Halaman : 1 dari 7 1.0 Tujuan Sebagai petunjuk pelaksanaan proses Sertifikasi Produk. 2.0 Ruang Lingkup Mencakup tata cara proses sertifikasi produk secara rinci, surveilen, resertifikasi dan perubahan yang mempengaruhi sertifikasi. 3.0 Acuan PM 7 : Persyaratan Proses 4.0 Tanggung Jawab 4.1. Operational Manager bertanggung jawab atas pelaksanaan proses sertifikasi. 4.2. General Manager bertanggung jawab untuk menandatangani SPPT SNI yang diterbitkan. 5.0 Definisi - 6.0 Prosedur 6.1. Tinjauan Permohonan 1. LSPro AGS melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen permohonan SPPT-SNI sesuai dengan Persyaratan Permohonan Sertifikat Produk DP 7.2 yang mencakup FR 7.2.1 s/d FR 7.2.11 dan dokumen lain yang dibutuhkan. 2. Bagian Keuangan LSPro AGS menerbitkan Tagihan Biaya (Invoice) sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. 3. Selanjutnya, LSPro AGS dan Klien menandatangani Perjanjian Kerja Sama Sertifikasi Produk FR 7.2.12 4. Operational Manager menyiapkan Surat Tugas FR 7.4.1 yang terdiri dari Lead Auditor, Auditor dan PPC untuk persetujuan General Manager. 5. Operational Manager menyampaikan Surat Tugas kepada Lead Auditor, Auditor, PPC dan Klien.
Halaman : 2 dari 7 6.2. Audit Kecukupan Dokumen 1. Dilakukan oleh Auditor terhadap Klien yang belum disertifikasi atau akan resertifikasi oleh LSPro AGS. 2. Auditor menyiapkan Laporan Audit Kecukupan FR.7.4.3 yang selanjutnya diserahkan kepada Operational Manager untuk disampaikan kepada Klien. 3. Bila ditemukan ketidaksesuaian, Klien harus melakukan tindakan perbaikan. 4. Apabila dokumen mutu masih belum memenuhi persyaratan, Bagian Operational akan menginformasikan kepada Klien secara tertulis untuk ditindaklanjuti. Jika dalam waktu 1 (satu) tahun belum ditindaklanjuti maka permohonan awal sertifikasi Klien dianggap tidak berlaku. 5. Setelah audit kecukupan memenuhi persyaratan, Operational Manager menyiapkan : a. Jadwal Audit FR.7.4.4 dikirimkan kepada Klien dan tim evaluator b. Dokumen untuk tim evaluator : 1. Standar Nasional Indonesia sesuai produk yang akan diaudit. 6.3. Pelaksanaan Audit 2. Skema sertifikasi sesuai produk yang akan diaudit 3. Prosedur Baku Proses Sertifikasi 4. Petunjuk Teknis dan Regulasi yang terkait dengan produk bila ada 1. Tim evaluator yang ditunjuk melakukan : a. Audit lapangan untuk verifikasi implementasi Sistem Manajemen ISO 9001 berkaitan dengan produk yang disertifikasi untuk Klien yang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001. b. Audit lapangan menyeluruh untuk implementasi Sistem Manajemen ISO 9001 untuk Klien yang belum mendapatkan ISO 9001 atau sebatas pernyataan diri 2. Lead Auditor menyerahkan Daftar Hadir Audit FR 7.4.6, Laporan Audit FR 7.4.7 dan Buku Harian Tim Evaluasi FR 7.4.10 kepada Operational Manager maksimum 7 hari setelah pelaksanaan audit dengan dibuktikan oleh Tanda Terima FR 7.4.8.
