BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Sistem Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Masalah dalam pengolahan dan pencatatan data penginputan dan pengeluaran barang sering kali terjadi pada warehouse, mengubah data inputan dan keluaran, menghapus data, serta dalam pembuatan laporan barang masuk dan keluar yang akan menghabiskan waktu yang cukup lama sehingga laporan tidak dapat disampaikan tepat pada waktunya. Masalah lain yang kerap sering kali dihadapi yaitu sering kali terjadinya barang yang terakhir kali diproduksi menjadi barang yang pertama kali dikeluarkan, karena belum adanya sistem yang digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut, untuk masalah yang ada dan ingin meningkatkan kinerja dalam pengolahan data pengolahan sarung tangan, maka dibuatlah sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mengolah data warehouse produk sarung tangan pada PT. Intan Hevea Industry dengan menggunakan metode FEFO (First Expired First Out). III.1.1. Analisa Input
Analisa masukan (input) bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan atau bentuk masukan data yang ada pada sistem berupa form atau dokumen. Analisa dokumen masukan yang di teliti meliputi dokumen data persediaan perusahaan. Pada form persediaan data ditulis secara semi komputerisasi karena tidak ada aplikasi khusus untuk menangani sistem evaluasi persediaan. Sehingga banyak ditemui kendala-kendala dalam melakukan pembuatan laporan persediaan akhir perusahaan. Berikut ini merupakan format persediaan yang diterima dari PT. Intan Hevea Industry seperti terlihat pada Gambar III.1 berikut : Gambar III.1. Form Input Dari Sistem Yang Sedang Berjalan Sumber : PT. Intan Hevea Industry III. 1.2. Analisa Proses
Berdasarkan input yang telah ada maka selanjutnya dilakukan penganalisaan terhadap proses. Proses yang dilakukan sistem yang berjalan di gambarkan pada Flow of Document (FOD) Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang Bagian Produksi Bagian Gudang Administrasi Bagian Manajer Mulai Memprodu ksi Barang Jadi Barang Jadi Mengirim Barang Membuat Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Barang Jadi Laporan Persediaan Barang Membuat Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Selesai Laporan Permintaan dan Pengeluaran Barang Gambar III.2. Flow Of Document Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Pada PT. Intan Hevea Industry III.1.3. Analisa Output Output ataupun keluaran yang akan dihasilkan adalah berupa laporan dan informasi mengenai data permintaan dan pengeluaran barang yang disimpan dalam bentuk arsipan perusahaan. Laporan tersebut yang akan menjadi acuan bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi dari permintaan dan pengeluaran barang yang dimiliki oleh PT. Intan Hevea Industry.
III.2. Penerapan Metode FEFO Metode FEFO adalah barang dengan masa kadaluarsa yang terdekat harus keluar lebih dulu. Metode ini diterapkan pada pengolahan warehouse yang menjual produk sarung tangan lateks yang memiliki masa kadaluarsa. Jadi, terlepas apakah barang yang masuk itu datang duluan atau terakhir, barang dengan masa kadaluarsa paling dekat adalah barang yang harus dijual terlebih dahulu. Produk dengan masa kadaluarsa yang pendek akan ditempatkan diposisi paling depan agar diambil terlebih dahulu. Sedangkan produk dengan masa kadaluarsa yang masih panjang dapat disimpan di gudang. Berikut contoh tabel data barang yang diproduksi pada PT. Intan Hevea Industri. Contoh Perhitungan dengan Metode FEFO (Fist Expired First Out) Dalam Percatatan Perhitungan Persediaan Akhir dengan masa expired 7 hari : Tabel III.1. Tabel Perhitungan Persediaan Akhir KODE Jenis Tanggal Tanggal Produksi Expired Jumlah Satuan ST001 Nitril 20-Apr-16 27-Apr-16 1200 Pack ST002 Powder 21-Apr-16 28-Apr-16 900 Pack ST003 Powder Free 22-Apr-16 29-Apr-16 320 Pack ST004 Nitril 23-Apr-16 30-Apr-16 400 Pack ST005 Nitril 24-Apr-16 01-May-16 750 Pack ST006 Nitril 25-Apr-16 02-May-16 825 Pack ST007 Powder 26-Apr-16 03-May-16 600 Pack ST008 Powder 27-Apr-16 04-May-16 325 Pack ST009 Powder Free 28-Apr-16 05-May-16 400 Pack ST010 Powder 29-Apr-16 06-May-16 850 Pack ST011 Powder Free 30-Apr-16 07-May-16 1100 Pack ST012 Powder Free 01-May-16 08-May-16 200 Pack
