ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN BANGKA SELATAN Feri Edward Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak Sistem informasi Kepegawaian Daerah merupakan suatu pendekatan Strategis terhadap peningkatan kinerja suatu pemerintahan, untuk mencapai peningkatan kinerja tersebut maka diperlukan sistem informasi ini yang efektif yang tidak memisahkan antara manusia, sarana prasarana dan sistem manajemen secara keseluruhan agar mencapai tujuan pemerintahan yang diharapkan. Metode yang penulis gunakan adalah metode SDLC( siklus hidup pengembangan sistem), metode diskriptif mencakup studi lapangan dan kepustakaan Sistem informasi Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah ini hanya menangani infut dare pihak ketiga, sedangkan output menampilkan laporan yang berhubungan dengan kepegawaian daerah. Kata Kunci Sistem Kepegawaian Daerah, Sistem Informasi, OOAD, Basis Data 1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, khususnya teknologi informasi dapat memberikan kemudahan dan ketetapan informasi dalam pengambilan keputusan. Namun masih banyak permasalahan dan kelemahan sistem yang ada pada suatu organisasi atau instansi sehingga perlu adanya sistem yang baru Badan Kepegawaian Daerah kabupaten Bangka Selatan sebagai perangkat daerah merupakan unsur pelaksana tugas dibidang organisasi dan tatalaksana seta manajemen kepegawaian daerah, yang menjalankan tugasnya membantu sekretaris daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah, harus didukung dengan personil yang professional dan sistem Dengan teknologi informasi yang ada, komputerisasi pengelolaan informasi, dapat dilakukan secara sistematis, terpadu dan mencakup bidang yang luas. Untuk itu kita harus selalu mengikuti perkembangan informasi dan berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem pengolahan data dengan menggunakan teknik yang sudah ada agar dalam pengolahan data nantinya akan lebih mudah dan cepat. 2. Tinjauan Pustaka Analisa Perancangan berorientasi obyek menurut Jeffery L Whitten (2004:31) adalah suatu kumpulan dari berbagai teknik dan peralatan untuk pengembangan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi obyek untuk membangun suatu sistem dan perangkat lunaknya. Perancangan berorientasi obyek merupakan proses spesifikasi yang terperinci atau pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Untuk mengembangkan suatu sistem baru dilakukan dengan menguraikan hubungan proses dalam bentuk diagramdiagram. Perancangan berorientasi obyek bertujuan untuk : a. Sistematika proses pendesainan. b. Menghasilkan pendesainan model program. c. Memberikan gambaran pemecahan masukan dengan efektif. Activity diagram menggambarakan baerbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi
Use case diagram menggambarakan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu. 2) Activity Diagram Proses Kenaikan Pangkat STAFF BKD UNIT KERJA. Kirim Surat BKN 3. Metode Penelitian Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam menulis skripsi ini penulis menggunakan metode : 1. Metode Kepustakaan Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membaca dan mencari data-data serta mengambil data yang diperlukan dari buku-buku yang berkaitan dengan Management Informasi Sistem untuk menambah perbendaharaan kata dan untuk memudahkan dalam penyusunan kalimat pada karya tulis ini. 2. Metode Wawancara Pengumpulan bahan dengan mewawancara / bertanya pada pihak yang bisa dipertanggungjawabkan mengenai proses Management Informasi Sistem yang di perlukan. 3. Metode Observasi Data-data yang didapat oleh penulis dari pengamatan secara langsung di tempat penelitian seperti penyelesain Management Informasi Sistem, bagaimana dan siapa yang bertanggung jawab langsung terhadap pekerjaan didalam lingkup suatu bagian tertentu dan bagaimana cara penyelesaiannya Buat Nota Persetujuan Kenaikan Pangkat Kirim Nota Cek Kelengkapan [ lengkap ] [ tidak lengkap ] 3) ctivity Diagram Proses Mutasi 2 Activity Diagram Proses kenaikan Pangkat Pegaw ai Konfirmasi Tidak Lengkap Nomor Keputusan Kirim Konfirmasi. Staf BKD., Buat Nota Persetujuan Kirim 4. Hasil dan Pembahasan a. Activity Diagram Berdasarkan uraian prosedur di atas, berikut ini adalah gambaran activity diagram dari sistem informasi kepegawaian yang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan 1) Activity Diagram Proses Pendataan Pegawai Pengajuan Mutasi surat Pengajuan mutasi Seleksi Formasi [ tidak lolos ] [ lolos ] Staff BKD Unit Kerja Konfirmasi tidak bisa mutasi Konfirmasi tidak bisa Mutasi Rekomendasi Kirim Surat Rekomendasi Siapkan Kirim Cek [ sesuai ] [ tidak sesuai ] Buat Rekap Konfirmasi Konfirmasi 3 Activity Diagram Proses Mutasi 1 Activity Diagram Proses Pendataan Pegawai
4) Activity Diagram Proses Cuti 5) Use Case Diagram Pegawai BKD Permohonan Cuti Permohonan Cuti Entry Data Instansi Cek Permohonan Cuti Entry Pegawai [ ditolak ] [ diterima ] Entry Data Kenaikan Pangkat Konfirmasi. Konfirmasi Cuti Cetak Usul Mutasi Kenaikan Pangkat Cuti Cetak Nota Persetujuan Teknis Staff BKD Entry Nomor Regestrasi 5 Activity Diagram Proses Cuti Cetak Surat Rekomendasi Cuti Cetak Surat Rekomendasi Mutasi Cetak Laporan Data Pegawai Use Case Diagram
6) ERD 7) Sequence 1. Sequence Entry Data Instansi Sequence Entry Data Instansi 2. Sequence Entry Data Pegawai Sequence Entry Data Pegawai
3. Sequence Entry Naik Pangkat 5. Sequence Cetak Nota : Staff BKD : frmcetaknota : ctrlcetaknota : pegawai : Instansi : SuratUsulNaikPangkat getsurat() getpegawai() getinstansi() cetak() cetak() showsurat() Sequence Entry Naik Pangkat 4. Sequence Cetak Usul Naik Pangkat Sequence Cetak Nota 6. Sequence Cetak Surat Rekomendasi Mutasi : frmcetakmutasi : Staff BKD : ctrlcetakmutasi : SuratRekomendasiMu... getnomutasi() : pegawai : Instansi Sequence Cetak Usul Naik Pangkat Sequence Cetak Surat Rekomendasi Mutasi
7. Sequence Cetak Surat Rekomendasi Cuti : frmcetakmutasi : Staff BKD : ctrlcetakmutasi : SuratRekomendasiMu... Sequence Cetak Surat Rekomendasi Cuti 8. Sequence Entry No Regestrasi : Staff BKD : frmentryregistrasi : ctrlentryregistrasi : pegawai : Instansi : SuratUsulNaikPangkat inputnoregistrasi inputnoregistrasi getnomutasi() getsurat() getpegawai() getinstansi() updatestok() Sequence Entri No Regestrasi : pegawai : Instansi 5. Kesimpulan dan Saran a. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan yang dilakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem pengolahan data Kepegawaian yang diterapkan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan kurang efektif dan efisien karena masih berjalan secara manual dan data disimpan dalam bentuk catatan sehingga menyulitkan proses pencarian dan pembuatan laporan. 2. Untuk membantu mempercepat proses pengolahan data Kepegawaian agar efektif dan efisien sudah layaknya diganti dengan sistem komputerisasi yang mempunyai banyak kelebihan yang diantaranya : o Dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat dan akurat sehingga dapat dijadikan sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan. o Mampu meningkatkan kinerja pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan dalam menyelesaikan tugas-tugas pada bagian administrasi terutama dalam pembuatan laporan. 3. Dengan menggunakan sistem yang telah dibuat dapat menjadikan informasi yang akurat, efektif dan efisien, sehingga dapat membantu didalam pengambilan keputusan. 4. Suatu Badan Kepegawaian yang mempunyai sistem operasional atau sistem pengolahan data yang baik akan menimbulkan keuntungan bagi badan usaha tersebut. b. Saran Adapun saran-saran yang diusulkan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan agar dapat meningkatkan kualitas informasinya adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya sistem lama yang manual diganti dengan sistem baru yang komputerisasi, dimana sistem baru dapat bekerja dalam masalah dan menyajikan data dengan lebih efektif, efisien dan akurat. 2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses apabila semua pegawai yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem tersebut. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan harus selalu dianalisis apakah masih layak digunakan atau tidak. Sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi kelangsungan Kepegawaian itu sendiri.
Daftar Pustaka Jogiyanto, H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta, 1990. Hal. 1 & 8. Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan, Penerbit GAMA, Yogyakarta, 1991. Jogiyanto, HM, Analis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta. 1995, Hal. 129. Wahana Komputer dan ANDI Yogyakarta, Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta 2002 Budi Permana, Seri Penuntun Praktis Microsoft Access 2002, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta 2001