BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan tekonologi informasi yang terjadi saat ini memungkinkan berkembangnya suatu cara penyimpanan maupun pengelolaan data secara elektronik. Teknologi dan informasi yang semakin baik membawa dampak positif bagi pola perkembangan dan kemajuan di bidang kearsipan. Arsip kegiatan merupakan contoh dari arsip bernilai sejarah, apabila arsip digolongkan berdasarkan nilai dan kegunaanya. Menurut Sugiarto (2005) sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional, kabinet secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer mempunyai kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar atau dokumen. Pengelolaan arsip kegiatan dengan sistem pengarsipan bukan hanya menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Selain itu proses penyimpanan data dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan dengan sistem pengarsipan dokumen kegaitan berbasis komputer. Arsip kegiatan bersifat dinamis karena terus mengalami perkembangan seiring dengan perkembangan suatu organisasi atau instansi, namun terkadang perkembangan arsip memunculkan masalah baru. Masalah yang muncul tidak hanya dalam hal penyimpanan dan pemeliharaan arsip secara keseluruhan namun juga pada proses penemuan kembali suatu arsip. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pengarsipan kegiatan di Perpustakaan UGM maka berikut ini merupakah permasalahan yang sering dihadapi. 1
2 1. Lokasi dokumen kegiatan yang tidak diketahui menjadi penghambat penemuan kembali dokumen kegiatan dengan segera, apabila sewaktuwaktu dokumen kegiatan diperlukan kembali. 2. Sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan yang kurang sempurna serta peminjaman atau pemakaian arsip kegiatan oleh pimpinan atau pustakawan yang lain terkadang menyebabkan hilangnya arsip kegiatan. 3. Arsip yang terus bertambah dari tahun ke tahun tanpa diikuti dengan penyusutan, sehingga tempat penyimpanan dokumen kegiatan tidak mencukupi lagi. Pengarsipan dokumen kegiatan di Perpustakaan UGM sebelumnya telah dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan cara petugas pengarsipan mencatat kemudian dilakukan pencetakan dokumen kegiatan. Namun terkadang dokumen kegiatan tersebut tidak terletak di satu tempat melainkan dibanyak tempat. Hal tersebut menyulitkan pustakawan pada saat akan melakukan evaluasi kegaitan yang telah berlangsung. Atas dasar permasalahan diatas maka perlu dibangun sebuah sistem pengarsipan dokumen kegiatan yang mampu memberikan solusi bagi permasalahan yang ada saat ini. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat sistem pengarsipan dokumen kegiatan yang mampu menangani masalah penyusutan, pelaporan dan penyimpanan data agar mudah ditemukan pada saat pencarian. 1.3 Batasan Masalah Dengan memperhatikan luasnya cakupan permasalahan, maka permasalahan pada sistem ini dibatasi sebagai berikut: 1. Penelitian ini tidak membahas mengenai pengaturan jaringan LAN yang akan digunakan di Perpustakaan UGM. 2. Sistem hanya menangani masalah arsip kegiatan. 3. Sistem tidak menangani masalah surat menyurat.
3 4. Tidak membahas mengenai keamanan sistem 5. Arsip kegiatan dari tahun 2014 dan seterusnya 1.4 Tujuan Penelitian Sesuai latar belakang dan pokok permasalahan yang telah diuraikan, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu sistem pengarsipan dokumen kegiatan berbasis komputer yang dapat menyimpan data sehingga dapat ditemukan kembali dengan segera. 1.5 Manfaat Penetian Manfaat penelitian ini bagi pengguna sistem adalah: 1. Dokumen kegiatan dapat tersimpan disatu tempat dan dapat ditemukan kembali dengan segera. 2. Penggunaan sistem dapat mempermudah evaluasi setiap kegiatan karena dokumen telah tersimpan di satu tempat dan dapat ditemukan dengan segera sehingga dapat menjadi acuan utuk penyelenggaraan kegitan selanjutnya. 3. Pengguna dapat mencetak suatu detail kegiatan atau laporan setiap bulan atau tahun. 4. Mendukung lingkungan Perpustakaan UGM untuk menerapkan budaya paperless office. 1.6 Metodologi Penelitian Langkah langkah penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data Beberapa metode yang dilakukan dalam penelitian, yaitu: a. Studi Literature Pada tahap ini dilakukan penelusuran terhadap penelitian serupa yang telah dikakukan sebelumnya, khususnya yang berkaitan dengan sistem dokumentasi atau sistem arsip yang berbasis komputer.
4 b. Wawancara Pada tahap wawancara, penulis melakukan wawancara degan dengan kepala bidang database, staff IT dan petugas pengarsipan di perpustakaan UGM. 2. Pengembangan Sistem Sistem pelaporan akan dikembangkan dengan metode waterfall, yang terdiri dari tahapan seperti berikut: a. Analisis Sistem Pada tahap ini peneliti melakukan analisa terhadap permasalahan dengan menentukan kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional sistem. b. Perancangan Sistem Pada tahap percancangan sistem peneliti merancang sistem sesuai dengan tujuan awal sehingga dapat memberikan manfaat bagi pengguna. Sistem dirancang dengan UML menggunakan usecase diagram, activity diagram dan struktur menu. c. Implementasi Sistem Sistem yang telah dirancang selanjutnya diimplementasikan dengan bahasa pemrograman PHP framework Codeigniter. Pada tahap ini peneliti menerapkan semua hasil analisis dan perancangan sistem untuk membangun sistem pengarsipan dokumen kegiatan. d. Pengujian Sistem Tahap ini digunakan sebagai tolok ukur keberhasilan pembangunan sistem pengarsipan dokumen kegiatan yang telah dibuat. Pengujian sistem dilakukan dengan menjalankan fungsi cetak laporan, lihat jumlah arsip, cetak detail kegiatan dan download lampiran arsip. e. Dokumentasi Sistem Dokumentasi sistem merupakan proses pendokumentasian sistem ke dalam sebuah karya tulis sehingga dapat dipergunakan untuk penelitian atau pengembangan sistem selanjutnya.
5 1.7 Sistematika Penulisan Laporan penelitian ini terdiri dari 6 bab yaitu Pendahuluan, Tinjauan Pustaka, Dasar Teori, Analisis dan Perancangan Sistem, Implementasi Sistem, Pengujian dan Pembahasan, dan Kesimpulan dan Saran. Berikut merupakan uraian dari masing-masing bab. BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang pembuatan sistem, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab tinjauan pustaka berisi tentang hasil studi literatur yang telah dilakukan. Bab ini membahasan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya dan menyediakan tabel perbandingan antara penelitian-penelitian yang relevan yang telah dilakukan sebelumnya dengan sistem pengarsipan dokumen. BAB III DASAR TEORI Bab ini berisi teori dan konsep yang mendukung penilitian, yaitu teori mengenai sistem pengarsipan dokumen kegiatan berbasis komputer. Sumber berasal dari buku atau sumber-sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab analisis dan perancangan sistem penulis menganalisa dan menjelaskan secara detail mengenail sistem yang akan dibabangun. Mulai dari tahap analisis sistem, perancangan sistem, perancangan basis data dan perancangan antarmuka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab implementasi sistem berisi rincian penerapan dan desain sistem yang sudah dibuat menjadi sebuah sistem. BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas mengenai hasil penelitian dan pembahasan secara mendetai mengenai sistem pengarsipan dokumen kegiatan.
6 BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir yaitu kesimpulan dan saran yang akan membahasi mengenai kesimpulan dari pembuatan sistem pengarsipan dokumen kegiatan dan saran untuk penelitian serupa yang akan dilakukan dimasa yang akan datang.
7