SSTEM APLKAS PENGOLAHAN DATA KONTRAK MATERAL DAN JASA BERBASS WEB D KOPKAR MTRA ENERG SEJAHTERA PATON Hamidah 1, Eko Purnomo 2, Moh. Faid 3 1,2 Jurusan Teknik nformatika, 3 STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo 1 midhaardha04@gmail.com, 2 eko.bersyukur@gmail.com, 3 ahmad.faid08@gmail.com Abstrak Proses transaksi kontrak material dan jasa antara costumer, koperasi dan supplier dikopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton awalnya menggunakan surat jalan. Apabila costumer membutuhkan, maka costumer akan memberikan surat kebutuhan tersebut kepada koperasi. Begitu pula sebaliknya dengan koperasi. Untuk menanyakan dari yang dibutuhkan oleh costumer kepada supplier juga menggunakan surat jalan atau via email. Sehingga membutuhkan banyak tenaga untuk melakukan transaksi kontrak tersebut serta banyak pekerjaan yang terbengkalai. Oleh karena itu penulis saat ini ingin membuat sistem yang sedang berjalan ke sistem web yang nantinya akan mempermudah proses transaksi antara costumer, koperasi dan supplier sehingga proses transaksi kontrak material dan jasa tersebut dapat dilakukan di masing-masing kantor. Sistem yang dibuat ini juga di lengkapi dengan laporan setiap bulan dan setiap tahunnya. Sehingga manager koperasi bisa mengetahui proses kontraknya. Kata kunci : web, pengolahan data, kontrak, material dan jasa 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seiring perkembangan zaman, perkembangan teknologi pun semakin berkembang pesat. Berbicara teknologi dan informasi, komputer merupakan salah satu bentuk teknologi yang perkembangannya sangat pesat dan merupakan suatu media elektronik yang memegang peranan yang sangat penting, yang sangat dibutuhkan oleh banyak instansi dan perusahaanperusahaan milik negara maupun swasta. Serta terus-menerus mendominasi berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien Koperasi Karyawan Mitra Energi Sejahtera (KKMES) adalah sebuah koperasi perusahaan dari PJB unit 9 yang bergerak di bidang penyediaan material dan jasa. Untuk mempermudah jalannya sistem kerja KKMES menyediakan sebuah kontrak sebagai sarana penawaran kebutuhan Costumer. Namun proses kontrak tersebut selama ini masih menggunakan surat jalan. Sehingga membutuhkan waktu yang relative lama dan banyak tenaga dalam melakukan kontrak material dan jasa. Dengan adanya permasalahan-permasalahan tersebut di atas, penulis mencoba memberikan solusi dengan suatu rancangan sistem baru yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi/komputer yang diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah yang terjadi dalam Pengolahan Data Kontrak Material dan Jasa di KOPKAR MTRA ENERG SEJAHTERA Paiton. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis mengajukan perumusan masalah yaitu Bagaimana Membuat Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa Berbasis WEB Di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton? 1.3 Batasan Masalah Ruang lingkup permasalahan di atas adalah : 1. Pengolahan data kontrak material dan jasa hanya antara KKMES, Costumer dan Supplier. 2. Harga dan Barang kepada Supplier. 3. Pembuatan program aplikasi dengan menggunakan WEB. A-116
1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk membuat Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa Berbasis WEB Di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton agar : 1. Mempermudah interaksi antara Koperasi (KKMES), Costumer dan Supplier. 2. Mempercepat waktu transaksi kontrak antara Koperasi (KKMES), Costumer dan Supplier. 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data berupa suatu pernyataan (statement) tentang sifat, keadaan, kegiatan tertentu dan sejenisnya. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian Gulo (2002 : 110). Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif, karena data yang disajikan secara deskriptif atau yang diperoleh dari rekaman, pengamatan, wawancara atau bahan tertulis berbentuk uraian. 