PROPOSAL SCHOLARSHIP EXPO 2015 KEMENTERIAN ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PADJADJARAN 2015 KABINET INTEGRASI
A. LATAR BELAKANG KEGIATAN Beasiswa merupakan hal yang diidam-idamkan oleh sebagian besar mahasiswa yang sedang menjalani kuliah S1 maupun yang berencana untuk melanjutkan pendidikan S2. Biaya pendidikan universitas yang tinggi menjadi alasan utama mengapa begitu banyak mahasiswa yang mencoba untuk mendapatkan beasiswa baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Karena begitu banyak mahasiswa yang mencoba untuk mendapatkan beasiswa, persaingan antar calon penerima beasiswa semakin ketat. Pemberi beasiswa juga semakin selektif dalam menyeleksi mahasiswa calon penerima beasiswa sehingga setiap mahasiswa yang ingin mencoba mendapatkan beasiswa harus memiliki strategi-strategi tertentu agar dapat diterima. Oleh karena itu, Kementerian Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa BEM Kema FEB Unpad memberi wadah kepada seluruh mahasiswa yang ada di Kota Bandung dan sekitarnya untuk mendapatkan informasi mengenai beasiswa dalam negeri maupun luar negeri. Namun, kegiatan ini bukan hanya memberikan informasi mengenai beasiswa saja tetapi juga memberikan pembekalan mental agar mahasiswa yang ingin mencoba memeroleh beasiswa sehingga setiap mahasiswa dapat mengasah kualitas dan kemampuannya serta menetapkan strategi dalam seleksi penerimaan beasiswa sehingga dapat lolos dalam seleksi penerimaan beasiswa. B. NAMA KEGIATAN Scholarship Expo 2015 C. TEMA KEGIATAN Scholarship for Your Future D. TUJUAN KEGIATAN Menginformasikan besasiswa kepada seluruh mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya. Mewadahi dan melaksanakan aspirasi mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya khususnya mahasiswa FEB Unpad yang membutuhkan informasi mengenai beasiswa. Meningkatkan motivasi mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya untuk terus melanjutkan pendidikan.
Memberikan pelatihan kepada mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya dalam persiapan sebelum melamar ke lembaga-lembaga penyedia beasiswa. Menjalin silahturahmi antara seluruh mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya. E. JENIS KEGIATAN Non-proyek F. PARTNER SINERGIS Kementerian Komunikasi dan Informasi BEM Kema FEB Unpad 2015. Kementerian Relasi Alumni dan Perusahaan BEM Kema FEB Unpad 2015. G. SASARAN KEGIATAN Mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya. H. PARAMETER KEBERHASILAN Kuantitatif : - 300 orang mahasiswa di Bandung mengikuti program kerja ini. - 25 stand pemberi beasiswa dapat hadir dalam kegiatan ini. Kualitatif : - Peserta mendapatkan motivasi untuk mendaftarkan dirinya pada berbagai beasiswa yang ada. - Dengan adanya stand beasiswa, mahasiswa bisa langsung mendaftarkan dirinya pada stand beasiswa yang ada dengan mudah. - Peserta merasa puas dan terbantu dengan adanya program kerja ini. I. KONSEP KEGIATAN Scholarship Expo 2015 adalah acara tahunan BEM FEB Unpad, kementrian Advokasi dan Kesejahteraan mahasiswa untuk menunjang mahasiswa dalam meraih beasiswa. Acara ini dilaksanakan satu hari dengan konten acara berupa seminar dan beberapa stand dari lembaga pemberi beasiswa. Tema yang diangkat dalam Scholarship Expo 2015 adalah Scholarship for Your Future.
J. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAN Hari, tanggal : Kamis, 12 November 2015 Waktu Tempat : 09.30 17.00 WIB : Graha Sanusi Hardjadinata Universitas Padjajaran K. SUSUNAN KEPANITIAAN Pelindung : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran ` Dr. Nury Effendi, S.E., M.A. Pembina : Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran Dr. Harry Suharman, S.E., M.Ak. Ketua Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran Heriyaldi, S.E., M.E. Penanggung Jawab : Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015 Andhika Agung Antrada Pengawas : Internal Audit Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015 Edy Suwartha Bumbungan Mentri Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015 Impian Sagala
Ketua Pelaksana Vice President 1 Vice President 2 Sekretaris Bendahara : Samuel Bernat : Jonathan B. U. Buranda : Erika Handayani : Ririn Erifani Malau : Fetty Wijayanti Acara : Elisabeth S. Logistik : Yoshua Harbyanto Publikasi dan Dokumentasi : Dhea Audria Ticketing Hubungan Masyarakat Sponsorship Marketing dan Konsumsi : Della Kristina : Chaerunnisa : Lisnawati Nainggolan : Yolanda Meitri Cristina K. SUSUNAN ACARA YANG DIRENCANAKAN WAKTU (WIB) DURASI KEGIATAN 09.00-09.03 3' Pembukaan MC 09.03-09.10 7' Sambutan Dekan FEB Unpad 09.10-09.15 5' Sambutan Presiden BEM KEMA FEB Unpad 09.15-09.20 5' Sambutan OCP Scholarship Expo 2015 09.20-09.25 5' MC Time 09.25-11.25 120' Seminar dan Tanya Jawab 11.25-11.40 15' Guest Star 1 13.00-13.05 5' Opening Pameran 13.05-16.30 205' Expo 16.30-16.45 15' Guest Star 2 16.45-16.55 10' Door Prize 16.55-17.00 5' Closing
L. ANGGARAN DANA KEGIATAN RENCANA PEMASUKAN Tiket Rp 7.500.000 Sponsorship Rp 23.945.500 Marketing Rp 7.000.000 Dekanat Rp 1.000.000 Panitia Rp 2.400.000 Total Pemasukan Rp 41.845.500 RENCANA PENGELUARAN Sekretaris Proposal Eksternal 40 buah @ Rp 20.000 Rp 800.000 Proposal Internal Rp 75.000 Laporan Pertanggungjawaban Rp 50.000 Surat Rp 50.000 Total Pengeluaran Sekretaris Rp 975.000 Bendahara Kwitansi Rp 8.000 Berkas Bendahara Rp 100.000 Total Pengeluaran Bendahara Rp 108.000 Acara Hiburan: Guest Star Rp 1.000.000 Moderator Rp 100.000 Master of Ceremony Rp 300.000 Administrasi Rp 300.000 Pembicara Rp 15.000.000 Door Prize Rp 100.000 Total Pengeluaran Acara Rp 16.800.000
Logistik Stempel Rp 100.000 Booth Rp 1.500.000 Office Boy dan Teknisi Rp 400.000 Sertifikat Rp 1.400.000 ATK Rp 100.000 Transportasi Rp 2.000.000 Alat Band Rp 2.000.000 Dekorasi Rp 1.000.000 Total Pengeluaran Logistik Rp 8.500.000 Publikasi dan Dokumentasi Poster A3 Rp 300.000 Spanduk Rp 1.200.000 Guest Book Rp 200.000 Flyer 50 lembar @ Rp 1.000 Rp 50.000 X-Banner Rp 100.000 ID Card (Tali dan Tatakan) Rp 180.000 Kemeja Panitia 60 buah @ Rp 80.000 Rp 4.800.000 Plakat Pembicara Rp 360.000 Pulsa Rp 400.000 Photo Booth Rp 90.000 Total Pengeluaran Publikasi dan Dokumentasi Rp 7.680.000 Konsumsi Snack Pengisi Stand 25 stand @ 3 orang, @ Rp 7.500 Rp 562.500 Snack Pembicara 3 orang @ Rp 15.000 Rp 45.000 Snack Guest Star Rp 150.000 Snack Panitia Rp 150.000 Snack Peserta Rp 1.500.000 Makan Siang Peserta dan Pengisi Stand 375 orang @Rp12.000 Rp 4.500.000
Makan Siang Pembicara 3 orang @ Rp 30.000 Rp 90.000 Makan Siang Panitia Rp 600.000 Konsumsi MC dan Moderator Rp 35.000 Total Pengeluaran Konsumsi Rp 7.632.500 Ticketing Tiket Rp 150.000 Total Pengeluaran Ticketing Rp 150.000 Total Pengeluaran Rp 41.845.500
M. PENAWARAN SPONSORSHIP A. Platinum Platinum sponsor adalah penyedia dana terbesar pada acara Scholarship Expo 2015. Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 55% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 13.170.025 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung. B. Gold Gold sponsor adalah penyedia dana kedua terbesar pada acara Scholarship Expo 2015. Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 30% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 7.183.650 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung. C. Silver Silver sponsor adalah penyedia dana ketiga terbesar pada acara Scholarship Expo 2015. Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 15% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 3.591.825 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung. D. Partner Partner sponsor merupakan instansi, perusahaan, atau lembaga pendukung pada acara Scholarship Expo 2015. Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase maksimal 10% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 2.394.550 dan akan mendapatkan promosi luar ruang pada acara ini.
Adapun fasilitas promosi yang kami tawarkan adalah: No 1 2 Jenis Paket Sponsorship PLATINUM GOLD SILVER PARTNER Spanduk large medium small accustom Backdrop large medium small accustom Promosi X-Banner large medium small accustom luar ruang Poster large medium small accustom Flyer large medium small accustom Tiket large medium small accustom Oleh Media Promosi Partner dalam Oleh MC ruang Saat Event E. Barter Barter adalah instansi, perusahaan, atau perorangan yang dapat memberikan barang atau pun benda fisik pada acara Scholarship Expo 2015 kemudian akan mendapat timbal balik berupa ucapan terima kasih serta penyebutan nama instasi atau perusahaan pada saat acara berlangsung oleh MC.
