BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Dalam perkembangan dunia teknologi dan sistem informasi sedikit banyak akan melibatkan yang namanya proses bisnis, dimana setiap proses bisnis ini akan memungkinkan terjadinya transaksi-transaksi yang dilakukan oleh suatu badan usaha baik itu badan usaha milik pemerintah ataupun swasta. Setiap transaksi-transaksi tersebut tentunya juga tidak terlepas dari kegiatan akuntansi seperti yang ada pada kas. Umumnya kas merupakan komponen penting dalam gerak dan langkah perusahaan untuk perputaran proses bisnis. Hampir semua kegiatan transaksi bermula dan berakhir pada kas, Karena kas merupakan aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan memiliki dasar pengukuran akuntansi. Lebih dari itu kas juga merupakan asset yang paling beresiko, sehingga perlu dibuatnya sebuah manajemen kas yang sangat ketat untuk menghindari halhal yang dapat merugikan perusahaan atau suatu badan usaha. Adapun salah satu langkah yang dapat dibuat dalam mengatasi permasalahan ini adalah dengan membuat suatu sistem informasi komputer akuntansi yang berkaitan dengan kas. Dalam hal ini penulis akan mencoba membahas tentang penggunaan kas kecil (Petty Cash) yang ada pada CV. Chen Bakery Medan. 1
2 Kas Kecil (petty cash) merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan atau badan usaha untuk membayar setiap pengeluaran yang terjadi pada proses bisnis, yang pada umumnya memiliki nominal pengeluaran kecil namun rutin terjadi. Dari penjelasan tersebut penulis mengambil suatu gambaran dan inisiatif untuk membuat atau membangun sebuah sistem yang dapat membantu pengguna sistem dalam mencatat setiap transaksi-transaksi keuangan yang rutin terjadi tersebut, agar proses pengeluaran keuangan perusahaan tidak sembarangan dan dapat dipertanggung jawabkan secara tertulis melalui laporan-laporan dan secara sistem. Pada pelaksanaanya kas kecil (petty cash) memiliki peran yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan operasional perusahaan. Bila perusahaan yang masih kecil semua kegiatan perusahaan mungkin masih dapat ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi yang terjadi tidak begitu rumit, dan pengawasannya pun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan yang dilakukan perusahaan. Namun bila perusahaan yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurus setiap bagian yang ada dalam organisasi akan semakin kurang. Untuk itu diperlukan adanya sistem pengelolaan dan pengendalian internal yang baik, yang diharapkan dapat melindungi harta kekayaan perusahaan, demi terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan efisiensi waktu terhadap pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan akuntansi yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewengan dan kecurangan yang
3 timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas bagaimana pengelolaan dana kas kecil yang mungkin dapat terjadi dan diterapkan pada CV. Chen Bakery sehingga penulis sendiri berinisiatif untuk mengambil satu judul dalam penyusunan skripsi ini dengan judul Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil pada CV. Chen Bakery Dengan Menggunakan Metode Imprest ( Tetap ) I.2. Ruang Lingkup Permasalahan I.2.1 Identifikasi Masalah Adapun hal yang menjadi salah satu alasan mengapa penulis mengambil judul seperti yang ada dalam penulisan skripsi ini adalah karena penulis menemukan beberapa kelemahan yang ada pada sistem kerja CV. Chen Bakery, untuk itulah dibentuk sebuah identifikasi masalah agar dapat dibuatnya sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan lebih sesuai dengan kebutuhan agar dapat memberikan informasi perihal kas kecil, yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan dalam memantau pengeluaran perusahaan. Berikut merupakan beberpa hal yang mendasar dan menjadi permasalahan yang ada, diantaranya : 1. Seringnya terjadi selisih atau kekurangan jumlah uang kas yang ada pada box uang kas dengan data pencatatan keluar masuk uang kas kecil yang dibuat secara manual. 2. Kas kecil di CV. Chen Bakery Medan ini masih diolah secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui hasil kas kecil.
4 3. Pada saat proses pencarian informasi atau data perihal kas kecil per periode akan membutuhkan waktu yang lebih lama, karena data yang ada semua berdasarkan pencatatan biasa atau manual 4. Bila data pencatatan transaksi-transaksi tersebut hilang maka akan sulit untuk mengetahui informasi yang sebenarnya yang ada pada kas kecil. 5. Karena proses pengeluaran keuangan yang ada pada kas kecil mudah dilakukan, maka tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya penyelewengan keuangan yang ada pada kas. Dari beberapa permasalahan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan untuk saat ini semestinya perusahaan atau badan usaha tersebut lebih ketat lagi dalam proses pelaksanaan setiap kegiatan transaksi keungan dan harus juga didukung dengan seni pencatatan yang lebih baik, namun tidak harus mempersulit atau memperumit proses bisnis yang akan terjadi pada perusahaan tersebut. I.2.2 Perumusan Masalah Berikut merupakan perumusan masalah dari skripsi ini : 1. Bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil Pada CV. Chen Bakery Dengan Menggunakan Metode Imprest (Tetap)? 2. Bagaimana memperoleh laporan atau informasi kas kecil yang dapat dilakukan secara periode? 3. Bagaimanakah sistem pengelolaan dana kas kecil pada CV. Chen Bakery? 4. Bagaimana mengatasi selisih jumlah uang kas kecil yang ada pada box uang kas dengan data pencatatan keluar masuk uang kas kecil tesebut?
