada tabel pemohon. Laporan pemohon dapat dilihat pada gambar 10. Gambar 10 : Laporan Pendaftaran Permohonan 4.2.5.3 Laporan Perusahaan Laporan perusahaan per bulan digunakan untuk mencetak laporan perusahaan per bulan, dengan menginputkan data perusahaan terlebih dahulu pada form menu input perusahaan. Data ditampilkan pada tabel pemohon. Laporan pemohon dapat dilihat pada gambar 11. Gambar 11 : Laporan Perusahaan 96
4.2.5.4 SIUP Laporan SIUP digunakan untuk menampilkan mencetak laporan SIUP, dengan menginputkan data SIUP terlebih dahulu pada form menu input SIUP. Data ditampilkan dari form laporan SIUP, dapat dilihat pada gambar 12. Gambar 12 : SIUP 4.2.5.5 Laporan Data SIUP Laporan data SIUP digunakan untuk menampilkan laporan SIUP per bulan dengan menginputkan data SIUP terlebih dahulu pada form menu input SIUP. Data ditampilkan pada tabel siup. Laporan data SIUP dapat dilihat pada gambar 13 Gambar 13 : Laporan Data SIUP 5. Kesimpulan Setelah melakukan pengumpulan data, penelitian dan analisis terhadap masalah yang ada, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem Aplikasi Bahasa Pemrograman Visual Basic.Net dengan menggunakan MYSQL sebagai pengelola DBMS, pengolahan data Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Pada Kantor Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPMP2T) Kota Padang dapat mempermudah dalam menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan. 2. Pengarsipan data dapat dilakukan dengan baik dan rapi, karena menggunakan media penyimpanan data yang lebih kecil namun memiliki kapasitas penyimpanan yang besar (disk/harddisk). 3. Penyajian laporan dapat dilakukan dengan cepat, karena software yang digunakan telah mengatur format dari laporan-laporan tersebut, disini hanya mengikuti beberapa langkah 97
yang ada pada screen control / perintah yang ada pada layar untuk menjalankan program aplikasi ini. 4. Dengan adanya sistem yang baru dapat membantu pihak Pelayanan dan Perizinan Terpadu, informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data secara komputerisasi, memungkinkan proses pencarian data mudah dilakukan dan dapat diakses secara langsung melalui program, dengan demikian diharapkan akan memudahkan dalam mengambil keputusan. 5. Untuk penelitian selanjutnya dapat dilakukan dengan mengaplikasikan bahasa pemrograman web based. Daftar Pustaka [1] Franklin Wabwoba and Anselimo Peters Ikoha, Information Technology Research in Developing Nations: Major Research Methods and Publication Outlets, International Journal of Information and Communication Technology Research, Volume 1 No. 6, October 2011. [2] Jogiyanto, HM. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 2009. [3] Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 2008. [4] Sancoko, Bambang, Pengaruh Remunerasi Terhadap Kualitas Pelayanan Publik, Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, Volume 17, Nomor 1, 2010. 98