BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (1993:6) Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan yang dimaksud Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (1993:3) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 9
2. Tujuan Sistem Akuntansi Mulyadi (1993:19) mengatakan bahwa tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3. Pengertian Akuntansi Soemarso S.R. (2004:3) mendefinisikan Akuntansi sebagai proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi (economic information) dari suatu kesatuan ekonomi (economic entity) kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dari pengertian 10
akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan akuntansi meliputi : a. Pencatatan adalah kegiatan pencatatan atas transaksi keuangan perusahaan yang terjadi ke dalam dokumen (bukti transaksi seperti : nota, kuitansi, cek) ke dalam buku harian (jurnal) yang tersedia pada perusahaan dengan cermat dan kronologis. b. Penggolongan merupakan kegiatan mengelompokan transaksi keuangan perusahaan ke dalam perkiraan buku besar. c. Peringkasan merupakan kegiatan untuk meringkas transaksi. d. Pelaporan adalah menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, neraca dan laporan arus kas serta catatan atas laporan keuangan. Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi: a. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan. b. Pemrosesan data yang bersangkutan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan. c. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai pelapor (Soemarsono, 2004). 11
Setelah diuraikan sistem secara umum, berikut ini diuraikan pengertian sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. (Mulyadi, 2001). 4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (1993:3) unsur-unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak 12
dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dan dapat di pandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan d. Buku Pembantu Jika data keuangn yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi. e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. B. Pengertian Prosedur Akuntansi Menurut Mulyadi (1993:6) Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical 13
operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar: 1. Menulis. 2. Menggandakan. 3. Menghitung. 4. Memberi kode. 5. Mendaftar. 6. Memilih (mensortasi). 7. Memindah. 8. Membandingkan. Siklus akuntansi ini meliputi tahap pencatatan atau pembukuan (ke dalam Jurnal dan Buku Besar), pengolahan atau pemrosesan (dengan membuat Neraca Percobaan pada lembar berlajur dan melakukan Penyesuaian), dan pembuatan laporan (berupa Neraca dan Perhitungan Rugi-Laba yang merupakan hasil dari pengolahan data keuangan). Menurut Budi Rahardjo (2007:29) Urutan prosedur akuntansi sebagaimana normalnya dilakukan selama periode akuntansi dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Fase siklus akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Penganalisisan transaksi (analyzing transactions) 2. Pencatatan atau pembukuan transaksi ke dalam Jurnal (recording transactions in journals) 14
3. Pemindahan debit dan kredit dari Jurnal ke pos/rekening yang sesuai dalam Buku Besar (posting debits and credits from journals to individual accounts) 4. Mempersiapkan Neraca Percobaan dan mengkompilasikan angkaangka yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan (mempersiapkan suatu lembar kerja) [preparing a trial balance and complining the figures needed for the construction of financial statements (preparing a worksheet)] 5. Mempersiapkan Laporan Keuangan (preparing financial statements) 6. Membuku penyesuaian dan menutup buku Jurnal (recording adjusting and closing entries in the general journal) 7. Melakukan penyesuaian sesuai posnya dan menutup buku (posting adjusting and closing entries) 8. Menyiapkan Neraca Percobaan setelah tutup buku (preparing a postclosing trial balance) C. Pengertian Kas Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Menurut Zaki Baridwan (1992:85) kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada idle cash. 15
Menurut Rudianto (2012:188) kas merupakan alat pertukaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transaksi perusahaan, setiap saat diinginkan. Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancer, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar perusahaan kas akan selalu terpengaruh. D. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem akuntansi penerimaan kas adalah kumpulan dari sub sistem yang saling bekerja sama dan bertanggungjawab untuk mengolah semua transaksi penerimaan kas, baik itu dari penjualan tunai maupun penerimaan piutang dagang yang didapat dari data transaksi untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Penerimaaan kas bisa terjadi dengan berbagai macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau pelunasan ke bank. Uang yang diterima bias berbentuk uang tunai, baik logam maupun uang kertas, cek, money order, bank draft, dan lain lain. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut. 16
1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai ada tiga macam, yaitu: 1). Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales. 2). Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) 3). Prosedur penerimaan kas dari credit card sales. a. Fungsi yang terkait : 1). Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 17
2). Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. 3). Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4). Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5). Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. b. Dokumen yang digunakan : 1). Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 18
2). Pita register kas Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin registrasi kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3). Credit card sales slip Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit 4). Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. 5). Faktur penjualan COD ( cash-on-delivery sales) Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. COD adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. 19
6). Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 7). Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. c. Catatan akuntansi yang digunakan : 1). Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. 2). Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. 3). Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 20
4). Kartu Persediaan Dalam transaksi penerimaan dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. 5). Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 2. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet), kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. a. Fungsi yang terkait : 1). Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance and-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. 21
2). Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3). Fungsi Kas Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. 4). Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5). Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. b. Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut: 1). Melalui penagihan perusahaan 2). Melalui pos 22
3). Melalui lock box collection plan c. Dokumen yang digunakan : 1) Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. 2) Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke 23
bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan di cap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang. 4) Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debituryang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check dikembalikan kepada check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. d. Catatan Akuntansi yang digunakan : 1) Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari piutang. 24
2) Kartu Piutang Catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang merinci rekening kontrol piutang di dalam buku besar, yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang karena penerimaan kas dari debitur. Dokumen sumber pencatatan ke dalam catatan ini adalah surat pemberitahuan dari debitur atau buku kas masuk. E. Pengawasan Kas Karena sifatnya yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas. Pada umumnya suatu sistem pengawasan intern terhadap kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi seperti di atas, akan mudah menggelapkan uang kas. Zaki Baridwan (1992:87) Karena bentuk dan jenis perusahaan ada bermacam-macam, maka system pengawasan intern suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang biasa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas. F. Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong 25
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Mulyadi (1993:165) a. Tujuan sistem pengendalian intern 1) menjaga kekayaan organisasi 2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) mendorong efisiensi 4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). b. Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 26