BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Gudang adalah tempat penyimpanan barang-barang material yang bersifat sementara sebelum ada pemakaian, untuk memenuhi kebutuhan operasi suatu perusahaan serta melindungi terhadap segala sesuatu yang dapat merusak kondisi serta keamanan dari barang-barang material tersebut. Dalam hal ini bukan berarti gudang tempat menumpuk barang-barang material secara berlebihan, tetapi tempat persediaan sesuai kebutuhan. Oleh sebab itu sangat perlu adanya pengendalian persediaan barang-barang material tersebut. Aplikasi barang-barang material di beberapa APJ ini masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan formulir-formulir sebagai dasar penerimaan atau pengeluaran material. Kesalahan-kesalahan sering terjadi terutama dalam menampilkan persediaan material yang ada di gudang. Proses-proses yang terjadi di gudang akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan, sehingga diperlukan mekanisme kerja yang baik di gudang dan dapat menunjang kemajuan perusahaan. Penulis menggunakan metode FIFO ( First In First Out ), karena metode ini sesuai dengan keadaan perusahaan. Dalam metode ini, barang yang pertama kali dibeli (persediaan lama) adalah yang pertama kali dijual. Keuntungan menggunakan Metode ini adalah pada ending inventorynya tercatat harga yang terbaru, sehingga lebih menggambarkan kondisi sebenarnya. Maka pada kesempatan ini, penulis mengambil permasalahan yang ada untuk membuat suatu Sistem Informasi Inventory barang-barang material sebagai topik Tugas Akhir Program Strata I Jurusan Teknik Informatika Universitas Widyatama dengan judul Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO. I-1
1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah yang ada pada sistem pengelolaan material ini mencakup beberapa proses diantaranya : 1. Bagaimana agar Sistem Pelayanan Informasi Pengadaan yang ada di PT. PLN (Persero) Jawa Barat dan Banten Area Pelayanan Depok dapat bekerja secara Efisien? 2. Bagaimana cara agar tidak lagi menggunakan cara konvensional dimana melibatkan manusia sebagai mediator secara langsung dalam mencatat data persediaan? 3. Bagaimana memanfaatkan Data Base dalam mengelola Data Inventory? 4. Bagaimana agar tidak memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari informasi mengenai data material,data unit data supplier, dan pelaporan yang berada di UPJ PLN Depok, karena banyaknya data dalam penyajian informasi masih menggunakan data manual? 1.3 Maksud dan Tujuan Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, untuk dapat memberikan pelayanan yang profesional dengan memerlukan waktu yang sesedikit mungkin dan menggunakan prosedur pelaksanaan yang efisien, maka diperlukan suatu sistem yang dapat menangani proses-proses yang terjadi. Sistem yang dirancang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan user, yaitu : 1. Memberikan tampilan perangkat lunak yang berorientasi pengguna (userfriendly) sehingga dapat digunakan oleh pengguna EDP/User UPJ PLN Depok secara mudah dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan. 2. Mengintegrasikan ke dalam database, baik data material,data unit maupun data supplier untuk mempercepat proses pengolahan dalam menyajikan informasi data material,data supplier dan laporan (report). 3. Membangun Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic, Crystal Report dan Microsoft Access. I-2
1.4 Batasan Masalah Dalam pembuatan Software ini, sistem hanya akan dikembangkan oleh beberapa proses berikut : 1. Informasi yang ditampilkan hanya mengenai data material,data supplier dan data unit yg ada di PLN UPJ Depok. 2. Aplikasi ini dirancang dan dibuat menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan sebagai Database, menggunakan Microsoft access. 3. Aplikasi ini dibuat dan dirancang hanya untuk UPJ PLN Depok. 4. Pada aplikasi ini proses yang dilakukan pada saat transaksi hanya transaksi unit, transaksi supplier, pengembalian unit, dan pengembalian supplier. 5. Pada saat proses pelaporan hanya melakukan proses pelaporan cetak transaksi unit, cetak transaksi supplier, cetak retur supplier, dan cetak retur unit. 1.6 Metodologi Penelitian Di bawah ini disajikan flowchart dari metode penelitian yang dilakukan penulis dalam membangun Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO ini Gambar 1.0 Flowchart metode penelitian I-3
