DRAFT- KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PENDIRIAN PUSAT SUMBER DAYA PENGETAHUAN (KNOWLEDGE RESOURCE CENTER) BKPP PROPINSI ACEH Diajukan oleh Knowledge Management Consultant Task Force BKPP-UNDP
DRAFT- KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PENDIRIAN PUSAT SUMBER DAYA PENGETAHUAN ( KNOWLEDGE RESOURCE CENTER) BKPP PROPINSI ACEH 1. PENGANTAR Pasca bencana gempa bumi dan tsunami, United Nations Development Programme (UNDP) menyediakan bantuan operasional dan bantuan peningkatan kapasitas kepada pemerintah daerah melalui Program Transformasi Pemerintahan Aceh atau The Aceh Government Transformation Programme (AGTP). Dukungan yang diberikan kepada Pemerintah Aceh dimaksudkan untuk mengatasi kekurangan kapasitas dalam menangani transformasi yang ada saat ini dan tantangan transisi sehingga Pemerintah Aceh akan dilengkapi dengan kemampuan yang memadai untuk menerima fungsi, peran dan tanggung jawab yang telah diserahkan oleh eks-badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi (BRR NAD-Nias) di tahun 2009. Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Aceh memiliki komitmen untuk membangun kembali masyarakat yang lebih kuat dan lebih baik dari kondisi sebelum tsunami. Keduanya telah mengidetifikasikan pertumbuhan ekonomi dan pembangunan sebagai hal yang sangat penting dalam ketiga tahap rekonstruksi di Aceh, pertama pada tahap bantuan darurat, kedua berkaitan dengan upaya rehabilitasi dan rekonstruksi fisik. Keberlanjutan transisi dan upaya pemulihan Aceh yang sedang berlangsung menuntut Aceh agar mampu mengembangkan kemampuan dalam peningkatan kapasitas untuk memenuhi berbagai tantangan dimasa depan. Untuk itu diperlukan adanya kesinambungan sebagai kunci utama dalam program transisi dan pemulihan di Aceh, juga sangat penting untuk menjaga warisan sumber daya yang telah diinvestasikan di Aceh. Untuk itu UNDP melalui Output-3 AGTP memastikan ketersediaan struktur dan sistem untuk mentransfer dan mempertahankan pengetahuan serta melanjutkan pengembangan keterampilan untuk menjamin kesinambungan kegiatan pemulihan. Hal ini akan dicapai melalui pengembangan proses dan sistem manajemen sumber daya manusia yang tepat, pengembangan dan akreditasi perlengkapan dan program pelatihan yang menekankan pada berbagai jenis program pengembangan kapasitas ad-hoc yang pada saat ini dan sedang dilaksanakan melalui berbagai institusi dan donor pendukung inisiatif, serta pengembangan para pelatih dan manajer yang kompeten untuk mentransfer pengetahuan dan keterampilan yang sesuai bagi dinas pemerintahan kabupaten dan provinsi untuk keberhasilan transisi dan upaya pemulihan yang berkelanjutan. Instansi pemerintah lokal yang memiliki peran penting dalam peningkatan kapasitas para Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Aceh adalah Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan (BKPP).