5 I.2.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah yang dibuat oleh penulis dalam pembuatan sistem ini, agar tidak terjadinya kesalah pahaman dalam penyampaian informasi ataupun cakupan informasi yang terlalu luas sehingga penulis sendiri kesulitan dalam penyampaian informasi yang ada, maka berikut ini adalah merupakan batasannya : 1. Penginputan data yang ada pada sistem ini dilakukan sebatas penginputan kegiatan oprasional transaksi-transaksi yang dilakukan oleh CV. Chen Bakery, yaitu pendanaan kas kecil, pengeluaran kas dan pengakuan kas. 2. Output-nya adalah informasi atau laporan keuangan berupa kas kecil yang ada pada CV. Chen Bakery dalam periode tertentu. 3. Sistem ini dirancang menggunakan Microsoft Visual Basic Studio 2010. 4. Database yang digunakan adalah SQL Server 2008. 5. Pemodelan menggunakan UML ( Unified Modelling Languange ) I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis melalui penelitian dan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat suatu Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil yang dapat diterapkan dalam dunia kerja khususnya ditujukan pada CV. Chen Bakery.
6 2. Untuk menciptakan suatu sistem informasi yang lebih mudah digunakan dan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk memproses dan mendapatkan laporannya. 3. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Sistem Informasi yang diberikan oleh STMIK Potensi Utama. I.3.2 Manfaat Adapun yang menjadi manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menjadikan satu tahapan yang lebih baik dalam pembangunan sistem kerja terhadap manajemen file, manjemen kerja dan manajemen waktu. 2. Membantu karyawan atau pegawai accounting yang ada pada CV. Chen Bakery dalam pelaksanaan kerja. 3. Membantu pimpinan usaha pada CV. Chen Bakery dalam memperoleh informasi atau laporan keuangan agar dapat diperoleh dengan lebih cepat dan mudah. 4. Terciptanya suatu Sistem Informasi Kas Kecil yang dapat digunakan oleh CV. Chen Bakery. I.4. Metodologi Penelitian Adapun langkah yang ditempuh dalam pelaksanaan penelitian untuk mengumpulkan data-data, yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
7 1. Studi Lapangan Merupakan salah satu metode yang dilakukan dengan mengadakan studi langsung ke lapangan untuk mengumpulkan data yaitu peninjauan langsung ke lokasi studi tepatnya di CV. Chen Bakery yang ada pada Jln. Samosir No. 8 Medan. Berikut ini merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis : a. Wawancara (Interview) Melalui wawancara yang dilakukan oleh penulis merupakan suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data-data dan informasi seperti : proses kerja yang ada disana, metode pencatatan yang digunakan, kegiatan kerja yang dilakukan, kekurangan sistem yang ada, dan lain-lainnya. b. Pengamatan (Observation) Cara ini dilakukan untuk mengamati langsung kondisi kerja yang ada pada CV Chen Bakery, baik itu pengamatan sistem pada saat proses transaksi dengan customer maupun proses transaksi dengan supplier. 2. Studi Kepustakaan (Library Research) Studi pustaka merupakan cara yang dilakukan penulis untuk memperoleh data-data yang berhubungan dengan penulisan skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti : buku mengenai company profile perusahaan, buku mengenai sitem informasi dan sistem informasi akuntansi, artikel-artikel, jurnal-jurnal yang diambil dari internet dan lain-lainnya.
8 I.4.1. Analisa Tentang Sistem Yang Ada Adapun tatacara dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan perancangan sistem, adalah sebagai berikut : Target: Analisis Kebutuhan Spesifikasi Desain & Implementasi Gagal Verifikasi Validasi Berhasil Finalisasi Gambar 1. Prosedur Perancangan 1. Target Mendapatkan solusi dari masalah yang akan dipecahkan yaitu merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil pada CV. Chen Bakery dengan menggunakan sistem Imprest (Tetap). 2. Analisis Kebutuhan Menganalisa kebutuhan sistem yang sudah ada dan menambahkannya kedalam sistem yang baru, dimana dalam perancangan sistem yang baru apabila dibutuhkan maka akan dibuat perancangannya. Data yang diperlukan dalam analisa kebutuhan ini adalah berupa kas, penjualan cake dan lain-lain.
