SOSIALISASI Edisi Kedua Bagian V : Back Office 08 Desember 2016
Bagian V : Back Office V. Back Office X. Pengaturan Umum 54. Kompetensi Inti 55. Kesadaran terhadap Risiko Operasional 56. Standar Proses yang Berlaku Menyeluruh 57. Keikutsertaan dalam Komunitas Profesional 58. Daftar Pihak yang Dapat Dihubungi 59. Prosedur Eskalasi 60. Pertemuan Rutin dengan Mitra Bisnis 61. Bisnis Baru 62. Pemisahan Dana 63. Persiapan dan Komunikasi dalam Situasi Krisis- persiapan, komunikasi, rencana kelanjutan bisnis 64. Metodologi Perhitungan Klaimkompensasi, netting, penggunaan dana 65. Rekonsiliasi- pentingnya rekonsiliasi, secara berkala, penyelidikan dan klarifikasi, pemisahan tugas 66. Ketidaksesuaian dan Penyelidikandana tidak diterima, penyelesaian, komunikasi XI. Pengendalian 67. Pengendalian Umum- identifikasi counterparty, penataan catatan transaksi, perubahan rincian, indikator kinerja, akses ke sistem 68. Standard Settlement Instruction (SSI)- tim terpisah, penggunaan, perubahan, pengendalian dan pengarsipan SSI 2
Bagian V : Back Office XI. Praktek dan Standar yang Berlaku Setelah Transaksi 69. Konfirmasi Transaksi- tanggungjawab, pemisahan tugas, sisi beli, pengiriman konfirmasi, dll 70. Pelaporan Transaksi 71. Saling-hapus (Netting)- perjanjian, netting otomatis 72. Penyelesaian (Settlement)- praktek terbaik penyelesaian cepat dan akurat, waktu cut off, dll 73. Pengelolaan Kinerja dan Kapasitas dalam Pemrosesan Transaksi Valaskemampuan teknis dan operasional, dll 74. Biaya dan Beban Nasabah 3
BAB 10 : Pengaturan Umum Kompetensi Inti Manajemen Senior memastikan bahwa di setiap fungsi mempunyai petugas yang memadai. Pemimpin unit kerja harus memastikan bahwa setiap petugas memiliki kompetensi dan mendapatkan pelatihan secara sistematis dan berkala sesuai dengan tugas masing masing Kesadaran terhadap Risiko Operasional Laporan yang menggambarkan risiko operasional yang timbul, insiden yang paling signifikan dan rencana tindakan perbaikan serta tindak lanjut harus dibuat secara berkala dan dilaporkan kepada Manajemen Senior Melakukan pengumpulan dan analisa insiden untuk yang sudah terjadi maupun yang hampir terjadi dan membuat tindakan pencegahan di masa yang akan datang Standar Proses yang Berlaku Menyeluruh Bank yang memiliki beberapa pusat operasional harus menentukan standar bank yang berlaku luas dan memastikan standar tersebut dipenuhi 4
BAB 10 : Pengaturan Umum Keikutsertaan dalam Komunitas Profesional Manajemen senior harus berpartisipasi dalam forum komunitas profesional dan dalam forum industri agar tetap terinformasi dengan perkembangan terbaru Daftar Pihak yang dapat Dihubungi Daftar pihak yang dapat dihubungi dari semua counterparty harus disimpan dan diperbarui secara berkala Bisnis Baru Sebelum produk atau strategi usaha baru diluncurkan semua bagian terkait yaitu front office, Credit Risk Management, Akuntansi Keuangan, Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, Hukum dan Kepatuhan, Operasional, Pengukuran dan Pengelolaan Produk, Pengukuran Manajemen Risiko, Pajak dan Tresuri harus dilibatkan sehingga penawaran bisnis baru dapat diperkenalkan dengan cara yang terkendali 5
BAB 10 : Pengaturan Umum Pemisahan Dana Dalam melaksanakan kegiatan perdagangan, para pelaku pasar harus memastikan bahwa mereka telah memisahkan dana dari counterparty dalam rekening khusus. Hal ini sangat penting bagi bank atau lembaga keuangan lainnya apabila kemudian menghadapi kebangkrutan Persiapan dan Komunikasi dalam Situasi Krisis Petugas operasional harus memahami : o Prosedur untuk situasi krisis yang mempengaruhi penyelesaian o Prosedur penyelesaian alternatif dan bagaimana hal tersebut dilakukan o Siapa yang memberitahu dan bagaimana memberitahu nostro bank mengenai perubahan atau pembatalan dalam instruksi pembayaran Pelaku pasar harus menguji situasi situasi krisis secara sistematis untuk memastikan bahwa para petugas paham dengan prosedur alternatif dan dapat mengelola situasi krisis secara efektif 6
