BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah Sistem Teknologi Informasi (STI) telah berkembang dengan sangat pesatnya. Jika diamati, setiap satu dekade, terjadi perkembangan yang cukup signifikan dari sistem teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada tahun 1950, beranjak ke-era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju ke era jejaring global di mulai tahun 1990. Sistem teknologi informasi telah banyak sekali mengalami perubahan. Perubahan peran dari sistem teknologi informasi itu sendiri mau tidak mau menyebabkan perubahan dari sistem teknologi informasi itu sendiri, mulai dari perannya membantu operasi organisasi menjadi lebih efisien sampai kepada perannya memnangkan kompetisi. PT. Kaye Adang Ekspres merupakan perusahan yang bergerak dibidang pemesanan dan pengiriman Oli. PT. Kaye Adang Ekspres dalam pencatatan pemesanan dan pengiriman oli sudah menggunakan komputer tetapi masih menggunakan microsoft excel. Hal ini memiliki kelemahan antara lain laporan pemesanan dan pengiriman oli tidak dapat disajikan secara cepat sehingga sering menghambat aktivitas bisnis. Selain itu pengelolaan data menggunakan microsoft excel juga menyebabkan pencarian data yang cukup lama karena data tidak tersimpan dalam satu database. Selain itu file dalam bentuk microsoft excel sering mengalami ganguan atau serangan virus sehingga menyebabkan kerusakan file.
Untuk itu PT. Kaye Adang Ekspres membutuhkan sistem informasi baru yang dapat memperbaiki kelemahan sistem yang berjalan saat ini. Berdasarkan uraian diatas penulis mengangkat judul Perancangan Sistem Informasi Pemesanan dan Pengiriman Oli Dengan Menerapkan CIF (Cost Freight And Insurance) Pada PT. Kaye Adeng Ekspres. I.2. Ruang Lingkup Permasalahan I.2.1. Identifikasi Masalah Pencatatan dengan cara manual yang diterapkan PT. Kaye Adeng Ekspres memiliki cukup banyak kelemahan antara lain 1. Pengendalian pencatatan pemesanan dan pengiriman oli cukup sulit dilakukan karena data tidak tersimpan dalam satu database tetapi dalam microsoft excel dengan nama file yang berbeda-beda. 2. Laporan pemesanan dan pengiriman oli tidak dapat dihasilkan secara otomatis. I.2.2. Rumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah diatas adapun yang menjadi rumusan masalah pada penulisan skripsi ini adalah : 1. Bagaimana merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli berbasis komputerisasi menggunakan Microsoft Visual Basic.NET 2008? 2. Bagaimana merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli yang mampu menghasilkan laporan secara otomatis?
I.2.3. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuannya maka dilakukan pembatasan masalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dirancang adalah sistem pemesanan dan pengiriman oli dengan menerapkan metode CIF (Cost Freight And Insurance). 2. Input sistem terdiri dari data Oli, data pelanggan, data kapal, transaksi pemesanan oli, transaksi pengiriman oli. 3. Ouput sistem terdiri dari Daftar Oli, laporan data pelanggan, laporan pemesanan oli, laporan pengiriman oli, laporan penerimaan bersih, dan laporan laba/rugi. 4. Aplikasi dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.NET 2008. 5. Penyimpanan data menggunakan format database Microsoft SQL Server 2005. 6. Laporan yang digunakan adalah Seagate Cystal Report 10.5. 7. Metode yang digunakan adalah Unified Modelling Language (UML). I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1. Tujuan Tujuan dari penulisan ini adalah : 1. Merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic.NET 2008.
2. Merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli yang mampu menghasilkan laporan secara otomatis. I.3.2. Manfaat Manfaat dari penulisan ini adalah: 1. Pencatan pemesanan dan pengiriman oli dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan mempermudah pencarian data. 2. Laporan pemesanan dan pengiriman oli dapat dihasilkan secara otomatis. 3. Bagi Mahasiswa, merupakan salah satu syarat kelulusan dalam memperoleh gelar sarjana dari Potensi Utama. I.4. Metodologi Penelitan Berisi tatacara dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan perancangan yang dilakukan. Adapun metodologi yang dilakukan dalam pengumpulan data adalah : 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Penulis mengadakan pengamatan secara langsung untuk mendapatkan data yang akurat dari PT. Kaye Adang Ekspres mengenai informasi pemesanan dan pengiriman oli. Dalam hal ini penulis melakukan dengan cara pengamatan, wawancara dan sampling sehingga permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan baik. Metode yang digunakan penulis dalam penelitian lapangan adalah:
a. Penelitian Langsung (Observation) Penulis melakukan pengambilan data dengan cara mengamati langsung ke bagian penjualan dengan memperhatikan prosedur penerimaan dan pengiriman pada PT. Kaye Adang Ekspress. b. Teknik Wawancara (Interview) Dalam pengumpulan data ini penulis melakukan wawancara pada bagian penjualan dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang diarahkan pada masalah pemesanan dan pengiriman oli. c. Sampling Penulis meneliti dan memilih dokumen yang tersedia dan ada kaitannya sistem pemesanan dan pengiriman oli pada PT.Kaye Adang Ekspress. 2. Metode Perpustakaan (Library Research) Penulis melakukan studi kepustakaan dengan membaca buku-buku komputer terutama yang berhubungan dengan judul skripsi dan browsing internet. Adapun prosedur penelitian adalah sebagai berikut:
1.4.1. Analisa Sistem yang ada Adapun prosedur penelitian adalah seperti pada gambar berikut : Target : Sistem Pemesanan dan Pengiriman Oli Analisis Kebutuhan : data Oli, data pelanggan, data kapal, transaksi pemesanan oli, transaksi pengiriman oli Spesifikasi : VB. Net dan SQL Server sebagai Database Desain & Implementasi : Desain Aplikasi dan Pengujian Aplikasi Yang telah dirancang Pengesahan Program Validasi : Hasil akhir aplikasi yang telah di uji verifikasi Finalisasi Gambar I.1 Prosedur Perancangan Keterangan : 1. Adapun target dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman oli berbasis komputerisasi pada PT. Kaye Adang Ekspres.