Badan ini adalah lembaga pemerintah resmi yang mengatur mulai dari perekrutan para PNS, mutasi, pelatihan hingga berakhirnya masa tugas mereka. BKPP bertugas untuk mengelola sumber daya aparatur negara dan bertujuan untuk mewujudkan sumber daya aparatur negara yang profesional dan unggul. Salah satu program peningkatan kapasitas aparatur BKPP yang direncanakan dalam komponen AGTP Output-3 ini adalah untuk mempertahankan, mengelola dan mentransfer pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk keberhasilan transisi dan dan pemulihan yang berkesinambungan di Provinsi Aceh. Oleh karena itu inisiasi adanya suatu manajemen pengetahuan (knowledge management) di BKPP menjadi sangat signifikan. Ini juga relevan dengan deskripsi pekerjaan yang tertera di dalam dokumen surat perjanjian (LoA) antara UNDP Indonesia dan BKPP yaitu merencanakan dan mendirikan Pusat Sumber Daya Pengetahuan (Knowledge Resource Center). Manajemen Pengetahuan diharapkan dapat menjadi media bagi proses pengumpulan, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan tentang segala hal yang berkaitan dengan masalah kepegawaian, pendidikan, dan pelatihan baik secara eksplisit maupun implisit (tacit). Pengetahuan eksplisit dapat berupa pengetahuan yang dapat ditransformasikan dengan objektif dan mudah, misalnya pengetahuan yang telah ada di dalam buku, dokumen, atau jenis dokumentasi lainnya. Sedangkan pengetahuan tacit bersifat subjektif dan relatif susah untuk dibagi. Misalnya pengalaman seseorang terhadap sesuatu. Wadah paling relevan bagi mekanisme manajemen pengetahuan ini adalah suatu Pusat Sumber Daya Pengetahuan atau PSDP (knowledge Resource center). PSDP- BKPP yang memadukan konsep terintegrasi dan komprehensif seperti ini relatif masih tergolong baru di tataran organisasi pemerintahan di Indonesia. Diharapkan pusat ini dapat menjadi sumber dan pusat pembelajaran pendidikan dan pelatihan yang berbasis teknologi informasi bagi kepentingan peningkatan kapasitas aparatur pemerintahan dan kelompok lainnya. Saat ini BKPP Aceh telah memiliki satu unit perpustakaan. Unit ini diharapkan dapat meningkatkan kapasitas dan kinerjanya dengan mengambil manfaat dari konsep manajemen pengetahuan. Konsep manajemen pengetahuan dalam perpustakaan dapat berupa inovasi pengetahuan dalam bidang penelitian praktis di bidang ilmu perpustakaan dan informasi dengan mengikuti perkembangan dan trend terbaru dalam ilmu perpustakaan. Ini juga meliputi perkembangan perpustakaan dari konvensional menuju perpustakaan elektronik, atau digital library. Selanjutnya, yang perlu diperhatikan adalah diseminasi atau penyebaran pengetahuan tersebut. Perpustakaan dapat memainkan peranan penting dalam penyebaran informasi dan pengetahuan
dengan menggunakan berbagai media atau saluran. Misalnya dengan intensifikasi penggunaan internet. Saluran ini dapat dimanfaatkan untuk mencari pengetahuan dan memperoleh informasi. Manajemen pengetahuan diharapkan dapat membawa angin perubahan dalam budaya perpustakaan BKPP khususunya. Hal utama yang menjadi perhatian adalah adanya pertukaran informasi yang terbuka, kepercayaan bersama, pembelajaran, serta membagi dan mengembangkan pengetahuan. Untuk mendukung proses tersebut diperlukan pula adanya pendidikan dan pelatihan yang berkelanjutan bagi para pustakawan atau staf yang mengelola pusat ini. 2. FUNGSI DAN TUJUAN Upaya untuk meningkatkan kapasitas aparatur BKPP salah satunya adalah dengan adanya suatu manajemen pengetahuan yang baik dan komprehensif. Untuk itu diperlukan adanya suatu Pusat Sumber Daya Pengetahuan atau PSDP BKPP Aceh (BKPP Aceh Knowledge Resource Cente). PSDP yang terintegrasi dengan unit perpustakaan ini juga diharapkan tidak hanya meningkatkan kapasitas aparatur secara individual namun juga diharapkan mampu meningkatkan kapasitas BKPP Aceh secara kelembagaan. Adapun fungsi dan tujuan PSDP BKPP adalah untuk: 1. Mengumpulkan, menyimpan atau mendokumentasikan dan menyebarkan informasi dan pengetahuan yang berkaitan dengan kepegawaian, pendidikan, pelatihan, bagi pengembangan sumber daya manusia. 