BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di dalam perusahaan atau instansi tentu nya memiliki data yang cukup besar, salah satunya adalah inventory. Suatu kegiatan dalam proses pengolahan data pada suatu gudang di sebut system inventory. Sistem inventory memiliki pengaruh yang sangat besar bagi instansi atau perusahaan karena dapat membantu pengolahan data barang dan memudahkan pelaporan data barang yang tersedia. Suatu instansi yang tidak memiliki inventory akan mengalami sedikit masalah dalam pengolahan data barang. Contohnya yang terdapat pada departemen IT di PT. Sunlife Financial Indonesia melakukan sistem pencatatan data inventory secara manual. Staff IT melakukan pendataan barang. Aktivitas pendataannya meliputi pendataan barang baru yang masuk, barang lama yang masih layak di gunakan untuk peminjaman, dan barang rusak yang harus di ganti. Kemudian data tersebut di olah menjadi laporan inventory kepada pihak Head of IT dengan menggunakan Microsoft excel. Proses pendataan seperti ini kurang efektif karena dibutuhkan ketelitian, dalam pendataan dengan jumlah barang yang banyak sering mengakibatkan terjadinya data yang ganda dan dalam proses pembuatan laporan data inventory membutuhkan proses yang lama karena staff IT harus membuat data baru. Permasalahan tersebut membuat staff IT harus bekerja secara berulang-ulang untuk memperoleh data yang tepat, misalnya pada kasus pembuatan laporan data inventory untuk pendataan barang baru yang masuk, staff IT harus melakukan pengecekan ulang terhadap kondisi barang dan serial numbernya serta merevisi laporan inventory barang tersebut. Berdasarkan permasalahan tersebut dapat di simpulkan bahwa perlu adanya fasilitas sistem dashboard yang dapat di gunakan untuk membantu mengolah data inventory, melakukan monitoring keluar-masuknya barang dan jumlah persediaan barang serta dapat menyajikan data secara realtime untuk mengetahui perkembangan perubahan pada status barang maka pengguna dapat langsung mengakses sistem dashboard tersebut. 8
Informasi yang di tampilkan di dalam dashboard dalam sistem ini meliputi grafik-grafik jenis barang yang ada di gudang IT, menampilkan grafik total barang yang keluar-masuk gudang IT, menampilkan user yang paling sering melakukan peminjaman, menampilkan jumlah persediaan inventory, dan grafik barang yang sudah rusak. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang terebut, maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah 1. Bagaimana merancang desain sistem dashboard untuk memonitoring inventory IT? 2. Bagaimana sistem dashboard dapat menyajikan data inventory yang realtime dan sesuai dengan kebutuhan departemen IT? 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Laporan yang di gunakan adalah data inventory barang pada gudang IT. 2. Sistem yang di buat hanya dapat menginput data barang inventory bagi IT, menampilkan informasi seperti grafik-grafik jenis barang yang ada di gudang IT, menampilkan grafik total barang yang keluar-masuk gudang IT, menampilkan user yang paling sering melakukan peminjaman, menampilkan jumlah persediaan inventory, dan grafik barang yang sudah rusak. serta men-generate laporan inventory. 3. User yang mengakses sistem ini ditujukan kepada staff IT dan Head of IT pada PT. Sunlife Financial Indonesia. 1.4 Tujuan Penelitian Dalam perumusan masalah terebut, tujuan yang akan di capai adalah 1. Merancang sistem dashboard IT dengan metode penyajian data menggunakan Pie Chart, Bar Chart dan Line Chart. 2. Dapat menyajikan data secara realtime untuk mengetahui perkembangan perubahan pada data inventory. 9
1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari rancang bangun sistem dashboard untuk monitoring inventory IT yaitu : 1. Head of IT dapat melihat dan memantau secara langsung jumlah persediaan barang di gudang IT. 2. Data yang dihasilkan oleh sistem dashboard dapat di analisis oleh staff IT sebagai bahan untuk memonitoring inventory. 3. Dengan sistem dashboard, banyak informasi yang di dapat dalam monitoring inventory. 1.6 Metodologi Penelitian Adapun metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan sistem ini yaitu 1. Metode Analisis Survey langsung pada PT. Sunlife Financial Indonesia dengan pengamatan langsung untuk mengetahui informasi apa saja yang di butuhkan. Analisis terhadap hasil survey Identifikasi informasi yang di butuhkan 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang di gunakan adalah metode perancangan struktur melalui tahapan: Perancangan basis data Perancangan layar Perancangan spesifikasi proses 1.7 Metode Pengembangan Sistem Didalam membangun sistem informasi ini penulis menggunakan paradigma waterfall. Adapun metode waterfall mempunyai tahan-tahapan sebagai berikut : 1. Rekayasa perangkat lunak (Software Engineering), merupakan kegiatan untuk menentukan software apa yang akan dibangun. 2. Analisis perangkat lunak (Software Analysis), dilakukan dengan cara 10
menganalisa kebutuhan akan fungsi-fungsi perangkat lunak yang dibutuhkan. Adapun fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses, dan fungsi keluaran. Proses analisis kebutuhan sistem di dapatkan dari proses survey langung pada PT. Sunlife Financial Indonesia dengan pengamatan langsung untuk mengetahui informasi apa saja yang di butuhkan. 3. Perancangan perangkat lunak (Software Design), merupakan perancangan perangkat lunak yang dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Perancangan tersebut meliputi perancangan struktur file, struktur menu, struktur program, format masukan (input) dan format keluaran (output). Desain yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan perangkat lunak dengan pemodelan berorientasi objek yaitu menggunakan UML (Unified Modeling Language) sebagai tool utamanya, dan digambarkan melalui use case diagram, activity diagram, class diagram, serta sequence diagram. 4. Implementasi perangkat lunak (Coding), yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari perancangan perangkat lunak kedalam kode program yang dimengerti oleh bahasa mesin. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah menggunakan Bahasa pemrograman PHP, dalam penyimpanan datanya menggunakan database MySQL. 5. Pengujian perangkat lunak (Testing), memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses. 6. Pemeliharaan perangkat lunak (Maintenance), merupakan suatu kegiatan untuk memelihara perangkat lunak yang sudah dibuat, pemeliharaan tersebut dilakukan agar kebutuhan program dapat terjaga seperti validasi data, update data, dan integrasi data. 11
1.8 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas pada penulisan skripsi ini maka skripsi ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB 1 Pendahuluan Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, manfaat penelitian dan metodologi yang di gunakan dalam pembuatan sistem, serta sistematika yang di pakai dalam penulisan. BAB 2 Landasan Teori Pada bab ini diuraikan teori khusus dan teori umum mengenai Rancang Bangun Sistem Dashboard serta teori lain yang berhubungan. BAB 3 Analisis dan Perancangan Sistem Dashboard untuk monitoring Pada bab ini penulis membahas mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, sistem yang sedang berjalan, database yang digunakan, permasalaha yang di hadapi, dan alternatif pemecahan masalah. BAB 4 Perancangan dan implementasi Sistem Dahsboard Pada bab ini menjelaskan mengenai implementasi sistem dashboard pada PT. Sunlife Financial Indonesia dan di bahas juga tentang evaluasi sistem dashboard yang telah diimplementasikan. BAB 5 Kesimpulan dan Saran Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan penulisan dari keseluruhan skripsi tentang saran perbaikan yang berguna untuk pengembangan sistem selanjutnya. 12