LAPORAN TAHUNAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI BALAI BESAR PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PASCAPANEN PERTANIAN BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN 2016
LAPORAN TAHUNAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) I. Pendahuluan 1.1. Kebijakan Umum Pengelolaan Informasi Publik Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik telah mewajibkan setiap Badan Publik menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik, selain Informasi Publik yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 17). Dalam Undang-Undang tersebut Kementerian Pertanian telah mengeluarkan beberapa Peraturan Menteri Pertanian yaitu : (1) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Kementerian Pertanian; (2) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 41/permentan/OT.140//2012 tentang Pedoman Uji Konsekuensi Informasi Publik di lingkungan Kementerian Pertanian; dan (3) Keputusan Menteri Pertanian Nomor 105 /kpts/hk.060/1/2013 tentang Informasi Publik yang dikecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian. Keberadaan UUU No. 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana. 1.2. Sarana dan Prasarana Pengelolaan pelayanan informasi publik di lingkup BB-Pascapanen telah didukung dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai. Fasilitas yang tersedia adalah ruangan khusus petugas informasi yang berada di lobby kantor BB- Pascapanen yang dilengkapi dengan perangkat komputer, sofa, penyejuk ruangan, publikasi (buku dan leaflet teknologi pascapanen), majalah, SOP layanan dalam bentuk banner serta kotak saran. Petugas layanan informasi di BB-Pascapanen adalah pranata humas yang merangkap sebagai tim website BB-Pascapanen, tim website Balitbangtan dan
pengelola media sosial (fb, twitter dan instagram) dalam rangka mendiseminasikan hasil-hasil litbang pascapanen pertanian. Pada Tahun 2017, petugas layanan publik akan diintegrasikan dengan layanan penerima telepon dan fax yakni petugas resepsionis namun jika ada hal teknis yang diminta oleh pengguna (tamu), akan diarahkan ke Bidang KSPHP. Hal ini dikarenakan pranata humas yang ada saat ini merangkap tugas pelayanan bimbingan teknologi dan kunjungan Balai di Bidang KSPHP. Gambar 1. Sarana dan Prasarana 1.3. Sumber Daya Manusia Pelayanan Publik Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik di BB-Pascapanen, mulai dari penyiapan/pengumpulan bahan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan atau pelayanan Informasi Publik,
selain telah dibentuk PPID Pelaksana dan PPID pembantu pelaksana berdasarkan surat keputusan Kepala Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian nomor 113/Kpts/HM.130/H.10/06/2016 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informsi dan Dokumentasi (PPID) lingkup Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian didukung pula oleh beberapa Staf KSPHP dan Sekretariat Kelompok Peneliti terutama dalam membantu pelaksanaan tugas sehari-hari yaitu menghimpun informasi publik yang wajib disediakan dan juga pelayanan kepada pemohon informasi publk Pengelolaan informasi publik yang berbasis internet, dapat diunduh pada website Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian dengan alamat http://www.pascapanen.litbang.pertanian.go.id. Website ini dikelola Bidang Kerjasama dan Pendayagunaan Hasil Penelitian. Untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam pengelolaan Informasi Publik di BB-Pascapanen, pejabat PPID maupun PPID Pembantu Pelaksana tidak hanya aktif berpartisipasi dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan PPID Utama, tetapi juga mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang ada, maupun dari sumber bacaan lain yang relevan. 1.4. Anggaran dan Penggunaannya Ketersediaan anggaran dalam mendukung kegiatan pengelolaan informasi publik di BB-Pascapanen pada tahun 2016 terdiri dari pengadaan perlengkapan pengelolaan informasi publik, penyusunan/identifikasi informasi publik, sosialisasi pengelolaan informasi publik dan pengumpulan bahan informasi publik. 1.5. Kegiatan yang dilaksanakan Pelaksanaan kegiatan informasi publik yang dilakukan BB-Pascapanen selain menyelenggarakan acara internal juga mengikuti acara yang dilakukan PPID Utama. Adapun kegiatan yang dilakukan: 1) Bimbingan Teknis Pengolahan dan Pelayanan Informasi Publik; 2) Forum Komunikasi Pelayanan Informasi Publik; 3) Pameran Keterbukaan Informasi Publik yang dilaksanakan di Gedung Sadikin Sumintawikarta Bogor, 4) Focus Group Discussion (FGD) dan evaluasi PPID di Kementan, 6) Rapat Kerja PPID, dan 7) Laporan Tahunan PPID Pelaksana BB-Pascapanen 2015.
