PERTEMUAN 14 BUKU BESAR DAN PELAPORAN A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Buku Besar dan Pelaporan. Anda harus mampu: 1. Menjelaskan konsep dasar buku besar dan pelaporan 2. Mengidentifikasi Aktivitas aktivitas dari buku besar dan pelaporan 3. Mengidentifikasi ancaman ancaman dari sistem buku besar dan pelaporan serta prosedur pengendalian terhadap ancaman ancaman tersebut. B. URAIAN MATERI 1. SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini : Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan). Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau penjualan surat berharga investasi. Bagian anggaran memberi jumlah anggaran. Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal.
Para menejer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi. Sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana peminjaman jangka pendek. 1. Tujuan sistem buku besar Tujuan system buku besar adalah sebagai berikut : a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat b. Untuk memposting pada rekening yang tepat c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat 2. Fungsi system buku besar Fungsi Utama buku besar dan pelaporan dalam SIA yaitu : a. Memberikan informasi mengenai transaksi reguler. b. Memberikan informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi. c. Memberikan informasi mengenai jumlah Anggaran. d. Memberikan informasi mengenai ayat jurnal penyesuaian. 3. Aktivitas buku besar dan pelaporan Aktivitas dalam buku besar dan pelaporan ada empat aktivitas, yaitu : a. Perbarui Buku Besar
b. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian c. Membuat laporan keuangan d. Membuat laporan manajerial 2. AKTIVITAS AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN Aktivitas Pertama adalah memperbarui buku besar terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber: a. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut. b. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan. Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalamsebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat
jurnal. Seperti yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak audit. Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (lingkaran 2 pada gambar 2). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima kategori dasar: Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan utang gaji. Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contoh-contohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di muka (contohnya, sewa, bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih. Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur, atau menyesuaikan catatan
persediaan untuk mencerminkan hasil yang didapat selama perhitungan fisik persediaan. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 2). Laporan laba rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Di dalam model REA, hal ini akan mencakup penyimpanan isi semua tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik penutupan bulanan maupun tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun pendapatan dan pengeluaran bulan yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun hingga saat ini, utuh. Jadi, laporan laba rugi yang dihasilkan segera setelah penutupan bulanan semuanya akan menunjukkan nol dalam kolom bulan sekarang, tetapi akan menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal tahun hingga saat ini. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi. Aktivitas ke empat adalah Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke buku besar. Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja. Anggaran operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan untuk setiap unit organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan aliran masuk dan keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan perkiraan aliran kas masuk dari kegiatan
operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan digunakan untuk menetapkan kebutuhan peminjaman. Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggung jawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian laporan berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit tertentu, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 4. Ingatlah bahwa setiap laporan mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan adalah: Total biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya yang lebih tinggi tingkatnya. Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit yang dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan administratif diperlakukar sebagai pusat biaya. Oleh karenanya, laporan kinerja mereka, harus menekankan kinerja aktual dan yang dianggarkan, atas hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat dipengaruhi secara langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering kali dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka harus membandingkan penjualan actual dengan prediksi penjualan, dirinci berdasarkan kategori produk dan wilayah yang sesuai. Beberapa departemen, seperti TI dan utilitas, membebani unit lainnya atas layanan mereka dan dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam kasus ini, laporan kinerja harus dengan benar membandingkan pendapatan, pengeluaran dan laba yang aktual, dengan jumlah anggaran masing-masing. Apabila pabrik, divisi, dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai pusat investasi, laporan kinerja mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat pengembalian investasi unit tersebut.
3. ANCAMAN DAN PROSEDUR PEGENDALIAN Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya: a. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar. b. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid. c. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat. d. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat. e. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian. f. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif. Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan kontroler, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 3, memfasilitasi pencatatan ayat jurnal buku besar secara efisien dan akurat. Dalam situasi semacam ini, menggunakan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format), meningkatkan akurasi entri data. Mencatat orang yang mengisi dan meninjau formulir tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat jurnal telah diotorisasi dengan benar. Memberikan nomor cetakan ke semua ayat jurnal, akan memfasilitasi pemeriksaan semua transaksi yang telah dicatat. Membatasi akses ke program buku besar akan makin mengurangi risiko transaksi yang tidak sah. Berikut ini adalah tabel ancaman dan pengendalian dalam system buku besar : Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan Memperbarui buku besar 1. Kesalahan-kesalahan Akses ke buku besar 2. Kehilangan data rahasia dan/ atau Pengendalian input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian; jejak audit. Pengendalian akses; jejak audit
penyembunyian Pencurian Prosedur pembuatan Kehilangan atau 3. Kehilangan data dan cadangan dan kehancuran buku besar Asset pemulihan dari bencana C. LATIHAN SOAL / TUGAS 1. Apakah yang dimaksud dengan sistem pembukuan dan pelaporan? 2. Jelaskan aktivitas aktivitas dari sistem pembukuan dan pelaporan? 3. Sebutkan ancaman ancaman dari sistem pembukuan serta jelaskan bentuk bentuk pengendalian dari ancaman tersebut! D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014. 2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. 3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 4. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 5. MULYADI. 2010. SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.