Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai Jurusan Ilmu Ekonomi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai Jurusan Ilmu Ekonomi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00201 06002 Revisi : 2 Tanggal : 10 Juni 2011 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu Dr. Sasongko, SE, MS Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan Putu Mahardika Adi. S, SE,M.Si.,MA.,Ph.D Disetujui oleh : Ketua Jurusan Ilmu Ekonomi Dr. Ghozali Maski, SE, MS i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 2 Garis Besar Prosedur... 3 Bagan Alir... 4 Lampiran... 5 Borang Keluhan Pelanggan (00201 08000 05)... 5 Borang Klarifikasi Keluhan (00201 08000 06)... 6 Daftar Keluhan Pelanggan (00201 08000 07)... 7 ii
Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu di Jurusan Ilmu Ekonomi UB, baik berupa pengembangan sistem penjaminan mutu, maupun audit internal sistem mutu. Ruang Lingkup Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di Jurusan Ilmu Ekonomi. Definisi 1. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : a. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Jurusan Ilmu Ekonomi UB c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Jurusan Ilmu Ekonomi UB d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan lainnya e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 1
2. Ketua Jurusan adalah seseorang yang bertugas : a. mengendalikan penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. b. mengkoordinasikan pemeliharaan semua laporan ketidak sesuaian. c. mengkoordinasikan segala sesuatu yang terkait dengan kejelasan status produk setelah membicarakannya dengan personil unit kerja yang terkait. 3. Ketua UJM adalah seseorang yang bertugas : a. mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian produk kepada MR. b. bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan. 4. Produk yang tidak sesuai adalah layanan Jurusan Ilmu Ekonomi UB yang tidak memenuhi persyaratan pelanggan. Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi UB (00201 05000) 2. Manual Mutu Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB (00200 03000) 3. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai PJM UB (00009 02001) 4. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai Fakultas Ekonomi dan Bisnis UB (00200 04002) 5. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional 2
Garis Besar Prosedur 1. Ketua UJM menerima keluhan dan masukan dari Pelanggan mengenai produk Jurusan Ilmu Ekonomi UB yang tidak sesuai. 2. Ketua UJM mendiskusikan keluhan pelanggan bersama Ketua Jurusan dan menyusun analisis terhadap keluhan. 3. Ketua UJM dan MR mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 4. Ketua UJM dan Ketua Jurusan mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5. Ketua UJM didampingi Ketua dan Sekretaris Jurusan mendiskusikan rumusan alternatif solusi bersama pelanggan. 3
Bagan Alir 4
Time Frame Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai JIE UB No. Kegiatan Pelaksana Time Frame 1 Menampung keluhan pelanggan Ketua UJM 1 hari 2 Mendistribusikan dengan Ketua Jurusan untuk mencari solusi terhadap keluhan pelanggan Ketua UJM 1 hari 3 Mendiskusikan dengan MR untuk mencari akar masalah dan rumusan solusi Ketua UJM 1 hari 4 Mendiskusikan rumusan solusi atas keluhan bersama Ketua Jurusan Ketua UJM 1 hari 5
Lampiran 1. Borang Keluhan Pelanggan (00201 08000 05) Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Bulan Keluhan : 6
2. Borang Klarifikasi Keluhan (00201 08000 06)e 7
3. Daftar Keluhan Pelanggan (00201 08000 07) 8