BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan unsur yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mecapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk mencapai sesuatu yang berulang kali terjadi atau yang secara rutin terjadi (Mulyadi, 2001:31). Menurut Hall (2001:5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sub sitem yang bersatu untuk mecapai tujuan yang sama. Sistem menurut Zaki Baridwan (1998:3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Akuntansi dapat dipahami sebagai suatu proses kegiatan mengolah data keuangan agar menghasilkan informasi keuangan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau organisasi ekonomi yang bersangkutan. Sistem Akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2003:3). Sistem Akuntansi adalah formulir, catatan, dan alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan yang ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang 5 5
digunakan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan (Zaki Baridwan,1998:4). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan-laporan serta alat-alat yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menghasilkan laporan yang digunakan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk menilai hasil operasi serta untuk mempermudah pengelolaan perusahaan. a. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi Mulyadi (2001:19) mengungkapkan bahwa tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketepatan pengisian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. b. Unsur-unsur dalam Sistem Akuntansi Mulyadi (2001:3) ada beberapa unsur pokok dalam sistem akuntansi diantaranya: 6
1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar digolongkan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang terinci. 5. Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang terdiri dari neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. B. Sitem Akuntansi Penerimaan Kas Sitem Akuntansi Penerimaan Kas menurut Mulyadi (2008: 439) adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai maupun dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk 7
kegiatan umum perusahaan. Penerimaan kas pada perusahan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. 1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penerimaan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Dalam sistem penerimaan kas harus diatur sebaik-baiknya serta didukung pengendalian internyang baik sehingga akan dapat menghasilkan laporan keuangan yang tepat serta meminimalisir kecurangan dan penggelapan uang kas perusahaan. Dalam sistem penerimaan kas juga harus diatur serta didukung pengendalian intern yang baik sehingga akan dapat menghasilkan laporan keuangan yang tepat. 2. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Sumber penerimaan kas suatu perusahaan biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. C. Pengertian Kas Dari segi akuntansi, yang dimaksud dengan akuntansi adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Termasuk sebagai kas adalah rekening giro di bank dan uang kas yang ada di perusahaan (Soemarso, 2004). Menurut Sugiri Slamet (2009) kas adalah alat pertukaran (pembayaran) dan asset ini memenuhi dua kriteria agar dapat disebut kas. Pertama ia harus 8
siap digunakan setiap saat untuk membayar semua kewajiban yang ada sekarang. Kedua ia harus bebas dari ikatan-ikatan apapun yang membatasi penggunaannya untuk mengatasi kewajiban. Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas (Baridwan zaki, 2011:83). Kas adalah mata uang kertas dan logam baik dalam valuta rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah. Termasuk dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya kepada bank Indonesia. Dalam pengertian kas ini tidak termasuk commemorative coin, emas batangan, dan mata uang ema, sserta valuta asing yang tidak berlaku lagi (Taswan, 2008:167). Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam perusahaan sehingga didalam neraca dicatat ditempat paling atas. Hampir semua transaksi perusahaan baik secara langsung atau tidak langsung menyangkut perkiraan kas atau berakhir pada perkiraan kas. Adanya kesalahan pada perkiraan kas sering kali memberikan petunjuk adanya kesalahan diperkiraan lain. Dari pengertian secara luas tersebut dapat disimpulkan bahwa elemenelemen kas terdiri dari: 1. Uang tunai (uang kertas, uang logam) Uang tunai adalah semua alat pembayaran yang syah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. Uang sebagai alat pembayaran merupakan elemen yang paling mudah dikategorikan. 9
2. Chek, pos wessel, dan simpanan di bank Chek yang dimaksudkan disini adalah chek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran, dimana chek tersebut setiap saat dapat diuangkan di bank. 3. Hal-hal lain yang dapat disamakan dengan uang (traveller s check, chaster s check, bank draf, money order) Meruapakan surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana bank akan bersedia membayar sebesar nominal yang tercantum dalam surat tersebut. Sesuatu bisa dikatakan kas jika memenuhi beberapa kriteria-kriteria atau persyaratan sebagai berikut: 1. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. 2. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki. 3. Penggunaannya bersifat bebas. 4. Diterima sesuai nilai nominalnya pada waktu yang diuangkan. D. Pengertian Penerimaan Kas Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang (Mulyadi, 2001:445). Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum harga diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. 10