Jika terjadi pemesanan barang produk sarung tangan dengan jenis Nitril sebanyak 2000 Pack, maka kode barang yang harus dikeluarkan adalah sarung tangan dengan jenis nitril dengan masa expired terdekat, yaitu : ST001 sebanyak 1200 Pack + ST004 sebanyak 400 Pack + ST005 sebanyak 400 Pack, maka total keseluruhan adalah 2000 Pack pesanan. Seperti terlihat pada tabel berikut : Tabel III.2. Tabel Pemesanan Produk Sarung Tangan Lateks ID Pesanan No Kode. barang P0009289 1 Tangga l 02-May-16 Jenis Jumlah Tanggal Satuan Dikeluarkan Expired ST001 Nitril 1200 Pack 27-Apr-16 ST004 Nitril 400 Pack 30-Apr-16 ST005 Nitril 400 Pack 01-May-16 Total Pesanan 2000 Pack III.3. Disain Sistem Sistem Informasi Akuntansi pengolahan warehouse produk sarung tangan lateks pada PT. Intan Hevea Industri menyajikan informasi data permintaan dan pengeluaran produk sarung tangan lateks. Berikut merupakan tahapan dalam perancangan aplikasi Sistem pengolahan warehouse produk sarung tangan lateks pada PT. Intan Hevea Industry menggunakan metode FEFO. Pada perancangan sistem ini terdiri dari beberapa tahap yaitu : 1. Perancangan Use Case Diagram.
2. Perancangan Class Diagram. 3. Perancangan Sequence Diagram. 4. Perancangan Activity Diagram. 5. Perancangan Database III.3.1. Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar III.4.
Sistem Pengolahan Warehouse Metode FEFO Login Data Konsumen Barang Masuk Admin Barang Keluar «extends» Lap Stok Barang Laporan «extends» «extends» Lap Barang Masuk Lap Barang Keluar Log Out Gambar III.3. Use Case Pengolahan Warehouse Pada PT. Intan Hevea Industry III.3.2. Class Diagram Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain
berorientasi objek. Rancangan kelas-kelas yang akan digunakan pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar III.4 : barang Pengguna -id_pengguna : string -nama_pengguna : string -kontak : string -username : string -passwd : string -level : string +Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void -1..1 * -1..1 * barang_masuk -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_masuk : string -tgl_expired : string -id_pengguna : string +Tambah() : void +Hapus() : void -1 * -n * -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_expired : string +Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void * -1..1 barang_keluar * -1..1 -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_keluar : string -tgl_expired : string +Tambah() : void +Hapus() : void -n * -1 * Rekomendasi_barangKeluar -id_barang : string -nama_barang : string -jenis : string -jlh : string -satuan : string -tgl_expired : string +Tambah() : void +Ubah() : void +Hapus() : void Gambar III.4. Class Diagram Pengolahan Warehouse Pada PT. Intan Hevea Industry III.3.3. Sequence Diagram III.3.3.1. Sequence Diagram Login
Pengguna melakukan login dengan mengisikan uername dan password pengguna, kemudian sistem akan memvalidasi username dan password, jika valid maka pengguna akan diteruskan ke form Home Utama. Pengguna Form Login Sistem Isi Username, password Cek Validasi login Info Validasi Login Jika Valid Masuk Form Utama Gambar III.5. Sequence Diagram Login III.3.3.2. Sequence Diagram Barang Pengguna melakukan pengolahan data Barang, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data Barang kepada pengguna
Pengguna Form Barang Database Klik Menu barang Kelola Data Barang Klick Simpan Menyimpan data barang info tersimpan Proses Simpan Gambar III.6. Sequence Diagram Barang III.3.3.3. Sequence Diagram Data Pengguna Pengguna Form Data Pengguna Database Kelola Data Pengguna Klick Simpan Data Disimpan Info Hasil Data Proses Simpan Gambar III.7. Sequence Diagram Data Pengguna
Pengguna melakukan pengolahan data pengguna, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data pengguna kepada pengguna. III.3.3.4. Sequence Diagram Masuk Barang Pengguna menginputkan data Barang yang masuk, pengguna memasukkan jumlah barang hasil produksi, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data kepada Pengguna. Pengguna Form Barang Masuk Database Pilih Data Barang input jumlah Data Disimpan Info Hasil Data Proses Simpan Gambar III.8. Sequence Diagram Penilaian Masuk Barang
III.3.3.5. Sequence Diagram Keluar Barang Pengguna menginputkan data Barang yang keluar, pengguna memasukkan jumlah dan data konsumen, kemudian sistem akan menyimpan hasil pengolahan data kedalam database, sistem akan menginformasikan hasil pengolahan data kepada Pengguna. Pengguna Form Keluar Barang Database Pilih Data Barang input jumlah Data Disimpan Info Hasil Data Proses Simpan Gambar III.9. Sequence Diagram Penilain Keluar Barang
III.3.3.6. Sequence Diagram Rekomendasi FEFO Pengguna mengambil data barang, dan klick hasilkan, kemudian sistem akan mengkalkulasi data barang berdasarkan tanggal expired terdekat yang akan direkomendasikan untuk dikeluarkan terlebih dahulu dalam transaksi penjualan, pengguna melakukan penyimpanan data, sistem akan menyimpan hasil perhitungan dan menginformasikan hasil perhitungan kepada pengguna. Pengguna Form Rekomendasi FEFO Database get Data Barang Get Tanggal Info Hasil Data proses FEFO Simpan Hasil Data Disimpan Gambar III.10. Sequence Diagram hasil rekoemendasi FEFO III.3.3.7. Sequence Diagram Laporan Pengguna memilih data laporan untuk ditampilkan, kemudian sistem akan menampilkan hasil laporan, sistem akan memberikan informasi laporan sesuai laporan yang dipilih pengguna.
Pengguna Form Laporan Database Pilih laporan Menampilkan laporan info laporan Gambar III.11. Sequence Diagram laporan III.3.4. Activity Diagram III.3.4.1. Activity Diagram Login Proses Login Pengguna Sistem Klick Menu Login Menampilkan Form Login Mengisi Uername Dan Password Klick Login Memvalidasi username Dan password Tidak Valid Valid Home Utama Gambar III.12. Activity Diagram Login
III.3.4.2. Activity Diagram Data Pengguna Proses Pengolahan Data Pengguna Pengguna Sistem Klick Menu Pengguna Menampilkan Form Pengguna Klick Tambah Data Ya Tidak Mengisi Data Simpan Data Data Disimpan Pilih data Klick Edit Data Ya Tidak Mengubah Data Simpan Data Perubahan Disimpan Klick Hapus Data Data Dihapus Gambar III.13. Activity Diagram Pengguna
III.3.4.3. Activity Diagram Data Barang Proses Data Barang Pengguna Sistem Klik Menu Barang Menampilkan form Barang Klick Tambah Data Ya Tidak Mengisi Data Simpan Data Data Disimpan Pilih data Klick Edit Data Ya Tidak Mengubah Data Simpan Data Perubahan Disimpan Klick Hapus Data Data Dihapus Gambar III.14. Activity Diagram Data Barang
III.3.4.4. Activity Diagram Data Barang Masuk Proses Pengolahan Barang Masuk Pengguna Sistem Klik Menu Barang Masuk Menampilkan Form Barang Masuk Tambah Ya Memilih Data barang Memilih jenis Produksi Memasukkan Jumlah Produksi Simpan Data Disimpan Hapus Data Dihapus Gambar III.15. Activity Diagram Barang Masuk