BAB 10 : Pengaturan Umum Metodologi Perhitungan Klaim Klaim dihitung atas jumlah pokok penuh dari transaksi yang gagal dengan tingkat bunga yang ditentukan oleh bank agen kecuali telah disepakati berbeda Klaim harus diberithukan secara tertulis melalui e-mail atau media lainnya, seperti pesan SWIFT yang dikonfirmasi. Informasi dalam klaim harus memperhitungkan rincian transaksi, jumlah hari yang tertunda dari payment pembayaran dan biaya, beserta metodologi perhitungan atas jumlah yang diklaim Rekonsiliasi Rekonsiliasi rekening diperlukan untuk mendeteksi catatan yang hilang, gagal, atau salah pada tahap awal dan untuk menyediakan informasi yang cepat dari masalah dengan counterparty atau nasabah Rekonsiliasi harus dilakukan oleh petugas yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi yang akan mempengaruhi saldo rekening pada bank koresponden 7
BAB 10 : Pengaturan Umum Ketidaksesuaian dan Penyelidikan Masing masing organisasi harus menentukan bagaimana cara mereka memantau, melaporkan dan memberitahukan pihak internal mengenai tidak diterimanya suatu pembayaran Ketidak sesuaian penyelesaian/payment berikut dapat diperhitungkan : o Keterlambatan payment o Payment kepada koresponden atau counterparty yang salah o Payment jumlah yang salah o Payment ganda Untuk memastikan keputusan yang cepat dari ketidaksesuaian, hal yang pertama dilakukan adalah menghubungi counterparty melalui telepon dan terekam. Jika tidak memungkinkan (mis: karena perbedaan zona waktu) maka fax yang dikonfirmasi, email atau pesan SWIFT yang dikonfirmasi menjadi metode komunikasi yang disarankan 8
BAB 11 : Pengendalian Pengendalian Umum Suatu transaksi tidak boleh dilakukan tanpa terlebih dahulu mengidentifikasi dan mengenal counterparty, Hal ini mencakup Know Your Customer (KYC) seperti disyaratkan oleh regulator dan metode perintah settlement serta konfirmasi settlement Akses ke sistem produksi harus dikontrol dengan ketat. Profil fungsi akses disiapkan serta harus dinilai kembali oleh masing masing manajer operasional paling kurang setiap enam bulan Standard Settlement Instruction (SSI) Dalam rangka pemisahan yang jelas antara tugas dalam kegiatan operasional, setiap institusi harus memiliki tim SSI terpisah untuk mencegah/meminimalkan kemungkinan risiko fraud Institusi harus mampu mengatur SSI untuk para nasabah per produk dan mata uang Pemberitahuan perubahan SSI idealnya minimal satu bulan sebelumnya atau paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan melalui pesan SWIFT yang diotentikasi Settlement semua transaksi yang sudah dilaksanakan harus diselesaikan sesuai dengan SSI terkait pada tanggal valuta 9
BAB 12 : Praktik dan Standar yang Berlaku Setelah Transaksi Konfirmasi Transaksi Manajemen Operasional Senior bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses untuk mengkonfirmasi transaksi dilaksanakan dengan benar Proses konfirmasi transaksi hanya boleh dilakukan oleh para petugas back office/operasional dimana petugas back office/operasional harus independen dari front office Kedua counterparty harus saling mengirim konfirmasi atau menegaskan kebenaran transaksi yang disepakati, tidak lebih dari 2 jam setelah transaksi disepakati atau paling lambat pada tanggal transaksi dan tidak boleh dikirimkan ke petugas front office pihak counterparty Perekaman percakapan telepon harus diterapkan dalam hal konfirmasi lisan. Konfirmasi lisan harus diikuti dengan konfirmasi elektronik atau tertulis Broker harus mengkonfirmasi semua transaksi kepada kedua counterparty sesegera mungkin melalui alat komunikasi yang efisien, bersifat elektronik dan aman Setelah konfirmasi diterima oleh kedua counterparty atas suatu transasksi, hal itu akan menentukan hak dan kewajiban masing masing pihak 10
BAB 12 : Praktik dan Standar yang Berlaku Setelah Transaksi Pelaporan Transaksi Manajemen back office harus memastikan bahwa mereka mematuhi kewajiban pelaporan yang diatur oleh pihak berwenang termasuk pelaporan sesudah transaksi langsung untuk membantu transparansi dari penemuan harga Saling-Hapus (Netting) Proses operasional harus didukung dengan perjanjian yang mengikat secara hukum (Perjanjian Netting) Setiap aktifitas netting harus memiliki prosedur yang disepakati untuk mengkonfirmasi nilai Netting yang disetujui kedua pihak yang bertransaksi 11