E. Pengawasan Kas Kas merupakan aktiva tetap yang paling mudah digelapkan karena sifatnya yang mudah dipindah tangankan, oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang sangat ketat terhadap kas. Tujuan pokok pengawasan terhadap kas adalah sebagai berikut: 1. Harus ditetapkan terlebih dahulu prosedur pengurusan keuangan, karena prosedur ini merupakan pedoman langkah-langkah pengurusan keuangan dari awal sampai akhir yang harus diikuti oleh pelaksanaannya. 2. Harus diadakan pemisahan a. Antara fungsi-fungsi penerimaan dan pengeluaran kas. b. Antara pemegang otorisasi pembayaran dengan pelaksanaan pembayaran. c. Antara pendeposito dengan yang melakukan rekonsiliasi. d. Harus diadakan pencatatan dengan segera, baik mengenai penerimaan kas maupun pengeluaran kas. e. Semua uang tunai yang diterima harus dimasukan ke tempat penyimpanan yang aman. f. Harus diusahakan agar uang yang harus diterima jangan langsung dikeluarkan sebagai pembayaran. g. Harus sering diadakan pemeriksaan kas, baik secara periodik atau tibatiba. F. Pengertian Prosedur Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2008:5). 11
Menurut Soemarso (2005) prosedur akuntansi merupakan metodemetode khusus yang digunakan oleh akuntan dalam melaksanakan prinsip akuntansi misalnya, prinsip akuntansi menyebutkan bahwa persediaan dapat dinilai pada harga terendah antara harga pokok dan harga pasar. Metode yang dapat dipakai dalam penerapan prinsip ini adalah penilaian persediaan tadi dapat dilakukan terhadap tiap-tiap jenis persediaan, sekelompok persediaan atau terhadap persediaan secara keseluruhan. Prosedur yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengkalasifikasikan data akuntansi yang tepat. Karena prosedur disusun untuk semua kegiatan maka dengan adanya prosedur akan memudahkan bagi pelaksana kegiatan untuk melakukan kegiatan secara terarah dan teratur, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. 1. Prosedur Penerimaan Kas Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari penerimaan tunai antara lain: a. Bagian surat masuk Bagian ini bertugas menerima surat-surat yang masuk ke perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan dengan surat yang lainnya, setiap harinya bagian surat masuk membuat daftar penerimaan kas harian dan mengumpulkan cek. 12
b. Bagian kasir Bagian ini bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau penjualan dari salesmen. Setiap hari bagian kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterima. c. Bagian akuntansi Bagian ini bertugas untuk menerima dan mengumpulkan dokumendokumen pendukung dari berbagai sumber untuk dibukukan ke buku jurnal dan buku pembantu. d. Bagian pemeriksa intern Bagian ini bertugas mengawasi fungsi-fungsi dari masing-masing bagian. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dari penerimaan kas: a. Bukti kwitansi Bukti kwitansi adalah bukti yang telah dihitung oleh bagian kasir sebagai bukti pembayaran yang dilakukan oleh debitur. b. Bukti penerimaan kas Bukti penerimaan kas dibuat oleh bagian kasir sebagai pembayaran awal sebuah transaksi (pembayaran yang belum lunas sepenuhnya). c. Laporan bulanan penerimaan kas dari kasir Hal ini dilakukan untuk mengetahui berapa jumlah penerimaan kas tunai selama satu bulan. Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi penerimaan kas dari penerimaan tunai adalah: a. Prosedur penerimaan kas. b. Prosedur pencatatan penerimaan tunai. 13
c. Prosedur penyetoran ke bank. d. Prosedur pencatatan penerimaan kas. e. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Bagian-bagian yang terlihat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi antara lain: a. Bagian sekertariat Bagian sekertariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur. b. Bagian penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang tertagih yang telah dibuat oleh bagian akuntansi. c. Bagian kasir Bagian kasir bertanggung jawab atas penerimaan cek dari bagian sekertariat atau bagian penagihan. d. Bagian akuntansi dan pembukuan Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang. e. Bagian pemeriksaan intern Bagian pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam pelaksanaan perhitungan kas yang ada di tangan bagian kasir secara periodik. Dokumen yang dibutuhkan dari penerimaan kas piutang antara lain: a. Surat pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan. 14
b. Daftar surat pemberitahuan Dokumen ini merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh bagian sekretariat atau bagian penagihan. c. Bukti setor bank Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan (pihak rumah sakit) bagi debitur yang telah melakukan pembayaran. d. Kwitansi Dokumen ini merupakan penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan (rumah sakit) bagi debitur yang telah melakukan pembayaran (Mulyadi, 2001:489-492). 2. Prinsip-prinsip penerimaan kas Prinsip-prinsip penerimaan kas adalah sebagai berikut: a. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan fisik. b. Surat-surat yang masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup. c. Harus dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek atau uang yang diterima. d. Daftar penerimaan kas harus dicocokan dengan jurnal penerimaan kas. e. Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut. f. Tembusan nota penjualan harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman. g. Bukti setor ke bank setiap hari di cocokan dengan daftar penerimaan kas harian. h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari. 15
G. Flowchart (Bagan Alir) Sistem Flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem termasuk Sistem Akuntansi. Program flowchart menggambarkan urutanurutan instruksi dari program komputer. Flowchart digambarkan dengan suatu simbol dan simbol tersebut menggambarkan suatu proses tertentu dalam suatu program, flowchart merupakan langkah awal dalam pembuatan suatu program. Dengan adanya flowchart maka urutan proses kegiatan akan menjadi lebih jelas dan terarah. Berikut adalah beberapa contoh simbol-simbol flowchart; : Simbol Dokumen : Simbol Proses\ : Simbol Arah Proses : Simbol Mulai atau Selesai : Simbol Data Input atau Output : Simbol untuk Mengambil Keputusan : Simbol Penghubung : Simbol Proses atau Operasi Secara Manual 16