Keterangan aktifitas : 1. Pengidentifikasian dan perumusan masalah, proses ini melakukan identifikasi dan rumusan terhadap masalah yang menjadi alasan mengapa Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material menggunakan Metode FIFO ini dibangun. 2. Observasi, proses ini adalah proses dimana penulis melakukan studi observasi/lapangan yaitu mencari informasi tentang kebutuhan dalam membangun Aplikasi ini. 3. Studi Literatur, proses ini dilakukan dengan cara mempelajari teoriteori dan buku-buku yang berkaitan dengan pembangunan Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO. 4. Penetapan tujuan penelitian, proses ini dilakukan untuk menetapkan tujuan dari penelitian, yaitu Membangun Aplikasi Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO berorientasi pengguna (user-friendly), sehingga dapat digunakan oleh pengguna User/EDP dan Manager di UPJ Depok secara mudah dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan 5. Pengumpulan data, dalam proses ini dilakukan pengumpulan data-data yang diperlukan selama pembangunan Aplikasi, baik data material serta data supplier. Data material diperoleh dengan cara mencari langsung dari gudang UPJ Depok atau pihak yang berhubungan pembuatan Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO ini. Sedangkan data material diperoleh dari rekanan PLN yang sudah terdaftar di dalam database PLN UPJ Depok 6. Penganalisaan dan perancangan sistem, dalam proses ini dilakukan analisis dan perancangan sistem yang akan dibangun, metode perancangan yang akan digunakan dalam pembangunan sistem adalah dengan menggunakan metoda the Classic Life Cycle atau pada umumnya dikatakan paradigma waterfall. Pada metode ini terdapat 5 (lima) tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak yaitu I-4
Analisis, Design, Coding, Testing, Maintenance. Dimana konsep dari metode ini adalah melihat suatu masalah secara sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah. Tahap-tahap pengembangan perangkat lunak metode waterfall dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 1.1 Metode The Classic Life Cycle/Waterfall [ Sumber : Pressman Roger. S, 1997 ] Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembangan software. Dalam hal ini analisis yang dilakukan dengan menganalisa data yang berhubungan dengan pengembangan Aplikasi Pengelolaan Barang- Barang Material mengunakan Metode FIFO. b. Design adalah tahap penterjemah dari keperluan-keperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai, yaitu dengan cara menampilkan ke dalam Diagram kontek, Data flow Diagram (Diagram Aliran Data), Entity Reationship, Diagram. Struktur tabel, dan Struktur menu. c. Coding adalah tahap penterjemah data/pemecahan masalah software yang telah dirancang dalam bahasa pemograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan sistem menggunakan perangkat lunak Visual Basic,Crystal Report,Microsoft Acces. d. Testing adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian ini dimulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi pada perangkat lunak untuk Aplikasi Pengelolaan Barang- I-5
Barang Material mengunakan Metode FIFO kemudian dilanjutkan dengan pengujian terhadap modul-modul dan terakhir pada tampilan antar muka untuk memastikan tidak ada kesalahan dan semua berjalan dengan baik dan input yang diberikan hasilnya sesuai dengan yang diinginkan. e. Maintenance adalah perangkat lunak yang telah dibuat dapat mengalami perubahan sesuai permintaan pengguna EDP/User UPJ PLN Depok. Pemeliharaan dapat dilakukan jika ada permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pengguna EDP/User UPJ PLN Depok ataupun adanya pertumbuhan dan perkembangan baik perangkat lunak maupun perangkat keras. 7. Pembangunan sistem dan pengujian sistem, dalam proses ini dilakukan pembangunan sistem, yaitu proses pembuatan meliputi coding,design sesuai dengan hasil perancangan sistem sebelumnya. Pengujian sistem dilakukan secara stand alone, dimana sistem yang berjalan hanya satu komputer saja. 8. Kesimpulan dan saran, dalam proses ini dilakukan pengambilan kesimpulan mengenai Aplikasi yang dibangun serta saran-saran supaya sistem yang dibangun dapat dikembangkan menjadi sebuah Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO yang lebih sempurna. 1.7 Sistematika Penulisan Laporan Laporan ini disusun dalam bentuk yang terstruktur dan sistematis sehingga membantu memudahkan pembaca dalam mempelajarinya. Adapun susunan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai Latar Belakang masalah, Rumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metodoligi Penelitian dan Sistematika Penulisan. I-6
BAB II : LANDASAN TEORI Merupakan penjelasan teori tentang pembangunan dari Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO, serta segala landasan teori yang digunakan penulis dalam penulisan Tugas Akhir. BAB III : ANALISIS Bab ini membahas tentang penganalisaan terhadap Aplikasi yang akan dibangun. BAB IV : PERANCANGAN Bab ini berisi perancangan sistem yang akan dibangun, baik perancangan data maupun perancangan proses yang akan menjadi modul-modul sebagai dasar dari kode program yag akan dibangun. BAB V : IMPLEMENTASI Dalam bab ini, penulis akan mengimplementasi, menterjemahkan hasil anilisis dan dsain kedalam bentuk kode program dalam pembangunan dari Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab hasil kesimpulan dari penyelesaian masalah yang dihadapi dan juga saran-saran dari penulis yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini yaitu Aplikasi Pengelolaan Barang-Barang Material mengunakan Metode FIFO. I-7