BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Metode Perpetual merupakan metode pencatatan persediaan yang dilakukan setiap terjadinya transaksi yang mempengaruhi untuk persediaan. Saldo perkiraan persediaan akan menunjukan saldo persediaan yang sebenarnya. Dengan demikian pada saat penyusunan laporan keuangan tidak diperlukan ayat jurnal penyesuaian. Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang maju dengan pesat sangat berpengaruh pada peran komputer sebagai salah satu alat informasi. Yang menuntut manusia untuk bisa mengoperasikan komputer, agar dapat menyampaikan informasi secara cepat, relevan dan akurat. Perkembangan teknologi yang semakin meningkat ini menyebabkan setiap perusahaan atau instansi perlu melakukan komputerisasi. Kegiatan komputerisasi disini merupakan suatu kegiatan pengolahan data dengan menggunakan suatu aplikasi komputer dalam rangka menghasilkan informasi-informasi penting bagi manajemen, agar yang bersangkutan mampu mengendalikan perusahaan atau instansi yang menjadi tanggung jawabnya dengan lebih baik. Uraian diatas menjelaskan bahwa peranan komputer dan pembuatan Sistem Informasi dirasakan sangat penting bagi SD Swasta Teladan Belawan terutama pada Bagian Inventory. Untuk meningkatkan kinerja dalam perhitungan biaya persediaan ATK yang masih manual menggunakan Microsoft Excel. 1
2 Hal ini tentu menjadi masalah bagi bagian inventory dalam pengolahan persediaan akhir stok ATK, diantaranya sulit memasukan data pembelian dan data barang yang terpakai, mencari data pembelian dan pemakaian, mengubah data pembelian dan pemakaian, menghapus data pembelian dan pemakaian, sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses perhitungan penentuan Harga Pokok Penjulan (HPP), serta dalam pembuatan laporan bulanan persediaan stok ATK akan menghabiskan waktu yang cukup lama sehingga laporan tidak dapat disampaikan tepat pada waktunya. Untuk mengatasi permasalahan yang ada dan ingin meningkatkan kinerja bagian inventory dalam pengolahan data pembelian dan pemakaian ATK serta penentuan Harga Pokok Penjualan (HPP), maka dibuatlah sebuah Sistem Informasi yang dapat mengolah data pembelian dan pemakaian. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengambil judul Sistem Informasi Akuntansi Perhitungan Biaya Persediaan ATK Pada SD Swasta Teladan Belawan Menggunakan Metode Perpetual. I.2. Ruang Lingkup Permasalahan Adapun beberapa tahap yang dilakukan dalam membuat ruang lingkup permasalahan adalah : I.2.1. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas dapat diidentifikasi permasalahan yaitu:
3 1. Penyampaian informasi pembelian dan penjualan serta persediaan ATK pada unit koperasi SD Swasta Teladan Belawan yang masih terdapat kesalahankesalahan. 2. Pengerjaan laporan pembelian dan penjualan ATK serta persediaan dilakukan secara manual dengan menggunakan microssoft excel 2003 yang membuat pekerjaan menjadi kurang cepat dan akurat. 3. Tidak adanya Sistem Informasi untuk menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) yang khusus untuk mempermudah pembuatan laporan setiap bulannya. I.2.2. Perumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah diatas timbulah suatu rumusan masalah yaitu: 1. Bagaimana menginputkan data pembelian dan penjualan serta persediaan ATK pada unit koperasi SD Swasta Teladan Belawan yang valid. 2. Bagaimana membuat suatu aplikasi yang mudah dipahami dan bisa mempercepat kerja inventory dalam mengolah data pembelian dan penjualan serta persediaan ATK. 3. Bagaimana mengubah data pembelian dan penjualan serta persediaan ATK secara cepat dan mudah pada unit koperasi SD Swasta Teladan Belawan. 4. Bagaimana menghapus data pembelian dan penjualan serta data persediaan ATK pada unit koperasi SD Swasta Teladan Belawan yang tidak valid. 5. Bagaimana membuat laporan pembelian dan penjualan serta persediaan ATK agar dapat disampaikan tepat waktu. 6. Bagaimana membuat interface yang user friendly.