9 Sesuai dengan tahap untuk penyelesaian masalah yang akan dilakukan, agar memenuhi kebutuhan pokok yang umumnya ada pada sistem yang hendak dibangun adalah sebagai berikut : a. Sebuah sistem informasi ini ditujukan untuk dapat meminimalisir terjadinya penyelewengan keuangan perusahaan, dan memperketat proses pengeluaran keuangan yang ada pada kas kecil terhadap hal-hal yang tidak diperlukan. b. Menampilkan informasi laporan keuangan kas kecil yang ada pada CV. Chen Bakery secara terperinci atau detail karena dapat ditampilkan berdasarkan periode tertentu. 3. Spesifikasi Secara umum sistem yang akan dirancang memiliki spesifikasi sebagai berikut : a. Dibangun dengan menggunakan Bahasa pemerograman Microsoft Visual Basic Studio 2010, dengan menggunakan Database SQL Server 2008 sebagai DBMS. b. Sistem yang dibangun dapat berjalan pada sistem operasi sekurangkurangnya Windows Xp 32/64 bit atau diatasanya (Windows 7), dengan hardware minimal processor setara dengan Pentium IV, memori minimal 1 GB. 4. Design dan Implementasi Setelah jelas spesifikasi yang dibutuhkan dalam pembangunan sistem, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah design sistem dengan memanfaatkan
10 masing-masing komponen. Untuk mengetahui apakah pemanfaatan masingmasing komponen sudah dapat bekerja dengan baik perlu dilakukannya implementasi. Dengan demikian bila ada kesalahan atau kekurangan dapat diperbaiki terlebih dahulu sebelum dirangkai menjadi kesatuan sistem yang utuh dan siap pakai. 5. Verifikasi Pada tahap verifikasi ini merupakan suatu tahap atau mekanisme yang dilakukan untuk membuat kesesuaian antara perancangan dan kebutuhan sistem dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. 6. Validasi Pada tahap validasi sistem, yang dilakukan adalah pengujian sistem secara keseluruhan. Validasi ini dilakukan agar sistem yang dirancang telah sisuai dengan kebutuhan awal yaitu merancang suatu sistem informasi pengolahan kas kecil yang berbasis akuntansi pada CV Chen Bakery. 7. Finalisasi Pada tahap akhir, disusun laporan sebagai dokumentasi dari pelaksanaan skripsi. Dimana sistem informasi akuntansi ini siap digunakan dalam pelaksanaan kerja yang akan dilakukan pada CV. Chen Bakery. I.4.2. Perbandingan Sistem Pada umumnya sistem yang ada pada CV. Chen Bakery kebanyakan dilakukan secara manual setiap pencatatan kas kecilnya, baik itu dalam memproses data pengeluaran ataupun penerimaan keuangan. Hal ini menunjukan
11 bahwa sistem yang digunakan belum efektif dan efisien apalagi dalam hal penyajian laporan keuangan kas kecil. Namun setelah adanya perancangan sistem informasi akuntansi maka setiap pencatatan manual tersebut akan berubah menjadi sistem yang dijalankan berdasarkan proses komputerisasi yang dapat juga menampilkan laporan keuangan kas kecil per periode tertentu. I.4.3. Pengujian / Uji Coba Sistem yang Sudah Dibuat Pada tahap pengujian / uji coba Sistem Informasi Akuntansi dilakukan secara menyeluruh, meliputi pengujian fungsional dan pengujian ketahanan sistem. Pengujian fungsional dilakukan untuk mengetahui bahwa sistem dapat bekerja atau digunakan dengan baik, sesuai dengan prinsip kerjanya. Pengujian ketahanan berkaitan dengan kemampuan sistem untuk dapat berjalan pada perangkat PC yang memiliki spesifikasi minimum serta ketahanan sistem terhadap gangguan dari luar atau dari orang yang tidak bertanggung jawab. Dari pengujian / uji coba ini nantinya akan dapat diketahui kesesuaian hasil perancangan dengan analisis kebutuhan yang diharapkan terhadap sistem (dengan menggunakan komputer beserta data-data yang ada sebagai sampel untuk penginputannya). I.5 Lokasi Penelitian Adapun tempat dilakukan atau dilaksanakannya penelitian adalah berada pada CV. Chen Bakery yang ada pada Jln. Samosir No. 8 Medan.
12 I.6 Sistematika Penulisan Adapun Sistematika dari skripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, ruang lingkup permasalahan yang terdiri dari : identifikasi masalah, perumusan masalah, serta batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian tentang landasan teori yang terkait dengan masalah yang diteliti, yaitu : pengertian sitem informasi, sistem informasi akuntansi, Kas, Kas Kecil dan lain-lainnya. BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem yang lama yang terdiri dari : input, proses, output serta evaluasi sistem yang berjalan, desain sitem baik secara global, rinci serta desain database. BAB I V : HASIL DAN UJICOBA Dalam Bab ini menjelaskan tentang : tampilan hasil, pembahasan tentang sistem yang dirancang serta kelebihan dan kekurangannya.
13 BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dan saran - saran dari penulis yang diperoleh selama mengadakan penelitian dan dalam menyelesaikan skripsi.