II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi a. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen Pengumpulan dokumen Informasi publik yang berada di lingkup BB-Pascapanen dihimpun di Bidang KSPHP BB-Pascapanen. Strategi yang dilakukan untuk mengumpulkan bahan informasi publik adalah : (1) mengirim surat permintaan dokumen informasi publik yang diperlukan oleh PPID kepada unit kerja yang menguasai informasi publik; (2) menugaskan staf untuk meminta/ mendatangi langsung kepada sumber-sumber penghasil informasi. Informasi yang dikuasai dan dikelola PPID adalah dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang sudah mendapat legitimasi pimpinan. Untuk informasi umum dan kegiatan BB-Pascapanen dalam bentuk Rencana Strategis BB-Pascapanen, Profil BB-Pascapanen, DIPA, Laporan Keuangan, Pelaksanaan program kegiatan, SOP pelayanan publik, Hasil Inovasi Teknologi Pascapanen Pertanian sudah di unggah melalui website BB-Pascapanen. Pengolahan dokumen masih dilakukan dengan menyimpan di rak khusus (filling cabinet), sedangkan softcopy tetap berada di PC petugas pelayanan publik dan bagian penghasil informasi (Bagian TU, Bidang PE, Bidang KSPHP, Laboratorium dan Kelompok Peneliti). b. Daftar Informasi Publik Profil Profil Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian Alamat Unit Kerja Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian Struktur Organisasi Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian Uraian Tugas dan Fungsi Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian Program dan Kegiatan Rencana Strategis 2010 2014 Rencana Strategis 2015 2019
DIPA Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2013 DIPA Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2014 DIPA Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2015 Dokumen Kinerja Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2009 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2010 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2011 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2012 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2013 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2014 Laporan Kinerja Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 2015 c. Permasalahan Pengelolaan Informasi Publik Hambatan pengelolaan informasi publik antara lain adalah seluruh pejabat/aparat belum semua memahami tentang pentingnya penyediaan materi/ informasi publik yang harus dipublikasikan, maupun yang masuk dalam kategori untuk dikecualikan. Untuk itu perlu disosialisasikan secara terus menerus Permentan tentang informasi publik yang dikecualikan, yaitu informasi publik apa saja yang boleh dan tidak boleh diberikan kepada pemohon. Kendala dalam Pengelolaan Informasi Publik di lingkungan Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian adalah staf dan pejabat dari unit kerja di lingkup BB-Pasapanen sebagai penghasil informasi belum semua menganggap penting untuk menyampaikan dokumen dokumen tentang informasi publik kepada PPID, termasuk kewajiban Badan Publik menyediakan dan memberikan pelayanan Informasi Publik. Solusi untuk mengatasi masalah pemahaman tentang pentingnya pengelolaan informasi publik, diperlukan sosialisasi secara terus menerus baik melalui pertemuan khusus, maupun dalam rapat pimpinan di lingkungan BB-Pasapanen.
III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Sesuai dengan amanat Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkup BB-Pascapanen, sudah diselenggarakan dengan baik, jika ada pemohon Informasi Publik yang mengajukan permohonan akan dilayani sesuai peraturan yang berlaku. Permintaan informasi dan dokumentasi publik dari pemohon hingga akhir tahun 2016 tidak ada. Informasi tentang PPID dibuat jendela khusus pada website BB-Pacapanen, seperti tampak pada Gambar 1. Sedangkan informasi tentang hasil penelitian dan pengembangan BB-Pascapanen berada di jendela khusus publikasi. Website BB- Pascapanen mengalami upgrading tampilan muka dan dapat dibuka di smartphone android dengan mudah sejak bulan Juni 2016. Informasi yang disampaikan melalui website BB-Pascapanen setiap bulan sangat fluktuatif dan rata-rata diunggah sebanyak empat informasi per bulan (Gambar 2). Pengunjung website BB-Pascapanen dalam kurung waktu satu tahun yakni dari Januari-Desember 2016 cukup banyak, rata-rata per bulan sebanyak 574 pengunjung (Gambar 3). Sedangkan pengunjung website BB-Pascapanen paling banyak membuka (klik) fitur per kategori, adalah berita (1938 klik), profil balai (about) sebanyak 1811 klik, hasil penelitian 885 klik (Gambar 4). Berdasarkan SOP yang dibuat BB-Pascapanen untuk pengaduan konsumen telah dibuat mekanismenya yakni telepon, facsimile, email, kotak saran dan form khusus pengaduan (Gambar 5) serta telah dibuat SK Tim Pengaduan Masyarakat oleh Kepala Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian nomor 112/Kpts/HM.130/H.10/06/2016.
PPID Gambar 2. Tampilan muka website BB-Pascapanen dengan menambah jendela PPID Gambar 3. Jumlah informasi yang diunggah tiap bulan
Gambar 4. Jumlah pengunjung website BB-Pascapanen Gambar 5. Jumlah klik per kategori di website BB-Pascapanen
Gambar 6. Mekanisme Penanganan Pengaduan Pelanggan IV. Rencana Tahun 2017 Untuk meningkatkan pelayanan pengelolaan informasi publik, direncanakan pada tahun 2017 akan dilakukan revisi Surat Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian nomor 113/Kpts/HM.130/H.10/06/2016 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Pelaksana Tahun 2016 lingkup BB-Pascapanen. Selain itu juga akan dibuat Surat Penugasan staf untuk melaksanakan pelayanan di counter desk layanan informasi publik setiap hari. Guna melengkapi dokumen informasi publik yang berada dibawah kewenangan Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian, diharapkan masing-masing satuan kerja di lingkup BB-Pascapanen dapat memberikan dokumen-dokumen terkait informasi publik sesuai dengan ketentuan yang ada dalam UU No.14 Tahun 2008 kepada PPID BB-Pascapanen, agar seluruh dokumen informasi publik dapat terdokumentasikan dengan baik dan tertib. Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan informasi publik di masing-masing unit kerja eselon II Kementerian Pertanian dapat terlaksana dengan baik, terutama informasi yang akan
diunggah di website, perlu dibuat mekanisme yang jelas, dengan membuat standar operasional prosedur (SOP) dalam mempublikasikan berbagai informasi. V. Saran dan Kesimpulan Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan dokumen publik di BB- Pascapanen sudah terlaksana dengan baik. Namun demikian masih perlu ditingkatkan, terutama peningkatan sumber daya manusia, pengadaan sarana dan prasarana serta dukungan pembiayaan. Bogor, Februari 2016 Kepala Bidang KSPHP selaku Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian, Dr.Ir. Evi Savitri Iriani, MS Nip. 19680116 199403 2 002