PROYEK PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT PADA APOTEX SEHATI I. LATARBELAKANG Perkembangan teknologi dan ilmu informatika yang pesat mendorong masyarakat baik kelompok maupun perorangan, instansi baik pemerintah maupun swasta untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan ilmu informatika tersebut. Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektivitas, produktivitas, serta efisiensi suatu aplikasi. Pada sebuah apotek dapat digali berbagai macam informasi dari data transaksi penjualan obat dan pembelian obat, Informasi ini dapat digunakan pihak apotek dalam mengatur sistem penjualan obat, sehingga dapat mempermudah pelayan apotek dalam memperhitungkan laba yang diperoleh. Selain itu pihak apotek wajib memperhitungkan stok obat tertentu yang berada dalam apotek tersebut. Keputusan-keputusan ini pada akhirnya dapat membantu apotek untuk lebih mengpotimalkan kinerjanya. Pada transaksi pembelian obat data tersebut harus dimasukan kedalam komputer maka secara otomatis akan mempengaruhi data obat yang ada akan bertambah. Sama halnya bila ada transaksi penjualan obat data tersebut dimasukkan kedalam komputer maka secara otomatis data obat yang ada akan berkurang. Apotek X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang kesehatan yaitu penyediaan obat, dalam pengoperasiannya apotek ini memiliki banyak supplier dan konsumen. Kegiatan yang ada di apotek ini yaitu transaksi penjualan obat-obatan kepada konsumen dan transaksi pembelian obat dari supplier, penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan resep dokter dan juga tanpa resep dokter. Selain menjaul obat yang sudah jadi, apotek juga menjual obat racikan yang diracik berdasarkan resep dari dokter. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Apotek X itu adalah pencatatan sistem informasi masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan kemungkinan terjadinya human errors, dengan banyaknya jenis obat-obatan, maka proses pendataan yang dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang lama. Oleh sebab itu, apotek ini perlu mengubah sistem informasinya dari system manual menjadi system terkomputerisasi maka dibuatlah suatu PROYEK PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT 1
PADA APOTEX SEHATI, yang diharapkan dapat membantu apotek dalam penanganan fungsi administrasi dan pendataan transaksi-transaksi yang terjadi. II. RUANG LINGKUP PROYEK SISTEM Proyek sistem Informasi penjualan obat yang akan dikembangkan ini mempunyai ruang lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut: 1. Menganalisis Operasi dan transaksi yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian obat. 2. Mengidentifikasi prosedur dan laporan-laporan yang berhubungan dengan penjualan obat. 3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi perencanaan penjualan. 4. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini. 5. Menerapkan dan menguji sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan. III. SASARAN PROYEK SISTEM INFORMASI Sasaran dari sistem informasi penjualan obat yang akan dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul. Adapun rincian sasaran yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut: 1. Mengefektifkan waktu pada proses penjualan 2. Dapat memberikan pelayanan order kepada pembeli dengan lebih baik. 3. Menyediakan laporan-laporan penjualan tepat pada waktunya. 4. Mengurangi ruang untuk penyimpanan data. 5. Mengefektifkan waktu dalam proses pencarian data IV. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN Dari beberapa permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan proses penjualan obat ini, sehingga dibuat perencanaan sistem penjualan ini adalah: 1. Langganan mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan lamanya proses pelayanan. 2
2. Untuk mengetahui stok obat dilakukan dengan cara memeriksa ke gudang sehingga akan memperlambat pekerjaan. 3. Memerlukan ruang yang luas untuk penyimpanan data. 4. Sumber daya manusia yang memungkinkan untuk mengoperasikan komputer. 5. Proses pencatatan data yang manual menyebabkan terjadinya human error. 6. Didalam transaksi penjualan dan pembelian obat masih terkesan manual karena didalam menghitung harga obat yang menggunakan kalkulator dan tertulis sehingga proses perhitungan menjadi kurang efektif dan kurang efisien. V. KEBUTUHAN-KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI SISTEM Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut : Terdapat dua user yaitu : owner atau admin dan Asisten Apoteker/staf. Staf hanya dapat melihat data barang dan juga untuk transaksi penjualan, menerima faktur pembelian obat yang dipesan oleh admin, membuat laporan. sedangkan untuk owner dapat mengoperasikan semuanya, mengelola data master, data obat, dan data staf. 1. Data Master Dalam data master ini berisi Data Konsumen, Data Supplier, Data Obat, Stok obat, Jenis obat, Data Shift. 2. Master Transaksi Dalam master transaksi ini berisi mengenai transaksi - transaksi yang terjadi baik mengenai Pemesanan/Pembelian, Penjualan, Retur Pembelian, dan Retur Penjualan 3. Katalog Berisi informasi mengenai Obat 4. Laporan Berisi Laporan Pembelian, Laporan Penjualan, Laporan Konsumen, Laporan Obat, Laporan Supplier, Laporan Retur Pembelian & Retur Penjualan Yang dibutuhkan oleh manajer dalam proses pengambilan keputusan. VI. KEGIATAN PERENCANAAN AKAN DILAKUKAN 3
Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek sistem informasi yang dijabarkan dan telah disetujui bersama maka kegiatan - kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dalam pembuatan system 2. Menganalisis sistem. 3. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi. 4. Menerapkan sistem. VII. METODOLOGI PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan metode waterfall : a. Rekayasa dan Pemodelan sistem Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan sebagai pendukung pembangunan sistem serta menentukan ke arah mana aplikasi ini akan dibangun b. Analisis Sistem Kegiatan analisis perangkat lunak meliputi analisis spesifikasi perangkat lunak, analisis ingkungan pengembangan, analisis struktural, dan diagram relasi, Tahap ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap. c. Desain Sistem Perancangan perangkat lunak dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan perangkat lunak, yang mencakup perancangan arsitektur, perancangan modul aplikasi, dan perancanga antarmuka. d. Pengkodean sistem Dalam proses ini, hasil analisis dan desain sistem pada proses sebelumnya diterjemahkan kedalam bentuk mesin, jika desain dilakukan dengan cara ang lengkap, pembuatan kode dapat dilakukan secara mekanis. e. Pengujian sistem Pengujian sistem ini akan dilakukan untuk menguji apakah sistem yang telah dirancang dan diimplementasikan sudah sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan. 4
f. Pemeliharaan sistem Pemeliharaan dilakukan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi pada prototipe perangkat, dokumen teknis perangkat lunak, maupun pemeliharaan sistem, seperti perubahan atau penyesuaian terhadap situasi yang sebenarnya. VIII. KENDALA-KENDALA PROYEK SISTEM INFORMASI Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari SDM sendiri dan perusahaan. Kendala ini meliputi : a. Penggunaan/ketersediaan dana. Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak boleh melebihi Rp. 10.000.000,- b. Waktu. Semua proyek-proyek pengembangan komputer yang direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 2013,dengan waktu pengembangannya paling lama tahun 1 tahun sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai umur ekonomi paling sedikit 3 tahun dan paling lama 6 tahun. IX. BIAYA PEMBUATAN PROYEK SISTEM INFORMASI Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Pengadaan 1 Pembelian perangkat keras Rp. 1.000.000 2 Biaya perawatan Rp. 500.000 Total Rp. 1.500.00 2. Biaya Proyek a. Konsultan 1 Analis Rp. 1.000.000 2 Programer Rp. 2.000.000 3 Akomodasi Rp. 2.000.000 Total Rp. 5.000.000 5
b. Tahap Desain 1 Pengumpulan data Rp. 1.000.000 2 Rapat koordinasi Rp. 500.000 3 Staff Rp. 1.000.000 4 Pembelian kertas/atk Rp. 500.000 Total Rp. 3.000.000 c. Tahap Penerapan System 1 Biaya pembuatan formulir baru Rp. 100.000 2 Konversi data Rp. 200.000 3 Manajemen & staff Rp. 200.000 Total Rp. 500.000 3. Biaya Operasi dan Perawatan Sistem. 1 Overhead(listrik,dll) Rp. 1.300.000 2 Perawatan perangkat keras Rp. 1.000.000 3 Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem Rp. 2.000.000 Total Rp. 4.300.000 X. MANFAAT PENGEMBANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut : a. Keuntungan Berwujud. 1 Pengurangan biaya operasi Rp. 500.000 2 Pengurangan kesalahan kesalahan proses Rp. 500.000 3 Peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 6
b. Keuntungan Tak Berwujud : 1 Peningkatan pelayanan Rp. 1.000.000 2 Peningkatan kepuasan pemakai Rp. 1.000.000 3 Peningkatan keputusan management Rp. 1.000.000 XI. PENILAIAN KELAYAKAN SISTEM INFORMASI A. Kelayakan Teknik. Item penilaian Ketersediaan teknologi di pasaran Kemudahan pengoprasian Keterangan Mudah/ada Mudah B. Kelayakan Operasi. Item penilain Kemampuan personil Kemampuan sistem menghasilkan informasi Efisiensi sistem Kemampuan pengendalian sistem Keterangan Mampu Baik Baik Baik C. Kelayakan Jadwal Item penilain Kendala Keterangan Waktu Pengembangan 1 tahun 10 15 minggu Probabilitas selesai 90 % D. Kelayakan ekonomi Item penilain Kendala Keterangan Dana yang dikeluarkan Rp. 10.000.000 10 15 minggu Probabilitas selesai 90 % 7
E. Kelayakan Hukum. Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang ada,baik yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal. XII. KEBUTUHAN TENAGA KERJA Banyaknya tenaga kerja yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang-lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat dalam proyek ini didasarkan atas pada pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. No Kode Nama Jabatan waktu(minggu) 1. AK1 Ir. Dedi Koordinator(analisis system senior) 12 2. BS1 Dr. Herman Analis system senior 6 3. BS2 Ade Analis system senior 6 4. CS1 Salim Analis system yunior 8 5. CS2 Ir. Yanto Analis system yunior 8 6. DP1 Ir.wahyu Programmer 8 7. DP2 Sigit Programmer 8 8. DP3 Neni Programmer 8 XIII. KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS Untuk masing-masing kegiatan maka dibutuhkan perangkat keras sebagai penunjang dalam pembuatan system ini sebagai berikut: a. Unit Sistem - Chase + Power Supply : Ersys PS 450 w - Motherboard : Mb G31-M9 - Processor : Core 2 Duo 7500 - RAM : DDR 2 1GB - Optical Drive : DVD RW 24x sata - Harddisk : Seagate 160 GB SATA - VGA card : VGA Intel X3100 8
- Monitor flat 14 inch - Dot matrix printer XIV. JADWAL PELAKSANA Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka, waktu yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan: (ai) Waktu optimis, (bi) Waktu tengah, (ci) Waktu pesimis. Kode Nama Kegiatan waktu(minggu) kegiatan ai bi ci A Analisis Sistem 9 6 5 B Desain system 6 4 3 C Pengadaan perangkat keras 5 4 3 D Pemasangan perangkat keras 1 1 1 E Pembuatan programmer computer 9 6 5 F Mengetes program computer 1 1 1 G Mengetes & mengoperasikan system 3 2 1 9