1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, salah satunya adalah perpustakaan. Perpustakaan dan pustakawan dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Adanya perkembangan teknologi informasi ini memberikan kemudahan dan kebebasan bagi pemustaka dalam mengakses informasi, sehingga dengan adanya perkembangan teknologi berdampak pada perubahan pengelolaan perpustakaan. Hampir seluruh perpustakaan telah melakukan otomasi perpustakaan. Bahkan ada perpustakaan yang melakukan pendigitalisasian terhadap koleksi-koleksi yang dimiliki. Greenstein (2000 dalam Pendit, 2007: 30) berpendapat bahwa perpustakaan digital tidak lagi diukur berdasarkan jumlah dan karakter koleksi secara fisik yang dimiliki oleh suatu perpustakaan, melainkan lebih berdasarkan pada luas cakupan jaringan informasi yang terbentuk oleh jasa yang disediakannya. Sarana dan prasarana di dalam pemenuhan kebutuhan pengguna saat ini sudah berbasis teknologi infomasi. Hal tersebut berpengaruh terhadap kebutuhan informasi dengan pemanfaatan sumber daya yang terus berkembang serta meningkatkan pelayanan untuk kepuasan pemustaka. Salah satu upaya yang dilakukan untuk menemukan
2 kembali informasi tersebut adalah pendigitalisasian koleksi perpustakaan seperti koleksi skripsi. Koleksi skripsi merupakan salah satu jenis grey literature karena dihasilkan oleh peneliti dan praktisi di bidangnya. Grey literature mempunyai manfaat yang sangat besar bagi pemustaka, sehingga koleksi tersebut perlu dikelola dengan baik untuk melestarikan hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga atau institusi, sehingga hasil-hasil penelitian yang telah ada dapat dilanjutkan keberadaan lain. Pendigitalisasian koleksi skripsi dapat dilakukan dengan mengubah file dari data ke bentuk digital seperti pada koleksi skripsi. Hal ini dilakukan untuk membantu pemustaka dalam pencarian informasi sehingga kebutuhan akan informasi tersebut dapat dipenuhi secara mudah, cepat, efektif, dan efisien. Perkembangan informasi yang begitu pesat, Pusat Sumber Belajar Universitas Yogyakarta berinovasi dengan pendigitalisasian koleksi yang dimiliki, salah satunya adalah skripsi. Maka dari itu Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta menggunakan sistem layanan terbuka (Opened Access) dimana setiap pemustaka Pusat Sumber Belajar diberi kebebasan untuk memilih dan menemukan buku-buku yang dikehendaki tanpa harus melalui petugas. Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta membantu pemustaka melakukan pencarian (searching) dengan menggunakan catalog online dengan alamat http://digilib.uad.ac.id. Katalog ini berisi keterangan tentang koleksi yang dimiliki oleh Pusat Sumber Belajar, pemustaka dapat mengakses
3 dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, penerbit, dan subyek yang telah diinginkan. Untuk memudahkan pencarian, catalog online Pusat Sumber Belajar terpasang di ruang perpustakaan dan dapat diakses dimana saja. Penulis memilih Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan sebagai studi kasus dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) adalah Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta merupakan perpustakaan yang masih dalam pengembangan, sehingga penulis ingin belajar bagaimana mengembangkan perpustakaan digital tersebut dan menerapkan ilmu yang penulis dapat selama kuliah. Selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, penulis tertarik mengambil judul Digitalisasi Koleksi Skripsi Menggunakan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta karena perkembangan teknologi saat ini yang menginginkan perpustakaan menyediakan informasi secara cepat, tepat, dan akurat sehingga penulis berpendapat bahwa perpustakaan harus memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pemustaka dengan demikian kebutuhan informasi pemustaka dapat terpenuhi. Pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) dapat membantu seluruh kegiatan pusat sumber belajar sehingga penulis tertarik untuk membuat tugas akhir dengan judul DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI MENGGUNAKAN SISTEM
4 INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA. B. Rumusan Masalah Rumusan masalah yang diambil penulis berdasarkan tujuan pada penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pengolahan skripsi sampai pendigitalisasian pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta? 2. Bagaimana cara penelusuran informasi pada koleksi skripsi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta? 3. Kendala apa saja yang dihadapi pada pendigitalisasian dan penelusuran informasi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta? 4. Upaya dalam menghadapi kendala pendigitalisasian dan penelusuran informasi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta?
5 C. Tujuan Tujuan penulis mengangkat tema pendigitalisasian koleksi skripsi menggunakan software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan, yaitu: 1. Untuk menjelaskan langkah-langkah pengolahan skripsi sampai pendigitalisasian pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 2. Untuk mengetahui cara penelusuran informasi pada koleksi skripsi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi pada pendigitalisasian dan penelusuran informasi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) Di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 4. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pendigitalisasian dan penelusuran informasi pada software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
6 D. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data untuk penulisan Tugas Akhir dilakukan bersamaan dengan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP). Dilaksanakan pada tanggal 18 Februari sampai dengan 18 April 2013, setiap Senin sampai dengan Sabtu. Dari pukul 08.00-13.00 pada Senin sampai Kamis, Pukul 08.00-10.30 pada Jum at, Pukul 08.00-12.00 pada Sabtu. Bertempat di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Kampus I Jl. Kapas 9, Semaki Yogyakarta dan Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Kampus II Jl. Pramuka 42 Yogyakarta. Metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data untuk penyusunan Tugas Akhir yaitu: 1. Metode Observasi (Pengamatan) Dalam proses pengumpulan data di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, penulis menggunakan metode observasi (pengamatan). Pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan cara mengamati dan mencatat secara sistematis gejala-gejala yang diselidiki (Narbuko, 2000: 70). Dengan menggunakan metode observasi ini, penulis secara langsung dapat melakukan pengamatan dan dapat juga langsung terlibat dalam proses pendigitalisasian koleksi skripsi dari awal penerimaan soft file dari skripsi sehingga informasi dari skripsi tersebut dapat disajikan kepada pemustaka. Dalam pendigitalisasian koleksi skripsi ini menggunakan software Sistem
7 Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. 2. Metode Studi Pustaka Dalam proses pengumpulan data di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, penulis menggunakan metode studi pustaka. Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengelolaan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolok ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam literatur (Nawawi, 1994: 23). Dengan menggunakan metode studi pustaka ini, penulis dengan cara mengumpulkan kemudian mengolah literatur tersebut sehingga dapat dijadikan rujukan dalam penulisan Tugas Akhir. Bahan pustaka atau literatur yang penulis kumpulkan berupa buku-buku, artikel jurnal, dll. 3. Metode Dokumentasi Dalam proses pengumpulan data di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, penulis menggunakan dokumentasi. Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya (Arikunto, 2010: 274). Dengan metode menggunakan metode dokumentasi ini, penulis mengumpulkan dokumen atau arsip yang mendukung kegiatan sehari-hari di Pusat Sumber Belajar Univeritas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
8 4. Metode Wawancara Dalam proses pengumpulan data di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, penulis menggunakan metode wawancara. Wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang langsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan (Narbuko, 2000: 83). Dengan metode ini, penulis melakukan tanya jawab dengan koordinator satuan Pusat Sumber Belajar maupun dengan Staf (Pustakawan) di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. Hal ini dilakukan guna untuk mendapatkan informasi secara detail dan jelas.