Modul Microsoft Word 2003 (3) Bekerja dengan Tabel dan Grafik (Chart) A. Bekerja Dengan Tabel Dalam suatu dokumen kadang digunakan tabel untuk menampilkan data ataupun hasil analisis yang telah kita buat. Dengan menggunakan sebuah tabel kita dapat menyajikan data atau informasi dengan lebih singkat dan. Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan atau uraian dokumen. Untuk membuat tabel, klik menu Table > Insert > Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table. Beberapa pengaturan untuk pembuatan tabel, diantaranya adalah : Number of columns: untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 8. Number of rows: untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 10. AutoFit Bahavior: untuk pengaturan lebar kolom. Sehingga hasil tabel yang sudah didefinisikan pengaturannya akan terlihat seperti gambar berikut :
Tabel yang kita buat dapat diatur tampilannya, yaitu dengan cara : Letakkan kursor di salah satu cell pada table Klik menu Table > Table AutoFormat Hasil pengaturan tampilan table akan terlihat seperti di bawah ini : Untuk menggabungkan dua atau lebih cell pada table, lakukan langkah-langkah berikut : Blok cell-cell yang akan digabung (merge) Pada menu Table pilih Merge Cells Atur Cell Aligment, dengan memilih cell-nya, kemudian klik kanan dan pilih menu Cell Aligment, kemudian pilih Vertical Center dan Horizontal Center. Maka, table akan terlihat seperti pada tampilan berikut :
Atur warna cell dan lengkapilah data pada tabel tersebut, sehingga isi tabel terlihat seperti berikut : Pada Microsoft Word kita dapat menggunakan formula pada tabel untuk membuat penjumlahan, mencari nilai rata-rata, maksimal, minimal dan sebagainya. Data pada tabel bisa terdiri dari angka dan teks, untuk itu kita perlu memahami cara membaca kolom dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula. Rumus yang digunakan pada tabel dalam aplikasi Word pada dasarnya sama dengan rumus yang digunakan pada Excel, beberapa yang umum digunakan diantaranya adalah: SUM: Untuk menjumlahkan data.
AVERAGE: Untuk menghitung nilai rata-rata. COUNT: Menghitung jumlah data. MIN: Untuk mencari nilai terkecil. MAX: Untuk mencari nilai terbesar. Dan sebagai bantuan lainnya kita juga dapat menggunakan operator matematis standar seperti berikut ini (tanpa tanda petik): "+" penjumlahan. "-" pengurangan. "*" perkalian. "/" pembagian. "A" eksponensial. Aturan penulisan rumus pada Word juga sama dengan aturan penulisan rumus pada Excel, yaitu selalu diawali tanda samadengan = dan variabel rumus diapit oleh tanda kurung (). Contoh struktur penulisan rumus pada Word dapat dilihat pada gambar berikut ini. Untuk mempermudah penulisan rumus maka Word menggunakan 4 istilah untuk alamat sel, yaitu: LEFT: Merujuk pada sel di sebelah kiri sel aktif. RIGHT: Merujuk pada sel di sebelah kanan sel aktif. ABOVE: Merujuk pada sel di sebelah atas sel aktif. BELOW: Merujuk pada sel di sebelah bawah sel aktif.
Misalkan untuk menjumlahkan angka pada 3 kolom dalam 1 baris, dan hasilnya diletakkan pada kolom keempat di sebelah kiri (kolom Angka). Maka, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : Pilih cell yang akan digunakan untuk menampilkan hasil penjumlahan (kolom Angka) Pada menu Table, pilih formula Pada kotak dialog formula, pilih tipe formula =SUM(LEFT), yang berarti akan menjumlahkan nilai pada beberapa kolom dan hasilnya diletakkan pada kolom di sebelah kirinya. Kemudian klik OK, maka hasil penjumlahan akan terlihat seperti berikut : Dengan menggunakan formula =SUM(LEFT), jumlahkan seluruh nilai pada kolom terstruktur, sisipan dan utama. Hasilnya ditampilkan pada kolom Angka. Hitung rata-rata dari nilai pada kolom Terstruktur (D), Sisipan (E) dan Utama (F) dengan cara sebagai berikut :
Kemudian, isikan kolom Huruf dengan aturan sebagai berikut : o Nilai Rata-Rata >= 60, maka dinyatakan LULUS (cetak angka 1) o Nilai Rata-Rata < 60, dinyatakan GAGAL (cetak angka 0) Caranya, klik kolom I3 (kolom Huruf untuk NO =1), kemudian melalui menu Table, pilih formula dan tuliskan formula seperti berikut : =IF (H3>=60,1,0) Maka, pada kolom huruf akan tertulis 1 jika rata-rata lebih besar atau sama dengan 60, dan 0 jika kurang dari 60. B. Bekerja Dengan Grafik (Chart) Chart atau grafik adalah tampilan data numerik (baik angka murni maupun hasil perhitungan (rumus) dalam gambar. Tampilan table dalam bentuk chart (grafik) ini memudahkan kita untuk membuat tafsiran, membandingkan, melihat kecenderungan, dan menarik kesimpulan dari data tersebut. Untuk membuat grafik dari table Microsoft Word, lakukan langkah-langkah berikut : Pilih kolom yang akan dibuat grafiknya, contoh kolom Rata-Rata. Pada Menu Insert, pilih Object.Pada kotak dialog object, pilih Microsoft Graph Chart
Klik double pada pilihan Microsoft Graph Chart, maka akan muncul Datasheet (data) pada grafik yang kita buat dan tampilan grafiknya. Untuk merubah label pada tiap data (legend), klik double pada grafik, maka akan tampil tabel datasheet. Rubah teks pada kolom di sisi kiri data grafik, sehingga tampilannya sebagai berikut :
Sehingga tampilan grafiknya seperti berikut : Untuk melakukan pengaturan grafik, seperti menambahkan judul grafik, judul categori (X), judul nilai (Z) dan lain sebagainya lakukan langkah-langkah sebagai berikut : o Klik double pada grafik, kemudian pilih plot area o Kemudian klik kanan pada plot area dan pilih chart options, maka akan muncul kotak dialog chart options. o Lakukan pengaturan hingga grafik terlihat seperti berikut :
Untuk merubah bentuk grafik, lakukan langkah-langkah sebagai berikut : o Klik double pada grafik, kemudian pilih plot area o Kemudian klik kanan pada plot area dan pilih chart options, maka akan muncul kotak dialog chart type. o Pada kotak dialog Chart Type, pilih bentuk grafik sesuai kebutuhan