1. Metode Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati proses kontrak material dan jasa serta pengolahan data kontrak material dan jasa di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton dengan menggunakan alat berupa buku catatan. 2. Metode Wawancara. Wawancara dilakukan langsung kepada bu Octa Try Wahyuni selaku staff bagian pengadaan di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton. 3. Studi Pustaka Mempelajari metode dalam aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB dalam memberikan landasan teori yang kuat melalui jurnal, artikel internet dan dari sumber-sumber yang relevan untuk menunjang penyelesaian penelitian ini. 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem Model yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah Model Waterfall. Model proses ini sering disebut sebagai Waterfall atau Classic Life Cycle Model. Model Waterfall ini merupakan model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun perangkat lunak. Pada model ini menyarankan pendekatan yang sistematis dan sekuensial dalam pengembangan perangkat lunak yang dimulai pada level sistem dan bergerak maju mulai tahap analisis, desain, implementation, testing dan maintenance. (Koentjaraningrat : 1983) Gambar 1.waterfall a. Analisis. Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian wawancara dan observasi. b. Perancangan. Tahapan dimana dilakukan penaungan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan system seperti diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship diagram) serta struktur dan bahasan data. c. mplementasi. Dalam implementasi ini aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa ini menggunakan bahasa pemrograman WEB. Database yang digunakan adalah MySQL. d. Pengujian. Tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna. Dalam testing ini menggunakan Black Box Testing. e. Pemeliharaan. Dalam tahap ini diperlukan pemeliharaan dan pengembangan pada suatu software, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya atau ada penambahan fitur yang belum ada pada software tersebut. 2. Hasil dan Pembahasan 2.1 Hasil Analisis dan Desain 2.1.1 Analisis Sistem Setelah melakukan penelitian dan observasi dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak Staff Pengadaan Barang Dan Jasa, maka dapat diketahui bahwa identifikasi masalah yang ada pada bagian ini adalah pada sistem lama yaitu masih menggunakan sistem surat A-117
jalan dalam proses kontrak material dan jasa. Sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Dari analisa sistem lama diperoleh solusi yang dapat mengatasi permasalahan yang ada yaitu sistem aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB dikopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton. b. Flowchart Costumer. Flowchart costumer sistem baru Costumer Halaman Login Sistem 2.2.2 Desain Sistem Setelah melakukan analisa sistem kemudian dilakukan desain sistem menggunakan Flowchart (Alur Data), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relation Diagram (ERD). a. Flowchart Sistem Lama. Flowchart Sistem Lama Login Verfikasi login Petugas_pjb Berhasil? Halaman Costumer Pilih Menu? Menu Utama Costumer Koperasi Supplier Data Kebutuhan nput data kebutuhan penawaran (pp) Membuat surat kebutuhan Surat kebutuhan Surat kebutuhan Kirim Data Cek dan input Harga Cek dari koperasi Order ke koperasi Data Logout Data Konfirmasi via email Selesai Setuju? Membuat order Data order Cek dan buat Konfirmasi via email Data order order Cek dan buat data Gambar 2. Flowchart Costumer. Data Kirim Data Selesai Penerimaan Data Lap. Penerimaan Data c. Fowchart Koperasi. Flowchart koperasi sistem baru Koperasi Sistem Halaman Login Lap. Login Verfikasi login Petugas_koperasi Lap. Berhasil? Halaman Koperasi penawaran (pp) Proses Lap. Proses Menu Utama Gambar 1. Flowchart Sistem Manual. C Data Kebutuhan Cek data kebutuhan Cek dari supplier Edit dan kirim ke supplier nput dan kirim ke costumer order Cek order dari costumer Kirim ke supplier pembelian Tampilkan dan sisipkan PO Lap. Penerimaan Cetak lap. Penerimaan Lap. Penerimaan Lap. Cetak lap. Lap. Lap. Cetak lap. Lap. Lap. Proses Cetak lap. Proses Lap. Proses Logout Selesai Gambar 3. Flowchart Koperasi. A-118
