7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur Setiap sistem diciptakan untuk menagani sesuatu berulang kali atau sesuatu yang secara rutin terjadi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam membahas sistem akuntansi perlu kita ketahui tentang perbedaan sistem dengan prosedur. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008:5). Sistem juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2003:34). Dari kedua pengertian sistem di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu usaha. Sedangkan prosedur merupakan urutan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan (Romney dan Steinbart, 2003:9). Mulyadi (2008:5) mengemukakan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan secara klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan 7
8 secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar yaitu dengan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan. Dari pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar seperti menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan. B. Pengertian Penerimaan Kas Soemarso (2002:172) mengemukakan bahwa penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas. Penerimaan kas mernurut Kusnadi (2000:61) penerimaan kas pada umumnya meliputi penerimaan via pos (mail receipt), penjualan tunai (cash sales) dan penerimaan piutang (collection of receivable), disamping penerimaan rutin, masih ada lagi penerimaan lainnya yaitu penerimaan yang tidak rutin, misalnya penerimaan uang dari penjualan.
9 Menurut Mulyadi (2008:455) penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai. Ming (2012) mengungkapkan bahwa penerimaan kas adalah transaksi yang sering terjadi, penerimaan kas berasal dari pendapatan jasa, penagihan piutang, penerimaan bunga investasi, penjualan aktiva, dan berbagai sumber pendapatan lainnya. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian penerimaan kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan bertumbuhnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan piutang, penerimaan transfer maupun penerimaan-penerimaan lainnya. Penerimaan kas dapat berbentuk uang logam, cek atau wesel pos, uang yang diterima melalui bank atau langsung dari piutang. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai dari pencatatan, penggolongan, peringkasan transaksi dan kejadian keuangan hingga pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang berkaitan dengan penerimaan kas (Halim, 2007:3).
10 Julisna (2014) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Kesimpulan dari kedua definisi di atas bahwa sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah serangkaian proses yang kegiatannya meliputi pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi serta membuat laporan keuangan. C. Komponen Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 1. Fungsi Terkait. Menurut Mulyadi (2008:462) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjulan tunai adalah sebagai berikut ini. a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi Kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
11 c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. 2. Dokumen yang digunakan. Menurut Mulyadi (2008:463) dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut ini. a. Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita Register Kas (cas register tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan
12 dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit. d. Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum. e. Faktur Penjulan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD f. Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali
13 bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas. g. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fumgsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual. 3. Catatan akuntansi yang digunakan. Menurut Mulyadi (2008:468) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah : a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
14 b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjulan tunai. c. Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persedian Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persedian barang yang disimpan di gudang. e. Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat.kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem. Menurut Mulyadi (2008:469) jaringan yang membentuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut ini.
15 a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserhakan kepada pembeli. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli unuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. c. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini fungsi penyerahan barang menyerahkan barang kepada pembeli. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam karu persediaan.
16 e. Prosedur Penyerahan Kas ke Bank Sistem pengendalian intern mengharuskan penyetoran uang kas ke bank pada setiap harinya. Dalam prosedur ini fungsi kas melakukan penyetoran uang yang diterima dari penjualan tunai ke bank secara penuh. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan kedalam jurnal umum. 5. Unsur Pengendalian Intern. Pengendalian intern adalah suatu upaya yang dilakukan perusahaan untuk melindungi kekayaan perusahaan dari adanya kecurangan. Pengendalian intern bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek keandalan dan ketelitian akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008:163).
