Kata Pengantar Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-nya sehingga Guideline SEP Campus Tour tahun 2017 dapat diselesaikan. Buku ini telah dirancang sedemikian rupa untuk menjadi pedoman atau panduan bagi mahasiswa/i farmasi Indonesia seputar SEP Campus Tour agar mahasiswa/i mendapatkan gambaran secara jelas dalam pelaksanaannya. Ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu terselesainya pedoman ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Semoga amalnya di terima Allah sebagai amal jariyah dan pedoman ini dapat bermanfaat. Tentunya, naskah Guideline SEP Campus Tour ini telah dikaji secara mendalam, walaupun tidak lepas dari kekurangan, maka dari itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi mahasiswa/i farmasi Indonesia yang membutuhkan. Hormat Kami, Dwirainita Ramadhania dan Tim Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa ISMAFARSI HEBAT Periode 2016-2018 1
Daftar Isi Kata Pengantar... 1 Daftar Isi... 2 Pendahuluan... 3 Pelaksanaan SEP Campus Tour... 5 1. Pelaksanaan... 5 2. Kegiatan... 5 a. SEP Talkshow... 5 i. Explaination about SEP... 5 ii. Meet SEP Alumni and/or Incoming Student!... 5 b. Workshop Pembuatan Curriculum Vitae dan Motivation Letter... 6 Host Pelaksana SEP Campus Tour... 7 A. Persayaratan... 7 B. Alur Pendaftaran... 7 C. Manfaat... 8 Biaya... 9 A. Penjelasan Biaya SEP Campus Tour... 9 Cara Pendaftaran SEP Campus Tour... 10 Timeline Kegiatan SEP Campus Tour... 12 Apa Yang Harus Dipersiapkan... 13 MEDIA SOSIAL... 14 CONTACT PERSON... 14 2
Pendahuluan ISMAFARSI (Ikatan Senat Mahasiswa Farmasi Seluruh Indonesia) adalah organisasi mahasiswa yang terdiri dari lembaga-lembaga kemahasiswaan dari institusi farmasi di Indonesia dan merupakan organisasi intra universitas yang berbasis keprofesian dan berorientasi pada keilmuan (SK DIKTI No. 974/D5.2/T/2007), bertujuan untuk menyatukan opini dan ajang silaturahmi mahasiswa farmasi sekaligus sebagai satu-satunya organisasi kemahasiswaan yang merepresentasikan mahasiswa farmasi di Indonesia (SK IAI No. 038/SKET/PP.IAI/XI/2013). Semenjak pertama kali dibentuk pada tahun 1955, kini ISMAFARSI beranggotakan 70 institusi farmasi di seluruh nusantara. IPSF adalah organisasi advokasi internasional terkemuka untuk mahasiswa/i farmasi seluruh dunia, mempromosikan kesehatan masyrakat melalui penyediaan informasi, pendidikan, jaringan, berbagai publikasi dan inisiatif professional. IPSF terbentuk di London pada tahun 1949 oleh 8 negara. IPSF merupakan organisasi kemahasiswaan internasional pertama di dunia yang sekarang telah banyak berkembang dan membawahi lebih dari 350.000 mahasiswa serta sarjana farmasi yang tersebar di 84 negara. IPSF bekerja sama dengan WHO< UNESCO, UN ECOSOC. Saat ini kesekretriatan IPSF berlokasi di The Hague, Belanda, satu gedung dengan kantor FIP. IPSF terbagi menjadi beberapa wilayah, diantaranya Pan-American Regional Office (PARO), African Regional Officer (AfRO), Esatern Mediterranean Regional Office (EMRO), European Regional Office (EuRO) dan Asia Pasific Regional Office (APRO). APRO pertama kali dibentuk di SIngapura pada tahun 2001 dan membawahi 12 negara di Asia Pasiffik termasuk Indonesia didalamnya. ISMAFARSI resmi menjadi Full Member (FM) di IPSF pada tahun 2007 saat The 53rd IPS World Congress, Taiwan. Dengan menjadi FM di IPSF maka ISMAFARSI memiliki hak suara penuh di IPSF dan aktif berpartisipasi dalam kegiatan IPSF. 3