Halaman : 3 dari 7 3. Bila ditemukan ketidaksesuaian, Klien harus menindaklanjuti dan menyampaikan tindakan dan tindakan koreksi sesuai dengan jangka waktu yang disepakati antara Klien dengan Auditor untuk diverifikasi dan ditutup sebelum status sertifikasi diberikan. 4. Operational Manager menyampaikan fotokopi tindakan perbaikan kepada Lead Auditor / Auditor yang bersangkutan atau auditor lain yang terdaftar di LSPro AGS dengan ruang lingkup kompetensi yang sama untuk menutup ketidaksesuaian. 5. Bila diperlukan, LSPro AGS dapat melakukan verifikasi kembali ke lapangan untuk memastikan ketidaksesuaian kategori Major telah diperbaiki. 6.4. Pengambilan Contoh Produk mengacu pada : a. Petunjuk Pengambilan Contoh Padatan (SNI 19-0428-1998) b. Petunjuk Pengambilan Contoh Cairan dan Semi Padat (SNI 19-0429-1989) c. Petunjuk Teknis yang berlaku d. Pengambilan Contoh PB 7.4 6.5. Pengujian Mutu Produk Laboratorium terakreditasi melakukan pengujian contoh yang telah diberi segel sesuai dengan Surat Tugas dan mengeluarkan Laporan Hasil Uji produk. Contoh tidak boleh diuji jika segel rusak. 6.6. PPC menyerahkan Rencana Pengambilan Contoh FR 7.4.9.a, Berita Acara Pengambilan Contoh FR 7.4.9.b, Label Contoh Uji FR 7.4.9.c dan Laporan Hasil Uji kepada Operational Manager. 6.7. Rapat Tinjauan Panitia Teknis 1. Operational Manager menyiapkan Surat Penugasan Panitia Teknis FR 7.5.1 dan memeriksa Kelengkapan Dokumen Panitia Teknis FR 7.5.2 selanjutnya diserahkan kepada Panitia Teknis untuk Rapat Tinjauan Panitia Teknis dan merekomendasikan apakah Klien berhak diberikan sertifikat atau tidak di dalam Laporan Hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis FR 7.5.3.
Halaman : 4 dari 7 2. Bila hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis tidak memenuhi persyaratan maka Operational Manager : a. Menginformasikan kepada Klien untuk ditindaklanjuti dengan melakukan pengulangan audit sistem manajemen atau pengujian produk. b. Menunjuk Tim Evaluasi dan Laboratorium Penguji untuk audit ulang atau pengujian ulang. 6.8. Keputusan Sertifikasi Berdasarkan data Klien dan rekomendasi Panitia Teknis, General Manager memutuskan diterbitkan atau tidaknya SPPT SNI. 6.9. Penerbitan dan Pemberian Sertifikat 1. LSPro AGS menerbitkan sertifikat SPPT SNI yang ditandatangani oleh General Manager FR 7.7.1.a serta Perjanjian Lisensi Penggunaan Tanda SNI FR 7.7.1.b 2. Staff Operational mencatat dalam Daftar Penerbitan SPPT SNI FR 7.8.1 dan mengirimkan sertifikat kepada Klien menggunakan Tanda Terima FR 7.4.8. 6.10. Direktori produk yang disertifikasi Support Manager melengkapi Direktori Produk yang Disertifikasi FR 7.8.2 berdasarkan informasi yang dikirim dari Operational Manager untuk dipublikasi dalam web LSPro AGS. 6.11. Surveilan Audit 1. Dilakukan 1 (satu) tahun sekali sesuai dengan Skema Sertifikasi untuk memastikan validitas terhadap pemenuhan persyaratan produk. 2. Bila hasil evaluasi memenuhi persyaratan, Operational Manager menerbitkan surat Pernyataan Lanjut Penggunaan Tanda SNI FR 7.9 yang ditandatangani oleh General Manager. 3. Bila hasil evaluasi tidak memenuhi persyaratan, maka LSPro AGS mempertimbangkan dan menetapkan tindakan yang sesuai dengan Prosedur Baku Penambahan, Pengurangan, Penangguhan dan Pembatalan Ruang Lingkup Sertifikat PB 7.11.
