BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 ANALISIS DAN PROSES BISNIS YANG BERJALAN

dokumen-dokumen yang mirip
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem


BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM. diusulkan dari sistem yang ada di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota

Gambar 4.1 Flowchart

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Analisis sistem merupakan suatu kegiatan penguraian dari suatu sistem yang

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. dihadapi. Dan agar mempermudah dalam pembuatan perancangan sistem yang

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. proses kerja yang sedang berjalan. Pokok-pokok yang di analisis meliputi analisis

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

DAFTAR ISI LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN...

BAB III ANALISIS MASALAH DAN RANCANGAN PROGRAM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Use Case Diagram dan Activity Diagram. Selain itu juga pada analisis ini akan

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM


BAB III ANALISIS MASALAH DAN RANCANGAN PROGRAM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM. kecamatan di kota medan masih bersifat manual. Bentuk manual yang dibuat oleh petugas

BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. sistem sedang berjalan dan diperlukan untuk berbagai perubahan yang dirasa

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Class Diagram Activity Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) MySQL CodeIgniter

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB IV PERANCANGAN SISTEM

BAB 4 PERANCANGAN. Gambar1 Usecase Diagram

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III METODE PENELITIAN

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III. Analisa Dan Perancangan

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM. Analisa masalah dilakukan guna mengetahui masalah-masalah yang terkait

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISIS DAN UJI COBA

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN. komentar dari user lain. Microblogging juga merupakan media pertukaran informasi

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. menganalisa sistem yang sedang berjalan kita dapat mengetahui kelebihan dan

BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis Sistem yang Sedang Berjalan. Untuk merancang sebuah aplikasi mobile pelajaran Kimia dasar untuk

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN. kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

Gambar 4-1. Use Case Diagram

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III METODE PENELITIAN. Dalam penelitian ini, alat yang di gunakan adalah sebagai berikut: 1. Perangkat Keras (Hardware)

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN. Pada dasarnya perancangan sistem yang dibuat oleh peneliti adalah

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

PERANCANGAN SISTEM. Gambar 4-1 Interaksi antara sistem dan aplikasi

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN


BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

TUGAS ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN LAPTOP

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISIS MASALAH DAN RANCANGAN PROGRAM. terdiri dari analisis perangkat lunak dan analisis perangkat keras serta analisis user

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi:

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 ANALISIS DAN PROSES BISNIS YANG BERJALAN Proses pengelolaan surat yang sedang berjalan di Departemen Pengawasan Bank adalah 1. Dalam mengelola surat masih dengan manual yaitu dengan cara dicatat di buku dan diketik secara manual. 2. Jika ingin mencari sebuah surat serta melacak disposisinya dan status pelaksanaan surat tersebut, dengan cara membuka buku catatan dan mencarinya secara manual. 3. Dalam pengiriman surat masih menggunakan jasa seorang messenger (pengantar surat). 3.1.1 STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN PENGAWASAN BANK Struktur organisasi Departemen Pengawasan Bank di Bank Indonesia cukup mudah dipahami, posisi Direktur eksekutif berada di atas Direktur. Setiap Direktur mengawasi beberapa divisi, setiap divisi dipimpin oleh kepala divisi. Setiap divisi memiliki beberapa asisten direktur, manajer, asisten manajer dan staff. Struktur organisasi Departemen Pengawasan Bank dapat dilihat di lampiran.

3.1.2 ALUR SURAT EKSTERNAL DAN SURAT INTERNAL DEPARTEMAN PENGAWASAN BANK 3.1.2.1 ALUR SURAT EKSTERNAL DEPARTEMEN PENGAWASAN BANK Alur kerja surat eksternal Departemen Pengawasan Bank yang sedang berjalan saat ini adalah 1. Semua surat eksternal yang ditujukan untuk Departemen Pengawasan Bank diterima oleh sekretaris direktur eksekutif. 2. Surat eksternal tersebut dicatatkan semua datanya ke dalam Buku Agenda Surat Eksternal, diantaranya nomor urut surat, asal surat, jenis surat, nomor surat, tanggal surat, perihal surat, disposisi dan keterangan bila diperlukan. 3. Buku Agenda Surat Eksternal disimpan oleh sekretaris direktur eksekutif, sedangkan surat eksternal diserahkan ke direktur eksekutif dengan melampirkan lembar disposisi. 4. Lalu direktur eksekutif menindaklanjuti surat tersebut dengan memberi disposisi. 5. Direktur eksekutif memberi disposisi yang ditujukan kepada direktur. 6. Surat eksternal yang telah diberi disposisi diserahkan kembali ke sekretaris direktur eksekutif untuk dicatat disposisinya di Buku Agenda Surat Eksternal dan diserahkan kepada pihak yang ditujukan sesuai dengan disposisi direktur eksekutif. 7. Surat eksternal diantarkan oleh messenger ke sekretaris direktur 8. Surat eksternal yang telah didisposisi oleh direktur ekskutif diterima oleh sekretaris direktur. 9. Surat eksternal tersebut dicatatkan semua datanya ke dalam Buku Agenda Surat Eksternal, diantaranya nomor urut surat, asal surat, jenis surat, nomor surat, tanggal surat, perihal surat, disposisi dan keterangan bila diperlukan.

