APLIKASI SISTE INFORASI PENGGAJIAN PEGAWAI DAN GURU PADA SK NEGERI KELAPA Abstraksi Dwi Nur Duwinta Sistem Informasi Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email: dwinurduwinta@yahoo.co.id Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada SK Negeri Kelapa saat ini mengalami permasalahan dalam penyajian informasi terkait dengan perhitungan gaji, total gaji secara keseluruhan, proses terkait dengan perhitungan berdasarkan beberapa komponen potongan. Proses pengajian juga terkait dengan informasi dari pegawaipegawai tersebut dan dengan demikian dibutuhkan penginputan terlebih dahulu data dari para pegawai untuk mendapatkan sebuah database yang diperlukan. Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dibutuhkan komponen yang terkait seperti data Pegawai secara lengkap, data tentang komponen-komponen gaji, tunjangan dan potongan yang harus dibayarkan, perangkat lunak yang mendukung proses perhitungan gaji kotor dan gaji bersih, perangkat keras serta prosedur yang terkait didalamnya. Pengembangan Sistem Informasi ini di hasilkan dengan metodologi pengembangan yang terstruktur, mengambarkan proses-proses mulai menghasilkan database Pegawai, komponen perhitungan dari Gaji Kotor dan perhitungan Gaji Bersih serta menghasilkan beberapa informasi yang tercetak sebagai bentuk laporan kepada kepala sekolah terkait. Database dimanfaatkan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat membantu menghasilkan informasi dengan dukungan database. Kata kunci: Object oriented analysis design, Sistem Informasi Akademik, SK N Kelapa
. Pendahuluan. Latar Belakang asalah Perkembangan teknologi komputer pada saat sekarang ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Teknologi yang berkembang sesuai tuntutan zaman menjadi sarana yang sangat mendukung untuk menangani berbagai permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di Perusahaan, Instansi maupun organisasi. Begitu juga dengan SK N Kelapa, yang sudah menggunakan komputer untuk mengelola berbagai permasalahan kerja yang ada dilingkungan sekolah sehingga aktivitas kerja dapat berjalan lancar dan semakin baik. SK N Kelapa dalam mengolah data tentang informasi Penggajian pegawai dan guru menggunakan komputer, namun penggunaannya belum maksimal. Hal itu terjadi dikarenakan semakin bertambahnya data yang diperlukan untuk dicatat sebagai dokumen. engingat pentingnya peranan sistem penggajian, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi pegawai serta dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, dapat berupa informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi yang mampu menyediakan informasi secara cepat dan akurat mengingat penggajian adalah salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Kesalahan perhitungan atau keterlambatan pembayaran gaji merupakan contoh masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian. Tujuan dari penelitian ini adalah dalam rangka membangun sistem informasi yang berbasis aplikasi desktop yang mampu menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang akurat, tepat waktu serta relevan dan efektif. Berdasarkan uraian singkat diatas, dalam melaksanakan laporan Skripsi, maka penulis akan memberi judul : Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Pegawai dan Guru Pada SK Negeri Kelapa..2 Perumusan asalah Permasalahan yang dihadapi adalah : a. Lamanya waktu yang diperlukan dalam melakukan pencarian dan pencatatan data-data gaji Pegawai sehingga dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan. b. Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan dan perhitungan atas transaksi penggajian yang terjadi. c. Penyimpanan dokumen yang masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan, sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan pengurutan dan pencarian dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu. d. History data kurang jelas..3 Tujuan Penelitian Dengan melihat dari permasalahan yang timbul, maka perancangan sistem ini mempunyai tujuan sebagai berikut : a. enghasilkan sistem yang lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem yang sedang berjalan saat ini. b. empermudah dan memperlancar cara kerja pegawai dalam pengolahan data penggajian pegawai c. encari jalan keluar untuk mengatasi kelemahankelemahan dari sistem yang sedang dipakai. d. eningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja Pegawai dalam penyajian laporan daftar gaji Pegawai. e. embuat laporan Skripsi, dalam rangka menyelesaikan pendidikan program sarjana pada STIK Atma Luhur Pangkalpinang. 2. Tinjauan Pustaka 2.. Landasan Teori Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen sistem yang berapa didalam suatu ruang lingkup organisasi, saling berinteraksi untuk menghasilkan sebuah informasi yang bertujuan untuk pihak manajemen tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2. Sistem Informasi Peenggajian Gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaksanaan bisnis, gaji dapat dianggap sebagai biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk menjalankan operasi, dan karenanya disebut dengan biaya personel atau biaya gaji. Dalam akuntansi, gaji dicatat dalam akun gaji. Dalam lingkup pegawai negeri, gaji memiliki definisi sendiri, yakni pengeluaran untuk kompensasi yang harus dibayarkan kepada pegawai pemerintah 2
berupa gaji pokok ditambah dengan tunjangantunjangan yang sah yang berhak diterima oleh penerima gaji berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. 3. etode Penelitian etode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Pengumpulan data dengan metode sebagai berikut : ) etode Observasi (pengamatan lapangan) 2) etode interview ( wawancara) 3) etode kepustakaan b. Analisa sistem informasi berorientasi obyek terdiri dari : ) Activity Diagram 2) Analisa Keluaran dan asukan Sistem Berjalan 3) Package Diagram 4) Use Case Diagram 5) Use case Description c. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek yaitu : ) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Tabel/Relasi 4) Spesifikasi Basis Data 5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen asukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence diagram 9) Conceptual Data odel 0) Normalisasi ) Class Diagram Adapun model-model yang digunakan untuk analisa salah satunya sebagai berikut: NO SIBOL KETERANGAN Actor erupakan Kesatuan Eksternal yang berinteraksi dengan sistem 2 Use Case Rangkaian / uraian kelompok Yang saling terkait dan embentuk sistem 3 3 Generation enggambarkan hubungan Khusus atau interaksi Dalam objek 4 Dependency Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent). 5 Include enspesifikasika n bahwa use case sumber secara eksplisit. 6 Extend enspesifikasika n bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. 7 Association Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya. 8 Association antara actor dan use case Ujung panah pasa association antara actor dan use case mengindikasikans iapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasikan aliran data. 9 System enspesifikasika n paket yang menampilkan sistem secara terbatas. 0 Collaboration Interaksi aturanaturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemenelemennya (sinergi).
