BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN 4.1 Perizinan dan Regulasi Membuat surat perizinan adalah langkah pertama yang harus anda lakukan sebelum memulai usaha atau bisnis event organizer. Karena dengan surat surat yang lengkap anda akan mengalami kemudahan ketika harus berhubungan dengan siapa pun nantinya (Fadhli, 2013). Perizinan yang dilakukan selama proses acara ini adalah: 1. Melakukan kerja sama dengan pihak PT. Gunung Slamat (Teh Poci). 2. Melakukan kerja sama dengan pihak De Kuyper (Royal Distilers). 3. Perizinan tempat atau lokasi di Lab Restaurant Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Jurusan Hotel management. 4. Perizinan pemakaian area Plaza food court untuk panggung dan tempat booth kepada pihak Building Management. 5. Perizinan untuk pemasangan x-banner di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Building Management. 6. Undangan kepada setiap universitas di Bandung, Jakarta dan sekitarnya. 7. Perizinan pemakaian ruangan kelas untuk Technical Meeting pada tanggal 6 Juni 2014 kepada pihak Hotel Management. 8. Perizinan untuk pemasangan poster di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Buliding Management. 9. Perizinan untuk loading barang bagi para tenant kami pada tanggal 5 Juni 2014 kepada pihak Building Management. 37
38 10. Perizinan untuk penggunaan ruang 203 yang akan dipakai untuk tempat panitia selama preparation sampai acara berlangsung kepada pihak Jurusan Hotel Management. 11. Perizinan untuk meminjam barang-barang yang diperlukan selama acara berlangsung kepada pihak Building Management. Regulasi yang adaselama proses acara ini berlangsung adalah beberapa macam peraturan yang kami berikan kepada peserta dan peraturan dari Bina Nusantara mengenai pemakaian ruangan. Berikut adalah contoh regulasi yang ada, yaitu: 1. Peraturan lomba yang kami terapkan: 1. Teaxology Competition 2014 merupakan kompetisi individu. 2. Technical meeting akan dilaksanakan pada tanggal 6 Juni 2014 pada pukul 14.00 16.00 di ruang 203 Bina Nusantara Anggrek. 3. Setiap peserta diwajibkan datang pada pukul 08.00 wib pada tanggal 7 Juni 2014 untuk melakukan registrasi ulang. 4. Hasil karya orisinil. 5. Bahan dasar yang dipergunakan adalah produk Teh Poci (Jasmine, Black, Vanilla) 6. Bahan dasar hanya menggunakan produk utama dan harus dituliskan dalam bentuk boldpada label resep hasil karya. 7. Para peserta dihimbau untuk mengenakan pakaian formal saat mengikuti kompetisi. 8. Resep harus dicantumkan pada meja display untuk penjurian, dengan ini para peserta perlu menyediakan tiga copy resep yang diserahkan kepada panitia pada saat technical meeting.
39 9. Waktu yang diberikan secara total adalah 10 menit, terbagi menjadi 3 menit preparation dan 7 menit pembuatan minuman. 10. Panitia berhak untuk mendiskualifikasi peserta apabila terdapat segala bentuk kecurangan. 11. Peserta diwajibkan untuk membuat 1 cocktail dan 1 mocktail yang akan disajikan dalam bentuk 1 gelas presentasi dan 3 gelas shooter per jenis minuman. 12. Pihak panitia akan menyediakan perlengkapan berikut: Paring Knife Peeler Wine Opener Blender Cutting Board Ice Crrusher 13. Untuk garnish: Lime Lemon Strawberry 14. Panitia akan menyediakan premium ice. Selebihnya adalah tanggung jawab peserta untuk membawa perlengkapan sendiri. 15. Hak cipta melekat pada peserta, namun panitia berhak untuk mempergunakan dan atau mempublikasikan resep minuman yang telah diserahkan sewaktu waktu.
40 4.2 Modal Investasi yang diperlukan Dalam membuat acara perlombaan ini, diperlukan dana awal atau investasi yang digunakan untuk menjalankan perencanaan acara. Dari tim kami, dana awal yang didapatkan adalah berasal dari iuran bersama. Iuran bersama kami dikumpulkan kepada divisi bendahara kami dengan jumlah uang sebesar Rp 2.000.000 per orang. Dengan modal awal sebesar Rp 6.000.000, kami dapat menjalankan acara ini. Modal awal ini digunakan untuk: 1. Pembiayaan pembuatan proposal sponsorship, pembuatan proposal sponsorship ini adalah langkah awal dalam setiap pembuatan event untuk mencari pihak pihak yang berminat untuk mendanai acara ini. 2. Biaya transportasi yang digunakan untuk menemui calon sponsor. 3. Pembelian booth kepada pihak Young Entrepreneur Day yang menjadi pihak yang berwenang penuh terhadap bazaar pada tanggal 5 6 Juni 2014. 4. Pembayaran kepada pihak vendor untuk membangun booth di balkon lantai 4 Bina Nusantara Anggrek. Setelah keempat hal di atas terpenuhi, maka dana selanjutnya akan didapatkan dari sponsor, untuk melakukan hal hal selanjutnya sesuai dengan perencanaan.
