PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB Megaria Purba / Lennaria L. Tarigan / Dameri E br Jabat, M.Kom Dosen Tetap Politeknik Santo Thomas Medan Jl. Matahari Raya Helvetia Medan www.polito.ac.id / Email : Megaria18@ymail.com ABSTRAK Perpustakaan difungsikan oleh pengguna sebagai media untuk mencari referensi dan memperoleh informasi. Permasalahan yang dihadapi di perpustakaan Politeknik Santo Thomas saat ini adalah belum adanya sistem informasi perpustakaan yang berbasis web, sehingga seluruh aktifitas baik sirkulasi peminjaman, layanan referensi, pengarsipan data buku di perpustakaan masih dilakukan secara manual. Untuk mengatasi masalah tersebut, selayaknya di rancang sistem informasi perpustakaan yang berbasis web yang memberi kemudahan bagi pengguna untuk mendapatkan layanan yang diinginkan. Kualitas layanan perpustakaan sangat ditentukan oleh prasarana dan sarana yang mendukung pelayanan tersebut. Sistem informasi perpustakaan dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mencari dan menemukan referensi maupun informasi yang cepat, tepat dan akurat. Kegiatan pada tahun pertama akan dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web. Tahun kedua diadakan sosialisasi sistem, implementasi sistem, dan diakhiri dengan analisis pengaruh system informasi perpustakaan berbasis web terhadap kualitas layanan perpustakaan. Analisis pengaruh akan dilakukan menggunakan metode regresi sederhana dengan menggunakan SPSS 17. Luaran penelitian ini adalah software system informasi perpustakaan berbasis web sehingga pengguna perpustakaan mendapat informasi yang cepat, tepat dan akurat, pendukung keputusan pihak manajemen untuk pengembangan perpustakaan, artikel ilmiah dalam publikasi nasional. Kata Kunci: sistem, informasi, perpustakaan, kualitas, layanan 1. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan salah satu unit Pelaksana Teknis yang secara khsusus sebagai unit penunjang proses belajar mengajar. Sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi bagi seluruh sivitas akademika, perpustakaan senantiasa diharapkan dapat memberikan layanan yang berkualitas serta menyeluruh kepada seluruh penggunanya. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan sarana dan prasarana penunjang kualitas pelayanan di perpustakaan yang memadai. Kualitas layanan merupakan standar proses yang harus dilaksanakan dalam suatu layanan perpustakaan guna memenuhi harapan dan tuntutan pengguna. Bila kualitas layanan perpustakaan sesuai dengan yang diharapkan pemakai maka pemakai akan puas. Sebaliknya bila kualitas layanan lebih rendah dari yang diharapkan maka tidak ada kepuasan di pemakai. Kualitas layanan perpustakan Politeknik Santo Thomas hingga saat ini masih kurang memuaskan penggunanya. Hal ini tercermin dari wawancara yang dilakukan terhadap beberapa mahasiswa pengguna perpustakaan yang menyatakan bahwa kualitas layanan belum memuaskan. Hingga saat ini layanan registrasi anggota, layanan atas ketersediaan buku, layanan pemesanan, pengambilan buku, pengarsipan data buku maupun layanan sirkulasi masih dilakukan secara manual. Petugas perpustakaan dalam memberikan layanan sirkulasi harus mencatat data buku yang dipinjam ke kartu perpustakaan dan kartu kontrol perpustakaan sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu sulitnya pencarian data buku yang ada diperpustakaan karena mahasiswa yang ingin mencari buku harus mengecek ke tiap rak untuk memperoleh buku yang mereka inginkan. Data buku hanya diarsip dalam buku besar perpustakaan, sehingga pengecekan data buku, keadaan buku dan jumlah buku memerlukan waktu relatif lama. Demikian juga untuk kepentingan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen sering menghadapi kendala, ini dikarenakan informasi jumlah buku, permintaan judul buku, permintaan referensi kurang akurat, lambat dan tidak efisien. Dari uraian diatas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh pengguna perpustakaan. Sehingga sudah seharusnyalah perpustakaan Politeknik Santo Thomas bisa mengembangkan diri dengan membuat suatu sistem informasi perpustakaan yang bisa memberikan layanan perpustakaan yang cepat, efisien dan akurat kepada pemakainya. Sistem informasi layanan perpustakaan berbasis web merupakan salah satu alternative pemberian layanan peprustakaan yang bisa memberikan informasi yang akurat dalam waktu yang singkat dan dapat diakses kapan saja. 47
1.1. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas, maka tujuan penelitian ini adalah: Merancang dan membangun sistem informasi perpustakan yang tepat untuk perpustakaan Politeknik Santo Thomas dengan berbasis web 1.2. Manfaat Penelitian 1. Mempermudah pegawai perpustakaan untuk melayani para pengguna perpustakaan dalam hal waktu dan keakuratan data. 2. Mempermudah para pengguna perpustakaan untuk mengakses informasi tanpa dibatasi waktu dan ruang dalam hal informasi yang tepat, cepat dan akurat. informasi meliputi hardware, software, manusia, data dan prosedur. Basuki juga memberikan definisi mengenai perpustakaan yaitu sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya (termasuk koleksi elektronik atau digital) yang disimpan menurut tata susunan tertentu untuk dibaca, bukan untuk dijual. Jadi dapat disimpulkan definisi sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari manusia, hardware, software, prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk manajemen otomasi perpustakaan sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai bagi penggunanya (pustakawan maupun pemustaka). 2 LANDASAN TEORI 2.1. Penelitian Terdahulu Penelitian Kadek Surya Mahedy,(2010), berjudul Pemanfaatan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebuah sistem informasi layanan perpustakaan berguna untuk mengatasi kendala kendala pada proses pelayanan perpustakaan dan pengarsipan data yang dilakukan secara manual. Sistem ini bersifat otomatis sehingga mudah digunakan oleh pemakainya dalam memberikan layanan yang optimal kepada seluruh penggunanya. Sistem ini dibangun dengan model desktop application menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan data base menggunakan SQL Server 2000. Penelitian Yanuar (2010), berjudul analisis pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap layanan kualitas di perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sisstem informasi perpustakaan berpengaruh signifikan terhadap kualitas layanan di perpustakaan. Hal ini Hal ini dapat dilihat dari uji hipotesis yang dilakukan dengan uji T, yaitu dengan membandingkan t-tabel dan t- hitung dengan _ = 5%. Hasilnya ada pengaruh signifikan antara sistem informasi perpustakaan dengan kualitas layanan perpustakaan, dengan t- hitung (6,884) lebih besar dari t-tabel (1,662). 2.2. Teori Sistem Informasi Perpustakaan 2.2.1. Definisi Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi menurut Bodnar dan Hopwood yang dikutip kadir (2003) adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna Definisi sistem informasi juga diberikan oleh Aziz (2006) bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi, dan komponen system 2.2.2. Komponen-komponen Sistem Informasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem Informasi untuk otomasi perpustakaan terdapat beberapa komponen atau unsur yang saling berkaitan dan mendukung satu dengan lainnya. Menurut Supriyanto (2008), komponen-komponen tersebut adalah a. Pengguna (users), pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem informasi untk otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan para penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, dan para anggota perpustakaan. b. Perangkat Keras (Hardware), perangkat Keras merupakan mesin komputer yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. c. Perangkat Lunak (Software), perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang mengoperasikan perangkat keras untuk melakukan tugas sesuai dengan perintah. d. Jaringan (Network), jaringan (Network) adalah sebuah jaringan yang menghubungkan komputer induk (server) dengan komputer yang lain dan dengan alat-alat penunjang sistem otomasi yang lain dalam sebuah system yang terintegrasi. e. Data, data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus. f. Panduan Operasional/Manual, panduan Operasional/Manual merupakan penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Komponen-komponen tersebut di atas harus dapat dipenuhi untuk membangun sebuah sistem informasi perpustakaan. 2.2.3. Kriteria Penilaian Software (Sistem Informasi) Suatu software (sistem informasi) dikembangkan melalui pengamatan dari sebuah 49
proses kerja, untuk menilai suatu software tentu ada banyak kriteria yang harus diperhatikan. Arif (2003) memberikan beberapa kriteria untuk menilai suatu software adalah sebagai berikut: a. Kegunaan, fasilitas dan aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan serta menghasilkan informasi (output) dengan cepat dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. b. Ekonomis, biaya yang dikeluarkan untuk mengapilaksikan software sebanding dengan hasil yang didapatkan. c. Keandalan, software yang digunakan mampu menangani operasi pekerjaan porsi besar dengan frekuensi yang tinggi dan terus-menerus.12 d. Kapasitas, software yang digunakan mampu menyimpan data dengan kapasitas yang besar dan kemampuan temu kembali yang cepat. e. Sederhana, menu dan navigasi yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna. f. Fleksibel, software yang digunakan dapat diaplikasikan dan dioperasikan dalam beberapa jenis sistem operasi serta memiliki potensi untuk selalu dikembangkan. Geisenger juga memberikan indikator penilaian suatu software/program (sistem informasi), yang meliputi tampilan program (visual display) dan kualitas teknik (technical quality). a. Tampilan Program (visual display) terdiri dari: 1 Pewarnaan, pemakaian warna tidak mengacaukan tampilan. 2. Pemakaian kata dan bahasa terdiri dari: a. Penggunaan huruf / karakter yang sesuai. b. Penggunaan bahasa yang mudah dipahami. 3. Pemakaian tombol kata interaktif (hypertext) terdiri dari: a. Penggunaan hypertext untuk memfasilitasi navigasi dan membantu pengguna menjelajah program13 b. Penggunaan kombinasi beberapa komponen tampilan berupa teks, grafik, animasi yang dipadukan sehingga program tampak jelas. 4. Grafis terdiri dari: a. Grafis membuat informasi lebih atraktif, b. Grafis membantu mengingat informasi yang dipelajari, c. Grafis terlihat dan mudah dipahami. 5. Tombol Menu dan Ikon terdiri dari: a. Berbagai pilihan menu dan ikon, b. Berbagai simbol seperti tombol, ikon, dan menu untuk bantuan, selesai, keluar, maju, mundur dari layar atau berpindah ke materi yang lain dan berhenti sementara. 6. Desain Interface terdiri dari: a. Transisi antar layar sudah tepat, b. Program memerlukan sedikit kegiatan mengetik. b. Kualitas Teknis (Technical Quality) terdiri dari: 1. Pengoperasian Program, terdiri dari: a) Program dapat dimulai dengan mudah, b) Program dapat berjalan dengan baik dalam kondisi normal. 2. Respon Pengguna, sebagai berikut: a) Pengguna dapat mengoperasikan program secara mandiri. b) Pengguna harus senang menggunakan program. c) Pengguna tidak merasa jenuh menggunakan program14 3. Keamanan Program, terdiri dari: a) Program yang tidak dapat diubah oleh pemakai yang tidak bertanggungjawab; b) Program yang tidak dapat terhapus jika ada kesalahan dari pemakai. 4. Penanganan kesalahan Program terbebas dari kesalahan yang dapat mengakibatkan berhentinya program. 5. Fasilitas Program Terdapat fasilitas program untuk bantuan. Sebuah sistem informasi yang baik dan berkualitas tinggi harus dapat memenuhi kebutuhan penggunanya (users), mudah penggunaannya, bekerja dengan efektif dan efisien, serta murah dalam perawatan dan pengembangannya. 2.3. Teori Kualitas Pelayanan Kualitas pelayanan dapat didefinisikan sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas layanan yang mereka terima. Kualitas pelayanan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan atas layanan yang benar benar mereka terima. Menurut Lewis & Boom dalam Tjiptono & Chandra (2005), kualitas pelayanan sebagai ukuran seberapa baik tingkat layanan yang diberikan sesuai dengan harapan pelanggan. Sedangkan menurut Tjiptono (2004), kualitas pelayanan adalah tingkat keunggulan yang diharapkan dan pengendalian ats tingkat keunggulan tersebut memenuhi keinginan pelanggan Berdasarkan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa ada faktor utama yang mempengaruhi kualitas pelayanan yaitu: Jasa yang diharapkan dan jasa yang dirasakan/persepsikan. Apabila suatu pelayanan dirasa sesuai dengan jasa yang diharapkan, maka kualitas pelayanan tersebut akan dipersepsikan baik atau positif. Jika jasa yang dipersepsikan melebihi jasa yang diharapkan, maka kualitas jasa dipersepsikan sebagai kualitas ideal. Demikian juga sebaliknya, bila jasa yang dipersepsikan lebih jelek dibandingkan dengan jasa yang diharapkan maka kualitas jasa dipersepsikan negative atau buruk. Baik tidaknya kualitas pelayanan tergantung pada kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi harapan pelanggannya secara konsisten. Untuk mempermudah penilaian dan pengukuran kualitas pelayanan dikembangkan suatu alat ukur kualitas layanan yang disebut SERVQUAL 50
(Service Quality). Servqual ini merupakan skala multi item yang dapat digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan atas kualitas layanan yang meliputi lima dimensi (Zeithami, 2004), yakni: 1. Tangibles (bukti langsung), yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan perusahaan. 2. Reliablitiy (kehandalan), yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan berarti tepat waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik dan akurasi yang tinggi. 3. Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemampuan perpustakaan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsive) dan tepat kepada mahasiswa dengan penyampaian informasi yang jelas. Membiarkan mahasiswa menunggu tanpa adanya suatu 4. Assurance (Jaminan/Kepastian) Jaminan ini mencakup keamanan, kesopanan dan keramahan, sifat dapat dipercaya yang dimiliki para pustakawan, bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan serta pengetahuan dan kemampuan pustakawan dalam melakukan tugas. Tingkat pengetahuan pustakawan dan kemampuan mereka akan menunjukan tingkat kepercayaan bagi pengguna. Sikap ramah, sopan, dan bersahabat menunjukan adanya perhatian pada pengguna. 