PEDOMAN TATA NASKAH DINAS oleh :

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS oleh : Robaini, S.IP Badan Pengawas Obat dan Makanan Jakarta, Juli 2016

MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN TUJUAN : Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan kemampuan melaksanakan tugas administrasi perkantoran secara baik dan benar sesuai dengan peraturan.

PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Kurangnya pemahaman terhadap Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman TND Perlunya sosialisasi yang lebih intensif

MAKSUD DAN TUJUAN a. Menggunakan acuan yang sama dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. b. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

SASARAN a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

ASAS EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN ASAS TATA NASKAH DINAS PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN KECEPATAN, KETEPATAN DAN KEAMANAN

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. A. NASKAH DINAS ARAHAN Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan

WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan Perundangundangan. Pengabsahan Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. Intern ----- Nota Dinas + Memorandum/Memo Dinas 2. Ekstern ---- Surat Dinas C. NASKAH DINAS KHUSUS 1. Surat Perjanjian - Dalam Negeri - - Internasional 2. Surat Kuasa 3. Berita Acara (BA) 4. Surat Keterangan 5. Surat Pengantar 6. Pengumuman

SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS 1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

CARA PENOMORAN NASKAH DINAS Contoh penomoran Instruksi: INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001 Keterangan : a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan (Kepala Badan POM) c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit e) 001 : Nomor (nomor urut dalam satu tahun takwim)

CARA PEMBUBUHAN PARAF Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan surat. (b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/ setelah nama pejabat penanda tangan.

KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH

PENGAMANAN NASKAH DINAS Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari : 1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara; 2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi; 3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan 4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

PEMBERKASAN Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai identitas arsip yg akan disimpan.

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP 1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi 2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap 3. Membantu saat proses penyusutan

PERALATAN YANG DIGUNAKAN 1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip 2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab 3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam, diletakkan di folder dimana arsip itu diambil 18

SARANA PEMBERKASAN PERANGKAT KERAS : PERANGKAT LUNAK : FILING CABINET, LEMARI ARSIP, SEKAT/GUIDE, FOLDER KODE KLASIFIKASI INDEKS TUNJUK SILANG

PENYIMPANAN ARSIP PENYIMPANAN ARSIP AKTIF PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF 1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah 2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) 3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4. Prosedur: a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode d. Tunjuk silang e. Penyortiran f. Penempatan arsip 1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota; 2. Prinsip original order dan provenance 3. Prosedur: a. Penerimaan b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya. c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar d. Penandatanganan BA pemindahan arsip e. Penataan arsip dalam boks f. Pelabelan g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan memperhatikan daftar arsip yang dipindahkan

Sosialisasi SE Kearsipan PERALATAN YANG DIGUNAKAN 3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip. Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas. 4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar) 21

FOLDER 2 cm 8 cm TAB 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

35,5 cm 24 cm 2 cm Tab 8 cm Folder dengan tab disamping

GUIDE ATAU SEKAT PRIMER SEKUNDER TERSIER FOLDER TE

PIDANA PERDATA HK.O3 BANTUAN HUKUM HK. HUKUM

Sosialisasi SE Kearsipan OUT INDIKATOR NO NAMA PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI PARAF PEMINJAM PARAF KEMBALI 26

TATA CARA PEMBERKASAN

PROSEDUR PEMBERKASAN 1. PEMERIKSAAN memeriksa surat/berkas yang akan disimpan, dengan cara : - lihat disposisi (simpan, file, arsip) - Kelengkapan surat - Kondisi fisik

2. PENENTUAN INDEKS - tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi, nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering disebut atau digunakan, - singkat dan jelas - Mewakili topik yang ada dalam arsip, - Spesifik - Mudah dikenali dan mudah dipahami - Lazim digunakan

CONTOH CARA MENGINDEKS: Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD Kodenya : Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT Sekunder : HM.02. Protokoler Tersier : HM.02.01. Kunjungan Indeksnya : Kunjungan DPRD

3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan Kode Klasifikasi.

KEGUNAAN KLASIFIKASI MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS; MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS; UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

PENGERTIAN KLASIFIKASI Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.

KLASIFIKASI Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya. berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.

CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

4. TUNJUK SILANG JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI LEBIH 2 MASALAH ATAU JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

TUNJUK SILANG Jenis: 1. Lembaran Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain. 2. Guide/ Folder Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.

5. PENEMPATAN ARSIP yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet

Cuti alasan PENTING 188 - TAHUN 2007 Cuti Tahunan Simulasi pemberkasan Arsip Kepegawaian Kp.09.01. Cuti KP.09. Kesejahteraan KP. KEPEGAWAIAN g

471 - DUSUN ADIREJO 471 - DUSUN MANDALA 471 - DUSUN LEREP 471 KARTU KELUARGA 470 - KEPENDUDUKAN Simulasi penataan arsip kependudukan 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT

PEMBERKASAN ARSIP 41

Almari Arsip

FILING CABINET Tampak Depan Tampak Samping

arsip tertib 5

DAFTAR BERKAS UNIT PENGOLAH Bertujuan NOMOR untuk mengetahui KODE jumlah URAIAN arsip di instansi KURUN yang akan dibenahi BERKAS KLASIFIKASI WAKTU Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip INFORMASI BERKAS JUMLAH KET Nama Instansi : Alamat :

DAFTAR ISI BERKAS NO. BERKAS Bertujuan NO. ITEM untuk mengetahui KODE jumlah URAIAN arsip di instansi yang akan dibenahi ARSIP KLASIFIKASI Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip INFORMASI BERKAS TGL JUMLAH KET Nama Instansi : Alamat :

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP 1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas. 2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada: a. Level Jabatan b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.

LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP 4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan 5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjang 6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman 7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula

PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP Buku Peminjaman Arsip NO. URUT KODE / NO.SURAT ISI RINGKAS JUMLAH BERKAS NAMA PEMINJAM PARAF / TGL PINJAM PARAF / TGL KEMBALI

OUT INDICATOR Sebagai pengganti arsip yang dipinjam. 1 folder outguide 1 atau beberapa lembar outsheet

OUT GUIDE No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf OUT SHEET No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA