Desain Sistem Informasi Arsip Digital Berbasis Intranet pada Pusat Data dan Statistik Pendidikan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Blanka Chyntia Altranti 1A113709 Pembimbing : Dr. Dewi Agushinta Rahayu
Latar Belakang Pada instansi pemerintah Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) yang berada di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memiliki pengarsipan. PDSP yang menangani pendataan statistik pendidikan butuh manajemen arsip yang baik untuk menyimpan data penting. Penomoran Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) juga ditanganinya, sehingga begitu banyak arsip dari seluruh sekolah nasional masuk ke dalam instansi ini. PDSP mempunyai database tersendiri untuk menyimpan NISN tetapi mempunyai kelemahan contohnya kita tidak tahu jumlah siswa yang telah diberi NISN dalam suatu Kabupaten. Maka dari itu maka dibuatlah sistem informasi yang memudahkan pekerjaan karyawan dalam hal pengarsipan di instansi tersebut
Batasan Masalah (1) Sistem informasi ini dibuat untuk karyawan dan bisa dioperasikan hanya di Pusat Data dan Statistik Pendidikan karena sistem ini berbasis intranet. Sistem informasi ini hanya menampilkan arsip yang telah diolah dalam bentuk excel kemudian diunggah. Arsip ini di dalamnya terdapat format seperti No, NISN, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Alamat, Tingkat, NPSN, dan juga Nama Orangtua. Dalam fitur searching akan dibuat searching by NISN, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Alamat, Provinsi, Kabupaten/ Kota, Tingkat dan NPSN.
Batasan Masalah (2) Dokumen yang berhasil diunduh ditampilkan dalam format.xls dan.doc Sistem informasi ini juga menampilkan agenda rapat untuk karyawan PDSP dan juga berita terkini. Masalah keamanan data tidak dibahas dalam sistem informasi ini. Sistem informasi ini dapat dijalankan dalam Operasi Sistem Windows. Sistem informasi ini menggunakan database MySQL.
Tujuan Penulisan a) Menghindari kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. b) Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tahu bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital. c) Penghematan tempat, jadi dapat menyimpan ratusan bahkan ribuan dokumen (dalam bentuk kertas) di dalam memori hardisk yang tersedia. d) Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem back-up data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel. e) Pencarian dokumen semakin lebih mudah dengan mencari file (dokumen) berdasarkan kata kunci maupun nama.
Spesifikasi Hardware dan Software Processor Intel Core 2 Duo 2.2Ghz Harddisk 160GB RAM 2GB DDR2 phpmyadmin versi 3.2.4 MySQL versi server 5.1.41 XAMPP versi 1.7.3 Mozilla Firefox 6.0
Bussines Process Penomoran NISN
Perancangan Aplikasi
Class Diagram
Pengujian Sistem Informasi Halaman Administrator Untuk masuk ke halaman ini, mengetikkan alamat ini di url : http://localhost/pdsp/admin/. Lalu setelah itu akan muncul tampilan untuk login sebagai administrator, memasukkan username dan password untuk masuk ke halaman ini.
Pengujian Sistem Informasi Halaman Home Admin (1) Setelah berhasil login, maka secara otomatis website akan masuk ke halaman utama admin, yaitu halaman home. Di halaman home ini terdapat beberapa menu untuk menavigasikan halaman admin agar dapat mengorganisir seluruh kegiatan yang terdapat pada halaman utama untuk karyawan Pusat Data dan Statistik Pendidikan. Menu-menu tersebut di antaranya adalah Home, Manajemen User, Download, Manajemen Modul, Upload Daftar Siswa, Profil Lembaga, Berita, Agenda, Pengumuman, Banner, Hubungi Kami dan Logout
Pengujian Sistem Informasi Halaman Home Admin (2) Tampilan halaman home admin
Pengujian Sistem Informasi Halaman User - Home Halaman ini merupakan tampilan keseluruhan konten yang telah di-input oleh admin di halaman admin. Sehingga user (karyawan) pun dapat mengakses dan melihat halaman ini. Berikut adalah tampilan home user.
Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan yang terdapat pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : Pada proses penyimpanan data siswa yang telah diberi NISN menggunakan media penyimpanan database sehingga dalam proses pengolahan data seperti pencarian NISN siswa dapat ditemukan lebih cepat. Meminimumkan kerusakan dokumen kertas karena telah diarsip secara digital. Tidak butuh ruangan yang luas untuk menyimpan ratusan dokumen, karena sudah disimpan dalam arsip digital. Sistem informasi ini merupakan sebuah aplikasi yang bisa digunakan sebagai tempat penyimpanan file maupun dokumendokumen yang siap didownload seperti data siswa NISN dan surat undangan rapat untuk karyawan.
Saran Sistem informasi arsip digital berbasis intranet ini merupakan aplikasi yang masih sangat sederhana, Penulis menyarankan untuk penyempurnaan program baik dari segi tampilan web-nya maupun konten dari halaman user.
Terima Kasih