Daftar Isi 1 Pendahuluan... 2 1.1 Panitia Pengadaan... 2 1.2 Cara Panitia Pengadaan Mendapatkan User Account... 2 1.3 Alur Proses Panitia Pengadaan Pengadaan Dalam Aplikasi... 3 2 Memulai Aplikasi... 3 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur... 4 3.1 Menu Kelola Paket... 4 3.2 Menu Log Akses... 15 4 Mengakhiri Aplikasi... 15 5 Penutup... 16 1 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
1 Pendahuluan Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah. Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah (SPLKP) dibuat agar proses penunjukan langsung untuk pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam SPLKP, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP) kendaraan bermotor. Dengan adanya SPLKP, diharapkan proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan. 1.1 Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam SPLKP, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut: Membuat paket; Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket; Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan; Mendownload format standar kontrak; Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan. 1.2 Cara Panitia Pengadaan Mendapatkan User Account Panitia Pengadaan dapat menggunakan User Account yang biasa digunakan untuk masuk ke dalam SPSE untuk masuk ke dalam SPLKP. Setelah Panitia masuk ke dalam SPSE, akan ada menu untuk masuk ke dalam SPLKP dari SPSE. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada bab 2, yaitu Memulai Aplikasi. 2 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
1.3 Alur Proses Panitia Pengadaan Pengadaan Dalam Aplikasi 2 Memulai Aplikasi Gambar 1 1 Alur Panitia Pengadaan Sebelum masuk ke dalam SPLKP, Panitia dapat masuk ke dalam SPSE seperti biasa. Setelah masuk ke dalam SPSE, akan ada link untuk masuk ke dalam SPLKP, yaitu SPLKP Beta di bagian bawah menu utama seperti pada gambar 2 1. 3 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur Gambar 2 1 Halaman Login Setelah berhasil login, maka akan tampil halaman yang berisi menu menu untuk Panitia Pengadaan. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3.1 Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan penunjukan langsung kendaraan bermotor pemerintah. Pada halaman awal menu Kelola Paket, ditampilkan daftar paket yang ditangani oleh Panitia yang bersangkutan seperti pada gambar 3 1. Gambar 3 1 Halaman Daftar Paket Untuk membuat paket baru, klik tombol Buat Paket pada bagian bawah halaman Daftar Paket seperti pada gambar 3 1. Setelah itu, akan muncul halaman untuk menambah paket seperti pada gambar 3 2 dan 3 3. 4 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Gambar 3 2 Halaman Buat Paket Baru (1) Gambar 3 3 Halaman Buat Paket Baru (2) o Nama Instansi : Nama Instansi yang melakukan penunjukan langsung. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat Pesanan; o Nama Satuan Kerja : Nama Satuan Kerja yang melakukan penunjukan langsung; o Alamat Satuan Kerja : Alamat Satuan Kerja yang melakukan penunjukan langsung; o Nama Paket : Nama Paket yang digunakan untuk penunjukan langsung; o Kode Anggaran : Nomor Pesanan kendaraan bermotor dari pihak Instansi kepada pihak Penyedia; o PA dan NIP : Nama Pengguna Anggaran dan NIP yang bersangkutan; o Panitia Pengadaan dan NIP : Nama Panitia Pengadaan dan NIP yang bersangkutan; o Jabatan Panitia Pengadaan : Jabatan Panitia Pengadaan yang bersangkutan; 5 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
o Anggota ULP : Nama ULP dan NIP ULP yang melakukan proses penunjukan langsung kendaraan bermotor. Ditulis dengan format <nama ulp> [<nip ulp>], misalkan Ridho Budiharto [13504024] ; o Merk : Merk kendaraan bermotor yang akan ditunjuk; o Perusahaan Penyedia : Nama Perusahaan Penyedia kendaraan bermotor sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Alamat Perusahaan Penyedia : Alamat Perusahaan Penyedia kendaraan bermotor sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Tanggal Pesanan : Tanggal pesanan kendaraan bermotor dilakukan dari pihak Instansi ke Pihak Penyedia; o Tanggal Tagih : Tanggal tagihan pembayaran dari pihak Penyedia ke pihak Instansi; o Tanggal Bayar : Tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor dari pihak Instansi ke pihak Penyedia; o Tanggal Datang Kendaraan : Tanggal serah terima kendaraan dari pihak Penyedia ke pihak Instansi; o Tanggal STNK : Tanggal serah terima STNK dari pihak Penyedia ke pihak Instansi; o Tanggal BPKB : Tanggal serah terima BPKB dari pihak Penyedia ke pihak Instansi; Setelah selesai, klik tombol Simpan pada bagian bawa halaman. Untuk melihat daftar kendaraan pada sebuah paket, klik link Daftar Kendaraan pada paket yang bersangkutan pada halaman Daftar Paket seperti pada gambar 3 4. Setelah itu, akan muncul halaman Daftar Kendaraan seperti pada gambar 3 5. Gambar 3 4 Halaman Daftar Paket 6 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Gambar 3 5 Halaman Daftar Kendaraan Untuk menambah data kendaraan pada sebuah paket, klik tombol Tambah Kendaraan pada halaman Daftar Kendaraan seperti pada gambar 3 5. Setelah itu, akan muncul halaman untuk menambah data kendaraan seperti pada gambar 3 6. Gambar 3 6 Halaman Tambah Kendaraan o Standar Biaya Umum (SBU) : SBU yang digunakan untuk pengadaan kendaraan bermotor sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 100/PMK.02/2010; o Model : Model kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Tipe : Tipe kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Tahun : Tahun kendaraan bermotor yang dipesan tersebut diproduksi; o Warna : Warna kendaraan bermotor yang dipesan tersebut; o Harga Acuan HPS : Harga Acuan HPS kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; 7 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