10. Buku Agenda Surat Eksternal disimpan oleh sekretaris direktur sedangkan surat eksternal diserahkan ke direktur. 11. Lalu direktur menindaklanjuti surat tersebut sesuai disposisi direktur eksekutif. 12. Direktur memberi disposisi yang ditujukan kepada pihak yang menindaklanjuti surat tersebut. 13. Surat eksternal yang telah diberi disposisi diserahkan kembali ke sekretaris direktur untuk dicatat disposisinya di Buku Agenda Surat Eksternal dan diserahkan kepada pihak yang ditujukan sesuai dengan disposisi direktur. 14. Surat eksternal diantarkan oleh messenger ke pihak yang ditujukan sesuai dengan disposisi direktur.

3.1.2.2 ALUR KERJA SURAT INTERNAL DEPARTEMEN PENGAWASAN BANK Alur kerja surat keluar Departemen Pengawasan Bank yang sedang berjalan saat ini adalah 1. Semua surat internal dibuat oleh Staff Tata Usaha Divisi yang telah diberi konsep oleh Asisten Direktur, Manajer, dan Asisten Manajer. 2. Setelah surat internal selesai dibuat, Staff Tata Usaha Divisi meminta paraf dan persetujuan kepada Kepala Divisi. 3. Kemudian surat tersebut diserahkan ke sekretaris direktur. 4. Sekretaris direktur mencatatkan semua data surat internal ke dalam Buku Agenda Surat Internal. 5. Surat internal tersebut diserahkan kepada Direktur untuk dibaca dan diberi paraf. 6. Kemudian surat internal yang sudah diparaf diserahkan kembali kepada sekretaris direktur. 7. Kemudian sekretaris direktur mencatat kembali data surat internal tersebut di Buku Agenda Surat Internal jika ada perubahan atau tambahan. 8. Surat internal yang sudah diparaf diantar oleh messenger ke sekretaris direktur eksekutif untuk ditandatangani direktur eksekutif. 9. Surat internal yang sudah diparaf diterima oleh sekretaris direktur eksekutif. 10. Surat internal tersebut dicatatkan semua datanya ke dalam Buku Agenda Surat Internal, diantaranya nomor urut surat, asal surat, jenis surat, nomor surat, tanggal surat, perihal surat, disposisi dan keterangan bila diperlukan. 11. Buku Agenda Surat Internal disimpan oleh sekretaris direktur eksekutif, sedangkan surat Internal diserahkan ke direktur eksekutif untuk dibaca dan ditandatangani. 12. Setelah ditandatangani oleh direktur ekskutif surat internal tersebut diserahkan kembali kepada sekretaris direktur eksekutif.

13. Kemudian sekretaris direktur eksekutif mencatat kembali data surat internal tersebut di Buku Agenda Surat Internal jika ada perubahan atau tambahan 14. Surat Internal tersebut diserahkan kepada seorang messenger unutk di antarkan ke staff tata usaha agar segera di proses dan dikirim. 15. Surat internal yang sudah ditandatangani diterima oleh staff tata usaha. 16. Surat internal tersebut dicatatkan semua datanya ke dalam Buku Agenda Surat Internal, diantaranya nomor urut surat, asal surat, jenis surat, nomor surat, tanggal surat, perihal surat, disposisi dan keterangan bila diperlukan 17. Staff tata usaha tersebut memproses surat internal tersebut, memberi cap, stempel dan memasukkan surat internal tersebut ke dalam amplop departemen pengawasan bank. 18. Kemudian surat internal tersebut diserahkan kepada seorang messenger agar segera dikirim ke departemen lain.