III.3.4.5. Activity Diagram Rekomendasi FEFO Proses rekomendasi FEFO Pengguna Sistem Klik Menu Rekomendasi Barang Menampilkan form Rekomendasi Klik Hasilkan Proses Penyeleksian barang Berdasarkan tanggal expired Klick Simpan Hasil Seleksi barang Menyimpan Hasil Rekoemendasi Gambar III.16. Activity Diagram Rekomendasi FEFO III.3.4.6. Activity Diagram Data Barang Keluar
Proses Pengolahan Barang Keluar Pengguna Sistem Klik Menu Barang Out Menampilkan Form Barang Keluar Tambah Ya Memilih Data barang Memilih Konsumen Memasukkan Jumlah Pesanan Simpan Data Disimpan Hapus Data Dihapus Gambar III.17. Activity Diagram Barang Keluar III.3.4.7. Activity Diagram Laporan Proses Hasil Perbandingan Pengguna Sistem Klik Menu Laporan Menampilkan Form Laporan Memilih Data Laporan Menampilkan Hasil Laporan Klik Cetak Mencetak Laporan Gambar III.18. Activity Diagram Hasil Perbandingan Metode
III.3.5. Desain Database Rangkaian kegiatan pada setiap terjadi event sistem digambarkan pada activity diagram berikut : III.3.5.1. Perancangan Struktur Tabel Perancangan struktur tabel adalah perancangan tabel-tabel yang akan digunakan pada database. Tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan dalam sistem ini adalah : 1. Tabel Data Barang Tabel III.3. Tabel Data Barang Nama Tabel = data_barang Nama Field Type Data Extra Primary Key Attribut Id_barang Char(8) Yes Not Null Nama_barang Varchar(120) Not Null Jenis Varchar(160) Not Null Jlh_stok Varchar(30) Not Null Satuan Varchar(20) Not Null Tgl_expired Date Not Null 2. Tabel Data Pengguna Tabel III.4. Tabel Data Pengguna Nama Tabel = data_pengguna Nama Field Type Data Extra Primary Key Attribut Id_pengguna Char(8) Yes Not Null Nama_pengguna Varchar(120) Not Null No_HP Varchar(15) Not Null Username Varchar(15) Not Null
Passwd Varchar(15) Not Null 3. Tabel Data Barang Masuk Nama Tabel = data_brgin Tabel III.5. Tabel Data Barang Masuk Nama Field Type Data Extra Primary Key Attribut Id_masuk Char(8) Yes Not Null Tanggal_masuk Date Not Null Id_Barang Char(8) Not Null Jumlah Int Not Null Satuan Char(8) Not Null Tgl_expired Date Not Null 4. Tabel Data Barang Keluar Nama Tabel = data_brgout Tabel III.6. Tabel Data Barang Keluar Nama Field Type Data Extra Primary Key Attribut Id_Out Char(8) Yes Not Null Tanggal_keluar Date Not Null Id_Barang Char(8) Not Null Jumlah Int Not Null Satuan Char(8) Not Null Tgl_expired Date Not Null 5. Tabel Rekomendasi Barang Tabel III.7. Tabel Data Rekomendasi Barang Nama Tabel = Data_rekomendasi Nama Field Type Data Extra Primary Key Attribut Id_brg Char(8) Yes Not Null
Tgl_expired Char(8) Not Null III.4. III.4.1. User Interface Form Login gambar berikut : Rancangan antar muka Form Login pengguna dapat dilihat pada Gambar III.19. Tampilan Form Login III.4.2. Form Utama Rancangan antar muka form utama dapat dilihat pada saat pengguna telah melakukan login di awal program. Tersedia menu yang dapat pengguna pilih untuk tindakan selanjutnya.
III.4.3. Gambar III.20. Tampilan Form Utama Form Barang Rancangan antar muka Form Data Barang dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar III.21. Tampilan Form Barang III.4.4. Form Data Pengguna Rancangan antar muka Form Data Pengguna dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar III.22.Tampilan Form Data Pengguna
III.4.5. Form Data Barang Masuk gambar berikut : Rancangan antar muka Form Data Barang Masuk dapat dilihat pada Gambar III.23. Tampilan Form Data Barang Masuk III.4.6. Form Data Barang Keluar gambar berikut : Rancangan antar muka Form Data Barang Keluar dapat dilihat pada Gambar III.24. Tampilan Form Data Barang Keluar
III.4.7. Form Laporan Barang Masuk Rancangan antar muka data form Laporan Barang Masuk dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar III.25. Tampilan Laporan Barang Masuk III.4.8. Form Laporan Barang Keluar Rancangan antar muka data form Laporan Barang Keluar dapat dilihat pada gambar berikut :