1. BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perusahaan baik itu swasta maupun negeri tentu tidak terlepas dari budget atau anggaran yang digunakan untuk proses berjalannya suatu perusahaan. Budget dalam perusahaan tentu terbagi dalam berbagai divisi yang ada dari perusahaan tersebut, setiap divisi mempunyai program masing-masing baik itu yang bersifat rutin maupun sesuai kebutuhan yang semuanya bekerja untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan. Saat ini banyak bagian perencanaan yang masih menggunakan pencacatan elektronik secara sederhana yaitu menggunakan excel pada program microsoft sehingga terkadang menuai banyak resiko yang kemungkinan terjadi seperti file excel hilang, terkena virus, file excel dapat diubah tanpa adanya otorisasi yang berwenang dan lain-lain. Berawal dari studi kasus yang penulis amati di SMA Pangudi Luhur yang merupakan yayasan pendidikan yang didirikan oleh Yayasan Pangudi Luhur dan merupakan badan pembantu para Bruder Kongregasi Santa Perawan Terkandung Tak Bernoda (FIC) dalam bidang karya kerasulan pendidikan. Penulis mengamati bahwa dalam pengelolaan anggaran masih mengalami kendala karena prosesnya masih dilakukan secara manual baik dari sisi pengajuan anggaran, review, approval, laporan pertanggung jawaban dan rekap laporan. Dari sisi pengajuan anggaran biasanya unit membuat proposal pengajuan kemudian akan di review oleh kepala unit sebelum nantinya di serahkan ke Kepala Sekolah untuk di disetujui atau tidaknya, dari rangkaian proses yang harus dilakukan ini tentu dirasa kurang efektif karena jika pihak yang bersangkutan untuk proses review dan approval tidak sedang berada di tempat maka proses pengajuan anggaran akan tertunda untuk direalisasikan. Karena masih manual menggunakan Microsoft excel sehingga kemungkinan data terkena virus, file excel hilang dan data diubah oleh orang yang tidak bertanggung jawab dapat terjadi, sehingga keamanan data sendiri masih belum terjaga dengan baik.
Untuk mengatasi hal tersebut penulis mencoba membangun sistem e-budgeting yang dapat membantu dalam proses penganggaran dari setiap unit/divisi yang ada. Sistem e- budgeting sendiri terdiri dari beberapa modul atau tahapan yang harus di buat yaitu tahap pengajuan oleh setiap divisi, review, approval, laporan pertanggung jawaban dan yang terakhir rekap laporan. Dari lima tahapan yang ada penulis fokus pada proses approval dan laporan pertanggung jawaban. Penulis mengamati bahwa dalam proses approval masih mengalami kesulitan karena harus secara langsung menemui kepala sekolah, namun terkadang kepala sekolah sedang tugas di luar sehingga proses ini harus menunggu untuk di realisasikan. Dan yang kedua adalah laporan pertanggung jawaban dari setiap divisi masih harus menunggu untuk proses pengerjaan, dan itu sangat memakan waktu. Oleh karena itu dengan sistem e-budgeting di harapakan proses approval dapat di lakukan secara elektronik oleh pihak atasan dan laporan pertanggung jawaban dapat selalu update dan lebih tepat waktu ketika saat itu harus dilaporkan atau ada tim audit yang datang. Rumusan Masalah. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut : a. Bagaimana mengidentifikasi proses bisnis yang berlaku untuk proses penganggaran. b. Bagaimana membangun sebuah aplikasi e-budgeting yang dapat mempermudah proses pengajuan anggaran, review, approval, laporan pertanggung jawaban, dan report di SMA Pangudi Luhur Jakarta. c. Bagaimana membuat proses approval dapat dilakukan secara online. Ruang lingkup penelitian Penelitian ini meliputi realisasi/approval yang dilakukan oleh manager dalam hal ini adalah kepala sekolah dan laporan pertanggung jawaban mengenai program yang sudah direalisasikan.
Metode penelitian Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut: 1. Wawancara Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab yang berhubungan dengan permasalahan. Penulis melakukan wawancara langsung kepada narasumber, script wawancara dapat dilihat di lampiran. 2. Pengamatan Mengamati secara langsung pada tempat penelitian terhadap obyek yang dibahas untuk mendapatkan informasi. 3. Perpustakaan Membaca buku-buku, journal yang berkaitan dengan proses penganggaran 4. Metode Pengembangan sistem Model Waterfall adalah model yang melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan system kemudian menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan Tujuan dan Manfaat 1.5.1. Tujuan 1) Mengidentifikasi proses bisnis yang berlaku untuk proses penganggaran. 2) Mengidentifikasi masalah-masalah yang timbul dalam proses penganggaran. 3) Agar sistem e-budgeting dapat memudahkan dalam proses penganggaran dari masing-masing unit yang ada. 1.5.2. Manfaat 1) Diharapkan dapat mempermudah dalam proses penganggaran dari masingmasing unit/ divisi di SMA Pangudi Luhur Jakarta.
2) Mempermudah dalam proses pengajuan anggaran, review, approval, laporan pertanggung jawaban dan rekap laporan dalam proses penganggaran. 3) Meningkatkan efektifitas dalam proses realisasi dan pembuatan laporan pertanggung jawaban. Batasan Masalah Untuk mempermudah penulisan laporan ini maka penulis membatasi masalah hanya pada : a. Sistem yang dibangun hanya pada proses approval dan laporan pertanggung jawaban (LPJ) dari sistem e-budgeting. b. Hak akses hanya terdiri dari level kepala sekolah, bendahara, unit laboratorium dan kesiswaan. c. Sistem hanya mengelola dua unit/divisi kerja di SMA Pangudi Luhur yaitu unit Laboratorium dan Kesiswaan. d. Sistem belum dapat menangani pengajuan anggaran yang diluar rencana anggaran yang sudah tinggal realisasi. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan dalam laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan dibagi menjadi 4(empat ) bab yang terdiri dari : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini terdiri dari latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, metode penelitian, tujuan dan manfaat, sistematika penulisan BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini menguraikan teori yang relevan tentang permasalahan yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem ini.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini berisi tahapan-tahapan untuk identifikasi kebutuhan system, pembuatan model fungsional, yang akan dijadikan acuan dalam pengkodean. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini berisi tentang implementasi system, batasan implementasi, lingkungan perangkat keras, perangkat lunak serta sumber daya manusia. Dan menguraikan tentang pengujian system yang telah dibuat. BAB V PENUTUP Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari pembahasan Tugas Akhir yang telah dibuat.