3.2 ANALISIS PERMASALAHAN Dengan memperhatikan proses bisnis yang sedang berjalan di Departemen Pengawasan Bank dapat ditemukan beberapa permasalahan, yaitu: 1. Pengelolaan surat yang masih dicatat di buku dan diketik secara manual. 2. Dalam pencarian data surat masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena masih secara manual dengan membuka Buku Agenda Surat. 3.3 ANALISIS PEMECAHAN MASALAH YANG DIUSULKAN Dengan memperhatikan permasalahan yang ada yaitu kebutuhan akan sistem manajemen surat dan berdasarkan pengamatan di atas, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan merancang suatu aplikasi manajemen pengelolaan surat yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan Departemen Pengawasan Bank di Bank Indonesia. Aplikasi ini mempunyai kemampuan seperti di bawah ini: 1. Aplikasi manajemen pengelolaan surat ini bersifat jaringan, dan database disimpan pada PC yang bersatu dengan aplikasi yang dibuat. 2. Aplikasi ini terdiri dari 2 (dua) jenis pemakai, yaitu user dan administrator. 3. Di dalam aplikasi ini yang menjadi user adalah sekretaris direktur eksekutif dan sekretaris direktur di Departemen Pengawasan Bank. 4. User dalam aplikasi ini bertindak sebagai client/pengguna dari aplikasi ini. 5. User dapat mengakses aplikasi ini dengan memasukkan login user yang benar. 6. Di dalam aplikasi ini user dapat mencari data surat yang telah masuk, menginput data surat, view laporan,dan membuat surat internal. 7. Administrator dalam aplikasi ini bertindak sebagai server/pengelola dalam mengelola data sistem manajemen surat. 8. Admin dapat melihat semua data yang ada dalam database, serta dapat membuat dan menghapus user. Aplikasi manajemen surat ini akan mempunyai beberapa keuntungan 1. Mempercepat dalam pencarian surat.

2. Mempercepat dalam pembuatan laporan surat. 3. Memiliki notifikasi berupa sms gateway 3.4 PERANCANGAN APLIKASI Tujuan dari perancangan perangkat lunak ini adalah agar perangkat lunak yang dibangun dapat terencana dengan baik dan memiliki gambaran struktur aplikasi secara keseluruhan dengan jelas dan lengkap. Perancangan merupakan suatu proses yang dilakukan oleh perancang sistem untuk mengerjakan spesifikasi sistem, membuat keputusan tentang bagaimana komponen sistem direalisasikan. Dalam proses ini menyangkut tujuan, fungsi dan informasi dari sistem tersebut. Tools yang digunakan dalam merancang aplikasi manajemen surat tersebut adalah 1. Star UML: Software open source permodelan yang mendukung rancangan UML. 2. Pencil: Software open source yang digunakan untuk membuat wireframe. 3.4.1 RANCANGAN UNIFIED MODELLING LANGUAGE (UML) Sebelum dilakukan pembuatan aplikasi, terlebih dahulu dilakukan perancangan UML dengan memodelkan kebutuhan sistem kedalam suatu diagram seperti use case diagram, activitiy diagram, dan sequence diagram. Dengan perancangan UML tersebut diharapkan dapat memudahkan dalam proses pembuatan aplikasi serta aplikasi yang dibuat tidak keluar dari konsep awal yang telah direncanakan sebelumnya. 3.4.1.1 USE CASE DIAGRAM Diagram ini digunakan untuk menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah system. Use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case yang dibuat yaitu use case aplikasi manajemen surat. Diagram Use case aplikasi manajemen surat terdiri dari tiga aktor yaitu user dan admin.

Gambar 3.3 Use Case Aplikasi Manajemen Surat Dari diagram use case aplikasi manajemen surat pada Gambar 3.3 dapat dijelaskan lagi dari ilustrasi skenario per use case sebagai berikut: 1. Use case melakukan registrasi Nama: Registrasi Aktor: User Deskripsi: Mensyaratkan user untuk melakukan pendaftaran Proses: a. User membuka link registrasi b. Sistem akan menampilkan halaman registrasi c. User memasukkan data berupa username, jabatan, nip, password, no handphone dan email d. Jika data tidak valid, sistem akan menampilkan pesan : maaf data yang anda masukkan salah e. User diminta untuk masukkan data kembali f. Jika data valid, sistem akan menyimpan data ke database g. Kemudian sistem menampilkan halaman login 2. Use case melakukan login Nama: Login Aktor: User Deskripsi: User harus login terlebih dahulu pada saat menggunakan sistem Proses:

a. User membuka link login b. Sistem akan menampilkan halaman login c. User diminta memasukan username dan password oleh sistem d. Sistem akan mengecek data username dan password e. Jika pengguna tidak valid sistem akan menampilkan pesan username dan password salah f. User diminta memasukkan kembali username dan password g. Jika pengguna valid sistem akan menampilkan halaman utama aplikasi 3. Use case mencari data surat Nama: Mencari data surat Aktor: User dan pegawai Deskripsi: harus login terlebih dahulu untuk mencari data surat di sistem Proses: a. User melakukan login terlebih dahulu b. Sistem menampilkan menu-menu utama yang ada di aplikasi c. User membuka menu view laporan d. Sistem menampilkan menu view laporan e. User memasukkan perihal surat atau no surat eksternal di kolom pencarian f. Jika salah sistem akan menampilkan pesan data belum tersedia g. Kemudian user diminta untuk memasukkan kembali perihal surat atau no surat h. Jika benar sistem akan menampilkan data surat yang dicari 4. Use case menginput data surat Nama: Menginput data surat Aktor: User Deskripsi: User harus login terlebih dahulu untuk menginput data surat di sistem Proses: a. User melakukan login terlebih dahulu

b. Sistem akan menampilkan menu-menu utama yang ada di aplikasi c. User membuka menu input d. Sistem menampilkan form input e. User meginput data surat dan menyimpan data tersebut di sistem 5. Use case view laporan Nama: Lihat laporan Aktor: User Deskripsi: User harus login terlebih dahulu untuk melihat laporan data surat Proses: a. User melakukan login terlebih dahulu b. Sistem akan menampilkan menu-menu utama yang ada di aplikasi c. User membuka menu view laporan d. Sistem menampilkan laporan data yang sudah di input 6. Use case kelola user Nama: Mengelola user Aktor: Admin Deskripsi: Mengelola, menghapus dan menambah pengguna terdaftar yang ada dalam database user Proses: a. Admin edit username b. Admin edit NIP c. Admin edit jabatan d. Admin edit password e. Admin edit no handphone f. Admin menghapus user g. Admin menyimpan ke dalam database user

3.4.1.2 ACTIVITY DIAGRAM Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas yang berlangsung selama aktor dalam use case berinteraksi dengan sistem yang sedang dirancang. Activity diagram menjelaskan diagram use case secara lebih rinci. Aktifitasaktifitas yang berjalan dalam sistem akan dijelaskan lebih rinci dalam activity diagram sebagai berikut: 1. Registrasi Registrasi merupakan proses awal yang dilakukan oleh user untuk dapat login ke sistem aplikasi manajemen surat. Pada proses ini user akan mendapatkan username dan password. Proses yang terjadi dapat digambarkan dengan lebih rinci dalam activity diagam dibawah ini: Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Registrasi

2. Login Login merupakan proses yang dilakukan oleh user untuk bisa masuk ke sistem dan membuka menu dalam aplikasi manajemen surat. Proses yang terjadi dapat digambarkan dengan lebih rinci dalam activity diagam dibawah ini: Gambar 3.5 Activity diagram proses login

3. Mencari Data Surat Dan View laporan Untuk menjalankan sistem tersebut user harus login terlebih dahulu. Menu view laporan data berada di halaman utama aplikasi. Untuk mencari data surat user harus membuka menu view laporan kemudian memasukkan perihal surat atau nomor surat di kolom pencarian. Proses yang terjadi dapat digambarkan dalam activity diagram dibawah ini: Gambar 3.6 Activity Diagram Proses Mencari Data Surat Dan View Laporan

4. Menginput Data Surat Aktifitas ini dilakukan oleh user. Untuk menjalankan sistem tersebut user harus login terlebih dahulu. Untuk menginput data surat user harus masuk ke dalam menu input. Proses yang terjadi dapat digambarkan dalam activity diagam dibawah ini: Gambar 3.7 Activity Diagram Proses Menginput Surat 5. Mengelola User Aktifitas ini dilakukan oleh admin. Admin harus login terlebih dahulu untuk melakukan aktifitas ini. Proses yang terjadi dapat digambarkan dalam activity diagam dibawah ini:

58 Admin Sistem User database edit ya Edit username Edit jabatan tidak Edit nip Edit password Simpan data hapus Edit no handphone Edit email ya Pilih username tidak Hapus user Gambar 3.8 Activity Diagram Proses Kelola User 3.4.1.3 SEQUENCE DIAGRAM Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang

digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebsagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. 1. Sequence Diagram Registrasi Sebelum login user harus registrasi terlebih dahulu untuk mendapatkan username dan password. Dalam sequence diagram di bawah digambarkan proses registrasi ke dalam sistem yang melibatkan aktor dan tiga objek. Aktor tersebut adalah user sedangkan objeknya yaitu: layar registrasi, registrasi dan sistem. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut ini. Gambar 3.9 Sequence Diagram Registrasi 2. Sequence Diagram Login Pada aplikasi manajemen surat ini memerlukan user untuk menggunakannya. Untuk itu user diharuskan login terlebih dahulu ke sistem. Dalam sequence diagram di bawah digambarkan proses login ke dalam sistem yang melibatkan aktor dan empat objek. Aktor tersebut adalah user sedangkan objeknya yaitu: layar login, memeriksa login, data

user dan menu utama. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut ini Gambar 3.10 Sequence Diagram Login 3. Sequence Diagram Data Surat Dan View laporan Untuk mencari data surat dan view laporan user diharuskan login terlebih dahulu ke sistem. Dalam sequence diagram di bawah digambarkan proses mencari data surat eksternal di sistem yang melibatkan aktor dan empat objek. Aktor tersebut adalah user dan objeknya yaitu: menu utama, menu view laporan, kolom pencarian dan sistem. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 3.11Sequence Diagram Mencari Data Surat Dan View Laporan 4. Sequence Diagram Menginput Data Surat Untuk menginput data surat user diharuskan login terlebih dahulu ke system. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut ini. Gambar 3.12 Sequence Diagram Menginput Data Surat 5. Sequence Diagram Mengelola User Aktivitas ini dilakukan oleh administrator, untuk mengelola user administrator di haruskan login terlebih dahulu ke sistem. Dalam sequence diagram di bawah digambarkan proses mengelola user. Aktor tersebut adalah administrator objeknya yaitu: login page, user database dan

administration page. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut ini Gambar 3.13 Sequence Diagram Mengelola User 3.5 PERANCANGAN KONSEP Tujuan dari perancangan database ini adalah untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan kebutuhan user secara khusus dan aplikasi aplikasinya, memudahkan pengertian struktur informasi dan mendukung kebutuhan kebutuhan pemrosesan. Perancangan konsep terdiri dari entitas: Surat User 3.5.1 PERANCANGAN BASIS DATA Tahapan ini adalah tahapan mendisain databases, semua informasi yang telah terkumpul sangat berguna pada tahapan ini. Tahapan ini sering dilakukan

dengan menggunakan E-R, tujuannya adalah untuk menciptakan gambaran sederhana tentang data yang mirip dengan pemikiran pengguna(user). Dan berikut adalah gambaran dari perancangan basis data: a. Entitas: Merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam dunia nyata dan dapat dibedakan antara satu dengan lainnya (unique). Berikut adalah entitas dari aplikasinya: Objek Dasar Simbol Entitas Surat User b. Atribut: karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan detail tentang entity atau relationship tersebut sehingga dapat dibedakan. Nilainya jarang berubah, merupakan karakteristik dari sebuah entitas (biasanya berhubungan dengan field dalam sebuah tabel). Penentuan atribut bagi suatu entitas didasarkan pada relevansinya terhadap entitas tersebut Gambar 3.14 Atribut Pada Entitas Surat

Gambar 3.15 Atribut Pada Entitas User Gambar 3.16 Relasi AntarAtribut 3.5.2 SPESIFIKASI DATABASE Dalam bagian perancangan basis data ini tabel-tabel yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Tabel Surat Tabel ini digunakan untuk menyimpan data surat eksternal. Tabel ini terdiri dari id surat, asal surat, jenis surat, no surat, tanggal surat, perihal surat dan disposisi. Nama tabel: tsurat Primary key: id_surat

Tabel 3.1 Tabel Surat Lanjutan Tabel 3.1 Tabel Surat Analisis pemilihan tipe dan panjang pada tabel 3.1 Id_surat tipe datanya adalah integer dan panjangnya 3 contoh: 1-100. Asal surat tipe datanya adalah vachar dan panjangnya 50 contoh: Departemen Pengawasan Bank. Jenis surat tipe datanya adalah vachar dan panjangnya 15 contoh: surat eksternal. No surat tipe datanya adalah vachar dan panjangnya 15 contoh: 10/5/DPB/PB2-3. Tanggal surat tipe datanya adalah date dan panjangnya 10 contoh : 24 juni 2013. Perihal surat tipe datanya adalah vachar dan panjangnya 150 contoh: undangan sosialisasi penggunaan aplikasi manajemen surat di departeman pengawasan bank. Disposisi tipe datanya adalah vachar dan panjangnya 70 contoh: yth bpk ricky, untuk ditindaklanjuti segera.