Student Exchange Programme (SEP) adalah program kerja terbesar IPSF, dimana program ini menawarkan kegiatan internship (magang) profesi farmasi. SEP telah diikuti oleh lebih dari 2000 mahasiswa yang berasal dari 65 negara di seluruh dunia yang aktif dalam SEP. Program ini memberikan kesempatan sebesar-besarnya bagi mahasiswa untuk dapat merasakan suasana kerja bidang farmasi di Negara yang berbeda. SEP memiliki program kerja yaitu SEP Campus Tour, dimana program ini betujuan untuk memberikan pandangan dan wawasan tentang SEP, serta meningkatkan motivasi para peserta yang mengikuti kegiatan ini untuk mengikuti SEP. Pelaksana dari kegiatan ini adalah Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan atau Tim Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan alumni SEP serta LEM itu sendiri. SEP Campus Tour ditargetkan akan terlaksana disemua wilayah ISMAFARSI. Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan atau Tim Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa serta perangkat lainnya akan berkunjung ke LEM (yang menjadi Host SEP Campus Tour) untuk melakukan sharing tentang SEP dan berbagai kegiatan lainnya. Kegiatan pelaksanaan ini dibagi menjadi 2 term selama 2017-2018 yaitu : Mei- agustus dan Desember-Februari. 4
Pelaksanaan SEP Campus Tour 1. Pelaksanaan SEP Campus Tour merupakan program kerja dari Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa ISMAFARSI 2016-2018. Kegiatan ini akan dilaksanakan di LEM yang menjadi Host dari SEP Campus Tour atau di tempat yang telah disepakati oleh LEM dan Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa. Kegiatan akan berlangsung sekitar 2-3 jam (mungkin lebih atau kurang, disesuaikan dengan kebutuhan LEM). Pelaksanaan SEP Campus Tour dibagi menjadi 2 gelombang setiap tahunnya : - Mei Agustus - Desember Februari 2. Kegiatan a. SEP Talkshow i. Explaination about SEP Kegiatan ini menjelaskan tentang apa itu SEP. Student Exchange Programme (SEP) adalah program kerja terbesar IPSF, dimana program ini menawarkan kegiatan internship (magang) profesi farmasi. Program ini memberikan kesempatan sebesar-besarnya bagi mahasiswa untuk dapat merasakan suasana kerja bidang farmasi di negara yang berbeda. Pada sesi ini, Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa (atau yang mewakilkan) akan memaparkan segala hal mengenai SEP dengan media yang dibuat sangat menarik (video, presentasi, dll) sehingga peserta dapat memahami dan tertarik untuk mengikuti SEP. ii. Meet SEP Alumni and/or Incoming Student! Kegaiatan ini akan mempertemukan peserta dengan alumnialumni yang pernah mengikuti sep sebanyak minimal 3 orang yang 5
berasal dari wilayah tersebut atau yang terdekat dan pelajar yang sedang melakukan pertukaran di indonesia. Agar dapat memberikan gambaran mengenai persiapan untuk mengikuti SEP serta seluruh kegiatan saat SEP. b. Workshop Pembuatan Curriculum Vitae dan Motivation Letter Dalam kegiatan ini akan diberikan pembekalan cara membuat CV dan mottivation letter yang baik dan benar karena salah satu penilaian dalam seleksi untuk mengikuti SEP adalah melaluui CV dan motivation letter. Sehingga diharapkan peserta nantinya dapat menghasilkan CV ataupun motivation letter yang baik untuk mengikuti seleksi SEP atau kegiatan lainnya. Pemberian materi adalah kolaborasi antara Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dengan alumni SEP dan atau pembicara yang berpengalaman. Pada kegiatan ini juga diadakan sharing sehingga dapat memberikan pandangan terhadap peserta. 6
Host Pelaksana SEP Campus Tour A. Persayaratan - Merupakan LEM anggota penuh ISMAFARSI - Bukan merupakan MiA (Member in Association) IPSF - Bersedia untuk menanggung untuk biaya selama kegiatan berlangsung - Memiliki keingintahuan yang besar tentang SEP B. Alur Pendaftaran 1. Mengisi Formulir pendaftaran di https://www.cognitoforms.com/ismafarsi1/formregristrationsepcampustour 2. Melakukan konfirmasi pendaftaran ke Erika Nur Aisyah (Line : erikais_) Format konfirmasi SEPCT_(nama Lem)_(ID Line kontak perwakilan LEM) Contoh : SEPCT_Universitas A_erikais 3. Proses penyeleksian LEM oleh Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan Tim 4. LEM yang terpilih untuk mendapatkan kunjungan akan dihubungi oleh CP 5. Follow up pelaksanaan 7