41 4.3 Rencana Pembiayaan Event Tabel 4.1 Rencana Anggaran Event Teaxology Competition 2014 No Keterangan Unit/Qty Jumlah Total 1 Hadiah Pemenang Juara I 1 Rp. 1.500.000 Rp. 1.500.000 2 Hadiah Pemenang Juara II 1 Rp. 1.000.000 Rp. 1.000.000 No Kererangan Unit/Qty Jumlah Total 3 Hadiah Pemenang Juara III 1 Rp. 500.000 Rp. 500.000 4 Goodie Bag 6 Bags Rp. 100.000 Rp. 600.000 5 Medali / Plakat 4 Pcs Rp. 150.000 Rp. 600.000 6 Tag Peserta, Pembina, Panitia 50 Pcs Rp. 3.500 Rp. 175.000 7 Baju Panitia 30 Pcs Rp. 50.000 Rp. 1.500.000 8 Spirit 4 Btl Rp. 600.000 Rp. 2.400.000 9 Fruit for Garnish 2 basket Rp. 100.000 Rp. 200.000 10 Paper Clip 1 Box Rp. 5.000 Rp. 5.000 11 Tissue 5 Pack Rp. 12.000 Rp. 60.000 12 Sedotan 3 Pack Rp. 3.000 Rp. 9.000 13 Napkin 5 Pcs Rp. 15.000 Rp. 75.000 14 Biaya Tidak Terduga Rp. 1.000.000 Rp. 1.000.000 15 Snack 10 Pcs Rp. 5.000 Rp. 50.000 16 Nasi Box 50 Pcs Rp. 15.000 Rp. 750.000 17 Transportasi Rp. 500.000 Rp. 500.000 18 Flyer 250 Rp. 1.000 Rp. 250.000 19 Backdrop 1 Pcs Rp. 600.000 Rp. 600.000 20 Proposal 10 Paket Rp. 60.000 Rp. 600.000
42 26 Juri 1 Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000 27 Juri 2 Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000 28 Dj Performance Rp. 1.500.000 Rp. 1.500.000 29 Stamanara Dancer Performance Rp. 1.500.000 Rp. 1.500.000 21 Sertifikat 35 Rp. 10.000 Rp. 350.000 22 Form Registrasi 30 Rp. 5.000 Rp. 150.000 23 Poster 25 Rp. 15.000 Rp. 325.000 24 Form Penilaian 30 Rp. 5000 Rp. 150.000 25 X-Banner 5 Pcs Rp. 200.000 Rp. 1.000.000 Tabel 4.2 Rencana Pendapatan No Keterangan Jumlah Presentase 1 Pendaftaran Rp 1.000.000 4,08% 2 Sponsor Rp 17.000.000 69,39% 3 Penjualan booth Rp 6.500.000 26,53% Total Rp24.500.000 100% Tabel 4.3 Rencana Keuntungan Keterangan Jumlah Presentase Rencana Pendapatan Rp 24.500.000 100% Rencana Anggaran Rp 21.349.000 87,14% Rencana Keuntungan Rp 3.151.000 12,86%
43 Total Pengeluaran Rp. 21.349.000 4.4 Sumber Dana atau Pendanaan Event Tabel 4.4 Sumber Dana Event No Keterangan Jumlah Kategori Request % Pihak ke-3 1 PT. Gunung Slamat Rp 5.000.000 Platinum Sponsor Booth, Logo 2 PT. Mayora Indah Tbk Rp 1.000.000 Penjualan Booth Pencantuman logo 3 Optik Samudera Rp 4.250.000 Gold Sponsor Booth, Logo 4 SCOT Rp 1.500.000 Partisipasi Perncantuman logo 5 Orchard Rp. 600.000 Penjualan Booth Total Rp10.850.000 79,48 Pendaftaran % STP Bandung (2 Peserta) Rp. 200.000 - STP Sahid (6 Peserta) Rp. 600.000 - STP Trisakti (3 Peserta) Rp. 300.000 - Bina Nusantara (2 Peserta) Rp. 200.000 - Total Rp. 1.300.000 TOTAL Sumber pendanaan Rp. 13.650.000 100 4.5 Laporan Arus Kas Tabel 4.5 Laporan Arus Kas Bulan Maret Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Maret Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp - Penerimaan iuran bersama Rp 6.000.000 Jumlah penerimaan kas bulan Maret Rp 6.000.000 Total arus kas masuk Rp 6.000.000 Arus Kas Keluar
44 Biaya pembuatan proposal sponsorship Rp 228.000 Jumlah pengeluaran kas bulan Maret Rp 228.000 Saldo akhir Rp 5.772.000 Tabel 4.6 Laporan Arus Kas Bulan April Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan April Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 5.772.000 Jumlah penerimaan kas bulan April - Total arus kas masuk Rp 5.772.000 Arus Kas Keluar Biaya pembuatan proposal undangan Rp 60.000 Biaya transportasi Rp 100.000 Jumlah pengeluaran kas bulan April Rp 160.000 Saldoa khir Rp 5.612.000 Tabel 4.7 Laporan Arus Kas Bulan Mei Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Mei Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 5.612.000 Jumlah penerimaan kas bulan Mei - Total arus kas masuk Rp 5.612.000 Arus Kas Keluar Biaya cetak poster Rp 32.000 Biaya cetak flyer Rp 350.000 Pembayaran pembelian booth Rp 3.330.000 Biaya print dan fotokopi surat perijinan Rp 20.000 Jumlah pengeluaran kas bulan Mei Rp 3.732.000 Saldo akhir Rp 1.880.000