2. Untuk merancang sistem komputerisasi pemesanan dan pengiriman oli penulis menggunakan data berupa data Oli, data pelanggan, data kapal, transaksi pemesanan oli, transaksi pengiriman oli. Setelah target penelitian ditentukan dan melakukan analisa kebutuhan data, langkah selanjutnya adalah menentukan spesifikasi untuk mengolah aplikasi. Spesifikasi yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic.NET 2008 dan SQL Server 2005. 3. Dengan menggunakan Microsoft Visual Basic.NET 2008 dan SQL Server 2005 sistem akan dirancang dan melakukan proses pengkodean (coding). Setelah proses pengkodean selesai dilakukan maka selanjutnya adalah proses pengujian sistem. 4. Hasil dari rancangan dan pengkodean (coding) akan diajukan kembali untuk disahkan sebagai sistem usulan. Jika hasil rancangan tidak disetujui maka akan dilakukan perancangan kembali. 5. Jika hasil dari perancangan dan pengkodean (coding) disetujui sebagai sistem usulan maka sistem akan kembali diverifikasi/testing dan akan menjadi hasil akhir dari perancangan untuk selanjutnya dilakukan compile. 6. Sebagai tahap akhir atau finalisasi adalah packing atau pembuatan package dari sistem yang telah selesai dirancang dan diverifikasi. 1.4.2. Bagaimana sistem yang lama dengan sistem yang akan dirancang Berdasarkan analisa yang penulis lakukan, ada beberapa kekurangan dalam sistem yang lama antara lain sebagai berikut :
a. Pencatatan pemesanan dan pengiriman oli sudah menggunakan komputer tetapi masih menggunakan microsoft excel. Sistem ini menyebabkan banyak nya file dengan nama yang berbeda sehingga menyebabkan lambatnya pencarian data. b. Penyajian laporan rekapitulasi pemesanan dan pengiriman tidak dapat dihasilkan secara otomatis karena harus selalu menunggu dilakukan perhitungan dan pelaporan yang memakan waktu cukup lama. Sedangkan sistem yang akan dirancang adalah sebagai berikut : 1. Sistem yang dirancang adalah sistem komputersasi terprogram yang dapat mencatat dan menyimpan data transaksi secara otomatis. Sistem yang dirancang juga memiliki keakuratan yang baik dalam melakukan pencarian data, karena data tersimpan dalam satu database. 2. Sistem yang dirancang dapat menghasilkan laporan pemesanan dan pengiriman secara otomatis serta dapat disajikan setiap waktu. 1.4.3. Pengujian / Uji Coba sistem yang sudah dibuat Pada tahapan ini penulis akan menguji dan menilai hasil implementasi serta menguraikan kebutuhan minimum dari perangkat lunak yang dibangun baik software maupun hardware. 1.5. Lokasi Penelitian Adapun lokasi tempat penulis mengadakan penelitian adalah PT. Kaye Adang Ekspres yang beralamat di Jln. Kompos Km 12 Binjai Telp: 08116028220.
I.6. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab pertama ini penulis membahas tentang latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, Lokasi Penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Berisikan kajian teori dan metode yang berhubungan dengan topik yang dibahas atau permasalahan yang sedang dihadapi. BAB III : ANALISA DAN DESAIN SISTEM Berisikan tentang analisa sistem yang sedang berjalan dan usulan sistem yang akan dirancang pada penulisan skripsi ini. Selain itu, juga berisikan tentang rancangan sistem yang akan dibangun. BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Berisi tentang tampilan hasil sistem yang dirancang, pembahasan hasil dan uji coba sistem yang dibuat serta memaparkan kelebihan dan kekurangan sistem yang dirancang. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan rangkuman hasil penelitian berupa kesimpulan dan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan di masa yang akan datang.