5. Empathy Sikap ini ditujukan untuk memberikan perhatian yang bersifat individual atau pribadi kepada pengguna dan berupaya untuk memahami keinginan atau kebutuhan pengguna. Dengan demikian, dari pendapat-pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konsep kualitas layanan perpustakaan dapat didefinisikan sebagai standar proses yang harus dilaksanakan dalam suatu kegiatan layanan perpustakaan guna memenuhi harapan atau tuntutan pengguna/pemustaka. 3. Metodologi Pengembangan Materi Analisis Sistem yang ada saat ini Tahap 1 : Pengambilan data lapangan Rencana kegiatan adalah melakukan observasi di perpustakaan dan interview terhadap pustakawan maupun dosen, mahasiswa pengguna perpustakaan. Tahap 2 : Pengolahan data dan Analisis Data yang diperoleh akan dianalisis menggunakan korelasi product moment dengan tingkat error 5%. Analisis sistem meliputi mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Berdasarkan data analisis tersebut maka diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan. Tahap 3 : Perancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web Menentukan rancangan sistem informasi perpustakaan berbasis web Rencana kegiatan pada tahap ini adalah: 1. Perancangan proses Perancangan proses dilakukan dengan Diagram kontex seperti pada gambar 1 Gambar 1 : Diagram Konteks 1. Perancangan flowchat Perancangan flowchart merupakan langkah prosedur penyelesaian masalah yang diekspresikan dengan simbol grafis yang baku dan lebih mudah digunakan, sehingga terhindar dari timbulnya kesalahan interpretasi bagi pengguna. 2. Perancangan menu Perancangan menu merupakan tahapan atau tampilan yang akan dimunculkan saat pertama kali program dijalankan dan dalam melakukan sebuah koneksi agar menghasilkan informasi yang diinginkan seperti pada gambar 2. 51
dalamjaringan localhost akan dilingkan ke halaman web politeknik santo Thomas medan. Pada tahap penelitian kedua akan dapat di implementasikan dengan terlebih dahulu melatih pegawai perpustakaan dalam penggunaan program yang dibangun dankemudian menguji cobakan dan mensosialisasikan kepada pengguna perpustakaan. Gambar 2 : Rancangan Menu Utama Dari menu login staff/admin terdapat sub-sub menu, setelah admin/staff melakukan login, seperti pada gambar 3 : Gambar 3 :. Sub menu untuk login administrator 4. Perancangan interface Perancangan interface merupakan tahapan untuk membangun bentuk muka pemakai dengan sistem dalam menjalankan aplikasi, sehingga pengguna mudah menggunakannya. Perancangan interface ini meliputi perancangan input dan output yang diperlukan untuk menentukan bentuk masukan dan bentuk keluaran sistem. 5. Perancangan database Perancangan database adalah perancangan terhadap struktur data yang diperlukan untuk menunjang pengolahan data dan ketersediaan informasi bila sewaktu waktu diperlukan. Tahap 4: Pembangunan program sistem informasi yang sesuai dengan rancangan tampilan input dan output dan berdasarkan rancangan data base yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaaaan Politeknik Santo Thomas Medan. 4. KESIMPULAN Pelayanan perpustakaan yang manual kurang efesien dalam pelayanan baik dari pengaksesan data maupun informasi masih lambat dan kurang akurat. Dengan adanya Sitem Informasi Perpustakaan berbasis web akan dapat memberikan informasi yang akurat dengan waktu yang cepat dan dapat diakses tanpa dibatasi ruang dan waktu. DAFTAR PUSTAKA [1] Arif, Ikhwan. 2003. Konsep Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari. Malang. Universitas Muhammadiyah Malang [2] Aziz, Muhammad dan Slamet Pujiono. 2006. Sistem Informasi GeografisBerbasis Dekstop dan Web. Yogyakarta. Gava Media [3] Kadek Surya Mahedy. 2010. Pemanfaatan Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan. Jurnal Ilmiah. [4] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi [5] Santoso, Purbayu Budi. 2005. Analisis Statistik dengan Microsoft Excel dan SPSS, Yogyakarta. Penerbit Andi. [6] Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Stategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta.Kanisius [7] Sutriono. 2007. Filsafat Ilmu dan Metodologi Penelitian. Yogyakarta. Penerbit Andi. [8] Umar Husein. 2005. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta. PT Radjagrafindo Persada. [9] Tjiptono, Fandy dan Gregorius Chandra. 2005. Service, Quality & Satisfaction. Yogyakarta. Penerbit Andi. [10] Yanuar. 2010, Analisis pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap layanan kualitas di perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro. [11] Zeithami, Valarei A., Mary jo Bitner, 2004, Service Marketing: Integrating Customer Focus Across The Firm, Mc. Raw Hill, New York. Analisis sistem yang di kembangkan Dengan terbentuknya software Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik Santo Thomas Medan 52