4 I.2.3. Batasan Masalah Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan tidak menyimpang, maka perlu dibuat batasan masalah yaitu : 1. Program tersebut dirancang dengan menggunakan bahasa Visual Studio 2010 dan menggunakan database MySql. 2. Pengolahan data Input berupa data ATK, data Anggota Koperasi, Data Supplier, data Persediaan Awal, data Penjualan dan Pembelian ATK. 3. Analisa output berupa laporan Persediaan ATK, data Anggota koperasi, data Supplier, data Persediaan, data Penjualan, data Pembelian dan Jurnal Umum. I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1. Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Membuat sistem informasi pembelian dan penjualan serta persediaan ATK pada unit koperasi SD Swasta Teladan Belawan. 2. Membangun dan merancang sistem yang baru yang belum pernah digunakan sebelumnya. 3. Memberikan informasi tentang laporan pembelian dan penjualan serta persediaan ATK pada pimpinan dengan cepat dan akurat. 4. Memperbaiki sistem yang digunakan pada Unit Koperasi SD Swasta Teladan Belawan khususnya untuk pembelian dan penjualan serta persediaan ATK. I.3.2. Manfaat Adapun maanfaat dari penelitian ini adalah :
5 1. Memberikan kemudahan pada Unit Koperasi SD Swasta Teladan Belawan dalam pembelian dan penjualan dengan hasil yang maksimal sehingga informasi mudah diperoleh. 2. Meminimalisasikan kesalahan dalam hal perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP). 3. Memudahkan Bagian Administrasi dalam pengerjaan laporan pembelian dan penjualan serta laporan persediaan ATK. I.4. Metodologi Penelitian I.4.1. Analisa Tentang Sistem Yang Ada Metode merupakan suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan suatu kasus. Untuk itu penulis menggunakan beberapa cara untuk memperolehnya, diantaranya : 1. Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan dengan mempelajari teori dasar yang mendukung penelitian, pencarian dan pengumpulan data-data yang dibutuhkan pada SD Swasta Teladan Belawan. Untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan, maka penulis memakai teknik : a. Pengamatan Langsung (Observation) Pengamatan diawali dengan banyaknya ATK yang tak terdaftar pada bagian inventory sehingga menyulitkan pendataan ATK yang mau dijual. Dengan melakukan pengamatan secara langsung ke bagian Unti Koperasi memberikan masukan untuk melakukan tindakan pendataan secara efisien
6 seperti pemesanan ATK yang telah habis sesuai dengan kuota kebutuhan dan mendata persediaan ATK yang masih ada. b. Wawancara (Interview) Teknik ini secara langsung bertatap muka dengan pihak bersangkutan yaitu Administrasi Koperasi sehingga mendapatkan penjelasan dari masalah khususnya pada pengadaan ATK yang digunakan untuk pekerjaan di sekolah. Dalam hal ini wawancara meliputi pertanyaan antara lain: 1) Siapa sajakah yang dapat menjadi Anggota Koperasi? 2) Bagaimana Proses pembelian dan penjualan ATK? 3) Seperti apakah sistem yang saat ini digunakan? c. Sampling Sampling ini akan mendata dan meneliti ATK apa sajakah yang sering dipakai, yang tersedia, dan yang masih ada, sehingga dapat mengetahui perhitungan data pembelian ATK, seperti alat tulis, buku, penggaris, dan lain sebagainya. Inilah sampling yang akan digunakan sebagai barometer (alat ukur) untuk mengetahui pendataan inventory ATK yang ada disekolah SD Swasta Teladan Belawan, sehingga dapat dibuat sistem informasi akuntansi perhitungan biaya persediaan ATK. 2. Studi Kepustakaan (Library Research) Pada metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan skripsi yang dilaksanakan pada Unit Koperasi SD Swasta Teladan Belawan yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori
7 yang kuat melalui buku-buku yang tersedia diperpustakaan, yang berhubungan dengan penulisan Laporan Skripsi ini. 1. Analisa tentang sistem yang ada Langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan perancangan adalah sebagaimana ditunjukkan pada gambar I.1 berikut ini: Target: penelitian dilakukan untuk membuat suatu aplikasi untuk memudahkan Staf dalam mengolah data pembelian dan penjualan serta menghasilkan informasi yang lebih akurat. Analisis Kebutuhan 1. Adanya aplikasi yang dijalankan untuk melakukan proses pembelian dan penjualan serta persediaan ATK 2. Adanya database untuk menyimpan, Data Pembelian serta Data Penjualan. 3. Adanya laporan hasil dari inputan adalah meliputi laporan ATK laporan pembelian, laporan penjualan serta laporan persediaan ATK Spesifikasi Microsoft Visual Studio2010, database MySql, Core I3, RAM 1 Gb serta Hard Drive 360 Gb. Implementasi & Verifikasi a. Menganalisis beberapa kesalahan yang ada pada sistem yang lama. b. Melakukan pengujian aplikasi yang baru untuk meminimalisir kesalahan yang ada. c. Melakukan perawatan sistem yang baru apabila terjadi kesalahan. MetodePerpetual Pencatatan Dalam Persediaan Barang Gagal Verifikasi l Berhasil Validasi Finalisasi Gambar I.1. Prosedur Perancangan
8 Keterangan : a. Target/Tujuan Penelitian Target penelitian dilakukan untuk membuat suatu aplikasi untuk memudahkan Staf dalam mengolah data pembelian dan penjualan serta menghasilkan informasi yang lebih akurat. b. Analisis Kebutuhan Berisi tentang hal-hal yang harus ada pada hasil perancangan agar mampu menyelesaikan masalah yang ada sesuai tujuan. Beberapa hal-hal yang harus dipenuhi adalah : 1. Adanya aplikasi yang dijalankan untuk melakukan proses pembelian dan penjualan serta persediaan ATK 2. Adanya database untuk menyimpan, Data Pembelian serta Data Penjualan. 3. Adanya laporan hasil dari inputan adalah meliputi laporan ATK laporan pembelian, laporan penjualan serta laporan persediaan ATK c. Spesifikasi dan Desain Perancangan sistem menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual 2010, database MySql. Spesifikasi komputer yang digunakan minimal Core I3, RAM 1 Gb serta Hard Drive 360 Gb. d. Implementasi dan Verifikasi Berisi langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan alat serta tahapan-tahapan pengujian yang dilakukan untuk masing-masing blok peralatan yang dirancang. a. Menganalisis beberapa kesalahan yang ada pada sistem yang lama.