d. Flowchart Supplier. Flowchart Supplier Sistem Baru Supplier Sistem f. Entity Relation Diagram (ERD). cv nput N _penawaran Halaman Login Petugas_koprasi Custumer N nput Login Verfikasi login Cv Berhasil? nput N transaksi N input Halaman Supplier Pilih Menu? Gambar 6. Entity Relation Diagram (ERD). Menu Utama Lihat Harga Lihat Barang Logout Cek Harga Cek Barang nput Dan Kirim Harga Barang Ke koperasi Setujui Barang penawaran (pp) 2.2 mplementasi 2.2.1 Halaman Login Form ini berguna untuk memabatasi hak akses user atau pengguna lainya.pemakai bisa menjalankan program ini apabila menginputkan username dan password dengan benar. Selesai Gambar 4. Flowchart Supplier. e. Data Flow Diagram (DFD). Koperasi [Data_Petugas] [Data_Costumer] [Data_Supplier] 1 Olah Data + Data_Petugas Data_Costumer Data_Supplier Petugas_koprasi custumer cv [Detail_Kebutuhan_Barang] [Harga_Barang] [Detail_nfo_Harga] [Update_Harga] [Detail_Order_Barang] [_Barang] [Detail_Persetujuan _Barang] Data_Kebutuhan_Barang Detail Barang Order_Barang _penawaran transaksi d_koprasi d_custumer Gambar 7. Halaman Login Costumer [Data_Kebutuhan_Barang] [Harga_Valid] [Order_Barang] 2 + Detail_Order_Barang 2.2.2 Halaman. Pada menu halaman ini costumer menginputkan data material yang di butuhkan. Supplier [Detail_Harga_Barang] [nfo_harga] [Detail Barang] kd_pp Kd_tran [Setujui Barang] Lap_penerimaan_ 3 d_koprasi Lap Lap Laporan Lap_proses_ + Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD). ; Gambar 8. nput data kebutuhan. A-119
Jika sudah menginput datanya dan menyimpan nya, maka akan tampil pada list halaman costumer dan sudah otomatis terkirim ke koperasi. seperti dibawah ini. Supplier melakukan login sebagai supplier untuk masuk pada halaman supplier dan mengetahui dari koperasi diatas. Gambar 12. Halaman supplier. Gambar 9. List data kebutuhan costumer. Selanjutnya koperasi akan membuka halaman (beranda) nya untuk mengetahui ada tidaknya kebutuhan dari costumer dengan melakukan login sebagai koperasi. Jika sudah berhasil login maka akan masuk pada halaman koperasi seperti berikut : Jika ada dari koperasi, maka supplier menginputkan yang diminta oleh koperasi. Dan langsung terkirim kepada koperasi. Gambar 13. nfo dari supplier. Gambar 10. Halaman koperasi. Untuk mengetahui dari yang dibutuhkan oleh costumer, koperasi mengirim datanya kepada supplier yang menyediakan tersebut. Dan secara otomatis terkirim kepada supplier. Proses kontrak terus berlangsung sampai. 2.2.3 Laporan Kontrak Material da Jasa. Pada form ini, petugas koperasi bisa mencetak laporan kontrak material dan jasa setiap bulan bahkan setiap tahun. Gambar 11. kepada supplier. A-120 Gambar 14. Form laporan dari tanggal
Saran Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa yang dibangun ini masih memiliki keterbatasan maka dibuatlah suatu saran yang nantinya akan memberikan solusi yang terbaik pada objek yang diteliti, diantaranya adalah : Gambar 15. Form laporan sampai tanggal. 1. Perlu dikembangkan sebuah alarm atau pesan pengingat tentang levering (batas akhir) kontrak yang hampir selesai. 2. Untuk penelitian selanjutnya diperlukan penyetaraan antara sistem aplikasi pada penelitian ini dengan sistem yang ada di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton saat ini. Daftar Pustaka: Gambar 16. Output laporan. 3. Kesimpulan Dan Saran 3.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan dengan adanya aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB ini dapat memudahkan interaksi antara costumer, koperasi dan supplier dalam melakukan kontrak material dan jasa. Serta lebih cepat dalam melakukan transaksi sehingga tidak perlu menggunakan surat jalan untuk melakukan kontrak material dan jasa tersebut. G;ulo. (2002) : Pengertian Metode Pengumpulan Data. Jakarta : Gramedia Pustaka. Koentjaraningrat. (1983) : Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta : Gramedia Pustaka. A-121