2. Tabel User Tabel ini digunakan untuk menyimpan data user. Tabel ini terdiri dari username, jabatan, password, nip, no handphone dan email. Nama tabel : tuser Primary key: nip Tabel 3.2 Tabel User Analisis pemilihan tipe dan panjang pada tabel 3.2 Username tipe datanya vachar dan panjangnya 7 contoh: ricky. Jabatan tipe datanya vachar dan panjangnya 20 contoh: direktur eksekutif. Nip tipe datanya integer dan panjangnya 6 contoh: 120264. Password tipe datanya vachar dan panjangnya 8 contoh: larva123. No handphone tipe datanya integer dan panjangnya 12 contoh: 085694394860. Email tipe datanya vachar dan panjangnya 25 contoh: ricky.indra80@gmail.com.

3.5.3 DIAGRAM / ARSITEKTUR SISTEM INPUT SURAT DAN SMS GATEWAY Diagram arsitektur ini menjelaskan bagaimana alur kerja sistem aplikasi manajemen surat ketika input serta menjelaskan alur kerja sms gateway ketika data surat diinput. Berikut adalah gambar diagram arsitektur Gambar 3.17 Diagram / Arsitektur Sistem Input Surat Dan SMS Gateway 3.6 PERANCANGAN ANTAR MUKA (USER INTERFACE) User interface ini digunakan sebagai media komunikasi atau penghubung antara aplikasi manajemen surat dengan pengguna (user) untuk dapat saling berinteraksi. Pada aplikasi manajemen surat dirancang beberapa tampilan layar untuk memudahkan pemakai (user) berinteraksi dengan aplikasi manajemen surat ini. 3.6.1 RANCANGAN HALAMAN LOGIN Rancangan ini adalah rancangan halaman login dimana user sebelum masuk dan menggunakan aplikasi, user harus memasukkan username dan password yang telah dibuat pada saat registrasi user. Halaman login ini akan tampil pertama kali saat user mengakses aplikasi.

Gambar 3.18 Halaman Login 3.6.2 RANCANGAN HALAMAN REGISTRASI Pada halaman ini akan digunakan user untuk membuat accountuser sebelum user melakukan login untuk dapat menggunakan aplikasi. Halaman ini dapat diakses oleh user melalui link registrasi pada halaman login. Adapun rancangan halaman registrasi tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 3.19 Halaman Registrasi 3.6.3 RANCANGAN HALAMAN UTAMA USER Pada aplikasi juga terdapat halaman utama user yang terdiri dari menu input, view laporan, home dan logout. Adapun rangcangan halaman utama admin tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 3.20 Halaman Utama User 3.6.4 RANCANGAN HALAMAN UTAMA ADMIN Pada aplikasi juga terdapat halaman utama user yang terdiri dari menu input, view laporan, manajemen admin, home dan logout. Adapun rangcangan halaman utama admin tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 3.21 Halaman Utama Admin 3.6.5 RANCANGAN HALAMAN INPUT Untuk masuk ke halaman input user diharuskan untuk login terlebih dahulu kemudian click button input untuk menampilkan halaman input. Adapun rangcangan halaman input tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 3.22 Halaman Input 3.6.6 Rancangan Halaman View Laporan Untuk masuk ke halaman view laporan user diharuskan untuk login terlebih dahulu kemudian click button view laporan untuk menampilkan halaman view laporan. Adapun rangcangan halaman view laporan tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 3.23 Halaman View Laporan 3.6.7 RANCANGAN HALAMAN MANAJEMEN ADMIN Untuk masuk ke halaman manajemen admin diharuskan untuk login terlebih dahulu kemudian click manajemen admin untuk menampilkan halaman

manajemen admin. Adapun rangcangan halaman manajemen admin tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 3.24 Halaman Manajemen Admin