9 b. Melakukan pengujian aplikasi yang baru untuk meminimalisir kesalahan yang ada. c. Melakukan perawatan sistem yang baru apabila terjadi kesalahan. e. Metode Perpetual Metode Perpetual merupakan metode pencatatan persediaan barang yang dilakukan setiap terjadinya transaksi yang mempengaruhi untuk persediaan. Dalam hal ini persediaan barang berupa ATK.Metode ini didasarkan pada tingkat kebutuhan mendasar namun diprioritaskan penggunaannya, seperti penggunaan ATK yang dilakukan pihak sekolah. Sehingga dapat diketahui tingkat kebutuhan dan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan ATK di sekolah f. Validasi Berisi langkah-langkah yang dilakukan saat pengujian peralatan secara keseluruhan, besaran-besaran yang akan diuji, dan ukuran untuk menilai apakah alat sudah bekerja dengan baik sesuai spesifikasi. a. Setelah aplikasi dibuat maka selanjutnya akan dijalankan pada komputer apakah telah sesuai dan berjalan dengan baik. b. Menjalankan aplikasi yang baru untuk di uji pada sistem yang lama serta melakukan perawatan sistem. c. Melihat hasil informasi dari aplikasi yang dibuat dengan spesifikasi komputer yang digunakan. Setelah melakukan pengujian atas perancangan yang dibuat maka aplikasi dapat digunakan.
10 g. Finalisasi Pada tahapan ini adalah tahapan hasil dari sistem yang sudah dirancang dan berjalan dengan rencana. 2. Perbandingan Sistem Yang Lama Dengan Sistem Yang Akan Dirancang Sistem yang lama masih bersifat manual karena ketika seseorang ingin memperoleh informasi tentang persediaan ATK, maka orang tersebut harus mencari dibuku laporan untuk mendapatkan informasi persediaan ATK. Berbeda dengan sistem yang akan dirancang, sistem informasi pembelian dan pemakaian ATK yang akan dirancancang didesain agar mudah dan akurat,dan tidak memakan waktu yang lama. 3. Pengujian / Uji Coba Sistem Proses pengujian atau uji coba sistem yang dilakukan hanya sebatas pengujian secara teroritis dan aplikatif, dimana aplikasi yang telah dibuat telah diuji dalam skala yang kecil namun belum diuji dalam kasus yang sebenarnya seperti sistem informasi akuntansi perhitungan biaya persediaan ATK di sekolah. Untuk itu penulis ingin menerapkan aplikasi ini pada skala yang lebih besar seperti di sekolah. I.5. Lokasi penelitian Lokasi penelitian dalam penulisan Skripsi ini penulis lakukan pada SD Swasta Teladan Belawan Jln. Gereja Lingk.XII Bagan Deli Belawan.
11 I.6. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan skripsi. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini menerangkan teori dasar yang berhubungan dengan program yang dirancang serta bahasa pemrograman yang digunakan. BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Bab ini berisikan analisa masalah program yang akan dirancang dan rancangan program yang digunakan pada penulisan skripsi ini. BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Bab ini berisikan tentang hasil implementasi sistem yang dirancang mencakup uji coba sistem, tampilan serta perangkat yang dibutuhkan. Analisa sistem dirancang untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem yang dibuat. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan berbagai kesimpulan yang dibuat berdasarkan uraian yang telah disimpulkan, serta saran saran penting yang perlu diperhatikan.