Note Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi 4. Hasil dan Pembahasan Tabel Simbol Use Case Diagram 4.. Pembahasan Pembahasan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari penerapan sistem secara manual yaitu meliputi sebagai berikut : ) Proses Pendataan Pegawai 2) Proses Absensi Pegawai 3) Proses Penyerahan Gaji 4) Proses Pembuatan Laporan Gaji Bendahara Entry Data Golongan Entry Data Jabatan Entry Data Pegawai Entry Data Tunjangan 4.2. Use Case Diagram Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah membuat use case diagram, sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor), rancangan hasil analisa tersebut dikelompokkan menggunakan package, rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut : Entry Data Potongan Entry Absensi <<include>> Cetak Slip Gaji Entry Data Gaji Cetak Laporan Data gaji Gambar Use Case Diagram Penggajian Pegawai 4
4.3. Rancangan Basis Data sebagai landasan untuk membuat implementasi basis data. ) Entity Relationship Diagram (ERD) Golongan NmGol Gapok Ada Pegawai Punya Dapat NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStf StsPeg NoHp Jabatan NmJab Golongan NmGol Gapok Pegawai NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStf StsPeg NoHp Jabatan NmJab Potongan NmPot BesarPot N Kena JmlPot Slip Beri N TglSlip Periode Gaji Tunjangan NmTun BesarTun JmlTun Beri JmlPot Slip TglSlip Periode Gaji Kena JmlTun Gambar 2 Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Transformasi Diagram ERD ke LRS Potongan NmPot BesarPot Gambar 4 Logical Record Structure Tunjangan NmTun BesarTun Golongan NmGol Gapok Ada Pegawai Punya NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStfi StsPeg NoHp Jabatan NmJab 4.4. Rancangan Layar Berikut ini gambar beberapa bentuk rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. Form enu Utama aster Transaksi Cetak Laporan Gaji Keluar Dapat Potongan N Kena Slip APLIKASI SISTE INFORASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SK KELAPA NmPot BesarPot JmlPot TglSlip Periode Gaji Beri JmlTun N Tunjangan NmTun BesarTun Gambar 5 Rancangan Layar enu Utama Gambar 3 Transformasi ERD ke LRS 3) Logical Record Structure (LRS) 5
Form enu Utama aster Transaksi Cetak Laporan Gaji Keluar Form Entry Data Pegawai Entry Data Golongan Entry Data Jabatan Entry Data Pegawai Entry Data Tunjangan Entry APLIKASI Data Potongan SISTE INFORASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SK KELAPA : Nama Pegawai : Alamat : Tempat Lahir : Jenis Kelamin : Pilih Agama : Pilih Tgl. Lahir : Pendidikan Akhir : Jurusan : Tahun Sertifikasi : Status Pegawai : No. Handphone : Gambar 6 Rancangan Layar enu aster Form Entry Data Golongan Kode Golongan : Auto Nama Golongan : Gaji Pokok : Kode Jabatan : /Pilih Nama Jabatan : Kode Golongan : /Pilih Nama Golongan : Gaji Pokok : Nama Pegawai Alamat Tempat Lahir Tgl. Lahir Jenis Kelamin Kode Golongan Nama Golongan Gaji Pokok Gambar 9 Rancangan Layar Entry Data Pegawai Form Entry Data Tunjangan Gambar 7 Rancangan Layar Entry Data Golongan Kode Tunjangan : Auto Nama Tunjangan : Besar Tunjangan : Form Entry Data Jabatan Kode Jabatan : Auto Nama Jabatan : Kode Tunjangan Nama Tunjangan Besar Tunjangan Kode Jabatan Nama Jabatan Gambar 8 Rancangan Layar Entry Data Jabatan Gambar 0 Rancangan Layar Entry Data Tunjangan 6
