BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Peran sistem informasi terhadap kemajuan organisasi sudah tidak diragukan lagi. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah perusahaan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lain. Pemanfaatan computer sebagai alat kerja bantu, khususnya sebagai media pengolah data, baik yang berskala besar maupun skala kecil terus berkembang dengan pesat. Itu semua berkat kemajuan teknologi yang didorong oleh keinginan manusia untuk dapat melakukan perkejaan yang cepat, tepat dan aman. Perancangan sistem informasi dibuat agar memiliki suatu tujuan yang dapat dirasakan oleh pengguna sistem ini sendiri dalam hal ini perancangan sistem akan berfungsi sebagai pengolah data penjualan dan pembelian sparepart yang pada akhirnya akan memudahkan aktifitas perusahaan yang sering terjadi, seperti pembelian barang ke supplier, agar tidak lagi terjadi kesalahan atau koreksi dalam proses transaksi pembelian terhadap supplier dan penjualan barang kepada customer, dikaarenakan data dan barang yang ada setelah di cek ternyata berbeda. Selain, itu juga agar memudahkan proses penyimpanan datanya. Sistem informasi administrasi dan monitoring persediaan barang, mempunyai peranan yang sangat penting pada perusahaan, karena untuk menentukan laporan persediaan barang setiap bulanya, bahkan periode tahunan, yang akan berimbas menjadi suatu tolak ukur dalam penentuan pengadaan sparepart berikutnya. Karena apabila perusahaan kekurangan persediaan sparepart maka kelancaran aktivitas akan terganggu dan mengurangi jumlah pendapatan. Untuk meningkatkan pelayanan informasi pada bagian-bagian yang terkait, maka diperlukan sebuah sistem yang mampu menyiapkan dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan informasi kepada eksternal maupun individu dengan cepat dan tepat. Selain itu, sistem informasi mampu meningkatkan kemampuan Manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi terutama dalam laporan penjualan, laporan 1
pembelian, surat jalan untuk pendistribusian barang, dan laporan lainnya harus sesuai dengan prosedurnya sehingga hasil balance. Dalam hal ini khusunya di CV. Inti Tehnik yang bergerak dalam bidang pengadaan sparepart mesin mobil, di tuntut untuk memiliki sistem administrasi yang baik dalm menunjang kinerjanya, teliti dan akurat dalam pembuatan laporan dan ditunjang oleh saran konsumen mengajukan order berupa surat pesanan ke bagian penjualan, berdasarkan surat pesanan bagian penjualan mencatat pesanan barang pada sparepart pesanan barang, berdasarkan sparepart pesanan barang bagian penjualan membuat dan mencetak surat pesanan barangdan menyimpanya pada file pesanan. Surat pesanan barang diberikan kepada bagian persediaan, berdasarkan surat pesanan barang bagian persediaan mengecek apakah barang tersebut ada atau tidak, jika tidak bagian persediaan barang membuat surat pemberitahuan yang akan diberikan kepada bagian penyediaan barangyang langsung diberikan kepada konsumen. Dan jika barang yang diminta ada maka bagian penyedia mencatat pengambilan barang, berdasarkan pengambilan barang bagian persediaan membuat laporan pengambilan barang, yang disimpan pada file stock barang. Sistem yang ditunjang dengan tenaga kerja yang mampu mengoperasikannya, diharapkan akan membuat perusahaan dapat berjalan lancar terutama dalam proses penjualan dan pembelian sparepart yang berperan dalam kemajuan perkembangan perusahaan. Juga agar informasi data penjualan dan pembelian sparepart dapat diperoleh dengan mudah dan dapat digunakan sebagaimana mestinya agar tenaga kerja dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Dengan adanya sumberdaya teknologi yang telah tersedia di dalam perusahaan didukung oleh sumber daya manusia yang memadai seharusnya pihak Inti Tehnik sudah harus memiliki suatu sistem informasi yang mengatur keseluruhan proses, mengefektifkan dan mengefisienkan waktu serta proses yang terjadi didalam perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahaan lain. Berkaitan dengan hal diatas, sistem informasi dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan. Selain itu pimpinan dapat dengan mudah untuk mengontrol data dan dalam pengambilan keputusan. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis memilih judul : 2
Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Monitoring Persediaan Barang Pada CV.Inti Tehnik Berbasis Web 1.2. Rumusan Masalah Dengan melihat latar belakang di atas, adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ini : 1. Bagaimana membuat sistem yang berjalan, meliputi mengenai persediaan barang, permintaan barang, pembuatan surat jalan, membuat laporan, pencatatan pembayaran? 2. Bagaimana membuat sistem yang berjalan meliputi stock jumlah persediaan barang? 3. Bagaimana membuat rancangan lengkap untuk administrasi dan monitoring persediaan barang agar cepat dalam membuat laporan? 1.3. Batasan Masalah Agar tidak melampau luas dalam pembahasan ini, maka diperlukan adanya batasan masalah sehingga pembahasan dapat terarah dan mencapai tujuan. 1. Merancang sistem administrasi dan persediaan barang pada CV. INTI TEHNIK. 2. Membahas mengenai persediaan barang, permintaan barang, pembuatan surat jalan membuat laporan, pencatatan pembayaran. 3. Merancang sistem administrasi dan persediaan barang dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP dan MySQL dan beberapa bahasa pemrograman CSS dan javascript. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan : 1. Untuk memudahkan informasi pencarian data yang dibutuhkan. 2. Untuk memudahkan pencatatan kegiatan-kegiatan pada perusahaan. 3. Untuk mengurangi biaya pembuatan laporan dan mengurangi penggunaan kertas. 3
Manfaat : 1. Bagi Penyusun Dengan penelitian ini, diharapkan dapat memberikan teori-teori yang telah diterima sekaligus mematangkan dan meningkatkan pengetahuan tentang aplikasi pembuatan program. 2. Bagi CV. INTI TEHNIK Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk menyajikan informasi yang efektif dan efisien kepada bagian-bagian yang terkait didalamnya, seperti permintaan barang asset barang, dan monitoring perusahaan. 3. Bagi Masyarakat Dengan penelitian ini, berharap dapat bermanfaat bagi masyarakat atau pembaca sabagai dasar penelitian leih lanjut sehingga diperoleh hasil yang lebih baik atau mendekati kebenaran. 1.5. Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan deskriptif dengan paradigma kualitatif yaitu memberikan gambaran proses administrasi dan persediaan barang pada CV. Inti Tehnik, meliputi antara lain : 1. Penelitian Lapangan ( Field Research) Penelitian dilakukan langsung ke CV. INTI TEHNIK untuk mendapatkan data dan sistem yang berjalan sekarang dimana penulis melakukan pengumpulan data dengan dua cara yaitu : a. Wawancara Wawancara yang dilakukan adalah wawancara kepada entitas-entitas yang ada di CV. INTI TEHNIK yaitu: Kepala Staf administrasi, karyawan, Kurir (Pengantar Barang) Ini dilakukan untuk memperoleh gambaran awal tentang sistem yang sedang berjalan di CV. INTI TEHNIK serta untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem berjalan serta harapan kami. 4
b. Observasi Observasi yang dilakukan adalah mengamati proses yang berjalan secara langsung ke CV. INTI TEHNIK pada bagian administrasi, misalnya pada proses perimintaan barang, pembuatan surat jalan barang, laporan jumlah stock barang dan asset, dll. 2. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan tujun agar memperoleh data teoritis yang bersumber dari buku-buku ilmiah dan tulisan yang berkaitan dengan masalahmasalah yang berkaitan. 3. Metode Pemodelan sistem Metode pemodelan sistem yang di gunakan penulis sebagai berikut : a. Pembuatan Unifield Model Language (UML) use case diagram, activity diagram, sequence diagram. b. Pembuatan Rancangan Layar (Visio 2007) c. Bahasa pemograman menggunakan PHP dan MySQL sebagai Database. 1.6. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, merancang suatu sistematika penulisan yang terdiri dari: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab 1 yang berjudul pendahuluan ini secara ringkas membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori yang berupa Pengertian dan Definisi diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan tugas ini. 5
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini membahas mengenai gambaran tentang sistem informasi pada CV. INTI TEHNIK, uraian masalah dan analisa masalah pada sistem yang berjalan. BAB IV : PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini menguraikan tentang perancangan sistem yang akan dirancang, meliputi perancangan layout, perancangan database, gambaran aplikasi yang akan dibuat serta bagaimana algoritma aplikasi tersebut saat dijalankan. BAB V : PENUTUP Dalam bab ini menguraikan tentang kesimpulan dan saran. DAFTAR PUSTAKA 6