BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Evaluasi dan Sistem 1. Pengertian Evaluasi Evaluasi adalah suatu proses dalam menyediakan informasi untuk mengetahui sejauh mana kegiatan tersebut telah dicapai. Evaluasi mengukur suatu pekerjaan atau hal-hal yang telah dilakukan, evaluasi sangat berguna atau bermanfaat karena dapat mengetahui tingkatan pekerjaan dan juga sebagai penilaian terhadap apa yang telah dikerjakan atau dilakukan (Artikelsiana, 21 Januari 2015). Tuckman (1975:12) mengatakan bahwa evaluasi adalah suatu proses untuk mengetahui atau menguji apakah suatu kegiatan, proses kegiatan telah sesuai dengan tujuan atau kriteria yang ditentukan. Stutflebeam dalam Arikunto dan Jabar (2010:2) mengatakan bahwa, evaluasi merupakan proses penggambaran, pencarian dan pemberian informasi yang sangat bermanfaat bagi pengambil keputusan dalam menentukan alternatif keputusan. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah suatu proses untuk mengetahui atau mengukur kegiatan tertentu, tujuannya supaya dapat diketahui apakah proses kegiatan tersebut berjalan sesuai yang direncanakan atau ditentukan. 5
6 2. Pengertian Sistem Sistem adalah istilah yang tidak asing lagi didengar, banyak masyarakat mengatakan sistem yaitu suatu kesatuan yang saling berkaitan satu sama lain dan memiliki fungsi serta tugas untuk mencapai tujuan tertentu. Mulyadi (2001:1) mengartikan sistem sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. System is a set of interrelated parts, working independently and jointly, in pursuit of common objectives of the whole, within a complex environment atau sistem adalah kumpulan unsur-unsur atau bagianbagian yang berinteraksi, saling ketergantungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu dalam lingkungan yang kompleks (Shrode dan Voich, 1974:122). Sistem dan prosedur hampir sama jika sistem diartikan Mulyadi (2001:1) seperti di atas maka prosedur diartikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang, dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Perusahaan yang saat ini hidup dalam sebuah lingkungan kompetisi yang ketat dan berubah secara terus menerus. Dalam kondisi seperti ini perusahaan memerlukan cara baru yang lebih cepat dan lebih dapat dipercaya dalam memperoleh informasi. Untuk memenuhi kebutuhan ini, sebuah sistem informasi akuntansi harus secara berkelanjutan mengubah diri, mulai dari perubahan kecil sampai perubahan besar. Pada umumnya sangat jarang ada sebuah sistem mengalami perubahan menyeluruh bahkan
7 digantikan dengan sistem yang baru. Alasan-alasan dilakukan perubahan sistem perusahaan antara lain: 1. perubahan kebutuhan pemakaian, 2. perubahan teknologi, 3. perbaikan proses pengelolaan bisnis, 4. dorongan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, 5. peningkatan produktifitas, 6. pertumbuhan perusahaan, 7. downsizing, dan 8. perbaikan kualitas (Krismiaji, 2010:173). a. Siklus Pengembangan SIA Perubahan terhadap Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat berupa perubahan kecil maupun perubahan menyeluruh. Seberapapun besarnya perubahan terhadap sebuah sistem, upaya perbaikan yang dilakukan tetap melalui sebuah proses yang sama yang disebut daur hidup pembuatan sistem. (System Devolepment Llife Cycles/ SDLC), terdiri atas lima tahap. Tahap tersebut digambarkan seperti pada halaman selanjutnya (Krismiaji, 2010:174).
8 Analisis Sistem Lakukan investigasi awal Lakukan survei sistem Lakukan studi kelayakan Tentukan kebutuhan dan syarat Informasi Susun persyaratan sistem Operasi dan Pemeliharaan Penggunaan sistem Modifikasi sistem Lakukan pemeliharaan rutin Susun usulan perbaikan sistem Peracangan Konsep Evaluasi alternatif Susun spesifikasi rancangan Susun persyaratan rancangan konsep Implementasi dan Konversi Susun rencana implementasi Konversi Pasang hardware dan software Latih karyawan Uji sistem Susun dokumentasi Konversi ke sistem baru Kaji ulang pasca implementasi Susun aporan implementasi Perancangan Fisik Perancangan output Perancangan database Perancangan input Perancangan program Penyusunan prosedur Perancangan kendali Susun sistem lengkap Gambar 2.1 Siklus Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Sumber: Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
9 Sistem memiliki bermacam-macam bentuk, sistem tersebut memiliki karakteristik yang universal. Konsep sistem informasi mengelompokkan sistem ke dalam empat kelompok, seperti yang pada gambar berikut. Tertutup Proses Lingkungan Relatif Tertutup Lingkungan Input Proses Output Terbuka Input Gangguan Proses Lingkungan Output Pengendalian Umpan Balik Lingkungan Input Proses Output Gambar 2.2 Jenis-jenis Sistem Sumber: Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
10 Sistem yang baik pasti memiliki kriteria atau ciri-ciri khusus. Ciri- ciri tersebut antara lain. 1. Sistem bersifat terbuka, suatu sistem dapat dikatakan terbuka jika berinteraksi dengan lingkungannya. Sebaliknya, dikatakan tertutup jika mengisolasikan diri dari pengaruh apapun. 2. Sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem dan setiap subsistem, terdiri lagi dari subsistem lebih kecil dan begitu seterusnya. 3. Subsistem saling bergantung satu sama lain dan saling memerlukan. 4. Sistem mempunyai kemampuan untuk mengatur diri sendiri (self regulation). 5. Sistem memiliki tujuan dan saran (Utsman Ali,11 November 2014). b. Flowchart Sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak beserta urut-urutannya dengan menghubungkan masing-masing langkah menggunakan tanda panah. Tujuan digunakannya flowchart berguna untuk mempermudah analisis dan program untuk memecahkan masalah
11 ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil atau detail dan mambantu dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoprasian. Flowchart juga memiliki fungsi, salah satu fungsinya antara lain: 1. menggambarkan proses-proses produksi sehingga mudah dipahami dan mudah dilihat berdasarkan urutan langkah dari suatu proses ke proses lainnya, 2. menyederhanakan rangkaian proses atau prosedur untuk memudahkan pemahaman pengguna terhadap informasi tersebut (Rian Akbar, 18 Desember 2014). B. Paket dan Surat 1. Pengertian Paket Paket merupakan suatu barang atau benda yang dikirim dalam jumlah yang besar ataupun sedikit dan dibungkus dalam kardus, plastik, ataupun kayu. Dibungkus menggunakan kayu apabila barang atau benda tersebut mudah pecah. Pengertian paket menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah barang yang dikirimkan dalam bungkusan melalui pos dan perusahaan ekspedisi atau sejumlah barang yang dibungkus menjadi satu yang dikirimkan maupun dijual secara keseluruhan sebagai satu kesatuan
12 2. Pengertian Surat Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal yaitu sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja (Fadhilaalhayat, 30 Juni 2015). Surat alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sedarmayati, 2001:162). Warsanto (1997:120) mengartikan surat sebagai surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu. Dari paparan di atas dapat dikatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi secara tidak langsung, ditulis dengan menggunakan lembaran kertas guna untuk menyampaikan informasi kepada pihak tertentu. Surat juga memiliki beberapa jenis. 1. Surat Pribadi Surat Pribadi biasa digunakan untuk kepentingan pribadi misalnya dikirimkan kepada keluarga, teman, dan saudara. Ditulis dengan bahasa bebas atau sesuai keinginan pengirim, tidak menggunakan kop surat dan nomor surat, hanya menggunakan salam pembuka dan penutup yang bervariasi, serta format penulisan bebas.
13 2. Surat Resmi Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi. Surat ini biasa digunakan pada instansi, perusahaan, perseorangan maupun organisasi, dapat dalam bentuk undangan, surat edaran atau surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi yaitu: a. menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi, instansi, perusahaan, maupun perseorangan, b. nomor surat, lampiran, perihal, c. menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim, d. penggunaan ragam bahasa resmi, dan e. menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. Ada aturan format baku dalam bagian surat resmi: i. Kepala atau kop surat terdiri dari. 1. Nama instansi, perusahaan, perseorangan, dan organisasi ditulis dengan huruf kapital atau huruf besar. 2. Alamat instansi, perusahaan, perseorangan, dan organisasi ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil. 3. Logo instansi, lembaga, perusahaan, dan organisasi. 4. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan. ii. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat. iii. Hal, berupa garis besar isi surat.
14 iv. Tanggal surat (ditulis di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat). v. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada). vi. Pembuka/ salam pembuka (diakhiri tanda koma). vii. Isi surat. Isi surat berupa uraian hari, tanggal, waktu tempat ditulis dengan huruf kecil, kecuali berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) viii. Penutup Penutup biasanya berisi: 1. salam penutup, 2. jabatan, 3. tanda tangan, 4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP), dan 5. tembusan surat, berupa penyertaan atau pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. 3. Surat Niaga Surat Niaga biasa digunakan bagi suatu badan yang sedang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti halnya perusahan industri dan jasa.surat ini berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar. Surat ini terdiri atas surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Salah satu contoh surat ini adalah suarat penawaran dan surat penagihan.
15 4. Surat Dinas Surat Dinas digunakan untuk kegiatan yang bersifat formal, contohnya instansi dinas dan tugas kantor. Fungsi dari surat ini sebagai bukti dokumen secara tertulis, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas: a. Menggunakan kop surat dan instansi yang bersangkutan. b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal. c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku. d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi. e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat. f. Format surat tertentu. 5. Surat Lamaran Pekerjaan Surat Lamaran Pekerjaan ini digunakan seseorang ketika mendaftarkan pekerjaan pada sebuah perusahaan maupun instansi. Surat ini termasuk dalam surat resmi ataupun dinas. Penulisannya juga tidak jauh berbeda dengan penulisan surat resmi. Ciri-ciri suart lamaran pekerjaan: a. Kepala surat b. Tempat dan tanggal pembuatan surat c. Nomor surat d. Lampiran
16 e. Hal atau perihal f. Alamat tujuan g. Salam pembuka h. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu : 1. Paragraf pembuka 2. Isi surat 3. Paragraf penutup 4. Salam penutup 5. Tanda tangan dan nama terang Dari paparan di atas hanya sebagian saja pengertian dan jenis surat yang disampaikan, masih terdapat banyak lagi macam-macam surat dan kegunaannya seperti surat penawaran, surat kuasa, surat undangan dan lain-lain.