2. Memfasilitasi pertukaran informasi, pengetahuan serta pengalaman diantara pihak-pihak terkait. 3. Mengelola aset pengetahuan dengan baik. 4. Mendukung kegiatan penelitian bagi kalangan staf BKPP dan Widyaiswara terhadap isu-isu kepegawaian dan isu- isu lain yang terkait. 5. Menjadikan BKPP Propinsi Aceh sebagai institusi yang memiliki manajemen pengetahuan yang baik baik dan berkualitas. 6. Membangun budaya organisasi BKPP yang berbasis pengetahuan. 3. METODE DAN TEKNIS PELAKSANAAN a. Metode. Task Force BKPP-UNDP melalui Konsultan Bidang Knowledge Management melakukan inisiasi dan perencanaan pendirian Pusat Pengetahuan BKPP. Pada Tabel 1. DRAFT- Kerangka Kerja Pusat Sumber Daya Pengetahuan- PSDP (Knowledge Resource Center- KRC) BKPP Propinsi Aceh,
menjelaskan tahapan-tahapan pendirian pusat tersebut. Dalam proses pendirian pusat ini juga akan dilakukan serangkaian penilaian kebutuhan (need assessment), dengan memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan seperti: kurikulum, courserware atau perangkatperangkat, modul, panduan, serta paket-paket informasi dan pengetahuan bagi e-learning. Pendirian dan pengembangan PSDP akan melibatkan para staf BKPP sejak perencanaan, implementasi dan pemeliharaan. Proses seperti ini diharapkan mampu menawarkan suatu program partisipatif antara para staf BKPP dan konsultan. Para staf BKPP juga akan memperoleh pembelajaran langsung terhadap proses tersebut. Disamping itu, akan dilakukan pula pelatihan terhadap bidang-bidang yang terkait bagi para staf BKPP dalam mengelola unit ini. Ini menjadi penting karena setelah program AGTP Output-3 berakhir, maka para staf BKPP diharapkan dapat melanjutkan unit ini menjadi lebih baik dan berkesinambungan. b. Waktu dan Tempat Proses perencanaan dan pendirian PSDP direncanakan dimulai sejak bulan Juni 2009, dan diresmikan pada bulan Nopember/ Desember 2009. KRC akan menempati salah satu gedung di lokasi perkantoran BKPP (Perpustakaan dan Ruang Widya Iswara).
4. PERENCANAAN STRUKTUR ORGANISASI Perencanaan Struktur Organisasi dan Staf Pusat Pengetahuan dan Perpustakaan. Unit/ Bidang Perpustakaan (membentuk): - Pusat Pengetahuan (Knowledge Center) Perpustakaan dan Pusat Pengetahuan (Knowledge Center) Unit/ Bagian Baru: (Pusat Pengetahuan dan Perpustakaan) Pengelola Pustakawan, Staf Bagian SIM, Knowledge Resource Officers Pustakawan, Staf Bagian SIM, Knowledge Resource Officers Para staf Pusat Pengetahuan dan Perpustakaan Agustus- Desember 2009 Januari- Desember 2010 Juli 2010- Seterusnya
PSDP BKPP Aceh di awal pendiriannya akan berada di bawah unit Perpustakaan BKPP, atau di bawah Sub-Bagian Umum, Bagian Sekretariat BKPP. Pada saat pengelolaan pusat pengetahuan telah berjalan dengan lancar, baik dari segi operasional maupun teknis, maka diharapkan unit ini dapat menjadi bidang atau unit tersendiri, bersamaan dengan perpustakaan (Tabel 2.Perencanaan Struktur Organisasi dan Staf KRC dan Perpustakaan). Para knowledge resource officer (KRO) mulai bekerja sejak berdirinya unit ini, dan diharapkan dapat mentransfer keahlian dan pengetahuannya kepada staf BKPP. Para KRO tersebut direncanakan akan mendampingi staf BKPP yang bertanggungjawab dalam unit ini hingga Desember 2010 (akan diperpanjang jika dianggap masih diperlukan). 5. PEMBIAYAAN DAN FASILITAS AGTP-UNDP Output3 akan membiayai dan memfasilitasi kebutuhan berdirinya pusat ini (di luar LoA) Untuk detil kebutuhan fasilitas, perlengkapan, dan peralatan akan ditentukan oleh konsultan knowledge management, knowledge resource officer dan para staf BKPP yang terkait. Anggaran yang diperlukan sejumlah: US$ 190.600. Kebutuhan dan anggaran berikut bersifat tentatif dan dapat berubah sesuai kebutuhan.
LAMPIRAN: Ruang Fasilitas penelusuran buku, e-learning, dan multimedia)
LAMPIRAN: Ruang Buku, Ruang Baca, dan Pelayanan Pusat Pengetahuan)....
Disetujui oleh Banda Aceh, Agustus 2009 Rosni S.Sos Drs. Anwar Muhammad, M.Sc Pustakawan BKPP Propinsi Aceh Kepala BKPP Propinsi Aceh