SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN NEGARA 5 Menjelaskan Tanggungjawab atas Dokumen Keuangan Negara Menjabarkan Jenis Arsip Negara Menjelaskan Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Menjabarkan Ketentuan Sanki dan Pidana Terkait Penyelenggaraan Kearsipan
Uraian dan Contoh Tanggungjawab atas Dokumen Keuangan Negara Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2013 Pasal 176, Menteri/Pimpinan Lembaga selaku PA dan Menteri Keuangan selaku BUN menyelenggarakan sistem penatausahaan APBN yang terintegrasi untuk mewujudkan pelaksanaan APBN secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Pejabat perbendaharaan bertanggung jawab atas penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan Pemerintah yang dilakukannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk keperluan tertib administrasi dokumen transaksi keuangan Pemerintah, Menteri/Pimpinan Lembaga selaku PA dan Menteri Keuangan selaku BUN berwenang mengatur penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan Pemerintah yang berada dalam lingkup pengelolaan dan tanggung jawabnya. Dalam rangka penatausahaan atas dokumen terkait pelaksanaan anggaran pada satker secara umum tanggung jawab para pengelola keuangan sebagai berikut : KPA memiliki tugas dan wewenang mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dan anggaran. Terkait tindakan yang dilakukan dimana mengakibatkan pengeluaran anggaran Belanja Negara, PPK memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan. Dalam rangka melakukan pengujian tagihan dan perintah pembayaran terkait tindakan yang dilakukan oleh PPK, PPSPM memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih. Dalam hal pembayaran tagihan dibebankan pada uang persediaan yang dikelola bendahara pengeluaran, maka bendahara pengeluaran bertanggung jawab untuk menatausahakan transaksi uang persediaan. Dalam melaksanakan kewenangan KPA di bidang belanja pegawai, KPA mengangkat PPABP untuk membantu PPK dalam mengelola administrasi belanja pegawai. PPABP bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi belanja pegawai kepada KPA. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 2
Jenis Arsip Negara 1. Pengertian Arsip Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Jenis Arsip Pengelolaan arsip dilakukan terhadap 2 (dua) jenis arsip yaitu : a. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis meliputi: i. Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ii. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. iii. Arsip Inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. b. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. 3. Jenis Arsip Keuangan Lembaga Negara Jenis arsip keuangan lembaga negara meliputi: a. rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan RUU APBN-P; b. pelaksanaan anggaran; Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 3
c. bantuan/pinjaman luar negeri; d. pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN); e. Sistem Akuntansi Instansi (SAI); f. pertanggungjawaban keuangan negara. g. pemeriksaan keuangan; h. pelaporan dan analisis transaksi keuangan; i. pengawasan keuangan; j. perpajakan; dan k. pengawasan sektor jasa keuangan. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip terdiri atas pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan : penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. 1. Penciptaan Arsip Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pembuatan arsip harus diregistrasi. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas. 2. Penggunaan Arsip Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. 3. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan : a. pemberkasan arsip aktif; b. penataan arsip inaktif; c. penyimpanan arsip; dan d. alih media arsip. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 4
4. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. Penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang : a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Ketentuan Sanksi dan Pidana 1. Ketentuan Pemberian Sanksi Terhadap Pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dalam UU No. 43 tahun 2009 diatur sanksi sebagai berikut : Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48 ayat (1), dan Pasal 60 ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 5
selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Selanjutnya apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun. Pasal 79 (1) Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (1) dan Pasal 64 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. Pasal 80 (1) Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa pembebasan dari jabatan. 2. Ketentuan Pidana Terhadap Pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dalam UU No. 43 tahun 2009 dapat diberikan sanksi pidana sebagai berikut : Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah). Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah). Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 6
Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah). Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah). Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 7
Rangkuman Pejabat perbendaharaan bertanggung jawab atas penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan Pemerintah yang dilakukannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan penyelenggaraan kearsipan dikenai sanksi administratif dan sanksi pidana. Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan penyelenggaraan kearsipan dikenai sanksi administratif dan sanksi pidana. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 8