o Harga PKB : Harga PKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Harga BBNKB : Harga BBNKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai yang tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Ongkos Kirim : Harga Ongkos kirim kendaraan bermotor yang akan dipesan apabila tertulis pada Portal Pengadaan Nasional; o Total Harga Satuan : klik tombol Hitung Total Harga untuk menjumlahkan Harga Acuan HPS, Harga PKB, Harga BBNKB, dan Ongkos Kirim secara otomatis; o Jumlah Pesanan : Jumlah pesanan kendaraan bermotor yang akan dipesan. Setelah selesai, klik tombol Simpan pada bagian bawah halaman. Setelah itu, akan dibawa ke halaman Negosiasi secara otomatis seperti pada gambar 3 7. Gambar 3 7 Halaman Negosiasi dan Survey Survey Pasar Data survey kendaraan yang dimasukkan di bawah ini harus dengan merk dan tipe yang sama dengan yang akan dipesan. o Nama Penyedia : Nama Penyedia yang disurvey harga kendaraannya; o Alamat : Alamat Penyedia yang disurvey harga kendaraannya; 8 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
o Tanggal Survey : Tanggal melakukan survey harga kendaran bermotor; o Nama Marketing : Nama Marketing Penyedia yang disurvey; o No. Telepon : Nomor Telepon Penyedia yang disurvey; o Harga OTR Plat Hitam : Harga OTR Plat Hitam kendaraan yang disurvey; o Harga Pasar : Harga Pasar kendaraan yang disurvey; o Harta OTR Plat Merah : Harga OTR Plat Merah kendaraan yang disurvey. Negosiasi Harga dan Teknis o Tanggal Negosiasi Harga : Tanggal Negosiasi dengan penyedia yang akan menyediakan kendaraan bermotor; o Peserta Negosiasi : Nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi harga dari pihak Instansi; o Harga yang Diajukan Tim Nego : Harga kendaraan yang diajukan oleh tim nego kepada pihak Penyedia; o Harga yang Disepakati : Harga yang disepakati oleh pihak Instansi dan pihak Penyedia. Setelah Selesai, klik tombol Simpan pada bagian bawah halaman. Untuk mengedit data kendaraan, klik salah satu link nama kendaraan pada halaman Daftar Kendaraan seperti pada gambar 3 8. Setelah itu, akan muncul form seperti saat menambah kendaraan baru. Setelah selesai diedit, klik tombol Simpan pada bagian bawah halaman Edit Kendaraan seperti pada gambar 3 9. Gambar 3 8 Link Nama Kendaraan 9 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Gambar 3 9 Halaman Edit Kendaraan Untuk menghapus data kendaraan, klik tombol Hapus Kendaraan pada bagian bawah halaman Edit Kendaraan seperti pada gambar 3 9. Untuk mengedit data paket, klik salah satu link nama paket pada halaman Daftar Paket seperti pada gambar 3 10. Setelah itu, akan muncul form seperti saat membuat paket baru. Setelah selesai diedit, klik tombol Simpan pada bagian bawah halaman seperti pada gambar 3 11. Gambar 3 10 Link Nama Paket 10 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Gambar 3 11 Halaman Edit Paket (1) Gambar 3 12 Halaman Edit Paket (2) Untuk membatalkan paket, klik kotak/checklist Paket Batal pada bagian bawah halaman dan isikan alasan pembatalan paket seperti pada gambar 3 12. Setelah itu, klik tombol Simpan. Untuk mencetak Surat Pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada paket yang bersangkutan pada halaman Daftar Paket seperti pada gambar 3 13. Setelah itu, akan muncul halaman Cetak Surat Pemesanan seperti pada gambar 3 14. Pada halaman Cetak Surat Pesanan, Panitia dapat memasukkan informasi kontrak dan surat pesanan. 11 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Gambar 3 13 Link Cetak Surat Pemesanan Gambar 3 14 Halaman Cetak Surat Pemesanan Kontrak Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada di Kontrak antara PPK dan Penyedia. Data data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut: o Nomor Dokumen Kontrak; o Tanggal Dokumen Kontrak; o Harga Total Kontrak; o Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia); o Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia). 12 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
Surat Pesanan Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan. Datadata yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut: o Nomor Surat Pesanan; o Tanggal Selesai Pekerjaan; o Tanggal Terima Barang; o Alamat Pengiriman Barang; o Tempat Penandatanganan Dokumen; o Tanggal Penandatanganan Dokumen; o Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia); o Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia). Setelah selesai dimasukkan, klik tombol Cetak Surat Pesanan pada bagian bawah halaman. Contoh hasil file pdf yang dapat dicetak dari aplikasi dapat dilihat pada gambar 3 15. 13 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
14 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
3.2 Menu Log Akses Gambar 3 15 Contoh Surat Pesanan Menu ini berisi informasi catatan login ke dalam aplikasi yang dilakukan oleh user Panitia Pengadaan seperti pada gambar 3 5. Informasi dalam halaman ini antara lain: Alamat IP : Alamat IP komputer yang digunakan Panitia Pengadaan saat login ke dalam aplikasi; User Agent : Nama browser dan Sistem Operasi yang digunakan; Waktu Login : Waktu Login Panitia Pengadaan ke dalam aplikasi; Waktu Logout : Waktu Logout Panitia Pengadaan dari aplikasi. 4 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk keluar dari aplikasi seperti pada gambar 4.1. 15 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
5 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi SPLKP tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, SPLKP diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi SPLKP yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian SPLKP, silakan menghubungi nomor Helpdesk LPSE LKPP. 16 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah
17 Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.2.4 Sistem Penunjukan Langsung Kendaraan Pemerintah