C. Manfaat Beberapa manfaat yang akan dirasakan oleh Host antara lain : - Meningkatkan motivasi mahasiswa untuk mengikuti SEP - Memberikan pandangan tentang SEP - Menambah wawasan tentang SEP - Meningkatkan soft skill dalam pembuatan CV dan motivation letter 8
Biaya A. Penjelasan Biaya SEP Campus Tour Biaya Akomodasi selama kegiatan itu ditanggung host. Untuk keterangan lebih lengkap mengenai biaya akomodasi atau biaya yang harus ditanggung, silahkan hubungi CP Line erikais_ 9
Cara Pendaftaran SEP Campus Tour 1. Mengisi formulir pendaftaran SEP Campus Tour di https://www.cognitoforms.com/ismafarsi1/formregristrationsepcampustour 2. Isi data Perguruan Tinggi Nama Perguruan tinggi (jangan di singkat) Nama LEM Wilayah, isi dengan nama kota dan wilayah ISMAFARSI Contoh : Banjarbaru - KALIMANTAN Alamat Universitas Official line LEM yang aktif ID line perwakilan LEM (bisa merupakan ketua LEM, CP, humas, eksternal atau bagian yang berhubungan dengan ISMAFARSI) 10
3. Isi data rencana kegiatan Tanggal yang ingin dikunjungi oleh Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa atau Tim Alasan ingin menjadi host. Jelaskan secara singkat, padat dan jelas, alasan saudara mendaftarkan LEM saudara untuk dikunji atau untuk menjadi host SEP Campus Tour Alasan mengapa harus terpilih sebagai Host. Jelaskan secara singkat, padat dan jelas, alasan mengapa Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan Tim harus memilih LEM saudara untuk dijadikan Host. 4. Klik submit 5. Apabila telah melakukan submit harap konfirmasi ke Erika Nur Aisyah (ID Line: erikais_) 11
Timeline Kegiatan SEP Campus Tour Februari Maret 2017 : Pendaftaran Gelombang I - Pengisian Formulir Online : 15 Februari 2017 15 Maret 2017 - Proses Seleksi : 15 Maret 2017 20 Maret 2017 - Pengumuman Host Terpilih : 1 Maret 2017 Mei Agustus : Pelaksanaan SEP Campus Tour I Proses pelaksanaan untuk LEM yang terpilih untuk mendapat kunjungan meliputi, LEM terkait bebas memilih 1 bulan pada bulan Mei- Agustus dan bebas memilih tanggal. Untuk proses pelaksanaan dapat di sesuaikan dengan SA, tim dan host. September - Oktober : Pendaftaran Gelombang II - Pengisian Formulir Online : 15 September 2017 15 Oktober 2017 - Proses Seleksi : 16 Oktober 2017 20 Oktober 2017 - Pengumuman Host Terpilih : 21 Oktober 2017 Desember - Februari : Pelaksanaan SEP Campus Tour II Proses pelaksanaan untuk LEM yang terpilih untuk mendapat kunjungan meliputi, LEM terkait bebas memilih 1 bulan pada bulan Desember-Februari dan bebas memilih tanggal. Untuk proses pelaksanaan dapat di sesuaikan dengan SA, tim dan host. 12
Apa Yang Harus Dipersiapkan 1. Surat Ijin dari pihak LEM/Fakultas/Universitas Memastikan bahwa kegiatan SEP Campus Tour ini telah disetujui dan mendapatkan ijin dari pihak Lembaga. 2. Sarana prasarana kegiatan Perencanaan mengenai tempat pelaksanaan SEP Campus Tour harus benar-benar matang, apakah akan dilaksanakan didalam ruangan kelas kampus, ataukah akan dilaksanakan di luar kampus? 3. Mekanisme kegiatan Mekanisme kegiatan mulai dari pembentukan panitia, pendaftaran peserta hingga teknis pelaksanaan harus dikoordinasikan langsung dengan Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa atau Tim 4. Pendaftaran peserta min. 20 orang. Daftar peserta yang akan mengikuti kegiatan SEP Campus Tour harus diserahkan kepada Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan Tim selambat-lambatnya 5 hari sebelum pelaksanaan SEP Campus Tour. 5. Menghubungi alumni SEP wilayah melalui Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa atau Tim Alumni SEP yang akan diundang pertama-tama akan dihubungi oleh Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa dan Tim untuk selanjutnya diteruskan kepada LEM yang menjadi Host. 13
MEDIA SOSIAL Instagram : @sepismafarsi Facebook : SEP ISMAFARSI / Page : SEP ISMAFARSI INDONESIA Line : @bjh2979h Email : Staf Ahli Pertukaran Mahasiswa_ismafarsi@yahoo.com www.ismafarsi.org www.sep.ipsf.org CONTACT PERSON Erika Nur Aisyah ID Line : erikais_ Whats app : 085249619880 14