Form Entry Data Potongan Kode Potongan : Auto Nama Potongan : Besar Potongan : Form Cetak Slip Gaji Periode : No. Slip : Auto Tgl. Slip : sysdate : /pilih Nama Pegawai : Alamat : Jabatan : Golongan : Kode Tunjangan Nama Tunjangan Besar Tunjangan Jumlah Total Kode Potongan Nama Potongan Besar Potongan Kode Tunjangan Nama Tunjangan Besar Jumlah Total Tambah Total Tunjangan Gaji Pokok Gaji Kotor Gambar Rancangan Layar Entry Data Potongan Form enu Utama aster Transaksi Cetak Laporan Gaji Keluar Cetak Slip Gaji Kode Potongan Kode Potongan Nama Potongan Nama Potongan Tambah Cetak Besar Potongan Besar Potongan Jumlah Jumlah Total Potongan Gaji Bersih Gambar 3 Rancangan Layar Cetak Jadwal Total Total APLIKASI SISTE INFORASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SK KELAPA Laporan Penjualan Tanggal : Pilih S/d Pilih Cetak Keluar Gambar 2 Rancangan Layar enu Transaksi Gambar 4 Rancangan Layar Laporan Gaji 7
5. Kesimpulan dan Saran 5.. Kesimpulan Kesimpulan yang ditarik dari uraian diatas adalah : a. Dengan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat mengurangi atau membantu proses pekerjaan menjadi lebih cepat. b. Sistem komputerisasi yang baik harus didukung oleh sumber daya manusia yang mengerti akan sistem tersebut mulai dari perancangan sistem yang dibutuhkan hingga perawatan sistem yang ada. c. Dengan sistem komputerisasi membantu tingkat manajemen mengambil keputusan untuk menerapkan kebijaksanaan di masa kini atau masa yang akan datang berdasarkan hasil pengolahan data dari informasi yang tersedia dalam sistem tersebut. d. Hasil pendataan barang yang sangat akurat dan cepat. e. Pada penulisan ini menggunakan sistem komputerisasi diharapkan kontrol atau pengawasan dapat lebih akurat. f. Dengan sistem komputerisasi ini diharapkan pelaksanaan pembelian tunai akan lebih baik lagi. 5.2. Saran Agar pelaksanaan sistem dapat berjalan dengan baik dan sebagaimana mestinya disarankan perusahaan : a. dibutuhkan sumber daya manusia yang mengerti dan ahli tentang sistem yang dibangun untuk perawatan serta pengembangan dari sistem yang sudah ada menjadi hal yang tidak kalah penting. Karena diharapkan dengan komputerisasi yang menyeluruh dapat mengontrol dan mengevaluasi setiap bagian. b. Data yang ada sebaiknya di Back up. Agar suatu ketika jika ada masalah data yang hilang atau ketimpangan informasi antara pimpinan yang lama dengan yang baru, informasi tersebut tetap aman. c. Diharapkan sistem yang manual dapat diganti dengan sistem yang terkomputerisasi walaupun secara bertahap, agar semua proses menjadi terkontrol, serta pembuatan laporan dapat disusun lebih terinci dan jelas. Daftar Pustaka [ASSAURI 2004] Assauri, Sofyan. anajemen Pemasaran. Jakarta : PT Grafindo Persada, 2004 [BOOCH 2005] Booch, Grady, James Rumbaugh, Ivar Jacobson. Pengantar Teknologi Informasi. Semarang: Salemba Infotek, 2005 [EFRAI 2005] Efraim, Turban, dkk. Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas Jilid I, Yogyakarta: Andi, 2005 [FATANSYAH 2007] Fatansyah. Komputer Basis Data. Bandung: Informatika Bandung, 2007 [GAOL 2008] Gaol. C.J.L. Sistem Informasi anajemen. Jakarta: Grasindo, 2008 [HASIBUAN 2000] Hasibuan, alayu SP. anajemen Sumber Daya anusia: STIE YKPN, 2000 [JEFFRY 2004] Jeffry L, Whitten, Lonie D. Bentley, Kevin C. Dittman. ethode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta: Andi, 2004 [ARCHEWKA 2004] archewka, Jack T, Siklus Hidup Proyek. Jakarta: Grasindo, 2004 [CLEOD 2002] cleod, JR, Raymond. Sistem Informasi anajemen. Jakarta: Grasindo, 2002 8
[UNAWAR 2005] unawar, Pemodelan Visual dengan UL. Jakarta: Graha Ilmu, 2005 [SUTABRI 2004] Sutabri, Tata, S.Kom,. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 2004 [SUHENDARA 2002] Suhendara, Hariman Gunadi. Visual odelling enggunakan UL dan Rrational Rose. Bandung: Informatika Bandung, 2002 [TAPUBOLON 2004] Tampubolon. Risk anagement. PT Elex edia Komputindo: Jakarta, 2004 9