BAB 12 : Praktik dan Standar yang Berlaku Setelah Transaksi Penyelesaian (Settlement) STP dianjurkan untuk meminimalkan risiko penyelesaian Prioritaskan penyelesaian transasi dengan mempertimbangkan cut-off time pembayaran tiap mata uang beserta sensitivitas mata uang dan nilai yang ditransaksikan Transaksi yang dibukukan di front office harus tersedia secara real-time bagi unit kerja pengelolaan kas untuk pengelolaan rekening nostro Perubahan data SSI dan cut-off time pembayaran tiap mata uang harus diperbaharui segera dalam sistem data statis 12
BAB 12 : Praktik dan Standar yang Berlaku Setelah Transaksi Kemampuan Teknis dan Operasional Perusahaan harus dapat mendefinisikan secara jelas mengenai proyeksi volume bisnis rata rata atau saat peak serta periode waktu dimana hal ini mungkin terjadi agar transaksi dapat diselesaikan. Demikian pula, harus didefinisikan lamanya periode peak untuk menjaga kemampuan teknis dan operasional Kemampuan teknis dan operasional harus mengantisipasi kegagalan besar dan skenario pemulihan bencana dimana ketika sistem bermasalah maka berpindah ke fasilitas siaga dengan kemampuan mengidentifikasi data transaksi yang mungkin belum selesai diproses selama masa gangguan Pengujian menyeluruh secara berkala harus dilakukan untuk membuktikan kehandalan skenario diatas. Pengujian tersebut harus dilakukan paling kurang sekali setiap tahun Biaya Nasabah Informasi keseluruhan mengenai biaya dan beban harus disediakan bagi nasabah secara terperinci dalam jangka waktu yang wajar sebelum penyediaan layanan agar tersedia waktu yang cukup untuk mempertimbangkan informasi material dalam membuat keputusan transaksi 13
Edisi Kedua Bagian VI : Penggunaan Teknologi dan Keamanan Umum
BAB 13 : Keamanan Fraud Manajemen dan staf harus memiliki kewaspadaan yang tinggi, terutama terkait dengan panggilan telepon yang diterima di jalur telepon biasa Pencucian Uang dan Pendanaan Teroris Perusahaan harus memiliki kebijakan dan prosedur yang didokumentasikan dengan jelas, serta sistem dan pengendalian yang kuat, untuk menghindari diri mereka diekspliotasi bagi tujuan pencucian uang dan pendanaan teroris. Salah satunya dengan Know Your Customer Perusahaan harus menyediakan pelatihan bagi staf Front, Middle dan Back Office untuk meningkatkan kesadaran atas risiko ini 15
BAB 14 : Penggunaan Teknologi Penggunaan Telepon Seluler Penggunaan perangkat komunikasi nirkabel pada Front atau Back Office untuk urusan bisnis bukan merupakan best practice kecuali dalam situasi darurat dengan persetujuan manajemen senior. Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis terkait hal ini Electronic/Online Trading dan Broking Pengembangan fasilitas internet trading dan elektronic banking, harus sesuai dengan syarat dan pengendalian secara komprehensif dalam ketentuan terkait dan standar pasar. Perusahaan harus memiliki ketentuan pengamanan yang jelas untuk mengatur akses dan otentikasi serta identifikasi petugas yang berwenang untuk menggunakan fasilitas tersebut Perlindungan terhadap e-trading Semua perangkat lunak yang digunakan harus diuji secara berkala dan semua staf harus terus terlatih dalam penggunaan perangkat lunak baru Harus terdapat batasan batasan seperti limit ukuran posisi, ukuran order, batas harga yang dapat diorder dll untuk mencegah terjadinya kesalahan teknis 16
Prosedur Mediasi melalui Sub-Komite Mediasi IFEMC Prosedur ini dimaksudkan apabila para pihak dalam suatu perjanjian atau transaksi secara tertulis sepakat membawa perselisihan yang timbul di antara mereka sehubungan dengan perjanjian atau transaksi yang bersangkutan ke Sub- Komite Mediasi, maka perselisihan tersebut diselesaikan melalui mediasi di bawah penyelenggaraan Sub-Komite Mediasi, sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dan kebijaksanaan IFEMC. Penyelesaian perselisihan secara damai dilandasi itikad baik para pihak dengan berlandaskan tata cara kooperatif dan non-konfrontatif. Prosedur ini tidak dimaksudkan sebagai kontrak atau berhubungan dengan hukum dan berlaku hanya untuk transaksi antara Pelaku Pasar domestik. Prosedur ini berlaku terhadap mediasi yang diselenggarakan oleh Sub-Komite Mediasi. Dengan memilih Sub-Komite Mediasi sebagai mediator, para pihak dalam perjanjian atau perselisihan tersebut dianggap sepakat untuk menerima hasil mediasi yang diselenggarakan oleh Sub-Komite Mediasi. 17
Alur Proses Mediasi (1/2) 18
Alur Proses Mediasi (2/2) 19
Terima kasih 20