RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PENGEMUDI PADA PERUSAHAAN TAKSI SILVER SURABAYA Noven Indra Prasetiya Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik Universitas Wijaya Kusuma Surabaya Jalan Dukuh Kupang XXV No. 54, Surabaya, 60225 E-mail : noven_ip@yahoo.co.id Abstrak Dengan banyaknya pengemudi yang dimiliki dan jumlah unit taksi yang lebih sedikit dari jumlah pengemudi, maka PT. Para Bathara Surya atau yang lebih dikenal dengan Taksi Silver menggunakan metode penjadwalan secara manual kepada para pengemudi melalui pembinanya masing-masing yang sudah ditentukan dari awal. Namun seiring berjalannya waktu, perusahaan menganggap metode ini tidak efektif untuk digunakan, karena para pembina dianggap tidak obyektif dalam menangani penjadwalan pengemudi. Sehingga perusahaan membutuhkan suatu sistem penjadwalan pengemudi yang dianggap lebih obyektif dan mampu mengatur penggunaan dan pengoprasian taksi pada pengemudi yang benarbenar tepat. Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi adalah sebuah sistem yang memiliki metode penjadwalan pengemudi berdasarkan tiga unsur metode penjadwalan pengemudi yang dimiliki oleh Taksi Silver, yaitu Kerajinan, Kedisiplinan, dan Efisiensi Pengemudi. Dari ketiga metode yang diterapkan pada sistem ini, diharapkan sistem ini bisa membantu perusahan untuk mengatur penjadwalan pengemudi yang lebih obyektif, tepat dan efisien dari metode yang digunakan sebelumnya. Hasil dari penelitian ini berupa sebuah Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi yang sesuai dengan kebutuhan Taksi Silver di atas. Hasil yang dapat diperoleh dari sistem ini untuk perusahaan adalah sebuah report tentang plotting pengemudi harian, surat perintah jalan pengemudi dan laporan pendapatan harian masing-masing pengemudi. Dari ketiga report yang dihasilkan, diharapkan perusahaan mampu memonitor kinerja masing-masing pengemudi dan keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan. Kata Kunci : Taksi Silver, Penjadwalan Pengemudi, Sistem Informasi Penjadwal 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dewasa ini telah berkembang dengan pesat. Dimana hampir semua bidang bisnis telah menggunakan sistem informasi dengan sangat baik. Dalam hal ini perusahaan transportasi juga telah menggunakan sistem informasi yang baik pula, khususnya dalam hal penjadwalan pengemudi. Untuk itu PT. Para Bathara Surya yang bergerak dalam bidang jasa transportasi taksi yang sering dikenal dengan Taksi Silver ini juga memerlukan sistem informasi penjadwalan pengemudi yang mampu memproses dan mengolah penjadwalan pengemudi dengan baik. Karena perusahaan ini memiliki banyak pengemudi dan banyak unit taksi yang tersebar dalam 3 cabang wilayah operasi. Penjadwalan pengemudi ini diperlukan untuk menjadwalkan pengemudi yang akan berangkat maupun kembali ke pool. Dari proses penjadwalan di atas maka dapat diketahui pendapatan harian yang didapat oleh pengemudi tersebut. Untuk itu Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi ini dibuat secara otomatisasi untuk memperlancar proses penjadwalan pengemudi pada waktu berangkat hingga kembali ke pool, sehingga pengemudi mempunyai jadwal kerja yang terjadwal dengan baik. Dan sistem ini dapat mempermudah pengolahan data pendapatan harian setiap pengemudi maupun per unit taksi. Dimana dari pendapatan harian pengemudi tersebut digunakan untuk proses penjadwalan pengemudi hari berikutnya, dan pembina dapat mengontrol atau mengetahui kinerja masingmasing pengemudi binaannya. 2. PENJADWALAN PENGEMUDI Kata Penjadwalan diambil dari kata Jadwal yang artinya mengatur seluruh kegiatan berdasarkan urutan waktu yang sudah ditentukan dan teratur. Namun pada Penjadwalan disini bukan dipergunakan untuk mengatur seluruh