45 Tabel 4.8 Laporan Arus Kas Bulan Juni Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Juni Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 1.880.000 Penerimaan Platinum Sponsor PT. Gunung Slamat Rp 5.000.000 Penerimaan Gold Sponsor Optik Samudra Rp 4.250.000 Penerimaan pembayaran booth PT. Mayora Indah Tbk Rp 1.000.000 Penerimaan pembayaran partisipasi SCOT Rp 1.500.000 Penerimaan pembayaran booth Orchard Rp 600.000 Penerimaan pembayaran registrasi peserta lomba (13 peserta) Rp 1.300.000 Jumlah penerimaan kas bulan Juni Rp 13.650.000 Total arus kas masuk Rp 15.530.000 Arus Kas Keluar Biaya cetak backdrop Rp 168.000 Keterangan Jumlah Biaya cetak x banner Rp 100.000 Biaya konsumsi (30 x Rp 10.000) Rp 300.000 Biaya minuman Rp 25.000 Pencetakan sertifikat (60 x Rp 4.416) Rp 265.000 Pembayaran juri Rp 1.500.000 Pembelian buah dan es a. Jeruk nipis (1 kg x Rp 9.639) Rp 9.639 b. Gula (3 kg x Rp 12.000) Rp 36.000 c. Lemon import (1 kg x Rp62.486) Rp 62.486 d. Strawberry (1 kg x Rp 24.900) Rp 24.900 e. Premium Ice (4 x Rp 15.000) Rp 60.000 Pembelian perlengkapan bar: Tissue Towel Rp 22.000 Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) Rp 9.800 Tusuk Gigi Rp 2.500 Paper Clip Rp 15.500 Straw Rp 5.500 Spons Rp 6.500
46 Biaya print kuesioner dan testimoni Rp 25.000 Biaya name tag peserta, pembina, dan panitia (50 x Rp 2.200) Rp 110.000 Pembayaran kaos panitia Rp 1.500.000 Hadiah uang tunai peserta pemenang: a. Juara 1 Rp 1.500.000 b. Juara 2 Rp 1.000.000 c. Juara 3 Rp 500.000 Pengembalian saldo awal panitia utama Rp 6.000.000 Jumlah pengeluaran kas bulan Juni Rp 13.247.825 Saldo akhir/ ProfitUNITY Organizer Rp 2.282.175 4.6 Laporan Laba Rugi Tabel 4.9 Laporan Laba Rugi Acara Teaxology Competition 2014 Laporan Laba Rugi UNITY Organizer Per Juni 2013 Pendapatan Jumlah (Rp) % Penjualan booth: 1.600.000 Registrasi peserta (13 x Rp. 100.000) 1.300.000 Partisipasi SCOT 1.500.000 Sponsorship: 9.250.000 1. PT. Gunung Slamat 5.000.000 2. Optik Samudra 4.250.000 Total Pendapatan 13.650.000 100
47 Pengeluaran Jumlah (Rp) % Biaya pembelian booth 3.330.000 Biaya pemasaran: 650.000 1. Backdrop 168.000 2. Poster 32.000 3. Flyer 350.000 4. X banner 100.000 Hadiah peserta: 3.000.000 1. Uang tunai 3.000.000 Pembelian buah, gula dan es: 193.025 Pengeluaran Jumlah (Rp) % 1. Jeruk nipis (1 x Rp 9.639) 9.639 2. Lemon import (1 x Rp 62.486) 62.486 3. Strawberry (1 x Rp 24.900) 24.900 4. Gula (3 x Rp 12.000) 36.000 5. Premium Ice (4 x Rp 15.000) 60.000 Pembelian perlengkapan bar: 55.300 1. Tissue Towel 2. Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) 3. Tusuk Gigi 4. Papper Clip 22.000 9.800 2.500 15.500 5. Straw 5.500 6. Spons 6.500 Biaya juri 1.500.000
48 Biaya konsumsi: 325.000 1. Makanan 300.000 2. Minuman (Aqua gelas) 25.000 Biaya kaos panitia 1.500.000 Biaya pembuatan proposal 228.000 Biaya cetak sertifikat (60x Rp 4.416) 265.000 Biaya tag peserta, pembina dan panitia 110.000 Biaya pembuatan proposal undangan 60.000 Biaya print dan fotocopy perizinan 20.000 Biaya print kuisioner dan testimoni 25.000 Pengeluaran Jumlah (Rp) % Biaya transportasi 100.000 Total Pengeluaran 11.367.825 83,28 Saldo akhir / Profit Unity Organizer 2.282.175 16,72