17 Menurut Mulyadi (2008:470) unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : a. Organisasi 1. Sistem penjualan harus terpisah dari penjualan tunai. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi, b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 3. Penjulan dengan Kartu Debit Bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu debit. 4. Penyerahan barang kepada pembeli diotorisasi oleh fungsi pengiriman otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai. 5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai
18 c. Praktik yang Sehat 1. Pita register kas bernomor urut dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 3. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh pemeriksa intern. Lima komponen aktifitas pengendalian internal yang terkait dengan sistem akuntansi pendapatan (Romney dan Steinbart, 2003), yaitu: 1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai. Otorisasi sering kali didokumentasikan sebagai penandatanganan/ pemberian paraf dan juga memasukan kode otorisasi atas dokumen / catatan transaksi. Otorisas yang diberikan pihak manajemen pada aktivitas atau transaks tertentu disebut otorisasi khusus. Sedangkan otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan pihak manajemen pada pegawai untuk menangani transas rutin tanpa persetujuan khusus. 2. Pemisahan tugas untuk mencegah para pegawai memalskan catatan untuk menyembunyikan pencurian aset yang dipercayakan pada mereka. Pemisahan tugas yang efektif ketika fungsi-fungsi ini dipisahkan :
19 a. Otorisasi untuk menyetujui transaksi dan keputusan b. Pencatatan untuk mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besa dan file lainnya, rekonsiliasi, serta laporan kerja. c. Penyimpanan mengenai kas, memelihara tempat penyimpanan persediaan, menerima cek masuk dari pelanggan, menulisce, atas rekening bank organisasi. 3. Desan dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai. 4. Penjagaan aset dan pencatatan yang memadai 5. Pemeriksaan independen ataskinerja. Sub-bagian di dalamnya ada rekonsliasi dua rangkaian catatan yang dipelihara secra terpisah, perbandingan jumlah actual dengan yang dicatat, pembukuan berpasangan, jumlah total pengedalian, peninjauan independen. D. Bagan Alir (Flowchart) Menurut Romney dan Steinbart (2003:163) flowchart didefinisikan sebagai suatu teknik analitis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek pada sistem informasi ke dalam suatu cara yang jelas, ringkas, dan logis.
20 Tabel 2.1 Input/Output Symbols Simbol Nama Keterangan Document Sebuah dokumen atau laporan: dokumen dapat dipersiapakan secara manual atau dicetak dengan menggunakan komputer. 1 3 2 Multiple copies of one document Digambarkan dengan cara menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas. Input/output; Journal/ledger Setiap fungsi input atau output pada flowchart program flowchart. Digunakan untuk menggambarkan accounting journals dan ledger pada document flowchart. Display Informasi ditampilkan oleh peralatan output on-line seperti terminal, monitor atau layar On-line keying Memasukkan (entry) data melalui peralatan on-line seperti terminal atau personal computer Terminal or personal computer Simbol tampilan dan on-line digunakan bersama mewakili terminal dan personal computer Transmital tape Control totals yang dipersiapkan secara manual. Digunakan untuk membandingkan dengan computer generated totals. (Sumber: Romney dan Steinbart, 2003:168) Tabel 2.2 Processing Symbols
21 Simbol Nama Keterangan Computer processing Manual operation Fungsi pemrosesan yang dilakukan komputer; biasanya menghasilkan perubahan pada data atau informasi Pelaksanaan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual. Auxiliary operation Off-line keying Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat selain computer. Sebuah operasi yang menggunakan perangkat off-line keying (seperti cash register) (Sumber: Romney dan Steinbart, 2003:168) Tabel 2.3 Storage Symbols Simbol Nama Keterangan Data disimpan pada sebuah Magnetic tape pita magnetis On-line storage Data disimpan dalam file online temporer melalui media yang dapat diakses secara langsung seperti disk N File dokumen secara manual disimpan dan dibuka kembali, huruf yang ditulis di dalam File symbol menunjukkan urutan pengaturan file secara N = numeris, A = Alfabetis, D = berdasar tanggal (Sumber: Romney dan Steinbart, 2003:169) Tabel 2.4 Flow and Miscellaneous Symbols
22 Simbol Nama Keterangan Document or processing flow Arah dari pengolahan atau aliran dokumen; aliran yang normal adalah ke bawah dan ke kanan Data/information flow On-page connector Off-line connector Arah dari aliran data atau informasi; sering kali digunakan untuk menunjukkan salinan data dari satu dokumen ke dokumen lain Menghubungkan aliran pemrosesan yang terdapat pada halaman yang sama; digunakan untuk menghindari garis-garis yang saling bersilangan di satu halaman Sebuah masuk dari, atau keluar untuk, halaman yang lain Terminal Decision Annotation Awal, akhir atau titik pemberhentian dalam proses atau program, juga dipergunakan untuk menunjukkan adanya pihak eksternal Sebuah langkah pengambilan keputusan; digunakan dalam sebuah flowchart program untuk menunjukkan percabangan jalan alternative Komentar deskripsitf tambahan atau catatan penjelasan untuk klarifikasi (Sumber: Romney dan Steinbart, 2003:169)