N. PROSEDUR KERJASAMA 1. Perusahaan yang menerima penawaran kerjasama kami, dapat menghubungi panitia penyelenggaraan melalui Sponsorship Scholarship Expo 2015 dengan contact person: Erika Handayani Chaerunnisa Lisnawati Nainggolan 087788992193 atau ehndyani@gmail.com 08111014326 atau chaerunnisa@live.com 081224823085 atau Lisnawatin9@gmail.com 2. Perjanjian kerjasama dapat dibicarakan pada waktu proses negosiasi.
O. LAMPIRAN PENAWARAN KERJASAMA Spanduk besar Jumlah: 1 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Full colour Ukuran 4m x 6m Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur Spanduk kecil Jumlah: 1 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Full colour Ukuran 3m x 1m Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur Backdroop Jumlah: 1 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Full colour Ukuran 6m x 4m Lokasi pemasangan: lokasi acara Lama pemasangan 1 hari X-Banner Jumlah: 1 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Full colour Lokasi pemasangan: lokasi acara Ukuran 1m x 3m
Poster Jumlah: 60 buah Full colour Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Lokasi pemasangan: jalan umum strategis, sekolah, universitas, studio musik Waktu penyebaran 2 minggu sebelum acara untuk sekolah, 10 hari sebelum acara di jalan Flyer Jumlah: 1 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter Full colour Ukuran 4m x 6m Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur Tiket Jumlah 300 buah Memuat seluruh sponsor terkecuali barter Full colour Stand Setiap instansi, perusahaan, atau lembaga yang menjadi tenant akan mendapat satu stand Ukuran stand 3m x 3m
P. KETENTUAN DAN PROSEDUR SPONSORSHIP 1. Sponsor yang berminat dapat menandatangani Formulir Sponsorhip (terlampir). 2. Sebagai uang muka, sponsor membayar 25% dari dana yang tertera pada Formulir Sponsorhip. 3. Setiap kontrak di bawah Rp 4.000.000 pembayaran hanya dapat dilakuakan sekali, dan pembayaran dilakukan paling lambat 23 Oktober 2015. 4. Setiap kontrak Rp 4.000.0000 sampai dengan Rp 8.000.000 dapat dilakukan dengan dua kali pembayaran. Pada pembayaran pertama (yang telah disertai uang muka) yaitu sebesar 50% dari total dana sesuai dengan yang tertera pada Formulir Sponsorhip. Sedangkan pembayaran pembayaran kedua harus dilunasi paling lambat 23 Oktober 2015. 5. Setiap kontrak diatas Rp. 8.000.000, dapat dilakukan dengan tiga kali pembayaran. Pada pembayaran pertama (yang telah disertai uang muka) yaitu sebesar 50%, pembayaran kedua sebesar 25% dari sisa, dan pembayaran ketiga sebesar sisa dana yang ada, dan pembayaran ketiga ini dapat dilakukan paling lambat 23 Oktober 2015. 6. Apabila sampai batas waktu yang ditentukan partisipan belum melunasi dana yang telah disepakati pada Formulir Sponsorship, maka perjanjian dibatalkan dan uang muka tidak dapat diambil kembali. 7. Pembatalan: a. Bagi yang telah membayar uang muka sebesar 25% atau kurang maka uang tersebut akan menjadi milik panitia b. Bagi yang telah membayar 80% atau lebih, maka panitia akan mengembalikan 50% dari dana yang telah dibayarkan tidak terkecuali uang muka. c. Perjanjian dilakukan antara pembawa proposal yang membawa mandat dari panitia dengan penangung jawab pihak panitia. d. Apabila terjadi hal-hal yang merugikan sponsor, maka pengaduan dilayani selambat-lambatnya tujuh hari sebelum pelaksanaan Scholarship Expo 2015 e. Harap diperiksa dahulu legitimasi dan identitas pembawa proposal dan penawaran sponsorship ini.
PENUTUP Demikianlah proposal ini kami buat sebagai bahan acuan dan kerangka dasar dalam pelaksanaan kegiatan Scholarship Expo 2015. Semoga kegiatan ini dapat terselenggara dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, kami selaku panitia mengharapkan bantuan dan partisipasi dari semua pihak demi kelancaran dan kesuksesan kegiatan ini. Akhir kata, kami mengucapkan terimakasih kepada pihak yang berkenan untuk membantu kelangsungan acara ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan ridho dan rahmat-nya kepada kita semua. Bandung, 15 September 2015 Menyetujui, Presiden Ketua Pelaksana BEM Kema FEB Unpad 2015 Scholarsip Expo 2015 Andhika Agung Antrada NPM 120110120091 Samuel Bernat NPM. 120110120045 Mengetahui, Wakil Dekan I FEB Unpad Menyetujui, Ketua P2K2M FEB Unpad Dr. Harry Suharman, S.E., M.A., Ak. NIP 19630529 19870 1 001 Heriyaldi, S.E., M.E. NIP 19810228 201012 1 004