Halaman : 5 dari 7 6.12. Resertifikasi 1. Masa berlaku sertifikat adalah 4 tahun, kecuali ditetapkan lain sesuai Petunjuk Teknis pemberlakuan SNI wajib. 2. Sebelum masa berlaku sertifikat habis, LSPro AGS memberitahu pelanggan untuk pengajuan permohonan resertifikasi. 6.13. Perubahan yang Mempengaruhi Sertifikasi 7.0 Lampiran LSPro AGS memberitahukan perubahan skema sertifikasi kepada Klien dan melakukan verifikasi penerapan perubahan tersebut. Tipe 5 Tipe 1b 7.1 Permohonan SPPT SNI FR 7.2.1.a 7.2 Permohonan Pencatatan (Registrasi) SPPT SNI * FR 7.2.1.b - 7.3 Data dan Kajian Permohonan Tipe 5 FR 7.2.2.a - 7.4 Data dan Kajian Permohonan Tipe 1b FR 7.2.2.b - 7.5 Data Pemohon Pencatatan (Registrasi) Produsen Dalam Negeri * 7.6 Data Pemohon Pencatatan (Registrasi) Produsen Luar Negeri / Importir * FR 7.2.2.c - FR 7.2.2.d - 7.7 Surat Pelimpahan atau Penggunaan Merek FR 7.2.3 7.8 Surat Penunjukkan Personil untuk Pengurusan Sertifikat 7.9 Surat Pernyataan Penanggung Jawab Produk di Indonesia FR 7.2.4 FR 7.2.5 7.10 Surat Penunjukan Koordinator FR 7.2.6 7.11 Surat Pernyataan Kesanggupan Menyediakan Penerjemah Independen FR 7.2.7 7.12 Pernyataan Kesesuaian FR 7.2.8-7.13 Daftar Peralatan Inspeksi atau Pengujian FR 7.2.9 -
Halaman : 6 dari 7 Tipe 5 Tipe 1b 7.14 Surat Pernyataan Keaslian Dokumen FR 7.2.10 7.15 Surat Kesediaan di Witness FR 7.2.11 7.16 Perjanjian Kerja Sama Sertifikasi Produk FR 7.2.12 7.17 Surat Tugas FR 7.4.1 7.18 Laporan Audit Kecukupan FR 7.4.3-7.19 Jadwal Audit FR 7.4.4-7.20 Daftar Hadir Audit FR 7.4.6-7.21 Laporan Audit FR 7.4.7-7.22 Tanda Terima FR 7.4.8 7.23 Rencana Pengambilan Contoh FR 7.4.9.a 7.24 Berita Acara Pengambilan Contoh FR 7.4.9.b 7.25 Label Contoh Uji FR 7.4.9.c 7.26 Daftar Barang Spesifikasi Produk Mainan Anak * FR 7.4.9.d - 7.27 Tabel Pengelompokan Produk Mainan Anak * FR 7.4.9.e - 7.28 Laporan Pengambilan Contoh Mainan Anak * FR 7.4.9.f - 7.29 Buku Harian Tim Evaluasi FR 7.4.10 7.30 Surat Penugasan Panitia Teknis FR 7.5.1 7.31 Kelengkapan Dokumen Panitia Teknis FR 7.5.2 7.32 Laporan Hasil Rapat Tinjauan Panitia Teknis FR 7.5.3 7.33 SPPT SNI FR 7.7.1.a 7.34 Perjanjian Lisensi Penggunaan Tanda SNI FR 7.7.1.b 7.35 Daftar Penerbitan SPPT SNI FR 7.8.1 7.36 Direktori Produk yang Disertifikasi FR 7.8.2 7.37 Surat Pernyataan Lanjut Penggunaan Tanda SNI FR 7.9.1 - * untuk sertifikasi produk mainan
Halaman : 7 dari 7 8.0 Distribusi Asli General Manager 8.1. Management Representative 8.2. Operational Manager 8.3. Business & Development Manager 8.4. Support Manager