kegiatan berdasarkan waktu yang sudah ditentukan, tapi lebih dititik beratkan pada aturan-aturan yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Sehingga kata Penjadwalan yang dimaksud pada penelitian ini adalah suatu metode atau cara yang dipergunakan oleh perusahaan (Taxi Silver) untuk mengatur seluruh kegiatan pengemudi berdasarkan aturan atau ketentuan-ketentuan yang sudah dibuat oleh perusahaan untuk menentukan apakah pengemudi tersebut layak atau tidak mengemudikan Taxi untuk keesokan harinya. Aturan atau ketentuan-ketentuan perusahaan tersebut sifatnya paten atau tidak bisa di ubah secara sepihak oleh siapapun melainkan harus melalui rapat yang dilakukan oleh petinggipetinggi perusahaan sesuai dengan perkembangan perusahaan. Dalam hal ini, sebelum terdapat perubahan tentang aturan dan ketentuan yang terdapat di perusahaan maka aturan dan ketentuan sebelumnya dianggap paten (tidak bisa diubah) sampai terdapat aturan dan ketentuan yang baru. Aturan dan ketentuanketentuan yang digunakan untuk membentuk Penjadwalan Pengemudi di bagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Kerajinan Kerajinan merupakan nilai ukur yang digunakan untuk menentukan apakah Pendapatan Harian pengemudi sama dengan atau lebih besar dari POINT. Contoh, apabila selama 1 x 24 jam pengemudi mendapatkan Pendapatan Harian sebesar Rp. 250.000 dan POINT pada hari ini sebesar Rp. 200.000. Maka aturannya adalah jika Pendapatan Harian (PH) sama dengan atau lebih besar dari POINT maka Kerajinan bernilai TRUE. Keterangan: a. Pendapatan Harian (PH) adalah pendapatan yang diperoleh oleh seorang pengemudi selama 1 x 24 jam. b. POINT adalah standart atau pendapatan minimal yang ditentukan oleh perusahaan untuk menentukan besarnya setoran yang harus diberikan oleh pengemudi pada perusahaan setiap harinya. 2. Kedisiplinan Kedisiplinan merupakan nilai ukur yang digunakan untuk menentukan ketepatan seorang pengemudi kembali ke pool sesuai waktu yang sudah ditentukan. Contoh, apabila seorang pengemudi ditentukan waktu berangkat hari ini pukul 09.00 maka waktu pulang pengemudi tersebut adalah pukul 09.00 pada keesokan harinya. Apabila waktu berangkat sama dengan waktu pulang, maka Kedisiplinan bernilai TRUE. 3. Efisiensi Efisiensi merupakan nilai ukur yang digunakan untuk menghitung antara KM ISI dibagi KM TOTAL dikali 100%. Jika hasil dari perhitungan tersebut lebih dari 50%, maka Efisiensi bernilai TRUE yang artinya bahwa bahan bakar yang dikeluarkan seluruhnya sesuai dengan bahan bakar yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan. Keterangan: a. KM ISI adalah total kilometer selama unit taksi mengangkut penumpang. b. KM TOTAL adalah total kilometer yang dihabiskan oleh unit taksi selama 1 x 24 jam operasi, baik pada saat mengangkut penumpang ataupun kosong. Beberapa prioritas-prioritas yang digunakan untuk pelaksanaan penjadwalan pengemudi bagi masing-masing pengemudi, adalah: 1. Prioritas Pertama, apabila seorang pengemudi memiliki kerajinan bernilai True, Kedisplinan bernilai True dan Efisiensi bernilai True. Maka pengemudi tersebut memiliki prioritas pertama atau tertinggi untuk dapat terjadwal keesokkan harinya. 2. Prioritas kedua, apabila seorang pengemudi memenuhi 2 ketentuan dari 3 ketentuan yang ada. Misal, seorang pengemudi memiliki kerajinan bernilai True dan efisiensi bernilai True tetapi kedisplinan bernilai False atau sebaliknya. Maka pengemudi tersebut menempati prioritas kedua setelah pengemudi yang menempati prioritas pertama. 3. Prioritas Ketiga, apabila seorang pengemudi memenuhi 1 ketentuan dari 3 ketentuan yang ada. Misal, seorang pengemudi memiliki kerajinan bernilai True tetapi kerajinan dan efisiensi bernilai False atau sebaliknya. Maka pengemudi tersebut menempati prioritas ketiga setelah pengemudi yang menempati prioritas pertama dan kedua. 4. Prioritas Keempat, apabila seorang pengemudi tidak memenuhi 3 ketentuan tersebut. Misal, seorang pengemudi memiliki kerajinan, kedisplinan dan efisiensi bernilai False. Maka pengemudi tersebut menempati posisi terakhir dalam daftar penjadwalan. Artinya pengemudi dalam golongan prioritas ini, tidak akan mendapatkan jatah taksi untuk keesokan harinya hingga lusa berikutnya, kecuali pada hari itu terdapat salah satu pengemudi dari golongan prioritas pertama, kedua, atau ketiga yang mengundurkan diri untuk tidak menjalankan taksi, maka jatah taksi tersebut bisa digunakan oleh pengemudi pada golongan prioritas keempat ini.
3. SISTEM INFORMASI Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat eleman yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Istilah lain dari suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Atau istilah lain dari informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaatan dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Sedangkan Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 3.1. Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block). Dalam suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut: 1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu : teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Organisasi basis data yang baik berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan dan menghasilkan informasi yang berkualitas. 6. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal-hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya api, bencana alam, temperatur, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 4. PERANCANGAN SISTEM Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi (SIPP) adalah sebuah aplikasi berbasis dekstop yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic, Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server, dan Report yang digunakan adalah DataReport. Sistem ini akan menghasilkan Surat Perintah Jalan (SPJ) yang digunakan pengemudi sebagai ijin untuk menjalankan taksi, pendapatan harian pengemudi, dan penjadwalan pengemudi. Sehingga secara keseluruhan alur kerja SIPP bisa digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Flowchart SIPP 4.1. Desain Database Berdasarkan Flowchart atau alur sistem di atas, maka dilakukan perancangan Database yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan data. Model diagram yang dipakai untuk perancangan database adalah Entity Relationship Diagram (ERD), dengan menggunakan Case Tool Power Designer 9 yang merepresentasikan ERD kedalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Gambar 3. Physical Data Model 5. IMPLEMENTASI DAN UJI COBA Penjelasan kali ini akan dipaparkan menjadi dua bagian, yaitu bagian Implementasi dan Uji Coba. Dimana pada bagian Implementasi berisi beberapa interface yang terdapat pada Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi, sedangkan pada bagian uji coba berisi Report atau Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini. 5.1. Implementasi Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi memiliki tiga ruang kerja utama yang masingmasing ruang kerja utama memiliki beberapa Form dengan tugas dan fungsi yang berbeda, namun tentunya ketiga ruang kerja utama tersebut muncul berdasarkan user account yang user inputkan pada Form Login ketika Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi dijalankan pertama kali. Berikut penjelasan masing-masing ruang kerja utama tersebut: 1. Ruang Admin Ruang Admin merupakan ruang yang digunakan oleh admin Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi untuk menambahkan, memperbaiki, dan menghapus Data Pembina, Data Kasir, dan Data Taksi. 2. Ruang Pembina Ruang Pembina merupakan ruang yang digunakan oleh pembina pengemudi untuk menambahkan, memperbaiki, dan menghapus Data Pengemudi, Plotting, dan Cek Surat Perintah Jalan. Berikut merupakan interface dari Form Data Plotting dan Form Cek Surat Perintah Jalan. Gambar 2. Cenceptual Data Model
C t Gambar 4. Form Data Plotting Gambar 7. Form Data Pendapatan Harian 5.2. Uji Coba Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi menghasilkan tiga Report atau Laporan utama, yaitu Data Plotting Pengemudi, Surat Perintah Jalan Pengemudi, dan Pendapatan Harian Pengemudi. Berikut Report atau Laporan yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi. Gambar 5. Form Data Check SPJ 3. Ruang Kasir Ruang Kasir merupakan ruang yang digunakan oleh kasir untuk menambahkan, memperbaiki, dan menghapus Data Point, Surat Perintah Jalan, dan Pendapatan Harian. Berikut merupakan interface dari Form Data Surat Perintah Jalan dan Form Data Pendapatan Harian. Gambar 8. Report Data Plotting Pengemudi Gambar 9. Report SPJ Pengemudi Gambar 6. Form Data Surat Perintah Jalan Gambar 10. Pendapatan Harian Pengemudi
6. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi dapat mempermudah pembina dalam menjadwalkan semua pengemudinya berdasarkan 3 ketentuan dari perusahaan yaitu Kerajinan, Efisiensi, dan Kedisplinan Pengemudi. 2. Sistem Informasi Penjadwalan Pengemudi juga dapat mempermudah dalam pembuatan Surat Perintah Jalan Pengemudi dan perhitungan Pendapatan Harian Pengemudi, sehingga perusahaan tidak perlu lagi menggunakan metode manual yang dilakukan sebelumnya. 7. DAFTAR PUSTAKA Alexander, Hengky Mangkulo, 2004, Aplikasi Database Menggunakan ADO VB 6.0 Dan SQL Server 2000, PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta. Al-Bahra bin Ladjamuddin, 2005, Analisa Desain dan Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yoyakarta. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta. Rusmawan, Uus, 2005, Merancang Koneksi Database Dalam Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta. Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer, 2005, Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi, Yogyakarta. YP, Intan. S.Kom, Junaidi, Achmad. S.Kom, 2005, Diktat Petunjuk Praktikum Basis Data, UPN Veteran Jawa Timur, Surabaya. Yuswanto & Subari, 2004, Mengolah Database Dengan SQL Server 2000, Prestasi Pustaka Publisher.